Mammut erreicht mit Asana neue Höhen

Abenteuer werden beim Schweizer Outdoor-Unternehmen Mammut Sports Group AG ganz groß geschrieben. Ob Wandern, Klettern, Bergsteigen oder Wintersport: Mammut stattet Outdoor-Enthusiasten, die bei jedem Wetter in den Bergen unterwegs sind, mit der passenden Ausrüstung aus. Das Unternehmen kann bereits auf eine 160-jährige Firmenhistorie zurückblicken. Gegründet 1862 als Seilerei, entwickelt und vertreibt es heute Performance-Bekleidung, Schuhe, Rucksäcke, Schlafsäcke, Kletter- sowie Lawinenausrüstung. Mammut ist inzwischen in 40 Ländern tätig und beschäftigt rund 800 Mitarbeitende.

Zum Anspruch des Outdoor-Spezialisten gehört es nicht nur, Bergsportfans hochwertige, innovative und sichere Produkte zu bieten, sondern auch, sie mit einzigartigen Marketingerlebnissen zu begeistern. Das Marketing dreht sich um professionell produzierte Inhalte, von Artikeln und Interviews mit Profi-Athletinnen und -Athleten bis hin zu spannenden Kurzfilmen. Dazu kommen immer wieder Großprojekte wie die aktuelle Trail-Running-Kampagne GRIT, die drei Läuferinnen auf ihrem 340 Kilometer langen Weg quer durch Island begleitet hat und Storytelling, Strava-Aktionen, Videos, soziale Medien und mehr umfasst.

Rund 100 Mitarbeitende arbeiten im Marketingteam eng zusammen, um solche kreativen Kampagnen Wirklichkeit werden zu lassen.

Asana optimiert das kreative Arbeiten

Hinter jeder Marketingkampagne stecken zahlreiche kreative Köpfe – Designer, Texterinnen, Fotografen, Social-Media-Spezialisten und mehr. Obwohl das globale Marketing von der Firmenzentrale in Seon ausgeht, bestehen auch enge Kooperationen mit Teams an anderen Standorten weltweit sowie mit externen Agenturen. Der Marketingbereich arbeitet dabei immer an fünf Saisons und mehreren Kollektionen gleichzeitig. Damit sind Dutzende von Projekten in unterschiedlichen Stadien parallel abzuwickeln, von der ersten Konzeption über das Texten der Marketingslogans und Fotoshootings bis zum Layout und Launch-Event. Zusätzlich laufen lokale und regionale Aktionen. Um die vielen Kampagnen zum Erfolg zu machen, müssen unzählige Zahnräder ineinandergreifen.

Das geht nur, wenn das Team gut vernetzt ist, transparente Abläufe hat und optimal miteinander kommuniziert. Mammut hat deshalb manuelle To-Do-Listen, selbst gesetzte Fristen und das Arbeiten in Silos abgeschafft und gestaltet seit 2021 mit Asana eine ganz neue Art der koordinierten und interdisziplinären Zusammenarbeit. Das Unternehmen setzt das Work-Management-Tool ein, um saubere Marketingkampagnen aufzusetzen, alle Anforderungen, Eckdaten und Inhalte zentral zu verwalten und den kreativen Entstehungsprozess zu beschleunigen.

Derzeit nutzen um die 100 Mammut-Mitarbeitende Asana, darunter die Marketing-Teams sowie Kollegen aus den Bereichen Produktentwicklung, Retail, Verkaufsförderung und Kundenbindung. Allein im letzten Quartal haben sie mit der Plattform fast 6.000 Aufgaben erstellt, 92.000 Aktivitäten durchgeführt und 27.000 Kollaborationen angestoßen; Asana hat im Hintergrund 1.600 Aktionen automatisch übernommen. Die Zahl der bisher mit Asana verwalteten Projekte beläuft sich auf 144. Die Einführung in das Tool ist bereits fester Bestandteil der Einarbeitungsphase für neue Mitarbeitende, denn Asana bestimmt inzwischen weitgehend den täglichen Arbeitsablauf.

Transparenz für komplexe Kampagnen

Asana verbindet bei Mammut Event-Teams, die Newsletter-Redaktion, digitale Marketingexperten, E-Commerce-Spezialisten, Content-Manager und Werbestrategen auch über Ländergrenzen hinweg. Die Plattform hilft allen Mitarbeitenden, Abläufe zu verbessern und sich reibungsloser gegenseitig zuzuarbeiten. Wie in einer Seilschaft kann sich jeder auf die anderen verlassen. Bei Creative Operations Manager Raphael Lechner laufen die Fäden der einzelnen Projekte zusammen.

