In 4 Schritten zu einem perfekten Einführungsprozess

Wie sagt man so schön? Der erste Eindruck zählt. Das gilt besonders, wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihr Team kommt. Sie haben Zeit und Ressourcen investiert, um den bestmöglichen Kandidaten zu finden und nun ist es an der Zeit, ihm das Gefühl zu geben, dass er willkommen ist, dass er unterstützt wird, und dass er stolz darauf sein kann, Teil Ihres Teams zu sein.  

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters bedeutet mehr als nur die Einarbeitung in einen neuen Job. Wenn sie richtig durchgeführt wird, ist sie eine Chance, die Unternehmenskultur zu fördern, dem Hochstapler-Syndrom vorzubeugen und neuen Mitarbeitern die nötige Zeit zu geben, sich die erforderlichen Kompetenzen anzueignen. Mit einem strukturierten Einführungsprozess können Sie jedes neue Teammitglied auf einen erfolgreichen Start einstimmen.  

Was genau umfasst ein Einführungsprozess für Mitarbeiter?

Ein Einführungsprozess für neue Mitarbeiter ist ein strukturierter Ansatz, um sie in Ihrem Team willkommen zu heißen und sie von Anfang an auf Erfolgskurs zu bringen. Während des Einführungsprozesses erfahren die Mitarbeiter mehr über Ihr Unternehmen und seine Kultur, lernen ihre Teamkollegen kennen, treffen Kollegen aus anderen Abteilungen und erfahren, welche Tools und Informationen sie für ihre Position benötigen. 

Ein strukturierter Einführungsprozess legt die für jeden neuen Mitarbeiter erforderlichen Schritte fest. Mit ihm stellen Sie sicher, dass alle neuen Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten. Der Prozess ist für alle neuen Mitarbeiter gleich, ist die Quelle sämtlicher wichtiger Informationen für die Einführung in ihren neuen Arbeitsplatz und enthält einen Zeitplan für Schulungen und Trainingsprogramme. So wissen die neuen Mitarbeiter genau, was sie in den ersten Wochen und Monaten erwartet.

Die Vorteile einer effektiven Mitarbeitereinführung 

Ein effektiver Einführungsprozess hilft neuen Teammitgliedern, sich willkommen zu fühlen und den bestmöglichen Start in Ihre neue Position zu erhalten. Er steigert auch die Produktivität und sorgt dafür, dass talentierte Mitarbeiter länger in Ihrem Unternehmen bleiben. Eine Studie von Glassdoor hat gezeigt, dass Unternehmen mit einem guten Einführungsprozess die Mitarbeiterbindung um 82 % und die Produktivität um über 70 % steigern können. 

Eine effektive Einführung kann Ihrem Team durch folgende Aspekte zugutekommen: 

Aufbau einer positiven Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur umfasst alle Normen, bewährten Vorgehensweisen, Ideale und gemeinsamen Werte innerhalb Ihres Unternehmens. Investitionen in eine gute Unternehmenskultur kommen allen zugute. Sie helfen nicht nur den Teammitgliedern, sich gefördert zu fühlen, sondern ermutigen sie auch, sich zu engagieren, zu wachsen und bestmögliche Arbeit zu leisten.  

Wie die erfolgreiche Einführung von Mitarbeitern die Unternehmenskultur fördert:

Eine gute Unternehmenskultur beginnt mit einem guten ersten Eindruck. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Einführungsplan zum Aufbau einer positiven Arbeitsatmosphäre nutzen können: 

• Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre zentralen Unternehmenswerte zu kommunizieren. Diese Werte bestimmen die Arbeitsatmosphäre für neue Mitarbeiter und geben Richtlinien für eine respektvolle Zusammenarbeit vor. Zu den Werten von Asana gehören beispielsweise Authentizität, Verantwortungsbewusstsein und Achtsamkeit.  

