iCHEF steigert die Produktivität und verbessert die Zusammenarbeit mit Asana

Das in Taiwan ansässige iCHEF unterstützt über 13.000 Gastgewerbebetriebe bei der unbürokratischen Abwicklung von Bestellungen und Verkäufen. Mit iCHEF nutzen Restaurants eine Plattform, um Bestellungen online oder im Geschäft digital zu erfassen, sich mit Lieferplattformen zu verbinden, Zahlungen anzunehmen und Daten zu Verkaufszahlen zu sammeln. Mit Dutzenden von Forschungs- und Entwicklungsprojekten (F&E), die jedes Jahr durchgeführt werden, veröffentlicht iCHEF ständig Produkte und Funktionen, die Restaurantbesitzern helfen, ihren Geschäftsbetrieb zu verbessern. Das Unternehmen hat kürzlich ein neues CRM-System (Customer Relationship Management) eingeführt, mit dem Restaurants Treueprogramme einführen, Bestellungen nachverfolgen und Kunden mit maßgeschneiderten Angeboten kontaktieren können. Das neue CRM wird es für Restaurantbesitzer noch einfacher machen, Kunden an sich zu binden und die Geschäftsbeziehungen zu ihnen zu vertiefen.

Als Matt Chang, Chief Technology Officer, 2016 zu iCHEF kam, war sein Auftrag klar. Das Backend von iCHEF so strukturieren, dass die Zusammenarbeit und Integration mit Drittanbietern wie Lieferplattformen einfacher wird. Damals wickelte das Team 20 F&E-Projekte pro Jahr ab. Um Innovationen häufig durchführen zu können und eine Software-Restrukturierung zu erreichen, müsste das gesamte Unternehmen die Zusammenarbeit von Grund auf neu gestalten.  Als Matt anfing, war die abteilungsübergreifende Koordination trotz des Einsatzes eines Projektmanagement-Tools schwierig. Es war umständlich, Aufgaben abteilungsübergreifend zu teilen, und dieser Mangel an Transparenz verlangsamte die Prozesse. Matt machte sich auf die Suche nach einer Work-Management-Plattform, die die Transparenz erhöhen und die Zusammenarbeit verbessern würde. 

Eine Work-Management-Plattform für das gesamte Unternehmen

Das Team von iCHEF benötigte ein Work Management Tool, das jede Abteilung, von der Softwareentwicklung bis zum Marketing, nutzen konnte. Um schnell innovationsfähig zu sein, benötigte das gesamte Unternehmen Zugang zu denselben Aufgaben mit einer klaren Kommunikation über Verantwortlichkeiten, Fristen und Projektzusammenhänge. 

Nach einem wohlüberlegten Evaluierungsprozess entschied sich das iCHEF-Team für Asana, weil es Folgendes bietet: 

• Funktionen für die Zusammenarbeit zur besseren Abstimmung zwischen den Abteilungen. 

• Eine intuitive Benutzeroberfläche, die eine schnellere Implementierung fördert. 

• Leistungsstarke Datenanalysen, die eine fundiertere Entscheidungsfindung ermöglichen. 

Zusammenarbeit mit Master Concept bei der Implementierung von Asana 

Das iCHEF-Team arbeitete mit Master Concept, einem Asana Solutions Partner, an der Implementierung von Asana. Als Experten für Cloud-Software und Projektmanagement hat das Team von Master Concept iCHEF bei der Erstellung von Workflows unterstützt, die die abteilungsübergreifende Kommunikation fördern und die Komplexität großer F&E-Projekte bewältigen können. 

Die Implementierung war so erfolgreich, dass jede Abteilung Asana für mehr als nur F&E-Projektmanagement einsetzte. Das Kundenbetreuungsteam begann, Asana zur Nachverfolgung von Serviceanfragen zu verwenden, und Dritte, wie der POS-Reparaturpartner des Unternehmens, wurden ermutigt, sich der Plattform ebenfalls anzuschließen.

Mehr abgeschlossene Projekte dank verbesserter Zusammenarbeit 

Heute verwendet jede Abteilung bei iCHEF Asana. Seit der Implementierung der Plattform hat das Team von iCHEF rund 100 Projekte pro Jahr abgeschlossen. 

Diese gesteigerte Effizienz wird durch Asana-Workflows vorangetrieben, die Transparenz schaffen und die Zusammenarbeit verbessern. Im Folgenden finden Sie drei Beispiele dafür, wie Asana bei iCHEF einen Mehrwert bewirkt. 

Verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen 

Portfolios und Projektboards konsolidieren die Arbeit an einem Ort und helfen Teams aus allen Abteilungen, Ziele, Meilensteine und Aufgabenprioritäten besser zu verstehen. Eine verbesserte Zusammenarbeit hat dem Unternehmen geholfen, resilienter zu werden. 

Der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, dass 79 % der Mitarbeitenden in Unternehmen, die ihren Fokus auf die Zusammenarbeit legen, sich gut auf geschäftliche Herausforderungen vorbereitet fühlen. Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, bewies das iCHEF-Team dies durch die schnelle Veröffentlichung von Funktionen, die Restaurants bei der Verwaltung von kontaktlosen Bestellungen, Zahlungen und Lieferungen unterstützten. 

Bessere Nachverfolgung von Tausenden von Kundendienstanfragen 

iCHEF erhält jeden Monat 5.000 Kundendienstanfragen. Das Team verwendet Portfolios, um einen klaren Überblick über alle damit verbundenen Projekte zu erhalten, von Schulungen vor der Bereitstellung bis hin zur Nachverfolgung von Tablet-Vermietungen und -Reparaturen. 

Führungskräfte erhalten klare Einblicke in den Fortschritt des Kundenservice und Teams können viel schneller vorankommen.  Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit gaben 71 % der Mitarbeitenden in Unternehmen mit klaren Zielen an, dass es leicht sei, mit Beteiligten in anderen Abteilungen zu arbeiten. Dies war bei iCHEF der Fall, wo Transparenz zu einer besseren Zusammenarbeit bei Kundenanfragen geführt hat. 

Management von Omnichannel-Marketingstrategien 

Der Marketingspezialist Hsuan Chou ist ein großer Fan von Asana. Die Verwaltung einer Omnichannel-Marketingstrategie hat Hsuan vor die Herausforderung gestellt, die Kommunikation und Nachrichten aus einer Vielzahl von Kanälen zu verfolgen.

Hsuan und das Team verwenden Projektboards, Aufgaben und Unteraufgaben, um Marketingkampagnen und Kommunikationsanfragen zu verfolgen. Durch die Transparenz der Arbeitsvorgänge kann Hsuan das Erledigen von Aufgaben ganz einfach nachverfolgen und alle Medienkanäle überwachen. 

Neue Märkte erschließen 

Das Team von iCHEF arbeitet mit Leidenschaft daran, kontinuierlich Produkte und Funktionen zu veröffentlichen, die seinen Kunden helfen, ihr Geschäft zu verbessern. Das Unternehmen plant, die Dienstleistungen weiter auszubauen und auf die lokalen Märkte abzustimmen. iCHEF wird weiterhin Asana für seine Workflows verwenden, und das Team freut sich darauf, dadurch noch mehr Effizienz im Unternehmen zu schaffen.