Optimieren Sie die Technologieauswahl Ihres Unternehmens mit Enterprise Resource Planning, der Planung von Unternehmensressourcen

Wie viele Apps verwenden Sie an einem durchschnittlichen Arbeitstag? Die Zahl der Kommunikations-Apps, Tools für die Zusammenarbeit und funktionsspezifischen Systemen ist wahrscheinlich höher als Sie denken. In den meisten kleinen Unternehmen wechseln die Mitarbeitenden zwischen sechs Apps pro Tag hin und her. Bei Mitarbeitenden in Großunternehmen liegt dieser Wert sogar bei neun.

Das ständige Hin- und Herwechseln zwischen Apps kostet mehr Zeit, als man zunächst annehmen würde. Unternehmen mit einer umfangreichen Technologieauswahl erleben mehr geschäftliche Ineffizienzen und leiden unter einer geringeren Produktivität. Genau an diesem Punkt kommt die Planung von Unternehmensressourcen ins Spiel.

Was ist die Planung von Unternehmensressourcen?

Die Planung von Unternehmensressourcen – Enterprise Resource Planning (ERP) – ist der Prozess der Integration sämtlicher Unternehmenssoftware und geschäftsbezogenen Anwendungen in eine einzige Plattform. Zum Beispiel könnte die Implementierung von ERP die Zusammenführung der Customer-Relationship-Management (CRM)-Software, Finanzmanagement-Technologien, HR-Tools und anderer geschäftskritischer Softwaresysteme eines Unternehmens an einem zentralen Ort bedeuten. Auf diese Weise können Teams an einem zentralen Ort auf die Tools des Unternehmens zugreifen, wodurch zeitintensive manuelle Aufgaben reduziert und gleichzeitig die Transparenz und die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert werden. 

Beachten Sie jedoch bitte, dass ERP nicht dazu dient, sämtliche Ihrer Geschäftssysteme zu ersetzen. Jede Abteilung kann immer noch ihre bevorzugten Tools verwenden – aber anstatt isoliert zu existieren, befinden sich die Tools jetzt an einem einzigen Ort. Dies erleichtert es Teams, abteilungsübergreifend zu kommunizieren und zu erfahren, welche für sie relevanten Arbeitsvorgänge erledigt werden.

Wie funktioniert die Planung von Unternehmensressourcen?

Haben Sie schon einmal gezählt, wie viele Systeme in Ihrem Unternehmen verwendet werden? Die Zahl ist wahrscheinlich höher als Sie denken. Denken Sie an das letzte Mal, als Sie ein Problem mithilfe eines Tools lösen mussten. Haben Sie in Betracht gezogen, Ihre vorhandenen Systeme zu verwenden, oder haben Sie einfach neue Technologien eingesetzt, um das Problem zu lösen? Oft setzen Unternehmen Technologien ein, ohne die bereits vorhandenen Tools zu evaluieren beziehungsweise darüber nachzudenken, wie sie miteinander in Verbindung stehen. Das Ergebnis ist eine große Auswahl an isoliert existierenden und kostspieligen Tools.

Und je mehr Tools Sie haben, desto höher die Einbußen bei der Produktivität. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass ein ständiger Kontextwechsel – verursacht durch zu viele, voneinander isolierte Tools – zu nicht eindeutigen Informationen, Doppelarbeit und verringerter Effizienz führt. Darüber hinaus führt der ständige App-Wechsel dazu, dass Mitarbeitende länger arbeiten müssen, was möglicherweise zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation und Produktivitätsverlusten führt.

Die Planung von Unternehmensressourcen wirkt dieser Entwicklung entgegen, indem sie alle vorhandenen Geschäftsanwendungen und -tools in einer zentralen Plattform zusammenführt. Wenn sich alles an einem Ort befindet, kann jede Person in Ihrem Unternehmen auf dieses zentrale, einheitlich System zugreifen, und zwar unabhängig davon, in welchem Team er oder sie tätig ist. Das Ergebnis sind optimierte Geschäftsprozesse, weniger Ineffizienzen und eine vereinfachte Kommunikation. Außerdem hilft ERP Ihren Mitarbeitenden, besser zu verstehen, wie ihre Arbeit mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens zusammenhängt, was die Motivation der Mitarbeitenden erhöht und die Arbeitsergebnisse verbessert.

