프로젝트 관리의 이점

모든 회사나 팀에 공식적인 프로젝트 관리 프로세스가 있는 것은 아닙니다. 대기업에서 근무하든 빠르게 성장하는 스타트업에서 근무하든, 팀이 아직은 공식적인 프로젝트 관리에 우선순위를 두지 않을 수 있습니다. 하지만, 프로젝트를 체계적으로 관리하고 팀원들과 협업하는 것이 갈수록 어려워지는 상황을 경험하고 있을지 모릅니다. 프로젝트 관리가 필요하긴 하지만, 전담 프로젝트 매니저가 있는 팀에만 해당된다고 생각하지는 않으셨나요?

꼭 그렇지는 않습니다. Asana는 프로젝트 관리 스킬이 모든 팀이 더 효율적으로 프로젝트를 수행하는 데 도움이 된다고 생각합니다. 업무를 계획, 관리, 수행하는 방법을 찾는 것은 모든 팀과 회사와 관련이 있습니다. 기존 프로젝트 관리 시스템의 모든 요소가 필요하지는 않겠지만, 팀이 프로젝트 관리의 기초를 적용하여 효과를 경험할 수 있습니다.

프로젝트 관리란?

프로젝트 관리는 팀이 프로젝트에 있는 업무를 정리, 추적, 수행하도록 도와줍니다. 여기서 말하는 프로젝트란 특정 목표를 달성하기 위한 일련의 작업을 의미합니다. 프로젝트 관리를 통해 팀이 업무를 계획, 관리, 수행하여 적시에 프로젝트 요구 사항을 충족할 수 있습니다. 프로젝트 관리 툴을 사용하면 팀이 업무의 모든 세부 사항을 한 곳에서 체계적으로 관리하고, 피드백과 진행 상태를 공유하고, 궁극적으로 더 효과적으로 협업할 수 있습니다.

팀이 업무를 처리하기 위해 스프레드시트, 이메일, 기타 툴을 바꿔가며 사용하는 대신 프로젝트 관리 툴을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 부서 간 업무 조율

• 프로젝트 계획, 세부 사항, 파일, 피드백을 일원화하여 관리

• 모든 이해관계자와 상태 업데이트 공유

• 팀 협업 개선

프로젝트 관리의 역사

프로젝트 관리는 1900년대 초반에 여러 유형의 엔지니어링이 융합되어 개발되었지만, 현대의 프로젝트 관리를 정의하는 툴과 기법은 1950년대에 등장하기 시작했습니다. 당시 프로젝트 관리는 독특한 방법론으로 인식되기 시작했으며, 특히 엔지니어링 프로젝트에 가장 자주 활용되었습니다. 1969년 Project Management Institute(PMI)가 공식적으로 설립되어 이후 수십 년 동안 프로젝트 관리를 정의하고 기반을 다지는 데 큰 역할을 했습니다. PMI는 프로젝트 매니저 인증서를 마련했을 뿐만 아니라 1996년에 처음으로 Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK 가이드)를 발간했으며, 정기적으로 업데이트하고 있습니다.

과거에 프로젝트 매니저는 프로젝트 관리 방법론과 툴 세트에 대해 자주 교육을 받았고, 종종 PMI와 같은 조직에서 인증을 받기도 했던 전담 직원이었습니다. 프로젝트 관리 툴은 설정하고 사용하기가 어려웠고, 특별한 전문지식이 필요했던 경우가 많아 프로젝트 관리 프로세스를 실행하려면 프로젝트 매니저가 필요했습니다.

오늘날의 프로젝트 관리는 다릅니다. 복잡한 인증을 획득하거나 이해하기 어려운 용어를 숙지할 필요 없이 현재는 누구나 프로젝트 매니저가 될 수 있습니다. Asana는 누구든 프로젝트를 관리한다면 프로젝트 매니저라고 생각합니다. 프로젝트 관리의 유연성과 민주화는 향상된 최신 프로젝트 관리 소프트웨어 덕분에 이루어졌습니다. 현재의 프로젝트 관리는 복잡하고 사용하기 어려운 툴이 아니라 유연하고 시각적이며 사용자의 편의를 위해 만들어졌습니다.

최신 프로젝트 관리의 기초

프로젝트 관리에는 전문적인 용어나 표현이 많지만, 실제로는 처음 생각했던 것만큼 복잡하지 않습니다. 프로젝트 관리를 처음 시작했거나, 동료가 애자일 방법론이나 프로젝트 범위에 관해 이야기할 때 그 의미를 이해하고 싶은 분들을 위해 프로젝트 관리의 유형, 구성 요소, 프로세스, 팀 역할을 다음과 같이 소개합니다.

