Was ist Projektmanagement? Alles Wichtige im Überblick!

Nicht jedes Unternehmen oder Team hat einen offiziellen Projektmanagementprozess. Egal, ob Sie bei einem großen Unternehmen oder einem schnell wachsenden Startup arbeiten: Oft kommt es vor, dass noch kein offizieller Projektmanagementprozess etabliert wurde. Aber mit der Zeit fällt es Ihnen immer schwerer, organisiert zu bleiben und mit Teamkollegen zusammenzuarbeiten. Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie dem Projektmanagement mehr Aufmerksamkeit schenken sollten. Aber Moment mal: Das ist doch nur etwas für Teams mit eigenen Projektmanagern, oder?

Vielleicht aber auch nicht. Vielleicht benötigen Sie gar keinen extra Projektmanager. Bei Asana sind wir der Meinung, dass Projektmanagement-Fähigkeiten  Teams dabei unterstützen, Projekte effizienter fertigzustellen. Die Suche nach einem Weg zur Planung, Verwaltung und Umsetzung von Aufgaben ist für jedes Team und Unternehmen relevant. Obwohl Sie vielleicht nicht jeden Bestandteil eines traditionellen Projektmanagementsystems benötigen, könnte Ihr Team dennoch von einigen der grundlegenden Aspekte des Projektmanagements profitieren.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement hilft Ihrem Team bei der Organisation, Nachverfolgung und Durchführung von Projektarbeit. Stellen Sie sich ein Projekt als eine Sammlung von Aufgaben vor, die auf ein bestimmtes Ziel hinführen. Projektmanagement kann Ihrem Team helfen, Arbeit zu planen, zu verwalten und auszuführen, sodass Sie pünktlich Ergebnisse liefern können. Ein Projektmanagement-Tool erlaubt Ihrem Team, alle Aspekte der täglichen Arbeit an einem Ort zu organisieren, Informationen über den aktuellen Arbeitsfortschritt mit anderen zu teilen und Feedback zu geben. Dadurch wird die Zusammenarbeit letztendlich effektiver.

Sie müssen nicht ständig zwischen Tabellen, E-Mails und anderen Tools hin- und herwechseln, damit Ihre Projekte nach Plan verlaufen. Mit einem Projektmanagement-Tool kann Ihr Team:

• Bereichsübergreifende Arbeit koordinieren

• Projektpläne, Details, Dateien und Feedback an einem Ort verwalten

• Status-Aktualisierungen mit allen Beteiligten teilen

• Die Zusammenarbeit verbessern

Die Geschichte des Projektmanagements

Projektmanagement entwickelte sich aus der Konvergenz unterschiedlicher Aspekte des Ingenieurwesens am Anfang des 20. Jahrhunderts. Die wichtigsten Werkzeuge und Techniken des modernen Projektmanagements entstanden jedoch erst ab den 1950er Jahren. Damals wurde Projektmanagement zu einer erkennbar eigenständigen Methodologie, die meist bei Ingenieurprojekten angewandt wurde. Im Jahr 1969 wurde das Project Management Institute (PMI) offiziell gegründet; die Organisation spielte eine wichtige Rolle bei der Definition und Konsolidierung des Projektmanagements über die nächsten Jahrzehnte. Das PMI bietet nicht nur Zertifizierungen für Projektmanager an, es veröffentlicht seit 1996 auch das Handbuch „A Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (auch PMBOK genannt) und aktualisiert es regelmäßig.

Früher war die Rolle des Projektmanagers eine separate Position – oft von einem Mitarbeiter besetzt, der in Projektmanagement Methoden und -Vorgehensweisen geschult war und ein Zertifikat einer Organisation wie dem PMI hatte. Man brauchte einen Projektmanager, um Projekte zu organisieren, denn die benötigten Tools waren schwer einzurichten und anzuwenden, und erforderten oft besondere Kenntnisse.

Modernes Projektmanagement ist anders. Statt komplexer Zertifizierungen und unverständlichem Fachjargon ist es nun für jeden möglich, ein Projektmanager zu sein. Bei Asana sind wir sogar der Meinung, dass Sie ein Projektmanager sind, sobald sie ein Projekt verwalten, unabhängig davon, was für ein Projekt es ist. Diese Flexibilität und Demokratisierung des Projektmanagements ist zum großen Teil ein Ergebnis verbesserter moderner Projektmanagementsoftware. Die Zeiten schwerfälliger, unübersichtlicher Tools sind vorbei: Modernes Projektmanagement ist flexibel, visuell ansprechend und passt sich Ihnen an – nicht andersherum.

Welche Projektmanagement-Organisationen?

Weltweit gibt es einige Projektmanagement-Organisationen, welche Standards und Richtlinien festsetzen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die bekanntesten und einflussreichsten Organisationen.

IPMA und GPM

Die IPMA (International Project Management Association) ist ein internationaler Dachverband mehrer nationaler Projektmanagementverbände. Die IPMA vergibt die Competence Baseline, welche die Grundlage des vierstufigen Zertifizierungssystems für Projektmanager bildet.

Die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) ist einer dieser nationalen Verbände und der größte Fachverband für Projektmanagement in Deutschland. Nähere Informationen zum Verband, welcher sich in Nürnberg befindet, finden Sie über die Webseite.

