TheSoul Publishing entwickelt mit Asana ansprechende Medieninhalte für Fans weltweit

Highlights

Herausforderung

• TheStory Publishing stützte sich auf eine Kombination aus Tabellenkalkulationsprogrammen und einem vorhandenen Aufgabenmanagementsystem. Diese Lösungen konnten jedoch nicht mit skaliert werden, was zu Problemen im gesamten Unternehmen führte.

• Viele Meetings waren notwendig, damit Teams verstehen konnten, woran die Teamkollegen arbeiteten.

• Es war schwierig, den Status, die Fristen und den Zusammenhang der Arbeit zu erkennen, was zu isolierten Arbeitsweisen in den Abteilungen führte.

Lösung

• Heute ist Asana die offizielle Work-Management-Plattform von TheSoul Publishing, die es Abteilungen wie Produktion, Finanzen, Vertrieb, Recht, IT, HR und PR ermöglicht, nahtlos zusammenzuarbeiten.

• Prozesse und Programme sind zentralisiert, sodass jeder alle Vorgänge sehen kann, was den Unternehmenswert der „radikalen Transparenz“ im Unternehmen stärkt.

Ergebnis

• Weniger Arbeit rund um die Arbeit: Spart erhebliche Zeit, die sonst für die Koordination der Arbeit aufgewendet worden wäre, indem Aufgaben automatisiert, die Kommunikation zentralisiert und Prozesse standardisiert werden

• Beschleunigte Ausführung: Beschleunigte Ausführung durch den schnellen Start von Tausenden von Projekten anhand von Asana-Vorlagen

• Radikale Transparenz: Erreichte „radikale Transparenz“ über Abteilungen hinweg, indem Pläne, Projekte und Status transparenter gemacht wurden

Wie Asana TheSoul Publishing hilft, intelligenter zu arbeiten

Arbeit und Teams konnten zentralisiert werden

TheSoul Publishing verwaltet extrem komplexe Workflows und schwindelerregend hohe Produktionszahlen. Um ihre Arbeit fortzusetzen und in der Lage zu sein, besser zu skalieren, wagten sie den Umstieg auf Asana, um eine organisierte, optimierte und effektive Arbeitsweise zu erreichen. 

Dank der erhöhten Transparenz und der effizienteren Prozesse kann TheSoul Publishing mit Asana jetzt schneller als je zuvor arbeiten. 

Vereinfachung komplexer Workflows mit klarer Organisation und Struktur

In der Content-Produktionsabteilung dauert die Produktion der Inhalte Tage oder sogar Monate. Die Inhalte können in bis zu 19 Sprachen übersetzt werden.

Anastasiia Vinogradova ist Executive Producer der Marke La La Life, drei zusammengeschlossenen YouTube-Kanälen, die witzige Videos mit musikalischen Elementen produziert. Die Organisation von Projekten in Asana macht zusätzliche Kommunikation und Statusmeetings überflüssig. 

Organisation der Arbeit für mehr Sichtbarkeit

• Jedes Video entspricht einem Asana-Projekt – oder mehr, je nachdem, in wie viele Sprachen es übersetzt wird, wie viele Medientypen involviert sind und auf wie vielen Social-Media-Kanälen es geteilt werden soll.

• Alle Projekte sind in einem Asana-Portfolio organisiert, sodass Anastasiia einen umfassenden Überblick darüber erhält, wo im Produktionszyklus sich die einzelnen Videos befinden. 

• Sie verwendet die Portfolio-Zeitleiste, um zu sehen, wann Inhalte bereit für die Liveschaltung sind, und sie verwendet Dashboards für die Berichterstattung. 

Optimierung der Produktion mit benutzerdefinierten Vorlagen

• Die Produktionsabteilung startet jedes neue Content-Projekt, indem das Team eine Asana-Vorlage dupliziert, die alle in Abschnitte gegliederten Schritte der Videoerstellung – wie das Finden einer Idee, das Schreiben des Skripts, das Bestellen von Musik oder Animationen, das Drehen und alle Phasen nach der Produktion – enthält.

• Für ein Video kann es Hunderte von Aufgaben geben, an denen spezialisierte Abteilungen wie Animations- und Sounddesign-Teams beteiligt sind.

Mit Automatisierungen kann ein effizienterer und effektiverer Onboarding-Prozess gestartet werden

Aleksandra Sulimko, Chief Human Resources Officer, leitet eine globale HR- und interne Kommunikationsabteilung, die den gesamten Werdegang der Mitarbeitenden überwacht, beginnend mit der Einführung neuer Angestellter. Und das ist keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass TheSoul Publishing im Durchschnitt 100 neue Mitarbeitende pro Monat einstellt. 

