Coupa skaliert mit Asana, um seine Kunden bestmöglich zu unterstützen

Highlights

Herausforderung

• Vor Asana gab es keinen zentralen Arbeitsbereich für die Verfolgung und Verwaltung von Vorhaben im gesamten Value Services-Bereich.

• Verschiedene Teams verwendeten eine Vielzahl von Tools und Tabellen, die die Arbeit dezentralisierten und es den Führungskräften erschwerten, eine Übersicht über Fortschritte zu erkennen.

• Das PMO benötigte einen formellen Prozess für die Bearbeitung eingehender Arbeitsanfragen, der ihm helfen sollte, Anfragen in einer strukturierten und zielführenden Weise zu organisieren und zu priorisieren.

Lösung

• Die Geschäftsleitung richtete ein PMO ein, um Lösungen für diese Herausforderungen zu entwickeln, und entschied sich für Asana, um eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum zu schaffen.

• Sie wählten die Plattform, da sie eine effiziente Möglichkeit bietet, in allen Teams über den Projektstatus zu berichten, Klarheit darüber zu gewinnen, wer was und bis wann erledigt und zu verhindern, dass Arbeitsvorgänge übersehen werden.

• Das PMO machte sich für Verwendung der Plattform stark und expandierte Asana langsam auf andere Teams.

• Asana bot einen klar ersichtlichen Weg zur Verwaltung von Anfragen, eine Übersicht über laufende Aufgaben und eine Möglichkeit, doppelte Aufgaben zu erkennen und zu konsolidieren.

Ergebnisse

•  658 % Zeitersparnis in 3 Jahren: Coupa führte 2020 mit Asana ein PMO ein. Bis 2023 konnten 135 Arbeitstage pro Jahr eingespart werden, indem isolierte Arbeitsvorgänge beseitigt und stattdessen teamübergreifend zusammengeführt wurden.

• Verbesserte Transparenz für die Unternehmensführung: Mit Asana erstellte das PMO von Coupa eine Unternehmens-Roadmap für bevorstehende Projekte und konsolidierte aktive Projekte in einem Portfolio, um den Fortschritt auf einfache Weise im Vergleich zu den Zielen darzustellen

• Zielgerichtete Projektpriorisierung: Die Einführung eines numerischen Rankingsystems über ein Asana-Formular zur Erfassung neuer Arbeitsvorgänge hat dem PMO geholfen, neue Projekte zu priorisieren und besser Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

Wie Asana Coupa hilft, intelligenter zu arbeiten

Dem Unternehmen zeigen, was mit einem PMO und Asana möglich ist

Heute werden bevorstehende und laufende Value Services-Vorhaben in Asana verfolgt, um Kunden dabei zu helfen, ihre Geschäftsziele von der Coupa-Implementierung bis zur Einführung und darüber hinaus zu erreichen. Zu den Projekten gehören die Implementierung neuer Tools wie ein CMS, ein Lernmanagementsystem und eine Kundenkommunikationsplattform für Kundenbetreuer.           

Value Services-Teams können jetzt Unterstützung für das Projekt- und Programmmanagement vom PMO über ein End-to-End-System in Asana anfordern, mit dem Projekte von der Anfrage über die Roadmap bis hin zur Lieferung begleitet werden können.

Standardisierte Anfragen für eine bessere Priorisierung

Eine optimierte Erfassung von Arbeitsvorgängen hilft Teams, schneller zu arbeiten

Vor Asana gab es keinen standardisierten Prozess für die Verfolgung und Verwaltung von Vorhaben im gesamten Value Services-Bereich. Das PMO benötigte einen formellen Prozess für die Bearbeitung eingehender Arbeitsanfragen, der ihm helfen sollte, Anfragen in einer strukturierten und zielführenden Weise zu organisieren und zu priorisieren.

Wenn das PMO heute eine Supportanfrage prüfen möchte, muss ein Value Services-Team das Vorhaben über ein Asana-Formular einreichen, mit dem das Projekt auf seine Priorität geprüft und entsprechend kategorisiert werden kann.  Dieses System hat eine schnellere und objektivere Entscheidungsfindung über die Zuteilung von Ressourcen ermöglicht. Das Asana-Formular hilft dem PMO-Team auch, wichtige Informationen zu einem Projekt im Voraus zu erfassen, damit es schneller mit der Arbeit beginnen kann. 

Effektive Priorisierung von Projekten

• Das Team sammelt alle Informationen, die es benötigt, um Anfragen mit einem Asana-Formular zur Erfassung neuer Arbeitsvorgänge, zu bearbeiten, das Details wie den Anwendungsfall, Führungskräfte als Sponsoren, beteiligte Teams, die Zeitplanung und ob technische Unterstützung erforderlich ist, erfasst. 

• Außerdem werden die übermittelnden Personen aufgefordert, das Vorhaben auf mindestens eines von drei Unternehmenszielen abzustimmen, damit die neuen Arbeitsvorgänge mit den Geschäftsprioritäten in Einklang steht.

• Das PMO-Team verwendet Formularantworten, um eine allgemeine Prioritätskennzahl zu erhalten, mit der das Vorhaben im Vergleich zu anderen bewertet werden kann.

