ABUS hebt sich mit Asana auf ein neues Level

Mit 27.000 Kunden und 500.000 Nutzern täglich ist ABUS Kransysteme einer der wichtigsten europäischen Hersteller von Hallenkransystemen, wie sie zum Beispiel in Fabriken zum Einsatz kommen. Gegründet im Jahr 1965 im nordrhein-westfälischen Gummersbach, beschäftigt das Familienunternehmen heute über 1.100 Mitarbeiter an seinen Produktionsstandorten sowie in seinem internationalen Vertriebs- und Servicenetzwerk. Die Krananlagen und Hebezeuge von ABUS sind in Präzisionsarbeit für Industrie- und Werkshallen ausgelegt und können Lasten von bis zu 120 Tonnen heben. Die Kunden weltweit stammen unter anderem aus der Stahlverarbeitung, der Automobilindustrie und dem Schiffsbau. Zusätzlich zur Herstellung und Installation der Hebe- und Förderanlagen übernimmt das Unternehmen umfassende Beratungs- und Montageleistungen.

Als Familienunternehmen steht ABUS für eine kontinuierliche Strategie und konsequente Kundenorientierung. Dazu gehört auch, dass sich die Firma ständig weiterentwickelt und sich neuen Marktanforderungen anpasst. Etwa durch die Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Dabei hat Asana eine wichtige Rolle gespielt.

Das Ziel: mehr Transparenz im Tagesgeschäft

Angestoßen wurde das Digitalisierungsprojekt durch die Anforderung der Personalabteilung, mehr Transparenz in komplexe Prozesse zu bringen und effizienter zu arbeiten. In der Personalverwaltung laufen bei ABUS viele Aufgaben zusammen, etwa die Erstellung von Zeugnissen, die Rekrutierung und das Onboarding neuen Personals, die Mitarbeiterentwicklung und die Zeitwirtschaft. Obwohl das Team dafür auf spezielle Softwarelösungen zurückgreifen konnte, gab es kein Tool, das alle HR-Prozesse unter einem Dach vereinte.

„Wir arbeiteten mit mehreren Insellösungen“, erinnert sich Rainer Bühne, ABUS-Gesellschafter sowie Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Keravonos, das sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation zu begleiten. „Diese Lösungen konnten zwar einzelne Aufgaben erledigen, aber sie waren nicht auf Workflows ausgerichtet. Dadurch hatte die Personalabteilung wenig Übersicht darüber, in welchem Stadium sich einzelne Projekte befanden. Viele Prozesse waren noch papierbasiert; es war schwierig zu verfolgen, welches Dokument gerade auf welchem Schreibtisch lag.“ Dadurch entstanden Unklarheiten und unnötige Verzögerungen.

Eine Plattform bringt die unterschiedlichsten Workflows zusammen

Ein besseres Tool musste her, das es dem HR-Team erlauben würde, seine vielen Arbeitsabläufe auf einer Plattform zusammenzuführen und zu organisieren. Weil Rainer Bühne in einer früheren Rolle beim Klima- und Energielösungsspezialisten Viessmann schon mit Asana gearbeitet hatte, fiel die Entscheidung für die Work-Management-Plattform leicht.

ABUS begann 2022 mit der Einführung von Asana, zunächst als Angebot an die zehn Mitarbeiter im HR-Bereich. In der Anfangsphase konzentrierte sich die Nutzung auf drei typische Prozesse: das Onboarding neuen Personals, die Einstellung von Leiharbeitern und die Aus- und Weiterbildung bestehender Fachkräfte. Keravonos und ABUS hatten als Teil eines übergreifenden Transformationsprojekts bereits viele Arbeitsabläufe analysiert, optimiert und verschlankt; damit war es ein Leichtes, diese Vorgänge digital in Asana abzubilden.

Wir mussten von der Papierwirtschaft auf den Schreibtischen wegkommen. Mit Asana konnten wir Transparenz im Arbeitsalltag schaffen.”

Was ABUS besonders schätzte: wie flexibel sich Asana an unterschiedliche Anforderungen anpassen ließ. „Unsere alten HR-Tools waren sehr starr und ihre Funktionalitäten passten oft nicht zu unseren Prozessen. Mit Asana haben wir die Freiheit, Abläufe selbst exakt so auf der Plattform anzulegen, wie wir es wollen. Dafür müssen wir nicht einmal die IT-Abteilung bemühen“, freut sich Rainer Bühne.

