Bei We Are Era ermöglicht Asana Best-in-Class Creative Work

Das paneuropäische Medienunternehmen We Are Era ist seit 2019 eine 100%ige Tochter der RTL-Group und des Bertelsmann Konzerns. We Are Era (ehemals Divimove) hat in den letzten Jahren sein Geschäftsmodell nachhaltig diversifiziert und Vision, Mission und Unternehmenswerte neu definiert. Länderübergreifend vereint der Hybrid aus Talent Agency und Studio sowohl Content, Talent und Reichweitenvermarktung unter einem Dach und versteht sich als kürzester Weg zu jeder Community in Europa.

Im sich stetig wandelnden Medienumfeld erkennt We Are Era Trends und bietet Lösungen, die nicht nur zum aktuellen Zeitgeist passen, sondern diesen auch aktiv formen. We Are Era verfolgt die Mission, aus Werten Geschichten zu entwickeln, Talente zu Ikonen aufzubauen und aus Insights Relevanz zu schaffen

Die mehrfach ausgezeichnete Agentur agiert am Puls der Zeit - schnell, flexibel, auf Augenhöhe mit ihren Kunden - und kreiert Content, der bei der Zielgruppe ankommt. Doch wie gelingt es We Are Era schneller und agiler als andere Agenturen auf Kundenanfragen zu reagieren und diese kreativ umzusetzen? We Are Era ist innerhalb der Branche sehr gut vernetzt und nutzt smarte, Up-to-Date Technik für Best-in-Class Ergebnisse: Mit dem digitalen Work-Management-Tool Asana organisiert die Agentur Informationen so, dass sie jederzeit auffindbar und als Prozesse wiederholbar und automatisierbar werden. So steigert sie die Effizienz und verkürzt die Durchlaufzeiten von Projekten, besonders in standardisieren Projektabschnitten.

Durch die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen mit Asana behalten unsere Teams den Überblick, sparen Zeit und können sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Content, der überzeugt.”

Das erfolgreiche Projektmanagementkonzept wurde vom Pitch & Projekt Management-Team entwickelt. Unter der Leitung von Christian Röhrich ist das Team für die Positionierung, die Entwicklung von Kreativkonzepten und das Pitch-Deck des Unternehmens verantwortlich, sowie für Influencer-Sourcing, Medieneinkauf und Distributionsplanung. Als Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern verantwortet das Team neue Projekte für Marken und öffentliche Ausschreibungen und verwaltet funktionsübergreifende Workflows – alles mit Asana.

Wie wurde Asana zum zentralen Tool für das Projektmanagement bei We Are Era?

In der Vergangenheit nutzte das Team eine Vielzahl verschiedener Lösungen für die Kommunikation und die Kollaboration. Das war nicht nur umständlich, sondern führte auch  letztendlich zu Mehrarbeit für das Projektmanagement-Team. 

Asana wurde in der Freemium-Version standortübergreifend als Tool für Arbeitsanfragen eingesetzt: etwa für Reise-, IT- oder Designanfragen. Christian erkannte gleich, dass Asana ein noch viel größeres Potenzial bot. Er begann die Nutzung in seinem Team zu erweitern und Asana damit zur zentralen Plattform für die Projektsteuerung und die tägliche Zusammenarbeit auszubauen.

Bei We Are Era sind typischerweise viele Abteilungen in Projekte involviert, wie z.B. die Strategie, Kreation und Produktion, deshalb ist der Abstimmungsbedarf sehr hoch, mit vielen Briefings und Feedback-Runden. Diesen Projektablauf stellte Christian einheitlich auf das smarte Tool Asana, mit dem alle zusammenarbeiten können, das den Projektablauf übersichtlich und klar strukturiert und effizientes Arbeiten ermöglicht. Für sich wiederholende administrative und organisatorische Tätigkeiten erstellte er Automatisierungsregeln, die durch bestimmte Auslöser - zum Beispiel ein Fälligkeitsdatum - aktiviert werden, um so den Arbeitsaufwand zu minimieren.

Für Christian sind es vor allem die Statusberichte und die Übersichtlichkeit, die den Best-in-Class Workflow ermöglichen: Alle, die in irgendeiner Weise an einem Projekt beteiligt sind, wissen jederzeit wie das Projekt läuft und wo es steht, indem sie entweder automatische Statusmeldungen erhalten oder den Status schnell und einfach selbst abfragen können. Zudem werden Projekte wesentlich übersichtlicher, da die Kommunikation in Asana auf verschiedenen Hierarchieebenen projektbezogen stattfindet: getrackt, eingeordnet, sortiert und für jeden auffindbar.

