Spotify-Teams bringen ihre Programme mit Asana voran

Spotify wurde 2008 gegründet und ist heute der wichtigste Umsatzträger für die Musikindustrie mit 456 Millionen Nutzern, deren monatliche Beiträge eine Auszahlung von Lizenzgebühren an Millionen von Künstlern ermöglichen. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Steigerung seines Umsatzes durch seine Kerngeschäftsfelder wie Werbepartnerschaften und Spotify Premium-Abonnements. Aber es investiert auch in neuere Initiativen, wie eine erstklassige Podcast-Plattform, Hörbücher und Inhalte aus hauseigener Produktion.

Viele Mitarbeitende von Spotify nutzen Asana, um ihre Arbeit zu verwalten und Wachstumsziele zu erreichen. Dazu gehören auch die Umsatzteams, die Werbekampagnen für Kunden erstellen und neue Geschäftsbereiche entwickeln, sowie die IT-Teams, die dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden die Technologie haben, die sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen – unabhängig davon, wo sie sich befinden. Asana ermöglicht es ihnen, mit Agenturen zusammenzuarbeiten, manuelle Prozesse zu automatisieren und den Führungskräften einen Überblick über die Fortschritte bei der Erreichung ihrer Ziele zu geben. Asana wird zentral verwaltet und verfügt über eine automatisierte Bereitstellung, um die globale, dezentral arbeitende Belegschaft dabei zu unterstützen, die Musikbranche weiter zu revolutionieren.

Automatisierte Verwaltung mit Asana

Ein Hotel in Mailand, ein Schreibtisch in London, ein ruhiges Café in Tokio: Das Work from Anywhere-Programm von Spotify ermutigt Mitarbeitende, ihre Laptops dahin mit zunehmnen, wo sie arbeiten möchten. Da das Unternehmen weltweit wächst, benötigen Teams Tools für die Zusammenarbeit, um in Verbindung zu bleiben, weshalb Spotify-Mitarbeitende Asana seit 2013 einsetzen.

Chris Sanchez, Senior Application Engineer bei Spotify, arbeitete in der ersten Einrichtungsphase eng mit dem Asana-Kundenteam zusammen, um die Admin-Funktionen, die Sicherheit und die Automatisierung zu optimieren. Provisionierung und Deprovisionierung werden jetzt über die Identitäts- und Zugriffsverwaltungsplattform des Unternehmens automatisiert. „Asana ist ideal, da es die Möglichkeit bietet, Personen automatisch on- und offzuboarden und Projekte selbstständig zu erstellen“, sagt er. 

Das dedizierte Asana-Kundenteam von Spotify bietet umfassende Schulungsangebote und hilft Teams, ihre Workflows auf die Plattform zu verlagern. Wenn ein Mitarbeitender eine Frage hat, kann die Person dem Asana-Kundenteam direkt eine Aufgabe zuweisen oder in einem speziellen Slack Connect-Kanal eine Frage stellen. In einem Asana-Projekt sind Schulungen zum Selbststudium verfügbar, in dem das Kundenteam regelmäßig Updates veröffentlicht und Videos von neuen Funktionen teilt, wenn sie eingeführt werden.

Skalieren mit Asana

Die Umsatzteams bei Spotify nutzen Asana, um die betrieblichen Abläufe zu skalieren, manuelle Workflows zu automatisieren und neue Vorhaben als global vernetztes Unternehmen zu testen.

Creative Operations- und Scaled Marketing Services-Teams: Steigerung der Werbeeinnahmen

Das Creative Operations-Team innerhalb von Scaled Marketing Services übernahm die gesamte Post-Sales-Kampagnenproduktion und wagte den Wechsel von uneinheitlichen E-Mail-Workflows hin zu einem zentralisierten Asana Workflow, um das wachsende Volumen der Kundenkampagnen verarbeiten zu können.

Wenn ein Kundenbetreuer eine Anfrage für eine laufende Kampagne über ein Asana-Formular einreicht, wird eine Asana-Aufgabe erstellt, die das Creative Operations-Team bearbeiten kann. Dann verwenden sie eine Projektvorlage mit klaren vorgegebenen Schritten und weisen sie einem internen Projektmanager oder einer Drittagentur zu. Asana-Regeln automatisieren die Schritte, die für die Durchführung einer Kampagne erforderlich sind.

Asana-Dashboards bieten eine Echtzeit-Berichterstattung über den Kampagnenstatus und bieten eine ganzheitliche Sicht auf das, woran jede einzelne Agentur arbeitet, die SLA-Bereitstellung und wie viele Assets erstellt wurden. Führungskräfte können sehen, wann eine Kampagne überfällig ist und welche Agenturen und Teamkolleginnen oder Kollegen die erforderlichen Kapazitäten haben, um auszuhelfen.

