Die drei grundlegenden Elemente des Work Management

Die teamübergreifende Koordination von Arbeit ist chaotisch – vor allem, wenn Sie E-Mails oder Messenger-Apps durchforsten müssen, um Informationen zu finden. Ohne ein System für die Planung, Organisation und Durchführung der Arbeitsvorgänge an einem Ort nehmen Verwirrung und Chaos zu. Dadurch kommen Teams langsamer voran, Fristen werden nicht eingehalten und ambitionierte Ziele nicht erreicht. Ortsunabhängiges Arbeiten kann dieses Problem noch verstärken und Teams besonders unter Druck setzen.

Aber glücklicherweise können Sie und Ihr Team diese Hürden der Koordination aus dem Weg schaffen – unabhängig davon, ob Sie nun gemeinsam in einem Büro arbeiten oder ortsunabhängig und über den Globus verteilt sind. Genau hier kommt Work Management – und ein Work-Management-System – ins Spiel.

Da es so viele Optionen gibt, fällt die Wahl des richtigen Tools nicht leicht. Am Ende dieses Leitfadens werden Sie genau wissen, was ein Arbeitsmanagement-Tool für Sie leisten sollte, damit es Ihr Team dabei unterstützt, auf dem Laufenden zu bleiben, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen.

Was ist Work Management und wie kann es Ihr Team bei der Zusammenarbeit unterstützen?

Bevor wir uns ansehen, wie ein Work-Management-System die Leistung von Ihnen und Ihrem Team fördern kann, möchten wir erklären, was Work Management genau ist. So definieren wir es bei Asana:

Work Management ist eine systematische Vorgehensweise zur Koordination der Arbeitsabläufe eines Unternehmens, um Teams die nötige Klarheit zu verschaffen, damit sie ihre Ziele schneller erreichen. Zu den Arbeitsabläufen eines Unternehmens zählen zum Beispiel Projekte, fortlaufende Prozesse oder Routineaufgaben. Beim Work Management steht die Koordination von Menschen und Arbeitsvorgängen auf allen Ebenen eines Unternehmens im Mittelpunkt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass allen die Informationen zur Verfügung stehen, die sie zum Erledigen der wirkungsvollsten Aufgaben benötigen.”

Im Wesentlichen geht es bei Work Management – im Gegensatz zu Projektmanagement – um viel mehr als das Abarbeiten von Aufgaben und das Erbringen einzelner Leistungen. Es bietet eine umfassende Sicht auf die Art, wie Sie und Ihr Team arbeiten und unterstützt die Erstellung von Prozessen und Arbeitsplänen für eine bessere und langfristige Koordination auf allen Ebenen Ihres Unternehmens.

Da bei Work Management das große Ganze und die Verbindung der einzelnen Elemente Ihrer Arbeit im Mittelpunkt stehen, weiß jedes Teammitglied, wie die eigene Arbeit zu den größeren Unternehmenszielen beiträgt. Das Verständnis über diesen Zusammenhang kann ein wichtiger Motivationsfaktor für Ihre Mitarbeiter sein.

Wir haben herausgefunden, dass Teams, die die Auswirkung Ihrer Arbeit auf das Unternehmen kennen, bei Projekten viel motivierter sind.”

Wie sieht Work Management nun im Alltag aus? Werfen wir einen Blick auf die drei Säulen eines Work-Management-Systems, um zu sehen, wie Work Management in der Praxis aussieht und wie es zu einer reibungsloseren und stressfreieren Zusammenarbeit beiträgt.

Säule 1: Organisation der Elemente eines Work-Management-Systems

Unabhängig von der Branche und dem Unternehmen gibt es in einem Team oder Unternehmen drei Kernelemente, die die Arbeit definieren:

• Aufgaben

• Projekte

• Portfolios

Ein Work Management Tool vereinfacht Teams und Unternehmen die Planung, Organisation und Durchführung ihrer Arbeit basierend auf diesen drei Kernelementen. Sehen wir uns jedes davon einmal genauer an.

