Benefit Cosmetics begeistert Beauty-Kund*innen mit Asana

1976 eröffneten die Zwillingsschwestern Jean und Jane Ford in San Francisco einen winzigen Make-up-Laden. Ihr Ziel war es, nur 33 US-Dollar pro Tag zu verdienen, um die Gewinnschwelle zu erreichen, und es funktionierte. Heute ist Benefit Cosmetics eine beliebte Kosmetikmarke mit Produkten in über 55 Ländern und mehr als 3.000 BrowBar Beauty Lounges, die den Guinness-Weltrekord für „die meisten Augenbrauenwachsbehandlungen in acht Stunden durch ein Team“ halten. Das Unternehmen befindet sich im Eigentum von LVMH und ist bekannt für Verpackungen und Marketing, die voller Persönlichkeit sind. Ihr Slogan bringt es auf den Punkt: „Lachen ist die beste Kosmetik.“

Jessie Geisen, Brand Marketing Manager für das US-Marketingteam von Benefit, hilft den Kreativen hinter der entzückenden Marke, produktiv zu bleiben. Das US-amerikanische Kreativteam besteht aus Designern, Textern sowie Video- und Fotografie-Spezialisten, die jederzeit an bis zu 75 Projekten arbeiten. Jessie verwaltet ihre Arbeitsbelastung, prüft jeden Monat 50–60 Anfragen von anderen Teams und plant Kampagnenzeitpläne. Von Produktveröffentlichungen über E-Mails bis hin zu bezahlten Medien und Influencer-Marketing für den US-Markt – Jessie organisiert alles und trifft sich wöchentlich mit den Kreativen, um ihre Aufgaben zu besprechen.

Das US-Team hatte ein Work Management Tool verwendet, aber es fehlten einige wichtige Funktionen. Es gab keine Möglichkeit, auf der Plattform zu kommunizieren und Fragen zu stellen. Wenn Kreative also eine Aufgabe mit fehlenden Informationen erhielten, mussten sie diese im Chat oder per E-Mail nachverfolgen. In der Zwischenzeit musste Jessie Zeitpläne für Kampagnen erstellen und den Arbeitsaufwand berechnen, aber das Tool unterstützte dies nicht, sodass sie Daten in eine Tabelle exportieren und manuelle Formeln verwenden musste. Dieses System hielt das Team zurück:

• Viele Nebengespräche über Chat und E-Mail verlangsamten die Produktion und verbreiterten den Projektkontext.

• Es wurden Aufgaben übersehen, weil die Arbeit nicht zentralisiert war.

• Jessie verbrachte zu viel Zeit mit der manuellen Erstellung von Berichten über die Arbeitsbelastung und der manuellen Planung von Zeitplänen.

Der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, dass diese Art von „Arbeit rund um die Arbeit“ mehr als 60 % der Zeit eines US-Wissensarbeiters in Anspruch nimmt. Jessie begann mit der Suche nach einer neuen Work-Management-Plattform, um die kreative Umsetzung zu beschleunigen und die Zusammenarbeit für das in den USA ansässige Team effizienter zu gestalten.

Eine bessere Möglichkeit, Informationen auszutauschen und einen geschäftigen Teamkalender zu vereinfachen

Das Team suchte nach einer Plattform, auf der alle Arten von Projekten verfolgt werden und sie Fragen im Tool selbst stellen konnten. Jessie musste auch eingehende Anfragen von anderen Teams verwalten und Kampagnenzeitpläne und Teamressourcen planen.

Einige Teammitglieder hatten Asana bereits zuvor verwendet, und als sie es mit anderen Optionen verglichen haben, stellten sie fest, dass es am visuellsten und benutzerfreundlichsten ist. Verschiedene Projekte, die nach Farben gruppiert sind, wie z. B. Lila für Markeninitiativen, machen es einfacher, alle Arbeiten im Flug zu sehen. „Asana passte am besten zu uns, weil es benutzerfreundlich ist“, sagt Jessie. „Die Farben helfen mir, auf einen Blick zu verstehen, was passiert, ohne von so vielen Informationen überwältigt zu werden.“

Sie waren auch von den flexiblen Ansichten von Asana, der Workload-Funktionalität und der Möglichkeit, Kommentare und Anhänge zu Aufgaben hinzuzufügen, begeistert. „Asana-Kommentare waren sehr wichtig für uns. Wenn ein Designer über eine Aufgabe verwirrt ist oder nicht über die benötigten Assets verfügt, könnte er einen Kommentar zu der Aufgabe hinterlassen, anstatt separat ein anderes Team zu benachrichtigen“, sagt Jessie.

