Gruppenarbeit: So funktioniert effizientes Arbeiten in der Gruppe!

Gerade im Projektmanagement ist es wichtig, dass man als Gruppe zusammenarbeiten kann. Manche freuen sich über die Teilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, andere wiederum haben ihre Probleme damit und würden lieber alleine arbeiten. Es ist deshalb nicht immer einfach, eine erfolgreiche Gruppenarbeit umzusetzen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen mehr über die Gruppenarbeit. Dabei sprechen wir über Voraussetzungen, die für eine effektive Zusammenarbeit in der Gruppe gegeben sein müssen, wichtige Tipps für eine erfolgreiche Arbeit, sowie die Vor- und Nachteile einer Gruppenarbeit im Vergleich zur Arbeit als Einzelperson.

Was ist Gruppenarbeit?

Eine Gruppenarbeit gibt es in verschiedenen Bereichen, vor allem aber in der Schule bzw. dem Studium und im Berufsleben sehen wir die meisten Berufsarbeiten. In unserem Artikel werden wir uns auf die Gruppenarbeit im Berufsleben konzentrieren.

Hier definiert sich die Gruppenarbeit als ein arbeitsorganisatorisches Konzept, bei dem eine gewisse Gruppe von Mitarbeitern eigenständig und eigenverantwortlich an einem gewissen Arbeitsauftrag arbeitet. Dieses Konzept findet vor allem im heutigen Projektmanagement Anwendung, da hier in einem Team bzw. einer Gruppe an einer Aufgabe gearbeitet wird. Die Konzepte und Methoden, die wir hier also besprechen, können den Erfolg eines Projekts auf jeden Fall positiv beeinflussen.

Die Merkmale einer Gruppe

Bevor wir aber näher auf die verschiedenen Gruppenarbeit Methoden eingehen, beginnen wir doch zunächst einmal mit der Definition einer Gruppe. Hier gibt es einige wichtige Merkmale, die gegeben sein müssen, damit wir überhaupt von einer Gruppe sprechen können.

Mehrzahl

Eine Gruppe muss aus mehreren Personen sprechen, zumindest drei Leute müssen hier gemeinsam arbeiten. In diesem Fall spricht man von einer Kleingruppe. Denn nur so kann überhaupt eine gewisse Art von Gruppendynamik entstehen und man kann beobachten, wie die Personen sich in der Gruppe verhalten und welche Rollen sie einnehmen. 

Ein Gruppenarbeit Beispiel dazu: Es gibt oft Mitglieder, die automatisch in die Führungsposition treten, während andere wiederum lieber beobachten und im Hintergrund arbeiten.

Eine maximale Anzahl gibt es nicht, denn die Gruppengröße ist stark von der Aufgabe bzw. dem Projekt abhängig. Man kann jedoch sagen, dass die Koordination sich als schwieriger erweist, je mehr Personen an einer Gruppenarbeit beteiligt sind. Denn bei Großgruppen kommen viele Meinungen und Ansichten dazu, was die Entscheidungsfindung wesentlich verlängert.

Zeitliche Begrenzung

Ein weiteres Merkmal einer Gruppenarbeit ist die zeitliche Begrenzung. In fast allen Fällen wird ein Projekt über einen gewissen Zeitraum umgesetzt und genau in diesem Zeitraum stehen die Gruppenmitglieder in regelmäßigem Kontakt zueinander.

Hier ist es auch interessant anzumerken, dass die Gruppenbildung im Laufe des Projekts verschiedene Phasen durchläuft. So benötigen sie beispielsweise eine gewisse Kennenlern- und Anlaufzeit, bevor sie wirklich effizient und effektiv an dem Projekt und dem Ziel arbeiten können.

Folgende Phasen durchlaufen die Mitarbeiter bei einer Gruppenarbeit in der Regel:

• Forming: In der ersten Phase lernen sich die einzelnen Teilnehmer der Gruppe näher kennen. Je nachdem, wie gut die Sozialkompetenzen der Mitglieder sind, kann diese Phase lange oder kurz dauern.

• Storming: In der nächsten Phase kommt es zu den ersten Meinungsverschiedenheiten, es treten die ersten Konflikte auf. Dies ist nicht weiter verwunderlich, immerhin haben die meisten Menschen unterschiedliche Meinungen und Ansichten. Diese Konflikte lösen sich aber mit der Zeit wieder.

• Norming: Nach den Konflikten beginnt eine Ruhezeit, in der die Mitarbeiter anfangen, einen Teamgeist zu entwickeln. Mittlerweile sind Fragen wie die Rollenverteilung und die Gruppenzusammensetzung geklärt und die Gruppe beginnt, produktiv zu arbeiten.

• Performing: In dieser Phase arbeitet die Gruppe auf Hochtouren. Die interne Dynamik hat sich eingestellt, alle Mitarbeiter können sich nun auf die zugewiesenen Aufgaben konzentrieren.

