I team di Spotify portano avanti i programmi con Asana

Lanciato nel 2008, Spotify è oggi il principale motore di entrate per l’industria musicale, con una base di ascoltatori di 456 milioni di utenti che alimenta i pagamenti delle royalties a milioni di artisti. L’azienda si concentra sull’aumento delle entrate attraverso i suoi flussi principali di partnership pubblicitarie e gli abbonamenti premium a Spotify. Ma sta anche investendo in iniziative più recenti, come una piattaforma di prim’ordine per podcast, audiolibri e contenuti originali.

Molti dei dipendenti di Spotify utilizzano Asana per gestire il proprio lavoro e raggiungere gli obiettivi di crescita, inclusi i team delle entrate che producono campagne pubblicitarie per i clienti e sviluppano nuove linee di business, e i team IT che garantiscono ai dipendenti la tecnologia di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, indipendentemente da dove si trovano. Asana consente di collaborare con le agenzie, automatizzare i processi manuali e offre alla leadership una panoramica dell’avanzamento rispetto agli obiettivi. Asana è gestita in maniera centralizzata, con un provisioning automatizzato per supportare una forza lavoro globale e in primo luogo da remoto, mentre continua a rivoluzionare il settore dello streaming audio.

Amministrazione automatizzata di Asana 

Un hotel a Milano, una scrivania a Londra, un posto tranquillo a Tokyo: il programma Work from Anywhere di Spotify incoraggia i dipendenti a sistemarsi con i loro laptop dove preferiscono. Con la crescita dell’azienda a livello globale, i team hanno bisogno di strumenti di collaborazione per rimanere in contatto e i dipendenti di Spotify hanno adottato Asana dal 2013.

Chris Sanchez, Senior Application Engineer di Spotify, ha lavorato a stretto contatto con il team di Asana durante il periodo iniziale di configurazione per mettere a punto i controlli di amministrazione, la sicurezza e l’automazione. Il provisioning e il deprovisioning sono ora automatizzati attraverso la loro piattaforma di gestione delle identità e degli accessi. “Asana è il luogo ideale in cui le persone possono eseguire l’onboarding e l’offboarding automaticamente e creare progetti in autonomia”, afferma. 

Il team di Asana dedicato per Spotify è disponibile per fornire una formazione avanzata e aiutare i team a spostare i loro flussi di lavoro sulla piattaforma. Se un dipendente ha una domanda, può assegnare direttamente un’attività al proprio team Asana dedicato o chiedere in un apposito canale Slack Connect. I corsi di formazione self-service sono disponibili in un progetto di Asana in cui il team dedicato all’account pubblica aggiornamenti regolari e condivide video relativi a nuove funzionalità al momento del lancio.

Espandere l’attività con Asana

Spotify è un’organizzazione connessa a livello globale e i team delle entrate utilizzano Asana per espandere le operazioni, automatizzare i flussi di lavoro manuali e pilotare nuove iniziative.

Team Creative Operations e Scaled Marketing Services: aumentare le entrate pubblicitarie

Il team Creative Operations all’interno di Scaled Marketing Services ha rilevato l’intero ambito del lavoro di produzione delle campagne post-vendita e si è spostato da flussi di lavoro di posta elettronica eterogenei a un flusso di lavoro di Asana centralizzato per supportare il crescente volume di campagne dei clienti. 

Quando un account manager invia una richiesta per una campagna che ha venduto tramite un modulo Asana, questo crea un’attività Asana per il team Creative Operations. Quindi utilizza un modello di progetto con le fasi di esecuzione e lo assegna a un project manager interno o a un’agenzia esterna. Le regole di Asana automatizzano le fasi di sviluppo della campagna.

Le dashboard di Asana offrono report in tempo reale sullo stato delle campagne, fornendo una visione olistica di ciò su cui ogni agenzia sta lavorando, del rispetto degli SLA e della quantità di asset prodotti. I manager possono vedere quando una campagna è scaduta e quali agenzie e colleghi del team hanno disponibilità per aiutare.