Man spürt den Beitrag, den Asana als ‚Single Source of Truth‘ leistet. Wir merken, dass wir die Anzahl unserer Projekte steigern können, ohne dabei den Druck zu erhöhen, weil man nicht mehr alles im Kopf haben muss.”

Den Teammitgliedern war es freigestellt, ob sie Asana verwenden wollten. Sie erkannten rasch den persönlichen Mehrwert und begannen, ihre Projekte und Aufgaben in Asana zu bearbeiten. Dabei ist es Christian sehr wichtig, die Automatisierungsregeln im Team zu kommunizieren, damit die Nutzer genau wissen, was bei Asana „im Hintergrund abläuft“, während sie an ihren Kernthemen arbeiten.

Einige Nutzer, die sich stark mit Asana identifizieren, haben eine„Asana Task Force“ gebildet. Sie testen neue Funktionen und sorgen dafür, dass Prozesse sinnvoll in Asana abgebildet werden. So unterstützen sie ihre Kollegen und tragen aktiv zur Skalierung der Software bei.

Wie ziehen Mitarbeiter größtmöglichen Nutzen aus Asana?

Christian und sein Team sind zuständig für die Evaluierung von Pitch-Anfragen von Neukunden sowie Briefings oder Anfragen für neue Projekte von Bestandskunden. Funktions- und länderübergreifend bearbeiten sie Anfragen für alle We Are Era-Standorte. Das gesamte Team hat eine eigene gemeinsame Inbox auf Asana, über die es automatisch alle neuen Anfragen vom Sales-Team erhält. 

Sobald Asana eine Anfrage für ein neues Projekt meldet, klärt das Pitch & Projektmanagement -Team die wichtigen Eckdaten wie anvisierter Zeitrahmen, Budgetplanung, Beratungsintensität und Zielgruppe. Falls die gelieferten Informationen nicht ausreichen, können Rückfragen an das Sales-Team direkt über ein Asana-Formular als Standardprozess abgewickelt werden. Ein weiteres Formular ist so aufgebaut, dass die Mitarbeiter es direkt an Kunden schicken können. Der Anfragen-Workflow mit festen Formularen sichert die Qualität und minimiert den Zeitverlust zu Beginn des Projekts.

Sind alle wichtigen Informationen gesammelt, werden je nach Kapazität, Fähigkeiten und Interessen die passenden Projektmanager und Teams für das jeweilige Projekt ausgewählt.

Der Projektmanager kann auf Asana Deadlines und den aktuellen Status der Projekte der Mitarbeiter einsehen. So kann er auf einen Blick erkennen, wer noch ein weiteres Projekt übernehmen oder unterstützen kann. Die von Asana geschaffene Struktur ermöglicht dem Pitch & Projektmanagement-Team so eine wesentlich effizientere Arbeitsweise.

Doch nicht nur das Pitch & Projektmanagement Team arbeitet gerne mit Asana, das flexible Tool wird im gesamten Unternehmen als zentrales Work Management Tool genutzt, je nach Abteilung und Zuständigkeiten zusammen mit HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers CrowdTangle und Frame.io.

Asana ist visuell aufgebaut, das ist sehr wichtig für ein Unternehmen, das aus dem Marketing kommt.Wir laden auch unsere Kunden zu Asana ein, um mit uns gemeinsam zu arbeiten.”

Ein großer Vorteil von Asana ist, dass das Tool seinen Nutzern verschiedene Ansichtsoptionen bietet. Viele arbeiten gerne in der Board-Ansicht, weil diese den gesamten Workflow visualisiert und Creatives anzeigt – zum Beispiel Bilder, die zum Projekt hochgeladen wurden. Auch die Zeitleisten-Ansicht wird gerne genutzt und mit Kunden geteilt, damit alle Beteiligten jederzeit über den aktuellen Projektstatus informiert sind.

Weil die Funktionalität von Asana so intuitiv und benutzerfreundlich ist, bedarf es keiner langen Einarbeitungszeit. Das Onboarding neuer Kunden, für das We Are Era eine einfache Methodik entwickelt hat, ist üblicherweise in nur 15 bis 20 Minuten abgeschlossen.

