Mit diesen Problemlösungsstrategien machen Sie Ihr Team zu kompetenten Problemlösern

Stellen Sie sich vor, Sie erledigen Ihre täglichen Aufgaben auf Arbeit, Ihr Chef ruft Sie herein und verkündet: „Wir haben ein Problem.“ 

Leider leben wir nicht in einer Welt, in der sich Probleme sofort mit einem Fingerschnippen lösen lassen. Zu wissen, wie man Probleme effektiv löst, ist im Berufsleben eine wichtige Fähigkeit, die es zu entwickeln gilt. Wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie ein Problem zu lösen haben und eine effektive Lösung brauchen?

In diesem Artikel schlüsseln wir den Problemlösungsprozess auf und zeigen Ihnen, wie Sie die effektivsten Lösungen für komplexe Probleme finden.

Was versteht man unter Problemlösung?

Unter Problemlösung versteht man den Prozess, eine Lösung für ein bestimmtes Problem oder einen Konflikt zu finden. Es gibt zahlreiche Wege, ein Problem zu lösen. Deshalb ist es wichtig, einen Problemlösungsprozess zu durchlaufen, um so die beste Lösung zu finden. Eine Kreuzschlitzschraube lässt sich zwar mit einem Schlitzschraubendreher lösen, allerdings gibt es hierfür ein besseres Werkzeug. Der Einsatz gängiger Problemlösungstechniken hilft Ihnen, die beste Lösung für die jeweilige Situation zu finden, ähnlich wie bei der Verwendung der richtigen Werkzeuge.

4 Schritte zur effektiven Problemlösung

Auch wenn es sehr verlockend sein mag, sich gleich kopfüber in ein Problem zu stürzen – nehmen Sie sich trotzdem die Zeit, Schritt für Schritt vorzugehen. Hier erfahren Sie, wie Sie den Problemlösungsprozess mit Ihrem Team effektiv aufschlüsseln können:

1. Ermitteln Sie das Problem, das gelöst werden muss

Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein Problem zu ermitteln, besteht darin, Fragen zu stellen. Es empfiehlt sich, zunächst journalistische Fragen zu stellen, wie etwa:

• Wer: Wer hat mit dem Problem zu tun? Wer hat es verursacht? Wer ist am meisten davon betroffen?

• Was: Was ist los? Wie groß ist das Ausmaß des Problems? Welches Vorhaben behindert dieses Problem?

• Wo: Wo ist dieses Problem aufgetreten? Betrifft dieses Problem noch etwas anderes im direkten Umfeld? 

• Wann: Wann ist dieses Problem aufgetreten? Wann tritt dieses Problem auf? Handelt es sich um ein dringendes Problem, das innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens gelöst werden muss?

• Warum: Warum passiert das? Warum wirkt es sich auf Arbeitsabläufe aus?

• Wie: Wie ist es zu diesem Problem gekommen? Wie wirkt es sich auf Arbeitsabläufe und die Produktivität der Teammitglieder aus?

Journalistische Fragen zu stellen kann Ihnen helfen, eine aussagekräftige Problemstellung zu definieren, damit Sie die aktuelle Situation objektiv beleuchten und einen Plan erstellen können.

Hier sehen Sie beispielhaft, wie ein Designteam mithilfe journalistischer Fragen sein Problem ermittelt:

Übergeordnetes Problem: Design-Anforderungen werden nicht erfüllt

• Wer: Team für Design, digitales Marketing, Webentwicklung

• Was: Designanfragen werden vergessen, gehen verloren oder werden ad hoc erstellt.

• Wo: E-Mail-Anfragen, Tabelle für Designanfragen

• Wann: Verpasste Anfragen am 20. Januar, 31. Januar, 4. Februar, 6. Februar

• Wie: Die E-Mail-Anfrage ging im Posteingang verloren, und die Excel-Tabelle zur Annahme neuer Anfragen wurde nicht korrekt aktualisiert. Das Team für digitales Marketing musste die Anzeigenveröffentlichung um einige Tage verschieben, da es zu Engpässen bei den Designanfragen kam. Die Designer mussten zusätzliche Stunden arbeiten, um sicherzustellen, dass alle Anfragen abgearbeitet wurden.

In diesem Beispiel gibt es viele verschiedene Aspekte dieses Problems, das gelöst werden kann. Durch journalistische Fragen können Sie verschiedene Probleme ermitteln und herausfinden, wen Sie in den Prozess einbeziehen sollten.