• Setzen Sie Maßstäbe für Diversität, Inklusion und Zugehörigkeitsgefühl. Die Teammitglieder sollen das Gefühl haben, dazuzugehören. Sie könnten zum Beispiel eine Schulung zu diesem Thema in den Einführungsprozess für alle neuen Mitarbeiter einbeziehen, um sie über Ihre Unternehmensstandards und Mitarbeiterressourcengruppen zu informieren. Informieren Sie die neuen Mitarbeiter auch über besondere Veranstaltungen, bei denen die Teammitglieder offen über ihre Erfahrungen oder Probleme am Arbeitsplatz sprechen können.  

• Bauen Sie Vertrauen durch Feedback auf. Effektives Feedback ist wichtig für die Kommunikation am Arbeitsplatz und die Einbindung der Mitarbeiter, denn es hilft ihnen, sich weiterzuentwickeln und besser zu werden. Wenn Sie neue Mitarbeiter ebenfalls um Feedback bitten, zeigen Sie ihnen, dass Sie ihren Beitrag wertschätzen. Umgekehrt hilft es neuen Teammitgliedern dabei, neue Dinge zu lernen und sich in ihrer Rolle sicherer zu fühlen, denn sie können darauf vertrauen, dass Sie ihnen sagen, wenn etwas nicht in Ordnung sein sollte.  

Das Hochstapler-Syndrom überwinden

Das Hochstapler-Syndrom ist ein Gefühl des Selbstzweifels an den eigenen Fähigkeiten. Man denkt beispielsweise, dass man seinen Job nicht verdient oder dass man nicht so gut ist, wie die Kollegen glauben. Dieses Gefühl kann schwer zu bewältigen sein und zu Burnout, geringem Selbstwertgefühl und einer Entfremdung von den Arbeitskollegen führen. Das Hochstapler-Syndrom ist auch bei Neueinstellungen erstaunlich häufig anzutreffen. Unseren Untersuchungen zufolge waren im Jahr 2020 fast acht von zehn Neueinstellungen von diesem Syndrom betroffen. 

Wie eine effektive Einführung dem Hochstapler-Syndrom vorbeugen kann: 

Als Manager können Sie dem Hochstapler-Syndrom von Anfang an vorbeugen, indem Sie diese Komponenten in Ihr Einführungsprogramm integrieren: 

• Setzen Sie Ziele, um klare Erwartungen zu formulieren. Beim Hochstapler-Syndrom ist es wichtig, sich auf die Fakten zu konzentrieren. Durch die Festlegung von Zielen erhalten die Teammitglieder eine klare Definition von Erfolg und Messgrößen für ihre Fortschritte. So könnten Sie beispielsweise Ziele dafür festlegen, was der neue Mitarbeiter in den ersten 30, 60 und 90 Tagen erreichen soll. Dabei kann es sich zunächst um kleinere, kurzfristige Ziele handeln (z. B. Schulungen, die in den ersten Wochen absolviert werden sollten). Später können Sie gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter messbare langfristige Ziele festlegen. Achten Sie darauf, dass jedes von Ihnen gesetzte Ziel SMART-konform, also messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden ist. 

• Teilen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen Mentor zu. Ein Mentor wird sich regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter treffen und ist in der Regel ein Teamkollege. Das heißt, es handelt sich um eine andere Person als den Vorgesetzten. Das ermöglicht, dass der neue Mitarbeiter seine Probleme in einer zwanglosen Umgebung besprechen kann. Die Zuweisung eines Mentors während der Einarbeitung kann auch dazu führen, dass die Mitarbeiter länger in Ihrem Team bleiben. Laut einer Studie von Deloitte ist es doppelt so wahrscheinlich, dass Mitarbeiter länger als fünf Jahre in ihrem Unternehmen bleiben, wenn sie einen Mentor haben. 