Blair Wilson, Senior Manager di Spotify, afferma: "L’interconnettività è un punto di forza di Asana. Tutti i nostri sistemi sono riuniti in un unico posto, dalla fatturazione alla produzione di terze parti ai modelli di campagna, e tutti comunicano tra loro per ottenere resoconti personalizzati".

Il team Creative Operations ora gestisce la produzione di annunci globali su larga scala. L’espansione è stata supportata da un comprovato aumento del 50% del numero totale di campagne che il team può gestire e da un aumento del 100% del numero di campagne che ogni project manager può gestire al mese, il che ha consentito di produrre più campagne pubblicitarie per i clienti, con un conseguente incremento dei ricavi per Spotify.

Team Revenue engineering: supportare i flussi di entrate e crearne di nuovi

Il team di Revenue Engineering di Spotify riceve un volume elevato di richieste di funzionalità da parte degli stakeholder. In precedenza le gestiva con diversi strumenti, come fogli di calcolo, chat, email, ecc., ma è passato ad Asana per raccogliere le richieste in un unico posto e progettare un processo per riceverle durante il ciclo di sviluppo del prodotto e generare resoconti sul loro stato. 

Gli stakeholder compilano un modulo Asana per richiedere una nuova funzionalità o un miglioramento, che crea un’attività Asana che viene automaticamente assegnata al product manager corretto per la classificazione, in base al tipo specificato nel modulo. 

Quando l’attività viene assegnata al product manager, questa viene aggiunta anche a un progetto Asana principale che mostra tutte le funzionalità richieste in un unico posto: una fonte di riferimento sia per gli stakeholder che per il team Revenue Engineering per vedere a che punto è il lavoro. I campi personalizzati nell’attività indicano lo stato della funzionalità nel ciclo del prodotto e ulteriori dettagli tecnici sull’avanzamento dello sviluppo, che vengono monitorati utilizzando l’integrazione Asana-JIRA. Lo stakeholder richiedente viene aggiunto all’attività come collaboratore e riceve notifiche automatiche quando i valori dei campi personalizzati cambiano per riflettere l’avanzamento della funzionalità. 

Grazie alla visibilità, è diminuito il numero delle riunioni sullo stato di avanzamento che venivano organizzate per i gruppi di grandi dimensioni. Inoltre, è stata semplificata l’estrazione dei dati per la creazione di resoconti sullo stato. In precedenza, infatti, era un processo dispendioso in termini di tempo, che richiedeva la compilazione e l’invio degli aggiornamenti in modo asincrono. 

Team Network Infrastructure & Operations: consentire ai dipendenti di lavorare ovunque

Il team Network Infrastructure and Operations di Spotify ha iniziato a utilizzare Asana nel 2018 per gestire le implementazioni tecnologiche per i nuovi uffici in tutto il mondo. Prima si coordinava con team locali e fornitori esterni in un mix di fogli di calcolo, email, chat e altri strumenti. 

Quando il team ha scoperto Asana, ha creato un modello per raccogliere i requisiti interni, di rete ed esterni per le implementazioni tecnologiche per ogni fase del progetto. La capacità di integrare facilmente appaltatori esterni in un progetto e assegnare loro attività ha migliorato direttamente la responsabilità e la trasparenza per il team che gestisce più sedi a livello globale. Ciò ha migliorato significativamente la capacità di costruire nuovi uffici in tempo e collaborare in tutti i fusi orari senza trascorrere ore in riunione per rimanere allineati.  

Nel corso degli anni, il team ha trasferito la maggior parte del proprio lavoro in Asana e ora gestisce diversi flussi di lavoro, dalla gestione della roadmap IT alle migrazioni del software al lavoro quotidiano, all’interno della piattaforma. Inoltre, Harry può supervisionare tutti i progetti del team in corso attraverso il portfolio, in modo a cosa dedicare il suo tempo e elaborare facilmente resoconti per condividere l’avanzamento con il direttivo.

Ecco il prossimo passo: premi Riproduci

I team di Spotify continueranno a gestire il loro lavoro e a semplificare i loro processi su Asana per supportare l’impegno dell’azienda nell’offrire la migliore esperienza audio ai suoi ascoltatori.