Kontakt

Wie bereits vorhin schon angesprochen, haben die Mitglieder einer Gruppe in diesem begrenzten Zeitrahmen einen regelmäßigen Kontakt zueinander. Dieser ist essentiell, da man sich nur durch diesen Kontakt gegenseitig kennenlernen kann, mehr über die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitglieder Bescheid weiß und ihnen vertrauen kann.

Dabei ist es nicht wichtig, ob der Kontakt physisch ist oder nicht. Denn gerade in der heutigen Zeit von New Work ist es nicht unüblich, dass viele Mitarbeiter im Home-Office arbeiten. So gibt es auch virtuelle Teams, die auf ihre eigene Art und Weise ebenfalls im Kontakt zueinander stehen.

Normen

In jeder Gruppe entwickeln sich eigenen Normen bzw. Verhaltensweisen, diese sind wichtig, da sie so einheitlich arbeiten können. Die Mitarbeiter wissen so, was sie erwartet, wenn sie mit anderen Gruppenmitglieder sprechen, Meetings abhalten, etc.

Wir-Gefühl

Im Laufe der Gruppenarbeit entsteht unter den Mitarbeitern ein sogenanntes Wir-Gefühl. Dies wird in der Psychologie allgemein auch als Gruppenkohäsion bezeichnet. Dieses Gefühl von Zusammenhalt wird vor allem durch gemeinsame Motive und Anreize gefördert.

Gemeinsame Motive sind im Falle eines Projektmanagements das Ziel, das erreicht werden soll. Als Projektmanager bzw. Gruppenleiter sollte man hier regelmäßig darauf achten, dass man die einzelnen Gruppenmitglieder an das übergeordnete Ziel erinnert. Denn so arbeiten zwar die Arbeitnehmer an unterschiedlichen Aufgaben, sie wissen jedoch alle, dass sie einen wichtigen Teil zum Endziel beitragen.

Die Anreize, also Incentives, fördern ebenfalls das Gefühl der Zusammenarbeit. Incentives können beispielsweise Boni oder Prämien für alle Gruppenmitglieder sein, nachdem das Ziel erfolgreich erfüllt wurde.

Welche Voraussetzungen sind für eine Gruppenarbeit notwendig?

Soviel zu den Merkmalen, die eine Gruppe ausmachen. Sprechen wir doch jetzt eher darüber, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit eine Gruppenarbeit überhaupt erfolgreich stattfinden kann. 

Hier wurden im Laufe der Zeit verschiedene Ausprägungen definiert, die sehr wichtig für eine erfolgreiche Gruppenarbeit sind. In den nächsten Absätzen sprechen wir näher über diese Merkmale:

Autonomie

Eine Arbeitsgruppe kann nur dann gemeinsam an den Aufgaben und Zielen arbeiten, wenn sie zum einen ein gemeinsames Ziel haben und selbständig dafür die Verantwortung übernehmen dürfen.

Es ist deshalb unbedingt wichtig, dass einer Gruppe die Freiheit gegeben wird, selbständig die Arbeitsabläufe zu bestimmen. Durch diese Autonomie kann sich die Gruppe auf ihre eigene Art und Weise entfalten und so effizient arbeiten.

Personalkontinuität

Eine weitere wichtige Voraussetzung sind die Gruppenmitglieder selbst. Es ist natürlich selbstverständlich, dass die Mitglieder einer Gruppe auch Aufgaben außerhalb der Gruppenarbeit zu erledigen haben.

Wenn jetzt jedoch diese Mitglieder mehr Zeit mit Tätigkeiten außerhalb der Gruppe verbringen bzw. die Teammitglieder oft gewechselt werden, kann kein wirkliches Gefühl von Zusammenhalt entstehen und die Gruppe arbeitet nicht auf Hochtouren.

Kommunikation

Eine weitere wichtige Voraussetzung ist eine regelmäßige Kommunikation. Denn ohne dieser ständige Austausch untereinander verliert man oft das gemeinsame übergeordnete Ziel aus den Augen, verliert sich oft in den eigenen Tätigkeiten und kann keine gute Teamfähigkeit entwickeln.

Es ist daher unbedingt wichtig, dass Kommunikationskanäle geschaffen werden. Gerade bei Remote Teams können digitale Tools sehr hilfreich sein. Asana etwa als Work Management Tools erlaubt es Unternehmen, Projekte digital abzubilden. Dazu kann man auch die Aufgaben, die Fristen und die Abhängigkeiten untereinander abbilden. Die Mitglieder der Gruppenarbeit stehen so in regelmäßigem Austausch miteinander und können auch sehen, woran die anderen Gruppenmitglieder arbeiten.

Die besten Gruppenarbeit Methoden!

Bei einer Gruppenarbeit kommen oft Mitarbeiter mit den verschiedensten Hintergründen zusammen. Deshalb kann es sehr hilfreich sein, auf gewisse Methoden zurückzugreifen, die der Produktivität helfen können. 

