Die Wildlife Conservation Society unterstützt seine Mitarbeitende und Community-Mitglieder mit Asana

Für viele gemeinnützige Organisationen hängt ihr Erfolg davon ab, dass sie ihre Teams befähigen, die Ressourcenausnutzung zu maximieren und Zuversicht in ihren Communities schaffen. Die Wildlife Conservation Society (WCS), eine globale Tierschutzorganisation, ist ein Paradebeispiel dafür, dass durch Investitionen in Mitarbeitende und Communities ein massiver Mehrwert für den gesamten Planeten geschaffen werden kann. WCS schützt mit einem globalen Team von mehr als 4.000 Mitarbeitenden Wildtiere und die Wildnis in 60 Ländern, in denen mehr als 50 % der weltweiten Biodiversität und über 300 Millionen der ärmsten Menschen der Welt leben.

„Nur sehr wenige gemeinnützige Organisationen beschäftigen sich damit, wie sie allen Mitarbeitenden helfen können, ihre Arbeit besser zu erledigen, oder wie sie ein unterstützendes Umfeld für die Arbeit von Menschen schaffen können“, erklärt Jonathan Palmer, Executive Director of Conservation Technology bei WCS. „Mit begrenzter Zeit und begrenzten Budgets kann es schwierig sein, unseren Teams zu helfen, sich zufrieden und zuversichtlich zu fühlen – auch wenn die Mitarbeitenden wohl unsere wichtigste Ressource sind.“

Jonathans Team bei WCS arbeitet mit über 100 Partnern, Anbietern und Lieferanten zusammen, um die besten Technologielösungen zu finden und zu implementieren, damit sie die größten Herausforderungen des Naturschutzes im heutigen Zeitalter lösen können. Als er bemerkte, dass geschäftskritische Projekte aufgrund der gestiegenen Nachfrage und Komplexität, isoliert vorliegender Informationen und „traditioneller“ Kommunikations- und Aufgabenmanagementkonzepte, die nicht skalierfähig waren, zu einem höheren Risiko von verpassten Fristen führten, suchte er nach einer besseren Möglichkeit zur Gestaltung der Zusammenarbeit in der gesamten WCS-Organisation. 

Sein Hauptziel war es, die Mitarbeitenden bei WCS – die Programmmanager, Softwareentwickler, Umweltwissenschaftler, Zoologen, Freiwillige und andere Beteiligte – besser zu befähigen. Also machte sich Jonathan auf die Suche nach einem Tool, um die Kommunikation und Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg zu verbessern.

Sein Team implementierte Asana, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu fördern, Transparenz und Verantwortlichkeit aufzubauen und Arbeitsvorgänge und Ressourcen nachzuverfolgen. Mit Asana arbeiten WCS-Teams effektiver zusammen und haben mehrere zusätzliche Vorteile: Mitarbeitende haben Zugang zu mehr Karrieremöglichkeiten und konnten das Vertrauen der Communities stärken, denen sie dienen. 

Verbessertes Vertrauen zu lokalen Communities

Ein WCS-Team, das Okapi Wildlife Reserve (OWR)-Team in Ituri, arbeitet mit Unterstützung des von der EU finanzierten Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) mit einer Gruppe internationaler Organisationen zusammen, um die Ernährungsunsicherheit durch die Entwicklung nachhaltiger Lösungen für Lebensmittelprobleme mit Schwerpunkt auf dem Schutz der Tierwelt, der Ernährungssicherheit und der Entwicklung von politischen Vorschriften entwickelt werden. Ein Teil ihrer Arbeit findet in Schutzgebieten statt, in denen WCS seine Regierungspartner und andere bei der Durchführung seiner Programme in 15 Ländern unterstützt, darunter der Makira-Naturpark in Madagaskar und das Okapi-Wildreservat in Ituri, Demokratische Republik Kongo.

Obwohl WCS sich bemüht, alle Partner, Hosts und Communities mit seiner Arbeit zufriedenzustellen, kommt es unweigerlich hin und wieder zu Reibungen. Zum Beispiel könnte eine Person ein Anliegen bezüglich der Behandlung der Umwelt, ihrer eigenen Rechte oder einer Interaktion, die sie erlebt hat, äußern. „Viele Mitglieder der Communities, denen wir dienen, haben das Gefühl, dass WCS für den Schutz der Wildtiere verantwortlich ist, weil wir vor Ort sind und versuchen, die Tiere zu schützen”, erklärt Caroline Abid, SWM-Programmmanagerin.

Da das SWM-Programm auf die Unterstützung vor Ort angewiesen ist, um Lösungen umzusetzen, sind die Beziehungen zur Community für den Erfolg der Programme von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig, Beschwerden zeitnah und respektvoll zu lösen. Daher verwendet WCS Asana zur Abwicklung von Feedback aus den Communities, denen sie dienen.

In der Vergangenheit verwendete WCS physische Notizbücher und Tabellen, um Beschwerden zu erfassen und zu verwalten, die dann per E-Mail an den zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet wurden. Daher könnte es Wochen dauern, bis das Feedback verarbeitet wurde, was das Vertrauen der Community-Mitglieder strapaziert. Für WCS, die auf die Unterstützung und das Engagement der Community zum Schutz der Naturschutzgebiete angewiesen ist, könnten unzufriedene Mitglieder im Umkehrschluss eine Gefahr für die zu schützenden Areale bedeuten.