• Wenn ein Formular eingereicht wird, wird dadurch eine entsprechende Aufgabe erstellt, die in ein Projekterfassungs-Board in Asana übertragen wird, wo das PMO-Team die Anfrage und ihre Priorität überprüft.

Verbesserte Ausrichtung und Umsetzung der Roadmap

Die erhöhte Transparenz hilft Führungskräften, bevorstehende Arbeitsvorgänge besser zu planen

Die Value Services Roadmap erfasst und verfolgt alle bevorstehenden und laufenden Arbeiten und gibt Führungskräften einen Überblick darüber, welche Schritte als Nächstes für das Unternehmen relevant sind. In dieser Kick-off-Phase kann das Team alle Beteiligten aufeinander abstimmen, die Projektanforderungen erfassen und sich auf Meilensteine einigen.

Effiziente Erstellung von Projektfahrplänen

Führungskräfte können jede bevorstehende Initiative sehen, die durch eine Aufgabe im Value Services Roadmap- Projekt dargestellt wird.

• Benutzerdefinierte Felder erleichtern das Sortieren, Filtern und Erstellen von Berichten über die Arbeit. Diese Felder werden automatisch anhand der in das ursprüngliche Formular eingegebenen Daten ausgefüllt und umfassen die Priorisierungsstufe, den Genehmigungsstatus, das Lieferquartal und das strategische Ziel, auf das es hinarbeitet.

• Bei Vorhaben, die Unterstützung durch das PMO-Team von Technical Services erfordern, wird dem Team von Technical Services automatisch eine Asana-Unteraufgabe zur Genehmigung zugewiesen um die funktionsübergreifende Ausrichtung der Prioritäten der Roadmap und die Transparenz in beiden PMO-Organisationen zu gewährleisten.

• Wenn die Arbeit beginnt, wandelt das PMO die Asana-Aufgabe automatisch in ein Asana-Projekt um. Dies gewährleistet Kontinuität, indem bisherige Informationen aus dem ursprünglichen Formular beibehalten werden.

Optimierte Projektplanung und Fortschrittsverfolgung in Echtzeit

Echtzeit-Berichte sorgen dafür, dass die Arbeit nach Plan verläuft

Das PMO von Coupa benötigte eine effiziente Möglichkeit, in allen Teams über den Projektstatus zu berichten, Klarheit darüber zu gewinnen, wer was und bis wann erledigt und zu verhindern, dass Arbeitsvorgänge übersehen werden.

Dynamische Projekt- und Fortschrittsnachverfolgung

• Neue Projekte werden automatisch zum „In-flight“-Portfolio des PMO-Teams in Asana hinzugefügt, das alle aktiven Projekte auf einen Blick anzeigt. Es ist einfach, die Fälligkeitsdaten, den Status, die betroffenen Value Services-Teams und vieles mehr zu sehen.

• Teams können im Asana-Projekt zusammenarbeiten und ihre Arbeit verfolgen, und alle zwei Wochen werden detaillierte Status-Updates für jedes Projekt veröffentlicht.

• Das PMO-Team hat eine einheitliche Vorlage für diese Updates erstellt, damit das Ziel, die in den letzten zwei Wochen erreichten Fortschritte, die Hindernisse, die Aufmerksamkeit erfordern, und die nächsten Schritte erfasst werden.

• Um eine konsistente Berichterstattung über die wichtigsten Kennzahlen der Unternehmensleistung zu ermöglichen, hat das Team ein Dashboard erstellt, das die Arbeit im gesamten In-Flight-Portfolio nachverfolgt, z. B. die Anzahl der aktiven Projekte nach Team, die Anzahl der Projekte nach Statuskategorie und den Prozentsatz der pünktlich abgeschlossenen Projekte.

• Abgeschlossene Projekte werden in ein „Abgeschlossene Projekte“-Portfolio in Asana verschoben.

Seit der Einrichtung des PMO mit Asana als grundlegende Plattform wird geschätzt, dass die Value Services-Organisation von Coupa ihre Gesamt-Zeiteinsparungen von 2020 bis 2023 um +658 % erhöht hat. Das PMO hilft seinen Teams bei der Skalierung und gibt Führungskräften durch eine priorisierte Roadmap und standardisierte Fortschrittsberichte Einblick in Vorhaben im gesamten Unternehmen. Die Umstellung der Prozesse zu Asana hat die Zusammenarbeit zwischen dem PMO und den Teams, mit denen es arbeitet, optimiert und dazu beigetragen, etwa 135 Arbeitstage pro Jahr einzusparen, die früher für manuelle Arbeit aufgewendet wurden. Die gewonnene Arbeitszeit wird heute dazu eingesetzt, weiteren Mehrwert zu erzielen. 

Das PMO wird den Teams in Coupa weiterhin den Mehrwert von Asana und Projektmanagement aufzeigen und ihnen helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen, während das Unternehmen auf seine Vision hinarbeitet, jeden von Unternehmen ausgegebenen Dollar effektiver, gerechter und nachhaltiger einzusetzen.