Einführung von Asana im Kreativteam

Die Kreativen von Benefit waren begeistert, Asana zu nutzen und die Herausforderungen zu meistern, mit denen sie konfrontiert waren. Sie arbeiteten mit einem Asana Customer Success Manager (CSM) zusammen, um Workflows einzurichten, die der Arbeitsweise des US-Teams entsprachen. Jessie führte das Team dann durch eine Präsentation und Schulung, basierend auf den Best Practices für die Implementierung, die von ihrem CSM bereitgestellt wurden, um ihnen zu zeigen, wie sie Asana für ihre Rollen verwenden können.

Um die Akzeptanz voranzutreiben, setzte sich Jessie ständig für Asana ein und war die Anlaufstelle des Teams für Fragen. Sie wiederholte Produktionsprozesse im Laufe der Zeit und verschickte wöchentliche E-Mails mit Asana-bezogenen Updates, wie Erinnerungen und Funktionsverbesserungen von ihrem CSM. Nach zwei Monaten waren das Team und der VP of Marketing überzeugt und wussten, wie sie Asana nutzen können, um ihre Probleme zu lösen.

Einsparung von zehn Arbeitswochen pro Jahr durch zentrale Kommunikation und Anfragen

Heute verwendet das US-Marketing-Team Asana, um alle Projekte und Anfragen für eine schnellere Ausführung zu verwalten.

Kategorisierung von Kreativanfragen über Formulare

Das Kreativteam erhält jetzt Arbeitsanfragen über ein Asana-Formular, wobei durchschnittlich 78 Formulare pro Monat eingereicht werden. Dies trägt zu einer geschätzten Zeitersparnis von fast sechs Arbeitswochen pro Jahr bei, indem das Hin- und Herschreiben von Nachrichten eliminiert werden. Anfragen gehen in das Asana-Projekt „Eingehende Kreativanfragen“, das als Posteingang dient, den Jessie sortiert. Es gibt Abschnitte für „neue Anfragen“, „genehmigte Anfragen“ und „archivierte Anfragen“.

Jede Einsendung wird als Aufgabe angezeigt, mit benutzerdefinierten Feldern, die mit den Informationen gefüllt sind, die ihre Kollegen in die Formularfelder eingeben. Wenn eine Anfrage genehmigt wird, erstellt Jessie Unteraufgaben für jeden Ausführungsschritt und weist sie dem entsprechenden Inhalts- oder Designexperten zu. Alle Rückmeldungen und Kommunikationen erfolgen in Kommentaren zur übergeordneten Aufgabe, damit die Beteiligten den vollständigen Kontext und die neuesten Entscheidungen sehen können.

Jessie aktualisiert das Asana-Formular, um den Prozess des Teams voranzutreiben. So wird sichergestellt, dass die Anfragenden den Kreativen im Voraus alle benötigten Informationen zur Verfügung stellen, damit sie sofort mit der Arbeit beginnen können. In einem Feld werden die Anfragenden aufgefordert, alle „Beteiligten“ für das Projekt aufzulisten – Personen, die möglicherweise auf dem Laufenden bleiben möchten. Jessie fügt diese Personen dann zur Asana-Aufgabe hinzu, damit sie Benachrichtigungen erhalten und an Bewertungen teilnehmen können.