Aufgaben stellen individuelle Arbeiten dar, z. B. die erste Bearbeitung eines Blogbeitrags oder die Überprüfung eines Codes. Aufgaben können sich wiederholen, wie ein Monatsbericht, oder einmalig sein, wie beispielsweise die Aktualisierung einer Website. Unabhängig von Ihrem Job oder dem Projekt, an dem Ihr Team arbeitet, muss jede gut aufbereitete Aufgabe Klarheit über drei Aspekte schaffen: wer erledigt was und bis wann. Das erscheint offensichtlich, aber wenn Aufgaben erstellt und zugewiesen werden, ohne sofort zu klären, wer was und bis wann erledigt, wird das fehlende Verantwortlichkeitsgefühl zu Unklarheiten führen.

Wenn Aufgaben gruppiert werden, handelt es sich um das zweite Kernelement: ein Projekt. Projekte stehen für größere Ziele, die ein Team versucht zu erreichen, wie die Einführung eines neuen Produkts oder der Start einer Markenkampagne. Mit anderen Worten: Alle Projekte, egal wie groß oder klein, bestehen aus mehreren (oder vielen) individuellen Aufgaben.

Portfolios von Projekten sind das dritte Kernelemente der Arbeit. Kurz gesagt handelt es sich um Gruppen von Projekten. Diese sind vor allem für einen Manager (oder einen einzelnen Mitarbeiter, der bei mehreren Projekten involviert ist) nützlich, um bei vielen Projekten die Übersicht zu behalten. Die Mitverfolgung der Fortschritte in Portfolios sorgt für Transparenz und Vertrauen in den Teams und ermöglicht eine nahtlose Koordination auf allen Unternehmensebenen, von leitenden Führungskräften und Managern bis hin zu einzelnen Mitarbeitern. In einem Work-Management-System bietet Ihnen ein Projektportfolio einen Blick aus der Vogelperspektive auf das gesamte Vorhaben und ermöglicht Ihnen dann, auf individuelle Projekte heranzuzoomen und schließlich die Aufgabenebene einzusehen. So wissen Sie, woran Ihr Team gerade arbeitet.

Die besten Work-Management-Systeme vereinen nahtlos diese drei Elemente und verhelfen Ihnen und Ihrem Team auf allen Ebenen zu Klarheit und festen Verantwortlichkeiten bei Ihren wichtigsten Vorhaben. Verantwortlichkeiten und Klarheit sind die Basis für eine stressfreiere Zusammenarbeit und mehr Fortschritt. Ein Work-Management-System schafft Struktur und erfasst alles – vom kleinsten Detail bis hin zum großen Ganzen – an einem Ort.

Säule 2: Dynamische Ansichten in einem Work-Management-System

Obwohl eine allgemeine Struktur für die standardisierte Erfassung und Organisation (z. B. in Aufgaben, Projekte und Projektportfolios) von Informationen wichtig ist, kann ein Work-Management-System mit dynamischen Darstellungsmöglichkeiten dieser Informationen die Effizienz Ihres Teams noch weiter steigern. Dynamische Ansichten bieten jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, Inhalte auf eine Weise zu betrachten, die sowohl zum eigenen Arbeitsstil als auch zum Work-Management-System des Teams passt.

Auf individueller Ebene sollten Personen ihre eigenen Aufgaben einfach und klar einsehen können – abseits vom Durcheinander eines großen Projektes. Sei es über eine Listen- oder eine Kalenderansicht, jeder braucht einen Ort, wo die eigenen „To-Dos“ auf eine Weise angezeigt werden, die für einen funktioniert und die es einfach macht, sich auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren. Dadurch können Mitarbeiter ihren Tag besser organisieren, ihre Auslastung im Blick behalten und Aufgaben priorisieren.

Auf Projektebene eignen sich manche Projekte besser für bestimmte Arten der Visualisierung als andere. Eine Veranstaltung mit einer langen Checkliste, die kleine aber wichtige Aufgaben enthält, wird am besten in der Listenansicht dargestellt. Für einen agilen Workflow hingegen, wie bei der Webentwicklung, wird eine Boardansicht besser sein. Und für einen Content-Kalender eignet sich – Sie haben es erraten – eine Kalenderansicht am besten.