Asana bei We Are Era: Eine Erfolgsgeschichte in Zahlen

Die Anzahl der Aufgaben, die auf Asana erstellt werden, steigt seit Monaten immer weiter. Das zeigt, wie stark das Tool angenommen wird, wie viele Funktionen integriert sind und wie viele Projekte über Asana abgewickelt werden.”

Bei We Are Era nutzen 240 Mitarbeiter länderübergreifend an allen acht Standorten Asana in ihrer eigenen Sprache. Zusammen handhaben die User derzeit 2500 Projekte und fast 400.000 Tasks auf Asana. Tendenz: stetig steigend.Die zunehmende Nutzung von Asana Regeln, Formularen und Projektvorlagen ermöglicht dem Team eine durchschnittliche Zeitersparnis, die vergleichbar ist mit 90 Arbeitstagen.

Wie Asana kontinuierlich die Prozesse optimiert

Durch Asana ist die Zusammenarbeit mit den Kunden deutlich transparenter und effizienter geworden. 

Auf Asana kommunizieren wir mit unseren Kunden auf Augenhöhe – anders als per E-Mail, weil E-Mail ein offiziellerer Kommunikationsweg ist, bei dem man einen formelleren Ton wählen würde.”

Viele Kunden antworten auf Asana schneller und öfter. Sie geben mehr Feedback, wodurch laufende Projekte den Kundenwünschen entsprechend angepasst und erfolgreicher und stressfreier abgewickelt werden können. Durch die verbesserte Einbindung der Kunden konnte We Are Era die Kundenzufriedenheit erhöhen und langfristig die Kundenbindung stärken. 

Auch für die Mitarbeiter hat sich der Arbeitsstil nachhaltig verändert. Asana ermöglicht ihnen nahtloses, ortsunabhängiges Arbeiten. Nicht nur vom Büro oder von zuhause, sondern von jedem beliebigen Ort aus haben Mitarbeiter Zugriff auf alle Informationen, die zentral auf Asana abgelegt sind. Auch die native App hat sich dabei sehr bewährt. 

Im gesamten Unternehmen wird mit Asana eine transparente Art des Zusammenarbeitens praktiziert. Alles wird offen kommuniziert. Ein Problem mit der Transparenz hatte bei We Are Era niemand: Die Medienbranche ist schnelllebig, digital und sehr offen. Die Mitarbeiter haben die Vorteile dieser Arbeitsweise schnell erkannt und nutzen Asana, um sich mit anderen auszutauschen oder um Unterstützung zu bitten. Häufig hatten andere schon ähnliche Projekte, haben eine Zielgruppe bereits recherchiert oder kennen einen geeigneten Influencer. So wird Doppelarbeit vermieden, Erfahrung weitergegeben und Projekte kommen schneller voran.

Dafür gibt es Asana: dass wir nicht immer bei null anfangen müssen, sondern in einen offenen und ehrlichen Informationsaustausch treten können.”

Die Informationen von Kollegen helfen bei neuen Projekten enorm. Der Wissenstransfer steigert die Motivation der Mitarbeiter und erhöht die Qualität und Effizienz der Arbeit.

Wie geht es weiter mit Asana bei We Are Era?

Für die Zukunft plant We Are Era, projektbezogene Kommunikation bevorzugt auf Asana stattfinden zu lassen,  Office-Funktionen auf Asana abzuwickeln und den Einsatz von Asana auszuweiten. Auch die Portfolio- und die Berichts-Funktionen will das Unternehmen künftig nutzen. 

Durch weitere Automatisierung wird We Are Era künftig Prozesse noch einfacher und effizienter gestalten, damit sich die Mitarbeiter auf  das konzentrieren können, was wirklich zählt: Best-in-Class Kreativität.

Ganz im Sinne der offenen Zusammenarbeit wird das Unternehmen auf der Ziele-Funktion neben den Unternehmenszielen auch die OKRs (Objectives and Key Results) der Mitarbeiter hinterlegen und somit strategische Ziele mit der täglichen Arbeit auf der operativen Ebene verknüpfen - um Klarheit über Zweck, Plan und die eigene Verantwortung zu schaffen.  So können Mitarbeiter stets sehen, wie sie ihre konkreten Projekte und Aufgaben priorisieren können, um ihre OKRs zu erreichen - und wie diese wiederum dazu beitragen, die Jahressziele und letztendlich die Unternehmensmission zu erfüllen.