• Geben Sie klare Regeln für die Kommunikation innerhalb Ihres Teams vor. Dies ist besonders wichtig für virtuelle Teams, da es für neue Mitarbeiter schwieriger ist, Fragen zu stellen, wenn sie nicht vor Ort sind. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der festlegt, an wen man sich bei bestimmten Problemen wenden soll, welche Kommunikationstools für welche Zwecke zu nutzen sind, wie oft die Teammitglieder Statusaktualisierungen und Projektdetails übermitteln sollen und was eher ein persönliches (oder virtuelles) Treffen erfordert als eine asynchrone Form der Kommunikation. Es ist auch hilfreich, Erwartungen in Bezug auf Instant-Messaging-Apps wie Slack zu definieren. Sie könnten beispielsweise betonen, dass Teammitglieder nicht sofort auf Nachrichten reagieren müssen. 

Schaffen Sie Lernzeiten

Wenn man eine neue Stelle antritt, kann dies oft eine überwältigende Erfahrung sein. Neue Mitarbeiter brauchen Zeit, um sich neue Fähigkeiten anzueignen, sich mit Unternehmensprozessen vertraut zu machen, ihre Aufgaben zu verstehen und herauszufinden, wie sie mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten können. Eine strukturierte Einführung gibt ihnen die Zeit, all diese neuen Informationen zu verarbeiten, damit sie für den Erfolg gerüstet sind, wenn die Anzahl der Aufgaben zunimmt.

Lernmöglichkeiten bei der Einführung von Mitarbeitern 

So können Sie den Lernprozess während der Einführung so effizient wie möglich gestalten: 

• Planen Sie Ihren Einführungsprozess über einen Zeitraum von mindestens drei Monaten. Einstellungsmanager und Personalverantwortliche wenden oft weniger als einen Monat für die Einführung neuer Mitarbeiter auf. Damit bleibt den neuen Mitarbeitern nur wenig Zeit, um sich in ihre Rolle einzufinden. Im Idealfall sollte die Einführung drei bis sechs Monate dauern, um neuen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich schrittweise einzuarbeiten. Untersuchungen haben ergeben, dass die Mitarbeiterbindung steigt, wenn die Einarbeitungszeit sogar das gesamte erste Jahr andauert. Dies gilt umso mehr, da die meisten neuen Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate entscheiden, ob sie ihre Stelle behalten werden oder kündigen möchten. Das bedeutet nicht, dass neue Mitarbeiter in dieser Zeit keinen Beitrag zum Team leisten – es bedeutet nur, dass Sie weiterhin nach Lernmöglichkeiten suchen und diese anbieten, damit Ihr neuer Mitarbeiter sein Verständnis für Ihr Unternehmen und Ihr Team vertiefen kann. 

• Lassen Sie neuen Mitarbeitern genügend Zeit zur freien Verfügung, um Informationen durchzulesen und sich eigenständig zu orientieren, anstatt sie von einer Schulung in die nächste zu jagen. Dies ist vor allem in den ersten Wochen wichtig, wenn die Mitarbeiter mit den Unternehmensabläufen noch nicht vertraut sind. Schätzen Sie daher die Zeit ein, die Ihr neuer Mitarbeiter benötigt, um alle Materialien durchzulesen, die Sie ihm zur Verfügung stellen, und planen Sie dann zusätzliche Zeit ein, damit er Pausen einlegen und Informationen auch verarbeiten kann. 

• Machen Sie Informationen leicht zugänglich. Da neue Mitarbeiter während der Einarbeitung mehr Zeit haben, um Projektmaterialien und -unterlagen durchzulesen, sollten die Informationen für sie leicht zu finden sein. Es ist jedoch zeitaufwändig, einzelne Dateien für Ihr Teammitglied zum Lesen freizugeben, und es ist nahezu unmöglich, eine umfassende Liste aller Ressourcen zusammenzustellen. An dieser Stelle kann ein Projektmanagement-Tool wie Asana eine große Hilfe sein. Wenn Sie ein Projekt in Asana freigeben, können die Teammitglieder alle relevanten Aufgaben und Dokumentationen einsehen, verwandte Projekte entdecken und Projektbeteiligte kennenlernen. Anstatt also eine umfassende Liste zusammenzustellen, können Sie relevanten Projekten die entsprechenden Informationen hinzufügen, die ihre Mitarbeiter sich in ihrem eigenen Tempo aneignen können.