2. Tragen Sie mehrere mögliche Lösungen in einem Brainstorming zusammen

Wenn Sie und Ihr Team mithilfe von Brainstorming verschiedene mögliche Lösungen erarbeiten, sollten Sie bedenken, wen das Problem betrifft. Erinnern Sie sich an die journalistischen Fragen, die Sie zu Beginn gestellt haben: Wer hat mit dem Problem zu tun? Sorgen Sie dafür, dass diese Personen (oft als Projekt-Stakeholder bezeichnet) in den Entscheidungsfindungsprozess einbezogen werden.

Schalten Sie nach Möglichkeit einen Moderator ein, für den die Lösung keine große Rolle spielt. Wenn Sie eine Person hinzuziehen, die wenig bis gar nicht vom Problem betroffen ist, hilft das in der Regel, das Team auf Kurs zu halten und gute Problemlösungsfähigkeiten herauszubilden.

Hier einige Brainstorming-Methoden, die kreatives Denken fördern:

• Brainstormen Sie vorab alleine: Bevor Sie sich als Gruppe versammeln, schildern Sie Ihrem Team im Kontext, was genau das Problem ist, das Sie brainstormen wollen. Das gibt Ihnen und Ihren Teamkollegen Zeit, bis zum Treffen einige Ideen parat zu haben.

• Sagen Sie (am Anfang) zu allem Ja: Beim Auftakt des Brainstormings sollten Sie keine Idee ablehnen, sondern so viele Ideen wie möglich notieren. Eine gute Liste an Ideen stellt sicher, dass Sie eine Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten erhalten. Heben Sie sich den Feinschliff für den nächsten Schritt der Strategie auf. 

• Sprechen Sie mit Teammitgliedern unter vier Augen: Manche Menschen möchten ihre Ideen vielleicht nicht gerne in der Gruppe äußern. Besprechen Sie das Thema mit dem jeweiligen Teammitglied und motivieren Sie die Person, ihre Meinung ohne Einschränkungen mitzuteilen  – vielleicht ergeben sich dadurch sogar detailliertere Erkenntnisse als ursprünglich erwartet.

• Raus aus dem Alltagstrott: Wenn Sie Brainstorming-Sitzungen normalerweise in einem Konferenzraum oder per Zoom-Anruf abhalten, versuchen Sie doch mal etwas anderes! Verlegen Sie Ihr Brainstorming-Meeting in ein Café, oder starten Sie den Zoom-Anruf während eines Spaziergangs. Die Abwechslung holt Ihr Gehirn aus seinem gewohnten Trott heraus und fördert kritisches Denken.

3. Definieren Sie eine Lösung

Nachdem Sie gemeinsam mit den Teammitgliedern ein Brainstorming durchgeführt haben, um deren spezifische Sicht auf ein Szenario zu erhalten, sollten Sie sich die verschiedenen Strategien ansehen und entscheiden, welche Option die beste Lösung für das vorliegende Problem ist. Berücksichtigen Sie bei der Definition der Lösung diese beiden Hauptfragen: Was ist das gewünschte Ergebnis dieser Lösung. Wer soll von dieser Lösung profitieren? 

Legen Sie fest, bis wann diese Entscheidung getroffen werden muss, und informieren Sie alle Beteiligten entsprechend. Manchmal müssen zu viele Personen eine Entscheidung treffen. Nutzen Sie Ihre bestmögliche Einschätzung unter Berücksichtigung der bestehenden Einschränkungen, um schnell Großes zu erreichen und voranzukommen.

4. Implementieren Sie die Lösung

Bei der Umsetzung der Lösung arbeiten Sie zunächst mit den Personen, die am nächsten am Problem dran sind. Dieser Schritt kann denjenigen, die am meisten vom Problem betroffen sind helfen, das Hindernis aufzulösen. Wenden Sie sich dann denjenigen zu, die weniger betroffen sind, und so weiter und so fort. Manche Lösungen sind so einfach, dass Sie gar nicht mit mehreren Teams arbeiten müssen.

Nachdem Sie die Implementierung mit den richtigen Teams priorisiert haben, weisen Sie die laufenden Aufgaben zu, die von den übrigen Teammitgliedern erledigt werden müssen. Dieser Schritt kann verhindern, dass die Mitarbeiter während des Implementierungsprozesses überlastet werden. Nachdem Ihre Lösung implementiert wurde, setzen Sie Kontrolltermine an, um zu sehen, wie die Lösung funktioniert. Bei Bedarf korrigieren Sie einfach den Kurs.

Gängige Problemlösungsstrategien

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Probleme (und Lösungen) zu ermitteln. Hier finden Sie einige Strategien, die Sie ausprobieren können, sowie gängige Wege für deren Anwendung:

Die Trial-and-Error-Methode

Für eine Problemlösung durch Ausprobieren ist normalerweise kein ganzes Team von Mitarbeitern erforderlich. Dazu ermitteln Sie die Ursache des Problems und testen dann schnell mögliche Lösungen, um zu sehen, ob sich etwas ändert. 