Beispiel für die Planung von Unternehmensressourcen

Nehmen wir an, Ihr Entwicklungsteam verwaltet seine Workflows in einem speziell auf Entwickler zugeschnittenen Tool wie Jira. Obwohl das Tool perfekt für ihre Anforderungen geeignet ist, hat das Geschäftsteam keinen Zugriff auf die Jira-Instanz, was die Kommunikation zwischen den Teams verkompliziert und schwer nachvollziehbar macht. ERP löst dieses Problem, indem die Kommunikation auf einer einzigen Plattform stattfindet. 

Da ERP vorhandene Tools nicht ersetzt, kann Ihr Entwicklungsteam Jira weiterhin verwenden – aber jetzt kann sich Ihr Geschäftsteam über die neue zentrale Plattform effektiv mit den Entwickelnden verbinden und mit ihnen kommunizieren. Asana bietet nicht nur eine Integration mit Jira, sondern mit insgesamt mehr als 260 Tools, mit denen Sie geschäftskritische Anwendungen zusammenführen, Ihre Technologieauswahl vereinfachen und funktionsübergreifende Workflows optimieren können. 

Was sind die Vorteile der Planung von Unternehmensressourcen? 

Der ständige Wechsel zwischen Apps ist nicht nur ein Zeitfresser – er ist ein Produktivitätskiller. Unsere Untersuchungen ergaben, dass 25 % der Mitarbeitenden, die mehr als 16 Apps parallel verwenden, angaben, dass sie Nachrichten und Anweisungen verpassen (im Vergleich mit nur 8 %, die 1–5 Apps verwenden, und 15 %, die 6–15 verwenden). Darüber hinaus gaben 23 % dieser Mitarbeitenden an, dass ihre Aufmerksamkeitsspanne aufgrund des ständigen Kontextwechsels reduziert ist.

Genau an diesem Punkt kann die Planung von Unternehmensressourcen helfen. Indem Sie die Anzahl der von Ihrem Unternehmen verwendeten Tools verringern, können Sie Doppelarbeit reduzieren, den App-Wechsel minimieren und die Zusammenarbeit vereinfachen. Darüber hinaus profitieren Sie auch von folgenden Aspekten:

• Optimierte Geschäftsprozesse. Wenn Sie alle Ihre Geschäftstools in einer zentralen Plattform zusammenführen, können Sie wichtige Geschäftsprozesse standardisieren und automatisieren. Das gibt Ihrem Team mehr Zeit, sich auf die wirklich wichtige Arbeit zu konzentrieren – tatsächlich können Unternehmen durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen 264 Arbeitsstunden pro Jahr zurückgewinnen. 

• Verknüpfung der Arbeit der Mitarbeitenden mit den Unternehmenszielen. Oft verstehen Mitarbeitende nicht, inwiefern ihre Arbeit zu übergeordneten Zielen beiträgt und können sich auch nicht vorstellen, wie ihre Arbeit mit größeren Unternehmenszielen zusammenhängt. Durch eine konkrete Verknüpfung der Ziele mit der zugrundeliegenden Arbeit, hilft ERP den Mitarbeitenden, ihre Arbeit im größeren Kontext zu sehen, sodass sie die Arbeit effektiv priorisieren können, um diese wichtigen Ziele zu erreichen. 

• Echtzeit-Übersicht über Projekte und Workflows. Mit ERP arbeitet Ihr gesamtes Unternehmen von einer zentralen Plattform aus, die den Mitarbeitern einen besseren Überblick darüber bietet, woran andere Teams und Kollegen arbeiten und warum diese Arbeit wichtig ist.

• Konsolidierte Berichte und Datenerfassung. Wenn die gesamte Arbeit am gleichen Ort stattfindet, können Sie ganz einfach Daten aus jedem Projekt oder Team abrufen. Anstatt Informationen aus mehreren Quellen wie Tabellen und E-Mails manuell zusammenzufassen, können Sie Tools für die Berichterstattung und Dashboards verwenden, und so in Echtzeit auf Daten zugreifen. 