Der gelernte Fotograf und Mediendesigner freut sich vor allem über zwei Vorteile: „Erstens haben wir mit Asana Schritt für Schritt Transparenz in unsere komplexen Kampagnen gebracht. Wir haben den Überblick über den aktuellen Status aller Arbeitsschritte, können uns über die Kommentarfunktion direkt in Asana austauschen und alles besser abstimmen. Zweitens haben wir eine Messbarkeit geschaffen, die uns hilft, realistische Termine festzulegen und auch einzuhalten.“

Raphael Lechner schätzt vor allem die Zeitleiste, in der das Team alle Aufgaben mit den zugehörigen Deadlines übersichtlich darstellen kann. „Wir können genau sehen, wie alles miteinander verknüpft ist und wie schnell eine Kampagne angestoßen werden kann. Das hilft auch, Erwartungshaltungen im Unternehmen besser zu steuern.“

Wir können mit Asana die komplette Kampagnenplanung abbilden, samt Projektabschnitten, Unteraufgaben, Meilensteinen und Abhängigkeiten. Und der Content-Kalender zeigt uns in Echtzeit den Status der Inhalte, die in Arbeit sind.”

Bonus: deutlich weniger E-Mails

Die bessere Messbarkeit der Arbeitslast hilft Mammut bei der Kapazitätsplanung. Wenn sich bei Mitarbeitenden zu viel Arbeit stapelt, können Aufgaben in Asana ganz einfach anderen Teammitgliedern zugewiesen werden. Ein spürbarer Vorteil im Arbeitsalltag ist auch, dass sich das E-Mail-Aufkommen reduziert hat, vor allem in der Kampagnenplanung. Die Zeiteinsparungen durch die Nutzung der Kommentarfunktion in Asana und die schnellere Suche nach Informationen lassen sich auf 20 Tage im Jahr hochrechnen. Und wenn E-Mails kommen, dann lassen diese sich mit der Outlook-Integration gleich in Asana-Tasks umwandeln.

Eine weitere Integration mit dem kollaborativen Design-Tool Figma erlaubt es den Marketingmitarbeitenden außerdem, direkt in Asana Design-Prototypen anzusehen und zu kommentieren, was den Feedback-Prozess vereinfacht. Insgesamt sind weniger Rückfragen und Abstimmungsschleifen nötig, Videokonferenzen und Vor-Ort-Besprechungen sind seltener geworden. So geht weniger Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit verloren und die Mitarbeitenden können produktiver sein.

Wir merken, dass wir mehr Platz im Terminkalender haben. Weil alle sehen können, was wann fertig werden muss, kann jeder sein Arbeitspensum besser organisieren. ”

Asana hilft, Marketingbudgets zu optimieren

Mit einer ausgefeilten Content-Marketing-Strategie findet der Dialog mit den Kundinnen und Kunden bei Mammut auf vielen Kanälen statt, die zum Beispiel das Online-Journal und den Newsletter, soziale Medien wie Instagram und Fachmedien umfassen. Dank der Übersicht über alle Projekte in Echtzeit kann Mammut jetzt immer sehen, wo gerade die meisten Marketingaktivitäten stattfinden und seine Kampagnen entsprechend anpassen, damit alle Kommunikationskanäle – und damit die Budgets – optimal genutzt sind.

Das Team spart zudem bares Geld, weil es dank der Transparenz zwischen den einzelnen Arbeitsgruppen weniger Überraschungen gibt. „Dass ein Projekt wegen fehlender Kommunikation oder Planung irgendwo hängenbleibt und dringend ein Freelancer oder eine externe Agentur einspringen muss, um auszuhelfen, das passiert eigentlich gar nicht mehr“, erklärt Raphael Lechner.

In den Fällen, wo für besondere Aufgaben doch einmal ein externer Spezialist hinzugezogen wird, kann er sich in Zukunft einen Gastzugriff auf Asana vorstellen, der die Zusammenarbeit erleichtert.

Daneben will Mammut die Asana-Nutzung im Unternehmen ausbauen, zusätzliche Teams anbinden und seine bewährten Arbeitspraktiken weiterentwickeln. Auch die weitere Automatisierung von Workflows ist für die nahe Zukunft angepeilt, um zusätzlich Zeit einzusparen – zum Beispiel mit benutzerdefinierten Feldern, die neue Aufgaben automatisch dem richtigen Mitarbeitenden zuweisen.

Bei Mammut hinterfragen wir uns ständig neu und wollen uns fortlaufend verbessern. Es geht darum, immer den nächsten Gipfel zu erklimmen. Asana hilft uns dabei.”