Die 4 Schritte zur Erstellung eines effektiven Einführungsprozesses

Das Erstellen eines guten Einführungsprozesses mag zunächst wie eine Mammutaufgabe wirken. Glücklicherweise müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Unabhängig davon, ob Sie auf bestehenden Unternehmensprozessen aufbauen oder eine Vorlage für die Einführung eines neuen Mitarbeiters verwenden, sollten Sie diese vier Schritte für eine effektive Einführung von Teammitgliedern beherzigen. So gehen Sie vor: 

1. Ermitteln Sie, was neu eingestellte Mitarbeiter wissen müssen

Im Kern geht es bei der Einführung von Mitarbeitern um den Wissenserwerb. Das bedeutet, es ist wichtig zu bestimmen, was neue Mitarbeiter für ihre Rolle wissen müssen, damit Sie sicherstellen können, dass sie alle erforderlichen Informationen und Schulungen erhalten. Denken Sie dabei nicht nur an Hard Skills, sondern auch an Details wie Ihre Unternehmenskultur und -werte, die Struktur Ihres Teams und die Art und Weise, wie Mitarbeiter Feedback geben und erhalten. 

Versuchen Sie, die wichtigsten Informationen in zwei Kategorien aufzuteilen: Details, die alle neuen Mitarbeiter wissen sollten, und Dinge, die spezifisch für die Rolle eines neuen Mitarbeiters sind. Zum Beispiel sollten alle neuen Mitarbeiter etwas über die Unternehmenskultur erfahren, aber nur Entwickler müssen etwas über die Tools zur Softwareentwicklung in Ihrem Unternehmen wissen. 

Sie wissen nicht so recht, wo Sie anfangen sollen? Hier sind einige Beispiele, die Ihnen den Einstieg erleichtern. 

Für alle neuen Mitarbeiter

• Unternehmenskultur und -werte, also wie sich der Umgang mit neuen Mitarbeitern gestaltet und was Ihr Unternehmen tut, um ein gutes Arbeitsklima zu schaffen, in dem sich jeder willkommen fühlt. 

• Unternehmensrichtlinien und -prozesse, also wie die jährlichen Überprüfungsprozesse ablaufen und wie Mitarbeiter Freistellungen beantragen sollten. 

• Teamprozesse, also wie Ihr Team miteinander kommuniziert und welchen Zweck die verschiedenen Team-Meetings haben. 

• Teamstruktur und Verantwortlichkeiten, damit neue Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei bestimmten Problemen oder Fragen wenden können. 

Für bestimmte Rollen

• Berufliche Kompetenzen. Ein Designer müsste zum Beispiel zuerst das Erscheinungsbild und die angestrebte Wirkung der Website Ihres Unternehmens verstehen. 

• Tools. Ein Kundenbetreuer muss sich beispielsweise damit vertraut machen, wie er Leads in Salesforce verwaltet. 

• Rollenspezifische Prozesse. Ein IT-Manager sollte etwa wissen, wie eine Bestellung für Ersatzcomputer aufzugeben ist.  

• Individuelle Verantwortlichkeiten und Erwartungen. So unterscheiden sich beispielsweise die Verantwortlichkeiten und Erwartungen eines Teamleiters von denen eines Mitarbeiters, der gerade erst angefangen hat. 

2. Skizzieren Sie die logistischen Anforderungen

Als Nächstes sollten Sie die logistischen Aufgaben festlegen, die zu erledigen sind, wenn Ihr neuer Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Kombination von Aufgaben für Sie, den neuen Mitarbeiter, die Personalabteilung und die IT-Abteilung. Dies könnte zum Beispiel Folgendes umfassen: 

• Technische Einrichtung. Wie etwa das Anfordern und Einrichten eines Computers für einen neuen Mitarbeiter. 