Brainstorming

Brainstorming gehört zu den wohl einfachsten und besten Kreativitätstechniken. Mit dieser Technik lassen sich viele Ideen und Ansätze zu einem Problem bzw. einem Ziel finden. Man braucht dazu nicht viel, nämlich nur die Gruppe und etwa Zeit. Gerade bei heterogenen Gruppen, also bei jenen Gruppen, wo viele verschiedene Ansichten aufeinander treffen, kann diese Methoden sehr hilfreich sein.

Es gibt verschieden Brainstorming-Techniken, grundsätzlich lassen sich alle Sitzungen in zwei Phasen einteilen. Die erste Phase ist die Ideenfindung, hier geht es darum, in der vorgegebenen Zeit so viele Ideen wie möglich zu sammeln. In der Ideenbewertung werden alle Vorschläge bewertet und miteinander verglichen. Am Ende hat man dann hoffentlich eine Idee bzw. einen Ansatz gefunden, mit dem sich arbeiten lässt. Eine interessante Alternative wäre auch das Ishikawa-Diagramm, welches ideal zur Suche von Ursachen für eine Lösung eingesetzt werden kann.

Mindmap

Auch eine Mindmap kann sehr hilfreich für eine Gruppenarbeit sein. Gerade bei Themen, die sehr komplex sind und viele verschiedene Informationen berücksichtigt werden müssen, ist eine Mindmap hilfreich. 

So werden die Zusammenhänge grafisch abgebildet. Im Zentrum steht dabei der zentrale Gedanke, bei einer Gruppenarbeit also das Ziel. Davon ausgehend werden verschiedene Unterpunkte hinzugefügt, etwa die Projektmanagement-Methoden, die zur Auswahl stehen, welche Vor- und Nachteile diese haben, Ideen für den Projektablauf, die Verteilung der Zuständigkeiten, etc.

Vor- und Nachteile einer Gruppenarbeit!

Kommen wir im letzten Abschnitt zu den Vor- und Nachteilen, die mit einer Gruppenarbeit als Arbeitsform kommen. In welchen Situationen kann eine Gruppenarbeit besser seine als die Arbeit als Einzelperson und wann nicht.

Die Vorteile:

• Mehr Motivation: Es gibt viele Leute, die nicht gerne alleine arbeiten und als Teamplayer besser funktionieren. Der soziale Austausch mit anderen Menschen während der Arbeit kann für viele Leute motivierend sein, wodurch sie mehr Spaß an der Arbeit haben. Gerade also für diese Teamplayer kann eine gemeinsame Arbeit sehr positive Effekte haben.

• Bessere Ergebnisse: Durch die Zusammenarbeit von mehreren Personen kommen die verschiedensten Meinungen und Stärken zusammen. Wird eine Gruppenarbeit erfolgreich durchgeführt, lassen sich diese unterschiedlichen Ansichten und Kompetenzen nutzen, um im Vergleich zu einer Einzelarbeit qualitativ bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen.

• Arbeitsteilung: Ein Projekt kann sehr komplex sein und viele verschiedene Aspekte beinhalten. Ein einzelne Person wäre damit wahrscheinlich stark überfordert und würde dem Druck nicht lange standhalten. In der Gruppenarbeit können die Aufgaben je nach Kompetenzprofil aufgeteilt werden, wodurch die einzelnen Mitarbeiter entlastet werden.

Die Nachteile:

• Weniger Motivation: Gerade Teamplayer profitieren von einer Gruppenarbeit, Einzelgänger jedoch eher weniger. So gibt es sicherlich viele Mitarbeiter, die von der Arbeit in der Gruppe genervt sind, da sie vielleicht vom längeren Entscheidungsprozess nichts halten. Für diese Leute kann eine Gruppenarbeit demotivierend sein.

• Lange Diskussionen: Eine Gruppe sollte immer wieder daran erinnert werden, dass ein Ziel innerhalb der vorgegebenen Zeit erreicht werden sollte. Geschieht dies nicht, kann es zu langen und endlosen Diskussionen führen, wobei manche Themen nicht einmal relevant für das eigentliche Ziel sein können.

• Falsche Gruppendynamiken: Innerhalb der Gruppenarbeit können sich Dynamiken entwickeln, die sehr kontraproduktiv für das Endziel sein können. Wenn sich einzelne Personen etwa zu stark in den Vordergrund drängen, neigen introvertierte Mitglieder dazu, ihre Ansichten nicht zu teilen und sich bedeckt zu halten.

Als Projektmanager sollte man auf jeden Fall über die möglichen Konsequenzen und Nachteile von Gruppenarbeiten informiert sein. Denn Tatsache ist, dass eine Arbeit in der Gruppe funktionieren kann, jedoch muss auch regelmäßig kontrolliert werden, dass sich die Gruppe auf dem richtigen Weg befindet.