PMI

Die bekannteste Organisationen in den USA ist das Project Management Institute (PMI). Diese normgebende Organisation veröffentlichte den PMBOK Guide, welcher die US-amerikanische Norm darstellt.

Auch in Deutschland ist das PMI vertreten. So gibt es ein PMI-Chapter in Berlin, Frankfurt, Köln und München.

Wie funktioniert modernes Projektmanagement?

Im Projektmanagement gibt es viele Fachbegriffe, aber lassen Sie sich nicht abschrecken: Wenn Sie gerade erst damit beginnen oder wissen möchten, was Ihre Kollegen meinen, wenn sie von einer „agilen Methode“ oder vom „Projektumfang“ sprechen, haben wir hier eine Übersicht der Arten, Bestandteile, Prozesse und Teamrollen des Projektmanagements für Sie zusammengestellt.

Die Methoden des Projektmanagements

Projektmanagement hilft Ihrem Team, all die Arbeit nachzuverfolgen, die nötig ist, um die Anforderungen von kleinen und großen Projekten innerhalb der gesetzten Frist zu erfüllen. Aber innerhalb dieser allgemeinen Definition des Projektmanagements gibt es unterschiedliche Arten, Methoden und Ansätze. Dazu gehören unter anderem:

• Agiles Projektmanagement. Agile ist eine Art des Lean-Projektmanagements, das vor allem in der Produkt- und Softwareentwicklung beliebt ist. Bei agilen Projektmanagement Methoden nutzen Teams das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung und profitieren von Flexibilität bei Änderungen, wiederkehrenden Prozessen und schrittweiser Evolution. Einige der bekanntesten agilen Frameworks sind Scrum und Kanban.

• Wasserfallmodell. Beim Wasserfallmodell „fallen“ Aufgaben linear von der einen Stufe in die nächste: Sobald eine Aufgabe erledigt ist, kann die darauffolgende begonnen werden, und so weiter. Das Wasserfallmodell umfasst sechs Phasen: Anforderungen, Analyse, Design, Implementierung, Testen und Einsatz. Das Modell ist am besten für Projekte geeignet, bei denen die Arbeitsergebnisse und Umfänge von Anfang an festgelegt sind, da die Wasserfallmethode im Projektverlauf weniger flexibel sein kann als andere Projektmanagement Methoden.

• PRINCE2-Methode. PRINCE2 steht für PRojects IN Controlled Environments (Projekte in kontrollierten Umgebungen). In der PRINCE2-Projektmanagementmethode werden Projekte in sieben Prozesse aufgeteilt: Lenken eines Projekts, Starten eines Projekts, Initiieren eines Projekts, Managen des Phasenübergangs, Steuern einer Phase, Managen der Produktlieferung sowie das Abschließen eines Projekts.

• Die Methode des kritischen Pfades (Engl. critical path method, CPM) und die Program Evaluation and Review Technique (PERT). CPM und PERT wurden in den 1950er Jahren als erste Projektmanagement Methoden entwickelt. CPM bietet einen Algorithmus, um den kritischen Pfad, also die wichtigsten Vorgänge, zwischen komplexen, verknüpften Aufgaben mit definierten Zeitrahmen abzubilden. Mit CPM können Teams den längsten Abschnitt voneinander abhängiger Vorgänge und damit die Mindestdauer des Projektes bestimmen. PERT hilft Teams, den kritischen Pfad zu bestimmen, wenn Zeitplan und Zeitrahmen unbekannt sind. In PERT identifizieren Projektmanager alle Aufgaben, die erledigt werden müssen (nicht nur den kritischen Pfad), um die Mindestdauer bis zum Abschluss des Projekts zu bestimmen.

Die wichtigsten Bestandteile und Begriffe

Es gibt keine offizielle Liste aller Bestandteile des Projektmanagements – in erster Linie, weil es unterschiedliche Arten des Projektmanagements gibt, und jede ihre eigenen Bestandteile, Prozesse und Formate hat. In der Regel enthalten aber alle Projektmanagement Methoden oder Tools Folgendes:

Smarte Ziele

Jedes Projekt sollte ein festgelegtes Ziel haben. Wenn Sie Ihr Projektziel beschreiben, verwenden Sie am besten SMART-Ziele. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Kennzahlen und Kriterien klar formuliert sind und Sie Ihren Projekterfolg genau messen können.

Projektstrukturplan

Ein Projektplan ist ein Wegweiser mit allen wichtigen Schritten, die Ihr Team erledigen muss, um Ihre Projektziele erfolgreich zu erreichen.

Budget

Die meisten Projekte haben ein Budget, das Ihre Arbeit während des Projekts limitiert und definiert. Dieses Budget wird im Verlauf des Projekts durch das Projektcontrolling kontrolliert. Hierbei wird darauf geachtet, ob das Team das vorgegebene Budget nicht überschreitet.

Projektrisiken

Projektrisiken sind alles, was in Ihrem Projekt schief laufen könnte, wie etwa eine Überschreitung des Budgets oder des Fälligkeitsdatums. Die Verfahren, die benutzt werden, um Risiken noch vor dem Projektstart zu identifizieren und dann bestmöglich zu vermeiden, nennt man Projektrisikomanagement. Dies beinhaltet auch die Erstellung eines Risikoregisters.