• Geringere Betriebskosten. Die Konsolidierung der Anzahl der Tools in Ihrer Technologieauswahl macht die Arbeit nicht nur überschaubar, sondern spart auch bares Geld. ERP hilft Ihnen, Ihre Tools zu evaluieren und veraltete oder redundante Technologien zu eliminieren, um die Betriebskosten zu senken. Da ERP zu optimierten Geschäftsprozessen und einer erhöhten Mitarbeiterproduktivität führt, können Sie Ineffizienzen minimieren, die das Unternehmen letztendlich Zeit und Geld kosten. 

• Verbesserte teamübergreifende Zusammenarbeit. Einer der schwierigsten Aspekte bei der Kommunikation über mehrere Teams ist die Koordination über verschiedene Tools hinweg. ERP löst dieses Problem, indem es einen einzigen Ort für die gesamte Kommunikation bietet – egal in welchem Team Sie arbeiten. 

• Verbesserte Sicherheit.Datensicherheit steht für Führungskräfte an erster Stelle, und das aus gutem Grund. Cyberangriffe können verheerende Folgen für Unternehmen haben, einschließlich finanzieller Auswirkungen und Vertrauensverlust beim Kunden. Indem Sie ungeeignete, ineffiziente Tools aus Ihrer Technologieauswahl eliminieren und die Vorteile einer sicheren Work-Management-Plattform nutzen, können Sie Daten sicher aufbewahren und Compliance-Anforderungen erfüllen. 

• Erhöhte Produktivität und teamweiter Fokus.Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben reduziert ERP die manuelle Arbeit und ermöglicht es den Teams, sich auf die Produktion von wirkungsvollen Arbeitsergebnissen zu konzentrieren. Darüber hinaus wirkt sich die Konsolidierung Ihrer Technologieauswahl positiv auf die Motivation von Mitarbeitenden aus. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass 17 % der Mitarbeiter in Großunternehmen der Meinung sind, dass weniger Apps ihren Fokus verbessern würden.

• Verbesserte Teamtransparenz. ERP schafft einen zentralen Ort, an dem die Arbeit erledigt wird, gibt den Teams einen besseren Überblick über das, was um sie herum passiert, und hält alle über die Unternehmensziele und den Projektfortschritt auf dem Laufenden.  

Für wen ist die Planung von Unternehmensressourcen geeignet? 

Jedes Unternehmen, das abteilungsübergreifend mehrere Tools einsetzt, kann die Vorteile von ERP nutzen. Während ERP für größere Unternehmen mit einer umfassenderen Technologieauswahl beinahe nicht mehr wegzudenken ist, können kleine Unternehmen und Start-ups, die abteilungsübergreifend diversifizierte Tools verwenden, auch davon profitieren, diese in einer einzigen Informationsquelle zusammenzuführen. 

Hier einige Anzeichen dafür, warum auch Ihr Unternehmen von ERP profitieren könnte:

• Ihr Unternehmen wächst oder und muss veraltete Prozessen oder Tools durch bessere Systeme ersetzen. 

• Sie verfügen über eine große Technologieauswahl, die sich über verschiedene Abteilungen wie Finanzen, Personalwesen, Lieferkettenmanagement, IT, Marketing und Projektmanagement erstreckt. 

• Die aktuellen Systeme Ihres Unternehmens lassen sich nicht miteinander integrieren. 

• Ihre Mitarbeitenden können nicht erkennen, wie ihre Arbeit die Unternehmensziele unterstützt. 

• Sie haben eine Zunahme von Prozessinkonsistenzen oder falschen Berichtsdaten festgestellt.

• Ihr Unternehmen erleidet einen Produktivitätsverlust durch Überlastung und Kontextwechsel. 

• Sie verlassen sich bei der Kommunikation und Zusammenarbeit auf veraltete oder ineffiziente Systeme wie Tabellen und Dokumente. 

• Sie oder Ihr Team verbringen zu viel Zeit mit administrativen oder manuellen Aufgaben, die automatisiert werden könnten.

Eine weniger isolierte Arbeitsweise bedeutet weniger Ineffizienzen 

Egal wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist: Je mehr Technologien Sie nutzen, desto mehr Raum gibt es für redundante Prozesse und geschäftliche Ineffizienzen. ERP optimiert Ihre Geschäftsabläufe, indem alle Ihre Tools und Anwendungen an einem zentralen Ort zusammengeführt werden.