• Zugang zum Büro. Beispielsweise die Erstellung eines neuen Mitarbeiterausweises. 

• Einrichten eines Arbeitsplatzes. Dies könnte bedeuten, dass ein Büro oder ein Schreibtisch zur Verfügung gestellt wird oder dass neue Mitarbeiter einen Zuschuss für die Anschaffung von Home-Office-Geräten erhalten. 

• Aufgaben der Personalabteilung. Dazu gehören etwa die Einrichtung von Sozialleistungen und Vorbereitung der Gehaltszahlung per Banküberweisung. 

• Zugang zu Tools. Möglicherweise müssen Sie Konten einrichten, damit der neue Mitarbeiter auf Online-Tools und Teamsoftware zugreifen kann. 

• Erforderliche Sicherheits- und Datenschutzschulungen. 

Bedenken Sie, dass Ihr Unternehmen möglicherweise bereits über Prozesse für einige oder alle dieser Anforderungen verfügt. Erkundigen Sie sich daher im ersten Schritt bei Ihren IT- und Personalabteilungen, was bei Neueinstellungen automatisch erledigt wird und was Sie selbst in die Wege leiten müssen. 

3. Legen Sie fest, welche Personen neu eingestellte Mitarbeiter treffen sollen

Ein Teil des Einführungsprozesses für neue Mitarbeiter besteht darin, Teammitglieder und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen kennenzulernen, mit denen sie regelmäßig zusammenarbeiten werden. Als Manager können Sie Ihrem neuen Mitarbeiter dabei helfen, während der Einführung die richtigen Kontakte zu knüpfen. So kann er Klarheit darüber gewinnen, mit wem er an welchen Projekten arbeiten soll. Erstellen Sie eine Liste mit allen Personen, die Ihr neuer Mitarbeiter in den ersten Wochen kennenlernen sollte. Später können Sie diese Informationen nutzen, um Einführungsgespräche zu planen.

Wenn Sie dem neuen Mitarbeiter einen Mentor zur Seite stellen wollen, sollten Sie jetzt entscheiden, wer diese Person sein wird. Der Mentor Ihres neuen Mitarbeiters sollte eine der ersten Personen sein, mit denen er sich regelmäßig trifft. Ihr Mentor kann auch Vorschläge für Personen machen, die der neue Mitarbeiter in den ersten Wochen treffen sollte.

Und das Wichtigste: Sorgen Sie dafür, dass Ihr neuer Mitarbeiter genügend Zeit hat, um die anderen Teammitglieder kennenzulernen. Dazu können Gruppenveranstaltungen wie ein gemeinsames Mittagessen am ersten Tag gehören, aber auch Einzelgespräche mit jedem neuen Teammitglied. 

4. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Einführung

Jetzt ist es an der Zeit, alles zusammenzuführen und einen Zeitplan für die Einführung zu erstellen. Ein Einführungszeitplan legt fest, wann die einzelnen Schritte des Einführungsprozesses stattfinden sollen, damit Ihr neuer Mitarbeiter vom ersten Tag an einen klaren Ablauf vor Augen hat. Ihr Zeitplan sollte die folgenden Fragen beantworten: 

• Wann wird der Einführungsprozess beginnen? Vielleicht möchten Sie mit den logistischen Aspekten der Einführung schon vor dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters beginnen. Dazu gehören das Einholen von Informationen wie der Bankverbindung und der Steuerklasse des Mitarbeiters, das Einrichten der Ausrüstung und das Versenden einer persönlichen Willkommensnachricht durch Ihr Team. 