Projektumfang

Während des Planungsprozesses wird auch der Projektumfang definiert, also die Größe, Beschränkungen, das Budget und die Ziele des Projekts. Wenn Sie den Projektumfang kennen, können Sie vermeiden, dass das Projekt unbemerkt einen immer größeren Umfang annimmt und Sie anschließend Gefahr laufen, dass die Ziele und Arbeitsvorgänge den Rahmen sprengen.

Ressourcenmanagementplan

Ein Ressourcenmanagementplan ist ein Plan dafür, wie Sie die Ressourcen Ihres Teams einteilen wollen – egal, ob es um das Arbeitspensum, technische Tools oder das Budget geht. Wenn Sie für Ihre Projektorganisation einen Ressourcenmanagementplan erstellen, können Sie die Ressourcen Ihres Teams bestmöglich verwalten und planen, und so die Verfügbarkeit von Ressourcen maximieren.

Wichtige Beteiligte

Projektbeteiligte sind alle, die in Ihr Projekt involviert sind. Diese können zum Beispiel Mitglieder eines funktionsübergreifenden Teams oder Mitarbeiter aus der Führungsebene sein.

Zeitleiste

Die allermeisten Projekte haben einen Zeitplan, der auf einer Zeitleiste geplant werden kann. Der Zeitplan beginnt mit einem Startdatum, an dem die Arbeit beginnt, und ein Enddatum, wenn sie abgeschlossen ist.

Ergebnisse

Die Ergebnisse sind die Inhalte, Dateien oder Produkte, die Sie bis zum Enddatum fertiggestellt haben werden. Ergebnisse können zum Beispiel Werbeanzeigen für eine Markenkampagne oder neue Funktionen für eine Produkteinführung beinhalten.

Meilensteine

Meilensteine sind Kontrollpunkte, die anzeigen, dass ein Arbeitsabschnitt erledigt ist oder ein neuer anfängt. Im Gegensatz zu Ergebnissen, die ein Produkt oder Arbeitsergebnis darstellen, ist ein Meilenstein ein Zeitpunkt.

Abhängigkeiten

Ihr Projekt kann auch Abhängigkeiten haben, wenn eine Aufgabe nicht beginnen kann, bevor eine andere erledigt ist. Wenn Ihr Projekt viele Abhängigkeiten hat, können Sie Ihre Arbeit vielleicht am besten als Zeitleiste mit einem Gantt-Diagramm visualisieren.

Magisches Dreieck

Als Projektmanager muss man immer den Überblick behalten. Fast jedes Projekt lässt sich hierbei einmal grundlegend in die Faktoren Zeit, Umfang und Kosten aufteilen. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, diese drei Faktoren in ein Gleichgewicht zu bringen.

Fortschritt und Statusaktualisierungen

Während Sie Ihr Projekt verwalten, werden Sie irgendwann Fortschrittsberichte und Statusaktualisierungen an Projektbeteiligte schicken. Gute Berichte können die abteilungsübergreifende Transparenz und Zusammenarbeit verbessern.

Multiprojektmanagement

Multiprojektmanagement bezeichnet die gemeinsame Verwaltung und Koordination von allen gleichzeitig auftretenden Projekten in einem Unternehmen. Hierbei steht vor allem die Verteilung der Ressourcen im Vordergrund.

Projektmanagementprozess

Jedes Projekt ist anders: Je nachdem, woran und in welchem Team Sie arbeiten, und wie die Teammitglieder am liebsten zusammenarbeiten, wird sich Ihr Projekt von anderen unterscheiden. Bei fast allen Projektarten gibt es jedoch fünf Hauptphasen, die Teil des Projektmanagementprozesses sind:

1. Projektinitiierung. Während der Initiierung stellen Sie Ihr Projektteam zusammen und legen den Umfang des gesamten Projekts fest. Je nach Komplexität und Umfang des Projektauftrags sollten Sie eventuell auch einen Projektstrategieplan erstellen.

2. Projektplanung. Projektplanung heißt, dass Sie Ihre Projektanforderungen festlegen und definieren, unter welchen Umständen das Projekt als „erfolgreich“ angesehen wird. Diese Projektphase ist für erfolgreiches Projektmanagement entscheidend – und damit auch dafür, Ihre Projektziele zu erreichen. Während der Planungsphase werden Sie Ihren Projektplan erstellen, die wichtigsten Arbeitspakete und Meilensteine festlegen und Projektkosten sowie den Projektzeitrahmen definieren.

3. Projektdurchführung. Der umfangreichste Teil Ihres Projekts wird die Ausführungsphase sein – während dieser Zeit arbeiten Sie und Ihr Team an den Projektergebnissen. In der Ausführungsphase sollten Sie auf die Verwaltung des Arbeitspensums, das Zeitmanagement und das Aufgabenmanagement achten, um sicherzustellen, dass Ihr Team an einem Strang zieht, die Zeitvorgaben einhält und nicht von der Arbeit überwältigt ist. Hierbei spielt auch die Projektsteuerung eine wichtige Rolle.

