Neue Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeiter

Herzlichen Glückwunsch – Ihr potenzieller Mitarbeitender hat Ihr Angebotsschreiben unterschrieben, der Einstellungsprozess ist durchlaufen und Sie werden bald ein neues Teammitglied haben! Der nächste Schritt besteht nun darin, alle nötigen Aufgaben vorzubereiten, damit die Person ihre neue Rolle erfolgreich antreten kann. Am besten gelingt dies mit einer Vorlage für eine Checkliste für neue Mitarbeitende.

Was ist eine Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeitender?

Eine Checkliste für neue Mitarbeitende ist eine wiederverwendbare Vorlage, die Managern hilft, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten, die sie erledigen müssen, um einen neuen Mitarbeitenden erfolgreich ins Unternehmen zu integrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag für den Erfolg gerüstet ist. 

Was ist der Unterschied zwischen einer Vorlage für eine Checkliste für neue Mitarbeitende und einer Vorlage für die Einführung von Mitarbeitenden?

Auf den ersten Blick scheinen eine Vorlage für eine Checkliste für neue Mitarbeitende und eine Vorlage für die Einführung von Mitarbeitenden dasselbe zu sein. Aber beim genaueren Hinblick zeigen sich Unterschiede. Eine Checkliste für neue Mitarbeitende konzentriert sich auf alle Vorbereitungsarbeiten, die ein Manager erledigen muss, bevor ein neuer Mitarbeitender mit der Arbeit beginnen kann. Das beinhaltet Dinge wie das Vorbereiten neuer Ausrüstung, das Terminieren von Meetings und das Koordinieren von Meetings mit der Personalabteilung. 

Vorlagen für die Einführung von Mitarbeitenden werden verwendet, um neue Mitarbeitende durch den Einführungsprozess zu führen. Eine gute Vorlage für die Einführung von Mitarbeitenden umfasst Dinge wie das Mitarbeiter-Handbuch, Informationen über den ersten Arbeitstag und was Mitarbeitende vom 30-60-90-Tage-Plan erwarten können. 

Warum sollten Sie eine Checkliste für neue Mitarbeiter verwenden?

Beim Onboarding neuer Teammitglieder gibt es viele wichtige Teilaspekte. Es kann schnell überwältigend sein, den Überblick über alles zu behalten, was getan werden muss, bevor ein neuer Mitarbeitender in Ihrem Unternehmen beginnt. Eine Checkliste für neue Mitarbeitende trägt dazu bei, das Onboarding-Erlebnis sowohl für Mitarbeitende im Büro als auch für ortsunabhängige Mitarbeitende zu optimieren, da Sie anstehende Onboarding-Aufgaben auf einen Blick zeigt. Darüber hinaus kann ein effektives Onboarding die Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung verbessern – und den Grundstein für langfristigen Erfolg legen.

Was wird in einer Checkliste für neue Mitarbeitende erfasst?

Eine gute Checkliste für neue Mitarbeitende sollte eine umfassende Liste von Vorbereitungsaufgaben enthalten. Alle Aufgaben also, die Sie zwischen der Annahme Ihres Stellenangebots durch den neuen Mitarbeitenden und dem ersten Arbeitstag der Person erledigen müssen. Typischerweise gehören dazu die folgenden Aufgaben:

• Vorbereitungsaufgaben, wie das Zuweisen von Geräteanforderungen an die IT- und Personalabteilung, das Versenden von Willkommens-E-Mails und dafür zu sorgen, dass die Bewerber-Screenings abgeschlossen sind.

• Das Senden (und Empfangen) von Unterlagen für neue Mitarbeitende, wie Personalbögen, Steuerunterlagen und die unterzeichneten Unternehmensrichtlinien.

• Versenden einer Übersicht darüber, was der neue Mitarbeitende am ersten Tag erwarten kann, einschließlich der Meetings am ersten Tag, eines Zeitplans und was die Person über den Arbeitsort wissen sollte, wenn er oder sie vor Ort arbeitet.

• Versenden einer Übersicht darüber, was der neue Mitarbeitende in der ersten Woche und im ersten Monat erwarten kann, einschließlich der Meilensteine, die er oder sie erreichen soll, und der Zeitpläne für die Leistungsüberprüfung.

• Bereitstellen von Informationen über das offizielle Onboarding-Programm des Unternehmens, einschließlich formaler Onboarding-Schulungen.

• Senden zusätzlicher nützlicher Informationen, z. B. einen Überblick über die Unternehmenskultur und die Anforderungen an die neue Rolle.

So verwenden Sie eine Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeitender

Die einfachste Möglichkeit, eine Checkliste für neue Mitarbeitende zu erstellen, ist unsere kostenlose Asana-Vorlage. Mit Asana können Sie Mitarbeitende aus anderen Abteilungen wie HR und IT zu Vorlagen für neue Mitarbeitende hinzufügen, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe abgeschlossen wird, bevor der neue Mitarbeitende die neue Stelle antritt. 

Von dort aus können Sie Ihre Vorlagen an die Anforderungen bestimmter Rollen anpassen oder verschiedene Arten von Vorlagen für neue Mitarbeitende für verschiedene Abteilungen erstellen. Dies hilft Ihnen, auf lange Sicht Zeit zu sparen, da Sie nicht jedes Mal alle Aufgaben manuell neu erstellen müssen, wenn Sie eine neue Person in Ihr Team aufnehmen. 

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Wie eine Aufgabenliste oder eine Tabellenkalkulation zeigt die Listenansicht alle Ihre Aufgaben auf einmal an, so dass Sie nicht nur die Aufgabentitel und Fälligkeitsdaten sehen können, sondern auch alle relevanten benutzerdefinierten Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Automatisierung. Automatisieren Sie manuelle Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringt, für die Sie sie eingestellt haben. Regeln in Asana funktionieren auf der Grundlage von Auslösern und Aktionen°– im Wesentlichen „Wenn X geschieht, mache Y.“ Mit Regeln können Sie automatisch Arbeiten zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Stakeholder benachrichtigen und weitere Aktionen durchführen. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu kompletten Workflows – Regeln geben Ihrem Team Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit zurück.

• Abhängigkeiten. Markieren Sie eine Aufgabe als wartend auf eine andere Aufgabe mit Aufgabenabhängigkeiten. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows erkennen leicht, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Teil der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können.  

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln Ihren Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Aktionspunkte aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und Aktionspunkten im Handumdrehen Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen. 

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten zusammen, um Teams zu helfen, zielgerichtete und fokussierte Meetings abzuhalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, produktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald das Meeting beendet ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsam genutzte Tagesordnungen einen Überblick über die zu besprechenden Themen sowie Kontext bieten. Während des Meetings können die Teammitglieder Aufgaben direkt in Zoom erstellen, so dass Details und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und wenn das Meeting vorbei ist, überträgt die Integration von Zoom und Asana Meeting-Transkripte und -Aufzeichnungen zu Asana, so dass alle Teammitglieder und wichtigen Beteiligten die Inhalte des Meetings bei Bedarf noch einmal nachschlagen können.

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