Diese Problemlösungsmethode wird häufig bei der Fehlersuche in Teams für den technischen Support eingesetzt.

5 Gründe

Die 5-Ursachen-Problemlösungsmethode hilft Ihnen, zur Ursache eines Problems vorzudringen. Zunächst fragen Sie einmal: „Warum ist dieses Problem aufgetreten?‟ Nachdem Sie das erste Warum beantwortet haben, fragen Sie erneut: „Warum ist das passiert?‟ Diese Frage stellen Sie insgesamt fünfmal, bis Sie das Problem auf eine Ursache zurückführen können. 

Diese Methode kann Ihnen dabei helfen, das menschliche Versagen aufzuspüren, das dazu geführt hat, dass etwas schief gelaufen ist. Noch wichtiger: Sie hilft Ihnen und Ihrem Team, einen umsetzbaren Plan zu entwickeln, mit dem Sie verhindern können, dass das Problem erneut auftritt.

Hier ein Beispiel:

Problem: Die E-Mail-Marketing-Kampagne ging versehentlich an die falsche Zielgruppe.

1. „Wie konnte das passieren?‟ Weil der Name der Zielgruppe in unserer E-Mail-Plattform nicht aktualisiert wurde.

2. „Warum wurden die Namen der Zielgruppe nicht geändert?“ Weil das Zielgruppensegment nach der Bearbeitung nicht umbenannt wurde. 

3. „Warum wurde das Zielgruppensegment nicht umbenannt?“ Weil jeder Mitarbeiter auf seine Art und Weise ein Zielgruppensegment erstellt.

4. „Warum legt jeder auf seine Weise ein Zielgruppensegment an?“ Weil es keinen standardisierten Prozess zur Erstellung von Zielgruppensegmenten gibt. 

5. „Warum gibt es für das Erstellen von Zielgruppensegmenten keine standardisierten Verfahren?“ Weil das Team sich nicht entscheiden konnte, wie das Verfahren zu standardisieren ist, als neue Mitglieder in das Team aufgenommen wurden. 

Dieses Beispiel zeigt, dass es noch einige Bereiche zu verbessern gilt, damit der Fehler nicht erneut auftritt. Wenn Sie diese Fragen durcharbeiten, stellen Sie sicher, dass jeder an der Situation Beteiligte anwesend ist. Somit können Sie gemeinsam die nächsten Schritte erarbeiten, um dieses Problem zu vermeiden. 

SWOT-Analyse

Eine SWOT-Analyse kann die Stärken und Schwächen einer bestimmten Lösung aufzeigen. SWOT steht für:

• Stärken (S – Strengths): Warum ist gerade diese Lösung eine gute Wahl für dieses Problem? 

• Schwachstellen (W – Weaknesses): Was sind die Schwachstellen dieser Lösung? Was können Sie tun, um diese zu vermindern?

• Chancen (O – Opportunities): Welche weiteren Vorteile könnten sich aus der Implementierung dieser Lösung ergeben?

• Risiken (T – Threats): Kann diese Entscheidung negative Auswirkungen auf Ihr Team haben?

Bei der Ermittlung konkreter Lösungen können Sie die verschiedenen Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der jeweiligen Lösung hervorheben. 

Mit dieser eigens erstellten Problemlösungsstrategie können Sie die Antworten eingrenzen und die Unterschiede zwischen verschiedenen Lösungen vergleichen und gegenüberstellen. 

Daneben gibt es aber auch noch weitere Methoden, die sehr nützlich sein können. Dazu zählt etwa zum Beispiel das Cynefin-Framework, oder TRIZ. Mehr dazu erfährt Ihr hier.

Feiern Sie die erfolgreiche Lösung von Problemen

Nachdem Sie sich durch ein schwieriges Problem gekämpft haben, denken Sie unbedingt daran, sich selbst und Ihrem Team für das auf die Schulter zu klopfen, was Sie bereits erreicht haben. Dieser Schritt ist nicht nur wichtig für die Motivation Ihres Problemlöser-Teams, sondern hilft auch langfristig dabei, ein effizienteres, effektiveres und flexibleres Team zu werden. Je mehr Probleme Sie gemeinsam lösen, desto mehr werden Sie letztlich erreichen. 

Suchen Sie nach einem Tool, das Ihnen hilft, Probleme im Team zu lösen? Verfolgen Sie die Projektumsetzung mit einem Work Management Tool wie Asana.