4. Projektleistung. Die Berichterstattung findet während und nach der Ausführungsphase statt. Im Verlauf des Projekts helfen Ihnen Berichte, auf dem richtigen Kurs zu bleiben, zusammenzuarbeiten und die Transparenz Ihrer Arbeit für funktionsübergreifende Teams zu verbessern. Wenn das Projekt einmal abgeschlossen ist, können Sie berichten, wie es gelaufen ist, und mit weiteren Projektbeteiligten ein Brainstorming durchführen, um zu besprechen, was Sie bei künftigen Projekten besser machen können.

5. Projektabschluss. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, sollten Sie sich ein wenig Zeit für eine Nachbesprechung mit wichtigen Projektbeteiligten nehmen, um gewonnene Erkenntnisse zu erfassen. Abhängig von Ihrem Team können Sie dies als Projektretrospektive, als Post-Mortem-Analyse oder als Projektnachbesprechung gestalten.

Dies ist im Grunde genommen der Standardprozess im Projektmanagement. Wenn Sie möchten, können Sie aber auf verschiedene Standards setzen, also strikt vorgegebene Leitfäden für Projekte. Hier gibt es folgenden Standards, die gerne im deutschen Raum eingesetzt werden.

• Individual Competence Baseline (ICB)

• PMBOK Guide

• Prince2

• DIN 69901

Was ist mit fortlaufenden Projekten?

Die beste Möglichkeit, ein fortlaufendes Projekt (zum Beispiel ein Bug-Tracking-Projekt oder ein Projekt für Kreativanfragen) zu verwalten, ist Work Management. Klassisches Projektmanagement ist ein Bestandteil von Work Management und hilft Ihnen, einzelne Projekte zu koordinieren. Work-Management-Software ist dafür da, Teams zu helfen, sowohl einzelne Projekte als auch Prozesse, die keinen bestimmten Anfang und kein bestimmtes Ende haben, zu verwalten.

Welche Vorteile bietet ein effizientes Projektmanagement?

Wenn Sie noch unsicher sind, ob Sie Projektmanagement benötigen oder nicht, lesen Sie weiter, um die Vorteile von Projektmanagement kennenzulernen. Gleichzeitig zeigen wir Ihnen ein paar einfache Möglichkeiten, diese Ideen in die Arbeitsweise Ihres Teams einzubringen, ohne einen aufwändigen Abschluss oder zertifizierten Kurs zu benötigen.

1. Übersichtliche, organisierte Pläne sorgen für bessere Zusammenarbeit im Team

Wenn Sie jemals ohne Plan in ein Projekt eingestiegen sind, wissen Sie, wie chaotisch die Dinge schon von Beginn an sein können. Möglicherweise überspringen Sie wichtige Schritte in Ihrem Projektplan, haben Stress wegen einer vergessenen Aufgabe, die Sie in letzter Minute erledigen müssen, oder beantworten immer wieder die gleichen Fragen zum Ablauf : „Wann ist das fällig? Was machen wir als Nächstes?“ Schlimmer noch, die Qualität Ihrer Arbeit kann leiden, wenn Sie sich mit der Fertigstellung des Projekts zu sehr beeilen.

Anstatt den Plan zu entwerfen, während das Projekt schon in vollem Gange ist, sollten Sie besser alle anstehenden Aufgaben planen, bevor Sie mit dem Projekt beginnen. Legen Sie Verantwortliche, Erwartungen und Fälligkeitsdaten fest. Visualisieren Sie dann Ihre To-dos  auf einer Zeitleiste oder in einer kategorisierten Liste, um klar zu definieren, wer was bis wann erledigt. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung planen, können Sie jeden einzelnen Schritt bis zur Hauptveranstaltung auflisten. Geben Sie an, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und wie weit im Voraus Sie diesen erledigen müssen. Anschließend können Sie die Fälligkeitstermine in einem gemeinsamen Projektkalender planen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Einladungen in letzter Minute versendet werden oder dass zwei Teamkollegen zwei verschiedene Caterer buchen (ups!).

Indem Sie einen klaren Plan mit allen To-dos Ihres Projekts erstellen und dann Fristen, Aufgabenverantwortliche und andere wichtige Details hinzufügen, machen Sie den ansonsten chaotischen und verschwenderischen Umsetzungsprozess effizient. Sie haben dann eine klare Vorstellung vom Umfang und zeitlichen Ablauf Ihrer Arbeit und können potenzielle Konflikte schon vor Projektstart erkennen. Mit ein wenig Voraussicht und Planung verschwenden Sie weniger Zeit und Ressourcen – und wer will das nicht?

Tipps zur Planung von Projekten

• Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, bevor Sie beginnen. Fügen Sie dann Details wie Fälligkeitsdaten, Aufgabenverantwortliche, Status oder Links zu relevanten Dateien hinzu. Wenn es eine neue Art von Projekt für Ihr Team ist, fügen Sie auch ein wenig Pufferzeit für unvorhergesehene Schritte oder Schwierigkeiten hinzu.