Nachverfolgung des Arbeitspensums

Jessie verwendet Workload, um automatisch die Team-Kapazität zu berechnen und sie auf einer wöchentlichen Zeitleiste zu visualisieren. Für jedes Team hat sie ein Portfolio erstellt, in dem es seine Projekte und Aufgaben ablegen kann, z. B. ein Designteam-Portfolio, und sie kann auf die Workload-Ansicht klicken, um die Aufgaben jedes Designers anzuzeigen. Jessie teilt es jeden Montag mit den Kreativen, um zu besprechen, was für die Woche ansteht, und Anpassungen vorzunehmen. Diese visuelle Momentaufnahme war nicht möglich, als Jessie Tabellen verwendete. Jetzt sieht sie automatische Aktualisierungen, wenn sich Fälligkeitsdaten oder Zuständigkeiten in Asana verschieben.

Die Verwaltung der Arbeit auf diese Weise in Asana hilft dem Kreativteam von Benefit, einen Business Case für die Einstellung weiterer Ressourcen wie freiberufliche Designer oder Texter zu erstellen, da sie ihre Arbeitsbelastung leicht mit der Anzahl der eingegangenen Anfragen vergleichen können.

Planung von Terminen für Kampagnen

Um den Zeitplan für eine neue Kampagne in den USA zu planen, verwendet Jessie einfach eine Asana-Projektvorlage mit wichtigen Meilensteinen. Sie gibt das Startdatum ein und Asana füllt automatisch die Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe aus. Dann fügt sie alle anderen Aufgaben hinzu, die für diese Kampagne einzigartig sind. „Die Daten werden in fünf Sekunden aufgefüllt, verglichen mit mindestens einer Stunde bei Tabellenkalkulationen“, sagt Jessie.

Das Kreativteam verwendet auch die Kalenderansicht, um zu sehen, wann mehrere Kampagnen stattfinden, damit sie Lücken erkennen und Überschneidungen proaktiv planen können. Bei Aufgaben werden benutzerdefinierte Felder verwendet, um verschiedene Arten von Arbeit mit ihrer eigenen Farbe zu kennzeichnen, z. B. „Inhalt“, „Bezahlte Medien“ und „Influencer-Versand“. Auf diese Weise kann das Team bestimmte Arbeitskategorien filtern und betrachten – zum Beispiel nur die Zeitleiste des Influencer-Marketings.

Zentralisieren von Kommunikation und Zusammenarbeit

Die geschätzte Zeitersparnis des US-Marketingteams durch die Verwendung von Asana beträgt insgesamt 52 Arbeitstage oder 10 Arbeitswochen pro Jahr. Diese neuen Effizienzen verbessern die Moral der Designer, helfen dem Team, jede begonnene Initiative umzusetzen (anstatt etwas zu übersehen) und ermöglichen es dem Team, ehrgeizigere und komplexere Projekte zu bewältigen – wie z. B. eine komplizierte bezahlte Medienkampagne für POWmade, eine neue Augenbrauen-Produkteinführung.

Neben den Formularen trägt die Zentralisierung der Kommunikation über Asana-Aufgaben wesentlich zu dieser Zeitersparnis bei. Das Team teilt über 600 Kommentare pro Monat, wodurch der Kontextwechsel zwischen E-Mails, Chat und anderen Plattformen reduziert wird.

„Unser Team ist in der Lage, kreative Projekte viel schneller abzuschließen, weil es die nötigen Informationen schneller erhält“, sagt Jessie. „Das ist ein großes Plus für alle. Es gibt weniger Frustration und weniger externe Kommunikation, die Zeit kostet und die Arbeit verlangsamt.“

Effiziente kreative Zusammenarbeit ermöglicht es Benefit, mehr Freude zu verbreiten

Weitere erfreuliche Kampagnen stehen auf dem Programm, da sich das US-Marketingteam von Benefit auf ein Jahr mit aufregenden Produkteinführungen freut. Ihr Kreativteam hat neue Ideen entwickelt, um Verbraucher für neue Produkte zu aktivieren, und sie planen, diese Initiativen und Veranstaltungen in Asana zu verwalten. Während Jessie den kreativen Prozess weiter rationalisiert, hofft sie, mehr Teams, mit denen sie zusammenarbeitet, wie das Social-Media-Team von Benefit, in Asana einzubinden. Die Zukunft sieht schön aus für ein Unternehmen, das glaubt, dass Lachen die beste Kosmetik ist – und Asana nutzt, um diese Botschaft seinen US-Fans zu vermitteln.