Blair Wilson, Senior Manager bei Spotify, sagt: „Die Möglichkeiten zur Vernetzung innerhalb Asanas ist ein absolutes Highlight. Alle unsere Systeme befinden sich an einem Ort, von der Rechnungsstellung über die Produktion von Drittanbietern bis hin zu Kampagnenvorlagen, und kommunizieren miteinander, um eine individuelle Berichterstattung zu ermöglichen.“

Das Creative Operations-Team führt jetzt die globale Werbeproduktion in großem Umfang durch. Die Gesamtzahl der Kampagnen, die das Team verwalten kann, ist nachweislich um 50 % gestiegen, und die Anzahl der Kampagnen, die jeder Projektmanager und jede Managerin pro Monat bearbeiten kann, hat sich um 100 % erhöht, sodass mehr Werbekampagnen für Kunden erstellt werden können, die das Umsatzwachstum von Spotify fördern.

Revenue-Engineering-Team: Bestehende Einnahmequellen ausbauen und neue Einnahmechancen erschließen

Das Revenue Engineering-Team von Spotify erhält eine hohe Anzahl von Funktionsanfragen von Stakeholdern. Zuvor wurden sie über verschiedene Kanäle wie Tabellenkalkulationsprogramme, Chats, E-Mails usw. verwaltet. Doch dann geschah der Wechsel zu Asana, um die Anfragen zentral zu erfassen und einen Prozess zu entwickeln, mit dem die Anfragen durch den Produktentwicklungszyklus geführt und über ihren Status berichtet werden konnte.

Stakeholder füllen ein Asana-Formular aus, um eine neue Funktion oder Verbesserung anzufordern. Dadurch wird eine Asana-Aufgabe erstellt, die automatisch dem richtigen Produktmanager oder der richtigen Produktmanagerin zugewiesen wird und basierend auf dem im Formular angegebenen Aufgabentyp entsprechend delegiert werden kann. 

Wenn der Produktmanager der Arbeitsanfrage zustimmt, wird die Aufgabe auch zu einem Master-Asana-Projekt hinzugefügt, das alle angefragten Funktionen an einem Ort zeigt – eine zentrale Informationsquelle für Stakeholder und das Revenue Engineering-Team, um zu sehen, wie es um den Fortschritt steht. Benutzerdefinierte Felder in der Aufgabe zeigen den Status der Funktion im Produktzyklus und weitere technische Details zum Entwicklungsfortschritt werden mit der Asana-Jira-Integration nachverfolgt. Der anfragende Stakeholder wird als Beteiligter zur Aufgabe hinzugefügt und erhält automatische Benachrichtigungen, wenn sich die Werte benutzerdefinierter Felder ändern, was Aufschluss über den Fortschritt der Funktionsentwicklung gibt. 

Diese Sichtbarkeit hat viele Status-Meetings für Gruppen überflüssig gemacht und den ehemals zeitaufwändigen Prozess des Abrufs von Daten für das Erstellen von Statusberichten vereinfacht, indem Updates asynchron zusammengestellt und gesendet werden.

Netzwerkinfrastruktur- und Operations-Teams: Mitarbeitende können ortsunabhängig arbeiten

Das Team für Netzwerkinfrastruktur und Operations von Spotify hat bereits 2018 mit der Verwendung von Asana begonnen, um Technologieimplementierungen für neue Niederlassungen auf der ganzen Welt zu verwalten. Zuvor koordinierten sie sich mit Teams im Unternehmen oder externen Anbietern in einer Mischung aus Tabellen, E-Mails, Chats und anderen Tools. 

Als das Team Asana entdeckte, erstellte es einfach eine Vorlage, die die internen, netzwerkbezogenen und externen Anforderungen an technische Implementierungen für jede Phase des Projekts erfasste. Die Möglichkeit, externe Auftragnehmer einfach in ein Projekt einzubinden und ihnen Aufgaben zuzuweisen, verbesserte das Verantwortungsbewusstsein und Transparenz für das Team, das für die Verwaltung mehrerer Bürogebäude weltweit verantwortlich ist. Dies verbesserte ihre Fähigkeit, neue Standorte rechtzeitig fertigzustellen und über Zeitzonen hinweg zusammenzuarbeiten, ohne dass sie stundenlange Meetings abhalten mussten, um sich abzustimmen.

Im Laufe der Jahre hat das Team mehr von seiner Arbeit in Asana verlagert und führt nun verschiedene Arbeitsabläufe – von der Verwaltung der IT-Roadmap über Softwaremigrationen bis hin zur täglichen Arbeit – über die Plattform durch. Und Harry kann alle laufenden Projekte des gesamten Teams in einem Portfolio überwachen, damit er weiß, worauf er sich konzentrieren muss, und der Geschäftsleitung einfach über die Fortschritte Bericht erstatten kann.

Was passiert als Nächstes? Zeit für noch mehr Unterhaltung

Die Teams von Spotify werden ihre Arbeit weiterhin in Asana verwalten und Prozesse optimieren, um die Bemühungen des Unternehmens zu unterstützen, seinen Zuhörern das bestmögliche Audioerlebnis zu bieten.