• Organisieren Sie alles in einem gemeinsamen Plan. Egal, ob Sie eine einfache Liste oder einen Kalender verwenden, oder etwas visuelles, wie eine Zeitleiste oder Kanban-Boards – Sie werden Ihren Plan sicherlich so organisieren wollen, dass jeder leicht sehen kann, wer was bis wann erledigt. Teilen Sie Ihren Plan dann mit wichtigen Beteiligten, um alle auf dem Laufenden zu halten.

• Verwandeln Sie Projekte, die sich wiederholen, in Vorlagen. Wenn es sich um ein Projekt handelt, das Sie immer wieder wiederholen, erstellen Sie eine Vorlage. Diese können Sie dann beim nächsten Mal einfach anpassen und so Zeit in der Planungsphase sparen.

Um ein Projekt erfolgreich zu verwalten, müssen Sie Prioritäten setzen. Sie werden nie so viel Zeit und Ressourcen haben, wie wir alle gerne hätten. Um alles zu erledigen, müssen Sie sich also auf die Dinge konzentrieren, die die größte Wirkung erzielen. Stellen Sie dann sicher, dass diese Prioritäten für alle wichtigen Beteiligten klar sind, damit Sie Erwartungen kommunizieren können. Und Ihre Teammitglieder können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.”

2. Eine klare Rollenverteilung beseitigt Unklarheiten

Sobald die Vorbereitungsarbeit abgeschlossen ist, geht es weiter mit dem eigentlichen Management-Teil des Projektmanagements. Ohne einen klaren Projektverantwortlichen, der Ihrem Team hilft, über die Ziellinie zu kommen, kommt es schnell zu Schwierigkeiten. Teamkollegen erledigen bestimmte Aufgaben nicht, Details werden vergessen oder es ist unklar, an wen man sich mit Fragen wenden soll.

Unternehmen mit einem offiziellen Projektmanagementprozess haben meistens einen Projektmanager, der sicherstellt, dass die Projekte nach Plan verlaufen. Diejenigen ohne einen solchen Prozess überlassen diese Verantwortung oft der Person, die das Projekt leitet oder initiiert. Wenn Sie beispielsweise ein Redakteur sind, der eine neue Artikelreihe veröffentlicht, ein Entwickler, der eine Website-Migration durchführt, oder ein Kundenbetreuer, der seine Systeme zur Erstellung von Kundenberichten aktualisiert, sind Sie wahrscheinlich auch die Person, die alle laufenden Vorgänge Ihres Projektes koordiniert.

Glücklicherweise müssen Sie keinen zusätzlichen Job übernehmen, um Ihr Projekt effektiv zu managen. Ein wenig Kommunikation und gute Zusammenarbeit können viel bewirken. Machen Sie es für jeden klar, dass Sie die Ansprechperson für Ihr Projekt sind; dann wissen alle anderen Beteiligten, an wen sie sich mit Fragen wenden können und wo sie Status-Updates erhalten. Wenn Sie darüber hinaus die Rolle aller anderen im Projekt beschreiben, beseitigen Sie alle Unklarheiten darüber, auf welche Weise sich Ihre Teamkollegen beteiligen sollen.

Tipps für die Verwaltung von Projekten

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Rolle (und die aller anderen) klar und deutlich kommuniziert wird. Ob in der Planungsphase oder zu Beginn Ihres Projekts – sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, wer das Projekt leitet (Sie!) und welche Verantwortung die anderen Beteiligten tragen.

• Halten Sie Rücksprache mit den Aufgabenverantwortlichen und beantworten Sie deren Fragen. Da Sie einen klaren Plan erstellt haben, wissen die Beteiligten bereits, wofür sie verantwortlich sind. Unterstützen Sie sie jetzt, damit alles nach Plan verläuft und überprüfen Sie die Fortschritte ihrer Arbeit. Stellen Sie auch sicher, dass Aufgabenverantwortliche auf alles Zugriff erhalten, was sie zur Ausführung ihrer Arbeit benötigen.

• Teilen Sie regelmäßig Status-Updates mit anderen.Halten Sie das Arbeitstempo aufrecht, indem Sie mit Ihrem Team Updates zum Projektfortschritt austauschen. Dadurch sind nicht nur alle auf dem neuesten Stand und es werden Fragen nach Updates reduziert, die Beteiligten bleiben gleichzeitig auch motiviert.

Mithilfe von Asana haben wir unsere Zusammenarbeit insgesamt verbessert. Es gibt ein großes Projekt, an dem alle arbeiten. Dalton hat kein eigenes Projekt, das dieselben Ziele verfolgt – stattdessen haben wir jetzt alle das Gefühl, dass wir gemeinsam am selben Strang ziehen.”

3. Klar definierte Ziele verbessern die Effektivität Ihres Teams

Ein Projekt kann nicht zum Erfolg führen, wenn Teams nicht wissen, worauf sie hinarbeiten. Ohne klar definierte Ziele fehlt es Teammitgliedern nicht nur an intrinsischer Motivation, sondern sie laufen auch Gefahr, an den falschen Zielen zu arbeiten und zu viel Zeit mit Arbeit zu verbringen, die wenig bewirkt.

Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie die Ziele Ihres Projekts noch vor dem Start festlegen. So erfahren alle Beteiligten, auf welche Projektziele sie hinarbeiten und können ihre Arbeit auf dem Weg dahin optimieren. Wenn Ihr Projekt beispielsweise die Einführung eines neuen Produkts zum Ziel hat, können Sie sich „eine 20-prozentige Steigerung der Upgrade-Zahlen“ als Ziel setzen. Dieses Ziel wiederum würde Ihre Entscheidungen im Verlauf der Projektentwicklung beeinflussen. Es würde außerdem als Kennzahl zur Messung des Erfolges nach der Einführung dienen.

Auch die Mitglieder Ihres Projektteams profitieren von der tiefgehenden Auseinandersetzung mit dem Problem, dass Sie lösen möchten. Sie können dadurch einem „Leitstern“ folgen und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die sich positiv auf das Erreichen der Ziele auswirken. Somit hält sich Ihr Team nicht mit unnötiger Arbeit auf.

Tipps für das Festlegen von Projektzielen

• Überlegen Sie, warum Sie dieses Projekt starten. Fragen Sie sich: Warum ist es wichtig? Auf wen wirkt es sich aus? Wie fügt sich dieses Projekt in die größeren Ziele Ihres Unternehmens ein? Passt es zur Arbeit, die andere Teamkollegen vielleicht bereits erledigen? Welche Ergebnisse werden wir unserer Meinung nach mit diesem Vorhaben erzielen?

• Teilen Sie Ihre Ziele mit allen wichtigen Beteiligten. Bevor Sie Ihr Projekt planen, teilen Sie Ihre Ziele mit allen, die involviert werden müssen. Je nachdem, wie Ihr Team arbeitet, können Sie dies entweder in einem Kick-off-Meeting tun, indem Sie ein Dokument herumgehen lassen, oder alles über ein Projektmanagement-Tool teilen. Wichtig ist, dass jeder die Ziele (und „Nichtziele“) Ihres Vorhabens versteht.

• Richten Sie einen Prozess zur Überwachung der Fortschritte und zur Berichterstattung über Ihre Ziele ein. Ziele sollten nicht festgelegt werden, um danach wieder in Vergessenheit zu geraten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan haben, um Ihre Ziele regelmäßig zu überprüfen und darüber berichten zu können. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, ob Sie Gefahr laufen, Ihr Ziel zu verfehlen. In dem Fall lassen sich Ihre Pläne einfach anpassen, damit Sie Ihr Ziel erreichen.

Mit Asana haben wir einen Überblick über unsere gesamte Arbeit erhalten. Das hat uns wiederum erlaubt, neue Prioritäten und Strategien für unsere Abläufe festzulegen.”

4. Ein Kommunikationsplan sorgt für zielgerichtete und fokussierte Teamarbeit

Wir reden zwar von „Projektmanagement“, aber der Management-Aspekt ist nur ein Teil des Ganzen. Bevor Sie mit der Arbeit loslegen, sollten Sie einen Kommunikationsplan vorbereiten. Ihr Team hat höchstwahrscheinlich unter anderem Tools für E-Mail, Nachrichten und Projektmanagement. Mit einem Kommunikationsplan legen Sie fest, wann welches Tool verwendet werden soll. Ein Beispiel: Wir bei Asana verwenden E-Mails für die Kommunikation nach außen, Slack  für interne Kurznachrichten und Asana für alle Aufgaben, die wir umsetzen möchten.

Ein durchschnittlicher Angestellter muss mit einem Wirrwarr aus mindestens 10 Tools täglich zurechtkommen. Wenn es keine klaren Richtlinien dafür gibt, wann welches Tool verwendet werden sollte, ist das für einen Projektmitarbeiter im besten Fall verwirrend, im schlimmsten Fall vollkommen überwältigend. Mit einem Kommunikationsplan ist das passé: Der Entscheidungsmüdigkeit wird vorgebeugt und jedes Teammitglied ist auf demselben Stand.

Tipps für die Erstellung eines Kommunikationsplans

• Legen Sie Kommunikationsnormen fest. Ihr Kommunikationsplan sollte vor allem Klarheit über die Verwendung von Tools sowie darüber geben, wie oft sich das Team untereinander kurzschließt.

• Ermöglichen Sie Feedback. Ihr Kommunikationsplan sollte für alle Teammitglieder gleichermaßen nützlich sein, weshalb alle Beteiligten ihn mittragen müssen. Bieten Sie Möglichkeiten für Feedback und gemeinsame Workshops, damit der Kommunikationsplan für alle Beteiligten zielführend wird.

• Legen Sie Beteiligte und Ihre Funktionen fest. In welche Prozesse sollten welche Beteiligte involviert werden? Gibt es Mitarbeiter, die Inhalte vor der Veröffentlichung genehmigen müssen oder benachrichtigt werden sollten? Legen Sie die Beteiligten Ihres Projekts und ihre Funktionen in Ihrem Kommunikationsplan fest.

• Legen Sie die Häufigkeit und die Art der Status-Aktualisierungen fest. Einer der wichtigsten Bestandteile Ihres Kommunikationsplans ist die Methode, mit der Sie über den Projektfortschritt berichten. Im Idealfall sind alle auszuführenden Aufgaben in Ihrem Projektmanagement-Tool vermerkt. Dadurch wird es zum Kinderspiel, Status-Aktualisierungen zu planen und mit anderen zu teilen.