• Wie lange soll der Einführungsprozess dauern? Da Sie bereits alle Informationen und Fähigkeiten festgelegt haben, die Ihr neuer Mitarbeiter wissen muss, sollten Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie lange es dauern wird, bis er sich eingearbeitet hat. Denken Sie daran, genügend Pufferzeit einzuplanen, damit Ihre Mitarbeiter Pausen machen und alle neuen Informationen verdauen können. Es ist auch wichtig, den neuen Mitarbeitern die Dauer des Einführungsprozesses mitzuteilen, damit sie wissen, wie viel Zeit sie für die einzelnen Aufgaben aufwenden können. Denken Sie daran, dass dies nicht in Stein gemeißelt ist. Sie können das Tempo der Einführung immer anpassen, je nachdem, wie schnell Ihr neuer Mitarbeiter vorankommt. 

• Wann sollten Sie Schulungseinheiten einplanen, um wichtige Informationen weiterzugeben? So könnten Sie beispielsweise in der ersten Woche wichtige Schulungen zu den Unternehmensprozessen und in der zweiten und dritten Woche Schulungen zu bestimmten Fertigkeiten planen. 

• Wann sollen neue Mitarbeiter bestimmte Fähigkeiten erlernen und anwenden? Versuchen Sie, die Schulungen so zu terminieren, dass neue Mitarbeiter diese Fähigkeiten umgehend in der Praxis anwenden können. Auf diese Weise haben sie die Möglichkeit, ihr Wissen zu festigen und Fragen zu stellen, die während der Schulung nicht behandelt wurden. 

• Mit wem sollte sich Ihr neuer Mitarbeiter wann treffen? Sie könnten sich zum Beispiel in der ersten Woche täglich mit ihrem Mentor und in der zweiten oder dritten Woche mit funktionsübergreifenden Beteiligten treffen. 

• Welche Ziele soll Ihr neuer Mitarbeiter am ersten Tag, in der ersten Woche, im ersten Monat und so weiter erreichen? Dies sollten klare formulierte Erwartungen darüber sein, was der neue Mitarbeiter bis wann erreichen sollte. Ein neuer Recruiter in Ihrem Team könnte sich beispielsweise zum Ziel setzen, im ersten Monat einen Einstellungsprozess mit einem seiner Kollegen zu begleiten. Denken Sie daran, dass die Ziele nur ein Ausgangspunkt sind – Sie können mit Ihrem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten, um die Ziele nach Bedarf gemeinsam anzupassen. 

• Wann werden Sie sich mit dem neuen Mitarbeiter treffen, um Feedback zu geben und zu erhalten? Dazu können informelle Gespräche gehören, um zu sehen, wie die Dinge laufen und was verbessert werden kann, sowie strukturiertere Feedbackgespräche am Ende des ersten Monats oder der ersten 100 Tage. 

Beispiel einer Checkliste zur Einstellung neuer Mitarbeiter

Eine Einführungscheckliste ist ein nützliches Tool, um sicherzugehen, dass Ihr Einführungsprozess alle notwendigen Schritte umfasst, um neue Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen. Dies kann eine Version Ihres Einführungszeitplans sein, mit einzelnen Aufgaben, die in Abschnitte für den ersten Tag, die erste Woche, den ersten Monat usw. unterteilt sind. 

Mit einer Projektmanagement-Software wie Asana können Sie Ihre Checkliste für die Einführung leichter umsetzbar machen. So können Sie beispielsweise Aufgaben mit Links zu relevanten Informationen und bestimmten Fälligkeitsdaten erstellen und diese dann Ihnen selbst, dem IT- und Personalabteilungsteam oder Ihrem neuen Mitarbeiter zur Bearbeitung zuweisen. Auf diese Weise ist Ihre Checkliste nicht nur ein statisches Dokument, sondern eine lebendige Ressource, mit der Sie und Ihr neuer Mitarbeiter arbeiten und die Sie gemeinsam abarbeiten können.  

Der erste Eindruck zählt

Mit diesen Schritten gelingt die zuverlässige Einführung neuer Teammitglieder. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen strukturierten Einführungsprozess zu entwickeln, hilft das nicht nur den Mitarbeitern, in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein, sondern trägt auch zu einer positiven Unternehmenskultur bei, die talentierte Mitarbeiter ermutigt, Teil des Unternehmens zu bleiben.