Schnelle Ausweitung auf das gesamte Unternehmen

Die Personalmitarbeiter nutzen Asana jetzt, um ihr gesamtes Tagesgeschäft zu organisieren, Aufgaben zu verteilen, Zuständigkeiten zu verwalten – aber auch als digitales Kollaborationstool zur einfacheren Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Von anfänglich zehn Mitarbeitern hat sich die Nutzung schnell auf weitere Bereiche wie Facility Management, Marketing und Produktion ausgedehnt. Inzwischen zählt ABUS 360 Asana-User; es sollen weitere dazukommen.

Um neue Nutzer an das System heranzuführen, hat Keravonos eine Reihe von Schulungsunterlagen erstellt. Weil vieles in Asana selbsterklärend ist, dauert die Grundlagenschulung für Einsteiger nur rund drei Stunden. Inzwischen bildet ABUS aber auch fortgeschrittene Nutzer aus, um das Support-Team zu entlasten. Ziel ist, dass jeder Unternehmensbereich einen Power-Nutzer hat, der die erweiterten Asana-Features im Detail kennt und etwa Automatisierungsregeln, Formulare oder Projektportfolios selbst anlegen kann.

HR sitzt im Zentrum, denn diese Abteilung hat mit allen Bereichen zu tun. Von dort aus hat sich Asana sehr schnell organisch ausgebreitet.”

Bisher war die Einführung stark von den alltäglichen Arbeitsabläufen und Bedürfnissen jedes Teams angetrieben. Mit Asana hat ABUS die unternehmensweite Digitalisierung unterstützt und unzählige zuvor analoge Prozesse optimiert. Für viele Mitarbeiter ist Asana die Hauptschnittstelle für die tägliche Verwaltung der eigenen Aufgaben und To-Do-Listen, die Kooperation in Projekten, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und die Verknüpfung dieser Arbeit mit den Unternehmenszielen.

Über alle Nutzer hinweg sind bereits rund 115.000 einzelne Aufgaben in Asana erfasst. Nun will ABUS die Nutzung auf ein neues Niveau heben und auch komplexe Projekte – beispielsweise in der Kranentwicklung – abbilden. Schon jetzt können Mitarbeiter in der Produktion Vorschläge zu kontinuierlichen Verbesserungsprozessen direkt in Asana einreichen und bearbeiten; so will ABUS mehr Transparenz im Produktentwicklungsprozess schaffen. Auch Use Cases in der Ressourcen – und Einsatzplanung sind denkbar.

Das Ergebnis: deutliche Zeiteinsparungen

Von der erweiterten Asana-Nutzung verspricht sich Rainer Bühne neue Vorteile. Allein im Personalbereich hat Asana dank der einfacheren Arbeitsverwaltung schon messbare Zeiteinsparungen gebracht. So hat sich die Durchlaufzeit von Routineanfragen wie Stellenanzeigen oder Vertragsverlängerungen von vier Wochen auf wenige Tage verkürzt. Dank der Integration mit dem bestehenden Zeugnisgenerator können Vorgesetzte Mitarbeiterbeurteilungen direkt in Asana abstimmen, was ebenfalls Zeit spart. Mit dem neu optimierten Recruiting-Prozess in Asana konnte ABUS zudem in zwölf Monaten weitaus mehr neue Talente einstellen als vorher.

Das Plus an Transparenz erlaubt der Personalabteilung außerdem, strategischer und vorausschauender zu handeln. Weil ABUS bald seinen 60. Geburtstag feiert, werden in den kommenden Jahren einige Mitarbeiter in Rente gehen. Um die freiwerdenden Stellen proaktiv zu füllen, wird die Nachfolgeplanung schon jetzt mit Asana ausgearbeitet.

Und weil das HR-Team dank Asana viel flotter auf Anforderungen reagieren kann, hat sich auch seine Beliebtheit gesteigert: andere Abteilungen suchen proaktiv die Zusammenarbeit.

Insgesamt, so Rainer Bühne, hat das ganze Unternehmen profitiert:

Wir haben mit Asana einen hohen Automatisierungsgrad verwirklicht. Wir haben Feedbackschleifen verkürzt, manuelle Fehler eliminiert und Engpässe beseitigt. Das Tool hat bereits einen fantastischen Mehrwert gebracht – wir sind gespannt, was wir noch erreichen können.”