„Wir haben nicht schnell genug auf die Beschwerden unserer Community reagiert, also haben wir versucht, den Prozess mit Asana zu verbessern, um sicherzustellen, dass wir immer reaktionsfähig bleiben”, sagt Caroline. Mit Asana können Beschwerden von Mitgliedern der Community bequem eingereicht werden. Sie teilen ihr Anliegen nun einem WCS-Mitarbeiter vor Ort mit, der es wiederum über ein Asana-Formular übermittelt, wodurch eine Asana-Aufgabe in einem dedizierten Projekt mit allen Informationen erstellt wird, die für eine schnelle Bearbeitung der Beschwerden erforderlich sind.

Asana bietet einen zentralen Ort für die Überprüfung von Beschwerden, wodurch die Papierflut und der Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung entfallen. Es macht es auch einfacher, Beschwerden an die richtigen Personen innerhalb von WCS weiterzuleiten, damit sie schnell bearbeitet werden können, anstatt sie über langwierige Kommunikationsketten mit handschriftlichen Notizen und E-Mails weiterzuleiten. Sobald eine Aufgabe der richtigen Person zugewiesen wurde, verfügt sie über alle Informationen, die sie benötigt, um sie zu bearbeiten, da alle erforderlichen Details im Formular enthalten sind. Und wenn es sich um eine sensible Beschwerde handelt, kann WCS die Sichtbarkeit mithilfe der Datenschutzeinstellungen in Asana einschränken.

Da die Abwicklung von Beschwerden mit Asana schneller erfolgt, fühlen sich die lokalen Communities ermutigt, Probleme zu melden, sobald sie auftreten, wodurch ein positiver Kreislauf entsteht: Die Communities bleiben in die Naturschutzarbeit von WCS eingebunden und die Organisation unterstützt weiterhin die Communities vor Ort. Diese Ergebnisse haben dazu beigetragen, dass WCS Vertrauen aufbauen konnte. Dies ist für das Unternehmen von großer Bedeutung, um seine ehrgeizigen Naturschutzziele zu erreichen.

Befähigung der Mitarbeitenden, neue Chancen zu nutzen 

Durch die Abkehr des WCs-Teams von E-Mails hat Asana dazu beigetragen, die isolierte Arbeit von Teams offener zu gestalten, die Sichtbarkeit zu erhöhen und Informationen und Möglichkeiten im gesamten Unternehmen für mehr Teammitglieder zugänglich zu machen. Dadurch wird ein neues Maß an Transparenz geschaffen, da alle Aufgaben und Projekte standardmäßig innerhalb des Teams öffentlich sind. Es wurden viele Möglichkeiten für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit geschaffen, was während der COVID-19-Pandemie besonders wichtig war, als bei WCS nicht viele persönliche Interaktionen möglich waren. 

Die Verwendung von Asana hat laut Jonathan einen „vereinheitlichenden“ Effekt auf das Team. „Durch die Vereinheitlichung unseres Teams können wir die Kosten für die Umsetzung von Projekten so gering wie möglich halten“, erklärt er. „Die Transparenz, die Asana bietet, ermöglicht es jüngeren, ehrgeizigeren Teammitgliedern, sich für Lernangebote zu melden, mehr Verantwortung zu übernehmen und ihren Aufgabenbereich zu erweitern.“ Dies ist bemerkenswert, da in der Vergangenheit als großes Unternehmen die Chancen oft denen zufielen, die näher am Hauptsitz arbeiten – einfach aufgrund der Verfügbarkeit von und des Zugangs zu Informationen. Mit Asana haben die Mitarbeitenden jetzt einen besseren Überblick über die Projekte und können unabhängig von ihrer Zeitzone asynchron dazu beitragen. Infolgedessen konnte WCS eine größere Vielfalt an Teammitgliedern aus der ganzen Welt verzeichnen.

Asana hilft dem gesamten WCS-Team, sich befähigt zu fühlen, sich aktiv zu engagieren und Gelegenheiten wahrzunehmen, von denen sie sonst vielleicht nie erfahren hätten. Es spart auch Ressourcen, einschließlich des Budgets für Löhne, Reisen und Schulungen, indem es die Einstellung von Mitarbeitenden auf verschiedenen Arbeitsmärkten ermöglicht, sodass WCS seine Budgets effizient einsetzen kann, um eine größere Wirkung zu erzielen. 

Versprechen einhalten, indem man Menschen in den Mittelpunkt stellt

WCS leistet mit begrenzten Ressourcen, die durch die Unterstützung der Mitarbeitenden und Mitglieder der Community überhaupt erst bereitgestellt werden, überraschend viel. Mit Asana kann WCS seinen Community-Mitgliedern aktiv zuhören und sich um sie kümmern. So hat die Organisation seinen Mitarbeitenden weltweit Zugang zu vielfältigen Möglichkeiten verschafft. Diese erfreulichen Ergebnisse haben dazu beigetragen, dass die Organisation ihre zahlreichen Ziele besser erreichen konnte, und haben die Menschen, die die Arbeit leisten, stärker in die Arbeit eingebunden.

Durch die Verbesserung der Robustheit der Prozesse und die neu gewonnene Transparenz schafft WCS weiterhin Vertrauen, sowohl intern als auch extern – ein entscheidender Faktor für den Schutz der Lebensräume, der Tierwelt und der Communities, denen die Organisation dient.