Indem wir Anfragen nicht mehr aus E-Mails erhalten, sondern Asana zur effektiveren Zusammenarbeit nutzen, konnten wir 60 Stunden pro Monat an Zeit gewinnen. Diese verwenden wir nun zur strategischen Planung anstatt zur Verwaltung vieler verschiedener Arbeitsvorgänge.”

5. Projektmanagement Tools steigern die Effizienz

Um diese Tipps in die Tat umzusetzen, sollten Sie die Verwendung eines Projektmanagement Tools in Betracht ziehen. Solch ein Tool hilft Ihrem Team, besser zusammenzuarbeiten und die Arbeit nach Plan zu erledigen.

Auch wenn es buchstäblich Dutzende von Tools gibt, aus denen Sie wählen können, sollten Sie traditionelle Projektmanagement Tools weniger in Ihre Auswahl einbeziehen. Diese sind oft für formale, traditionelle Prozesse gedacht und benötigen meist eine Menge Zeit zur Einrichtung und Einführung von Mitarbeitern. Stattdessen sollten Sie Ausschau nach etwas halten, das einfach zu bedienen, flexibel und anpassbar ist. Noch besser ist es, wenn Sie projektübergreifende Aufgaben im Tool miteinander verknüpfen können (was in E-Mails und Tabellen schwierig ist). Außerdem sollten Sie mit Ihren Teamkollegen dort kommunizieren können, wo sich auch Ihre Aufgaben befinden.

Natürlich sind wir der Meinung, dass Asana die richtige Wahl und eine hervorragende Option für Unternehmen ist, die ihr Projektmanagement zügig verbessern möchten. Dazu bedarf es eines Tools, das sowohl einfach zu bedienen ist, als auch die Funktionen hat, die Ihr Team für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt.

Tipps für die Verwendung eines Projektmanagement Tools

• Bringen Sie alle Mitarbeiter in einem zentralen Tool zusammen. Anstatt jedes Team oder Teammitglied ein anderes Tool zur Projektverwaltung verwenden zu lassen, einigen Sie sich auf ein Tool, das alle verwenden. Auf diese Weise können Sie die Zusammenarbeit besser fördern und Unklarheiten darüber vermeiden, wo wichtige Informationen zu finden sind.

• Legen Sie Anwendungsnormen fest. Damit sich jeder sicher im Umgang mit dem neuen Tool fühlt, stellen Sie ein paar einfache Richtlinien auf. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Fügen Sie Aufgaben immer ein Fälligkeitsdatum hinzu“, oder „Fügen Sie in allen Projekttiteln des Marketing-Bereiches das Stichwort ‚Marketing‘ hinzu“ oder „Wenn Sie eine Anfrage mit einer ausführbaren Aktion für jemanden haben, erstellen Sie eine Aufgabe in unserem Projektmanagement-Tool, anstatt sie per E-Mail zu senden“.

• Teilen Sie Status-Updates und Berichte mit anderen. Ihre Teamkollegen erkennen den Nutzen eines Tools am schnellsten, wenn sie mit ihm mehr Einblick in den Projektstatus und den Fortschritt erhalten. Wenn Sie Status-Updates mit anderen teilen und den Projektfortschritt in Ihrem neuen Tool angeben, können Ihre Teammitglieder den Stand der Arbeit besser nachvollziehen. Das bietet einen Anreiz, das Tool auch für die eigene Arbeit einzusetzen.

Mein wichtigster Projektmanagement-Tipp ist, sich nach einem Projekt die Zeit für Reflexion zu nehmen. Dann sind Sie in der Lage, alles Gelernte in einer Vorlage festzuhalten. Dadurch sind Sie beim nächsten Mal vorbereitet, wenn Sie ein ähnliches Projekt planen und managen müssen.”

Wie wird man ein Projektmanager?

Herzlichen Glückwunsch, Sie sind jetzt ein Projektmanager! Nein, wirklich: Sie müssen nichts weiter tun. Als Projektmanagement noch in den Kinderschuhen steckte, gab es standardisierte Schulungen und Zertifikate, die Sie haben mussten, um zu den „Projektmanagement-Profis“ zu zählen. Über die letzten Jahrzehnte hat sich das aber geändert, zum großen Teil dank der Popularisierung und Erweiterung von Teamrollen. Ursprünglich brauchten Sie einen Projektmanager, um Ihre Projekte zu verwalten – als immer mehr Teamleiter damit anfingen, ihre eigenen Projekte zu managen, verwandelte sich Projektmanagement von einem Beruf zu einer Kompetenz.

Moderne Projektmanagement-Tools berücksichtigen diese Änderung. Wir bei Asana glauben, dass jeder ein Projektmanager sein kann. Natürlich sollten Sie einige Soft Skills aufweisen wie etwa eine soziale Kompetenz. Wenn Sie aber in einem Team arbeiten, und Ihr Team an einem Projekt, dann können Sie einfach ein Projektmanager sein – ohne gleich eine komplette Schulung absolvieren zu müssen. Sie brauchen einfach ein Tool, das sich an Sie anpasst und nicht andersherum.

Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools sind eine visuelle Möglichkeit, Klarheit zu schaffen und sich mit Ihrem Team zu verbinden. Überlegen Sie, wie Ihr Team seine Arbeit derzeit verwaltet. Wenn Sie nicht in einem gemeinsamen Projektmanagement-Tool arbeiten, sind die Projekte, Aufgaben, Dateien und Kommunikation Ihres Teams vermutlich über viele Tools verteilt, was Nachteile bei der Transparenz und Koordination des Teams mit sich bringt. Ohne eine zentrale Informationsquelle haben Teammitglieder keine Klarheit darüber, was ihre Prioritäten sind, und werden wahrscheinlich viel Zeit mit der Beantwortung dieser Frage verbringen. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verwenden wir jeden Tag 60 % unserer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit (also mit der Suche nach Unterlagen, dem Einholen von Genehmigungen oder zahlreichen Besprechungen) statt mit fachlichen oder strategischen Tätigkeiten.

Mit einem Online-Projektmanagement-Tool erhalten Sie eine bessere Möglichkeit, Prioritäten zu kommunizieren und zu koordinieren, wer was bis wann zu erledigen hat. Projektmanagement-Tools bieten mehrere Arten von Echtzeit-Visualisierungen der Projektarbeit, um Teams zu mehr Klarheit zu verhelfen. Hier ist ein Überblick über die beliebtesten davon:

Kanban-Boards

Kanban-Boards sind eine visuelle Möglichkeit, den Fortschritt Ihres Projekts nachzuverfolgen. In einem Kanban-Board wird der Fortschritt in senkrechten Spalten dargestellt, und Aufgaben wandern von einer Spalte zur nächsten, bis sie erledigt sind. Ein typisches Kanban-Board könnte zum Beispiel Spalten für Arbeit haben, die „Neu“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“ ist.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind horizontale Balkendiagramme und werden dazu genutzt, die Zeitleiste eines Projekts zu visualisieren. In einem Gantt-Diagramm werden Aufgaben als horizontale Balken dargestellt. Die Länge der Balken zeigt an, wie lange das Erledigen einer Aufgabe dauern wird.

Kalender

Projektkalender sind eine tolle Möglichkeit, Ihre Aufgaben im zeitlichen Kontext darzustellen und die in der kommenden Woche oder im kommenden Monat anstehenden Aufgaben klar zu visualisieren. Projektkalender sind eine beliebte Ansicht für Projekte, die viele unterschiedliche Aufgaben mit unterschiedlichen Fälligkeitsdaten haben, wie zum Beispiel redaktionelle Kalender oder Content-Kalender für Social Media.

Listen in Tabellenform

In einer tabellenartigen Ansicht haben Sie sofort einen klaren Überblick darüber, wer was bis wann erledigt. Bei dieser Art des visuellen Projektmanagements können Sie Ihren Projektablauf übersichtlich in einer linearen, gitterförmigen Ansicht sehen.

Und was ist mit Work-Management-Tools?

Wir haben weiter oben Work-Management-Software erwähnt, weil Projektmanagement ein Teil von Work Management ist. Mit Projektmanagement haben Sie praktische Tools, um Ihre Projekte zu organisieren, zu planen und zu erledigen. Aber Work Management hilft Ihnen nicht nur bei einem einzelnen Projektprozess – vielmehr hilft es Ihrem Team, einen ganzheitlichen Überblick darüber zu bekommen, wie all Ihre Projekte und Vorhaben zusammenhängen. Es gibt zwei wichtige Work-Management-Tools, die diese Aufgabe zusätzlich zu den vier erwähnten üblichen Projektmanagement-Ansichten übernehmen.

Projekt-Portfolio-Management

Projekt-Portfolio-Management ist das Erfolgsgeheimnis, um all Ihre Initiativen an einem Ort zu überwachen. Portfolios bieten einen Überblick über all Ihre Arbeit, sodass Sie Ihr Team über Projektgrenzen hinweg auf Kurs halten können. Sie erlauben Ihnen, die alltägliche Arbeit mit der Unternehmensstrategie zu verknüpfen.

Verwaltung des Arbeitspensums

Mit der Verwaltung des Arbeitspensums können Sie klar sehen, wie es um die Arbeit Ihres Teams steht, und sicherstellen, dass niemand überarbeitet oder gelangweilt ist. So können Sie potenzielle Überlastung erkennen und Aufgaben bei Bedarf anpassen.

Erleben Sie die Vorteile selbst

Unabhängig davon, in welchem Unternehmen oder welcher Branche Sie tätig sind – es wird Ihrem Team guttun, einige Grundlagen des Projekt- und Arbeitsmanagements anzuwenden. Selbst ein paar einfache Änderungen der Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit planen, verwalten und darüber berichten, können Ihr Team voranbringen. Danach arbeiten alle effizienter, erledigen die Arbeit mit mehr Verantwortungsgefühl und können sicher sein, dass der Fokus auf den Aufgaben liegt, die am wichtigsten sind.

Asana ist ein Work-Management-Tool, das Teams hilft, ihre Arbeit zu organisieren und auszuführen. Erfahren Sie noch heute mehr über Asana.