Bei großen und komplexen Projekten mit vielen Beteiligten und Partnern aus verschiedenen Arbeitsbereichen ist es wichtig, mit einem Work Management-System zu arbeiten, das den Wechsel zwischen verschiedenen Ansichten unterstützt. Ein Produktmarketing-Manager möchte heute vielleicht alle Ergebnisse in der Listenansicht angezeigt bekommen, aber bereits morgen könnte er eine Zeitleistenansicht benötigen, um sicherzustellen, dass die Fälligkeitsdaten aller Beteiligten gut aufeinander abgestimmt sind.

Letzten Endes gibt es keine richtige oder falsche Weise zur Visualisierung von Projekten. Das Wichtigste dieser Säule ist es, ein Work-Management-System zu haben, das flexibel ist und es Ihrem Team ermöglicht, die Ansichten zu nutzen, die im jeweiligen Moment am nützlichsten sind.

Säule 3: Automatisierung von Prozessen mit einem Work-Management-System

Ein Großteil unserer Arbeit umfasst fortlaufende oder sich wiederholende Prozesse – eine Tatsache, die Ihnen vielleicht nicht einmal auffällt. Durch die Automatisierung einfacher Prozesse mit einem Work-Management-System, können Sie Arbeitsabläufe beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und für Klarheit in Ihrem Team sorgen.

Zum Beispiel laufen die meisten Produkteinführungen nach demselben Muster ab, selbst wenn andere Personen involviert sind. Was wäre, wenn Sie dafür Vorlagen erstellen könnten? Mit einem Work-Management-System können Sie Vorlagen für die Projekte und Prozesse erstellen, die Ihr Team häufig erledigt. So müssen Sie nicht jedes Mal von Null beginnen, um einen Workflow zu erstellen. Zudem wird gewährleistet, dass keines Ihrer Teammitglieder wichtige Schritte, wie Budget- oder rechtliche Genehmigungen für eine Kampagne übersieht. Natürlich hat jedes Projekt seine Eigenheiten. Aber Sie müssen das Rad auch nicht jedes Mal neu erfinden. Dadurch gewinnt Ihr Team Zeit und ein besseres Verständnis für die verschiedenen Prozesse.

Außerdem bieten manche Work-Management-Systeme – so auch Asana – die Möglichkeit, einige der kleineren Aufgaben, für die Ihr Team Zeit aufwenden muss, zu automatisieren. Das kann die Zuweisung der richtigen Arbeitsschritte an den richtigen Teamkollegen sein, die Festlegung oder Änderung von Fälligkeitsdaten und die Übergabe von Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt. Wenn Ihr Team ein Work-Management-System mit Automatisierungsfunktionen verwendet, stellt die Optimierung von Prozessen sicher, dass niemand wichtige Schritte übersieht. Auf diese Weise kommt Ihr Team schneller voran.

Effizientere Zusammenarbeit durch ein Work-Management-System

Mit einem Work-Management-System können Sie und Ihr Team reaktives Verhalten und die Bearbeitung einzelner Projekte hinter sich lassen und durch einen umfassenden Blick auf das gesamte System, in dem Sie tätig sind, ersetzen. Durch die Vogelperspektive auf alle Vorgänge – und auf deren Verbindungen zu größeren Vorhaben – kann Ihr Team effizienter arbeiten und Stress reduzieren.

Wirklich produktiv sind wir, wenn wir nicht nur an kurzfristige Lösungen denken, sondern das langfristige System im Blick behalten. Wir sind produktiv, wenn wir nicht nur akute Probleme lösen, sondern ernsthaft darüber nachdenken, welche Systeme nötig sind und welche Prozesse verbessert werden könnten.”

Anstatt sich zu fragen, wer was und bis wann erledigt, in E-Mails nach Dokumenten zu suchen und zu überlegen, wie Ihr Team das letzte Projekt geplant hat, kann Work Management die gesamte Organisation für Sie übernehmen. Auf Basis einer einzigen Informationsquelle können Sie und Ihr Team beständige Arbeitspläne erstellen und wissen, wer welche Verantwortlichkeiten hat. So erreichen Sie mehr – und reduzieren Stress.