프로젝트 관리의 유형

프로젝트 관리는 팀이 프로젝트 요구 사항을 기한 내에 충족하기 위해 수행하는 모든 업무를 추적하기 위한 수단입니다. 하지만, 프로젝트 관리의 광범위한 범주에는 다음을 포함한 별도의 유형, 방법론, 접근법이 있습니다.

• 애자일 프로젝트 관리. 애자일은 제품, 엔지니어링, 소프트웨어 개발 팀에서 많이 사용하는 린(Lean) 프로젝트 관리의 한 유형입니다. 애자일을 통해 팀은 지속적으로 개선을 이끌어 내고, 변화에 유연하게 대처하고, 프로세스를 반복하고, 점진적으로 발전할 수 있습니다. 많이 사용되는 일부 애자일 프레임워크에는 스크럼과 칸반이 있습니다.

• 폭포수 모델. 폭포수 모델에서는 폭포수가 흘러내리듯이 작업이 선형 접근 방식으로 순차적으로 진행됩니다. 즉, 한 작업이 완료되면 다음 작업이 준비되는 식입니다. 폭포수 모델은 6단계인 요구 사항, 분석, 디자인, 코딩, 테스팅, 운영으로 구성되어 있습니다. 폭포수 모델은 일부 다른 프로젝트 관리 방법론보다는 상황 변화에 따라 유연성이 떨어지기 때문에 결과물과 범위가 고정된 프로젝트에 적합합니다.

• PRINCE2 방법론. PRINCE2는 PRojects IN Controlled Environments의 약어입니다. PRINCE2 프로젝트 관리 프로젝트 관리 방법론에서 프로젝트는 7단계 프로세스인 프로젝트 계획, 프로젝트 시작, 프로젝트 계획, 단계 전환 관리, 단계 조정, 결과물 관리, 프로젝트 종료로 나누어져 있습니다.

• 크리티컬 패스 분석법(CPM) 및 프로그램 평가 및 검토 기법(PERT). CPM 및 PERT는 1950년대에 개발된 오리지널 프로젝트 관리 방법론입니다. CPM은 지정된 기간 내에서 복잡하게 연결된 작업 간에 중요한 경로를 결정하는 알고리즘을 제공합니다. CPM을 사용하면 팀이 최장 종속 활동을 확인할 수 있습니다. 한편 PERT를 사용하면 타임라인과 기간을 알 수 없는 경우에도 중요한 경로를 파악할 수 있습니다. PERT에서 프로젝트 매니저는 전체 프로젝트를 완료하는 데 필요한 최소 시간을 판단하기 위해 완료해야 하는 모든 작업을(중요한 경로뿐만 아니라 이외의 작업 포함) 파악합니다.

핵심 구성 요소 및 주요 용어

프로젝트 관리의 모든 구성 요소를 한 곳에 정의한 체크리스트는 없습니다. 이는 프로젝트 관리마다 자체 구성 요소가 있으며, 프로세스와 형식이 제각기 다르기 때문입니다. 하지만, 사용하는 프로젝트 관리 방법론이나 툴에 상관없이 일반적으로 다음이 포함됩니다.

SMART 목표

모든 프로젝트에는 목표나 목적이 지정되어 있어야 합니다. 프로젝트 목표를 개략적으로 설정할 때 프로젝트 성공을 정확하게 측정할 수 있도록 SMART 목표 프레임워크을 사용하여 명확한 지표와 기준을 마련해야 합니다.

프로젝트 계획

프로젝트 계획은 팀이 성공적으로 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 핵심 요소를 나타내는 청사진입니다.

예산

대부분의 프로젝트에는 프로젝트를 진행하는 동안 달성할 수 있는 작업을 제한하고 정의하는 예산이 있습니다.

프로젝트 리스크

프로젝트 리스크는 예산 초과, 마감일 경과 등 프로젝트에서 발생할 수 있는 모든 문제를 의미합니다. 프로젝트 리스크 관리는 리스크를 최소화하기 위해 프로젝트를 시작하기 전에 리스크를 파악하는 관행을 의미합니다. 프로젝트 리스크 관리는 리스크 관리 대장을 만드는 작업이 수반됩니다.