TheSoul Publishing hat durch die Integration von Asana und dem Human Resources Management System (HRMS) einen automatisierten Onboarding-Prozess entwickelt. Dies ermöglicht es dem HR-Team, nicht nur fristgerecht zu arbeiten, sondern auch Neueinsteiger zu begeistern und sie über alles Wichtige im Unternehmen aufzuklären. „Learning by doing“, sagt Aleksandra. „Asana eignet sich perfekt für die Einführung und hilft unserem Team, unsere Arbeit effektiv zu replizieren.“

Leistungsstarke Integrationen zur Automatisierung der Einführung von Mitarbeitenden

• Um den Onboarding-Prozess zu starten, gibt ein Recruiter einfach den Namen und das Datum des ersten Arbeitstages eines Kandidaten in sein HR-System BambooHR ein, das über die API in Asana integriert ist. 

• Dies löst eine vollautomatische Onboarding-Sequenz in einem Asana-Projekt aus, die mit dem Pre-Boarding beginnt – den Aufgaben also, die jeder neue Mitarbeitende an seinen ersten Tag erledigen muss, wie das Empfangen eines Arbeitscomputers oder den Erhalt einer Zugangskarte für das Parkhaus. 

• Am ersten Tag des neuen Mitarbeitenden wird der Person ein automatisch generiertes Asana-Projekt zugewiesen, das auf die jeweilige Abteilung zugeschnitten ist und den Mitarbeitenden durch die Schritte führt, um mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren, für den Beruf relevante Dokumente zu unterzeichnen und in die ersten Schritte bei der Verwendung von Unternehmenstools eingewiesen zu werden.

Formulare zentralisieren die Aufnahme von Anfragen, um den Arbeitsaufwand zu verringern

• Die Personalabteilung nutzt eine Reihe von

  Asana-Formularen, die Mitarbeitenden helfen, interne HR-Anfragen zu stellen. 

• Es gibt ein Formular für jeden Anwendungsfall, einschließlich Anfragen für Geschäftsreisen, Beförderungen, Schulungen und Umzüge. 

• Formular-Übermittlungen werden automatisch mit Asana-Regeln sortiert in Asana-Aufgaben umgewandelt, über die die Personalabteilung den Mitarbeitenden direkt kontaktieren kann, damit alles an einem Ort erledigt werden kann. 

• Formulare werden für alle Abteilungen im Unternehmen verwendet, und die Mitarbeitenden von TheSoul Publishing reichen fast 7.000 Formulare pro Monat ein.

Reibungslosere IT-Prozesse für mehr Transparenz

Im Jahr 2020 ging eine Initiative der IT-Abteilung zur Standardisierung der Quartalsplanung schief: Ihr bisheriges Aufgabenmanagementsystem unterstützte die Planung nicht, da der Umfang des Vorhabens die Kapazitäten des Systems überstieg. Heute werden alle IT-Prozesse in Asana verwaltet, was zu mehr Transparenz und einer stärkeren Vernetzung zwischen der IT und Geschäftsaktivitäten führt. 

Vereinfachung komplexer IT-Projekte

• Dank einer besseren Priorisierung, effektiveren Zusammenarbeit und klaren Fristen hilft Asana der IT-Abteilung, komplexe Projekte, wie die Einführung einer unternehmensinternen Content-Management-Plattform, erfolgreich zu bewältigen. 

• Sie haben ihr ursprüngliches Ziel erreicht, die Quartalsplanung unternehmensweit zu standardisieren, und jede Abteilung von TheSoul Publishing verfügt nun über ein eigenes Portfolio in Asana, das ihre Projekte und Pläne umfasst.

Steigerung der Anzahl abgeschlossener Projekte (mit vollständiger Transparenz)

• Die IT-Abteilung verwendet Asana-Daten, um über abgeschlossene Projekte in jedem Quartal in Prozent zu berichten, was es einfacher macht, die tatsächliche Leistungsfähigkeit eines Teams zu verstehen und den projektverantwortlichen Personen mehr Verantwortungsbewusstsein einräumt. 

• Seit der Implementierung von Asana hat sich diese Kennzahl für die Projektabwicklung erheblich verbessert – die IT-Abteilung konnte beispielsweise die Anzahl der abgeschlossenen Projekte auf 100 % steigern.

Schnelles Wachstum mit Asana, innerhalb des Unternehmens und auch außerhalb

Über die gesamte TheSoul Publishing-Organisation hinweg hat Asana die Ausführung verbessert und Abteilungen näher zusammengebracht. Klarheit über Verantwortlichkeiten und Fristen hilft Menschen, Aufgaben pünktlich zu erledigen, was bedeutet, dass TheSoul Publishing neue Ideen schneller umsetzen, ansprechendere Inhalte für ihre Fans produzieren und mehr Spielraum für Experimente und Innovationen haben kann.