프로젝트 범위

프로젝트 계획 과정에서는 프로젝트 범위(프로젝트의 규모, 제한 사항, 예산, 목표)도 정의합니다. 프로젝트 범위를 알면 프로젝트 결과물과 업무가 프로젝트 범위를 초과할 때 발생하는 범위 변동을 방지할 수 있습니다.

리소스 관리 계획

리소스 관리 계획은 직원의 업무 가능 여부, 기술적인 툴, 예산 등의 팀 리소스를 어떻게 배정할 것인지에 대한 계획입니다. 프로젝트에 리소스 관리 계획을 세우면 팀 리소스를 최적의 방식으로 관리하고 계획할 수 있어 리소스를 최대한 활용할 수 있습니다.

이해관계자

프로젝트 이해관계자는 프로젝트에 관련된 사람입니다. 교차 기능 팀 멤버 또는 경영진이 될 수 있습니다.

타임라인

대부분의 프로젝트에는 타임라인(업무가 시작되는 시작일, 업무가 완료되는 종료일)이 있습니다.

결과물

결과물은 프로젝트 타임라인의 끝에 마무리되는 에셋, 파일 또는 제품입니다. 결과물에는 브랜드 캠페인용 광고 또는 제품 출시를 위한 새 기능 등이 포함될 수 있습니다.

마일스톤

마일스톤은 업무가 완료되거나 새로운 업무가 시작되는 시기를 알리는 체크포인트입니다. 제품이나 결과를 나타내는 결과물과는 다르게, 마일스톤은 특정 시점을 나타냅니다.

종속 관계

프로젝트에는 다른 작업이 완료되고 나서 특정 작업을 시작할 수 있는 작업 간 종속 관계가 있을 수 있습니다. 프로젝트에 종속 관계가 많으면 간트 차트 스타일 보기를 사용하여 타임라인에 업무를 시각화할 수도 있습니다.

진행 상태 및 상태 업데이트

프로젝트를 관리할 때 진행 상태 보고서와 상태 업데이트를 프로젝트 이해관계자에게 보내야 합니다. 효과적인 보고서를 통해 부서 간에 가시성을 향상하고 협업을 촉진할 수 있습니다.

프로젝트 관리 프로세스

모든 프로젝트는 수행하는 프로젝트, 속해 있는 팀, 팀원이 선호하는 협업 방식에 따라 약간 달라집니다. 하지만, 일반적으로 프로젝트 관리 프로세스에는 다음과 같은 5가지 주요 프로젝트 단계가 있습니다.

1. 프로젝트 개시. 개시 단계에서는 프로젝트 팀을 구성하고 프로젝트 범위를 파악합니다. 프로젝트의 복잡성과 규모에 따라 프로젝트 로드맵을 생성할 수도 있습니다.

2. 프로젝트 계획하기. 프로젝트 계획하기는 프로젝트 요구 사항을 정리하고 “프로젝트 성공”의 기준을 정의합니다. 이 프로젝트 단계는 성공적인 프로젝트 관리뿐만 아니라 프로젝트 목표 달성에도 필수입니다. 계획 단계에서는 프로젝트 계획을 수립하고, 주요 마일스톤을 파악하고, 프로젝트 비용과 타임라인을 조율합니다.

3. 프로젝트 실행. 프로젝트의 대부분은 실행 단계입니다. 이 단계에서는 팀이 프로젝트 결과물 완성을 목표로 업무를 수행합니다. 실행 단계에서는 업무량 관리, 시간 관리, 작업 관리를 통해 팀의 업무량을 균형있게 유지하고 팀을 조율하여 프로젝트를 계획대로 진행하는 것이 중요합니다.

4. 프로젝트 성과. 보고서 작성은 실행 단계 도중과 그 이후에 이루어집니다. 보고서 작성을 통해 프로젝트를 수행할 때 업무 방향성을 올바르게 수정하고, 협업하고, 부서 간 가시성을 향상할 수 있습니다. 그런 다음, 프로젝트가 완료되면 수행 결과를 보고서에 담고 향후 프로젝트에서 개선할 점에 대해 이해관계자와 아이디어를 브레인스토밍할 수 있습니다.

5. 프로젝트 종료. 프로젝트가 완료되면, 시간을 내어 프로젝트 이해관계자에게 배운 점을 보고하는 시간을 가지세요. 팀에 따라, 프로젝트 회고 미팅이나 프로젝트 사후 분석 또는 프로젝트 보고의 형태로 진행할 수 있습니다.

FAQ: 지속적으로 진행되는 프로젝트는 어떻게 관리하나요?

버그 추적이나 크리에이티브 요청 프로젝트와 같이 계속 진행되는 프로세스를 관리하는 가장 좋은 방법은 업무 관리를 활용하는 것입니다. 프로젝트 관리는 실제로 업무 관리의 일부입니다. 프로젝트 관리는 개별 프로젝트를 조율하는 데 도움이 되는 반면, 업무 관리 소프트웨어는 팀이 시작일이나 종료일이 없는 개별 프로젝트와 프로세스를 모두 관리하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 관리의 5가지 이점

프로젝트 관리가 필요한지 아직 결정하지 못했다면 프로젝트 관리의 이점을 살펴보세요. 프로젝트 관리 아이디어를 팀의 업무 방식에 맞게 적용하기 위한 간단한 방법 몇 가지를 함께 설명해 드립니다. 특별한 학위나 인증 과정이 필요하지 않습니다.

1. 명확하고 체계적인 계획은 팀 협업을 개선합니다

계획 없이 프로젝트를 시작한 적이 있다면 처음부터 일이 얼마나 엉망이 될 수 있는지 아실 겁니다. 프로젝트 일정에서 필수인 단계를 건너뛰거나 잊어버린 작업을 완료하기 위해 막바지에 서둘러야 할 수 있습니다. 작업 마감일이 언제이고, 다음에는 무엇을 해야 하는지와 같은 동일한 질문을 거듭할 수 있습니다. 설상가상으로, 프로젝트를 끝내기 위해 서두르다 보면 업무 수준이 저하될 수 있습니다.

프로젝트를 진행하면서 계획을 수립하는 대신, 프로젝트를 시작하기 전에 필요한 일을 계획하고 작업 소유자, 결과물, 마감일을 지정하세요. 그런 다음, 타임라인이나 분류 목록에서 할 일을 시각화하여 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지 명확하게 나타내세요. 예를 들어, 이벤트를 계획하는 경우 메인 이벤트로 이어지는 각 단계, 각 단계의 담당자, 언제까지 단계를 완료해야 하는지를 미리 나열합니다. 그런 다음, 공유 프로젝트 캘린더에서 일정을 수립합니다. 이렇게 하면 막바지에 초대장을 서둘러 주문하거나 두 명의 팀원이 두 곳의 케이터링 업체를 예약하는 사태를 막을 수 있습니다.

프로젝트와 관련한 모든 할 일이 포함된 명확한 계획을 수립한 뒤 마감일, 작업 소유자, 기타 필수 세부 정보를 추가하면 혼란스럽고 불필요한 실행 프로세스를 효율적인 프로세스로 바꿀 수 있습니다. 작업 범위와 시기를 명확하게 파악할 수 있으며, 사전에 잠재적인 문제를 발견할 수 있습니다. 누구나 조금만 미리 생각하고 계획하면 시간과 리소스를 절약할 수 있습니다.

프로젝트 계획을 위한 팁

• 시작하기 전에 해야 할 일을 모두 나열합니다. 그런 다음 마감일, 작업 소유자, 상태 또는 관련 파일에 대한 링크 등 세부 정보를 추가하세요. 팀이 새로운 유형의 프로젝트를 수행하는 경우, 예상치 못한 단계나 문제가 생기는 일을 방지하기 위해 약간 여유를 두고 계획하세요.

• 공유 가능한 계획으로 모든 것을 정리합니다. 간단한 목록이나 캘린더를 사용하든, 타임라인이나 칸반 보드와 같이 시각적인 기능을 사용하든, 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 모두가 쉽게 파악할 수 있도록 계획을 정리하세요. 그런 다음, 계획을 이해관계자와 공유하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 하세요.

• 반복적인 프로젝트를 템플릿으로 전환합니다. 계속 수행하는 프로젝트라면 다음 계획 단계에서 시간을 절약하기 위해 반복 사용할 수 있는 템플릿을 만드세요.

프로젝트를 성공적으로 관리하려면 우선순위를 지정해야 합니다. 시간과 리소스를 원하는 만큼 충분히 확보할 수는 없습니다. 따라서, 가장 중요한 항목에 주안점을 두고 업무를 수행해야 합니다. 그런 다음, 이러한 우선순위를 이해관계자들에게 명확하게 전달하여 기대치를 정하고 팀이 정확한 작업에 집중할 수 있게 해야 합니다.”

2. 모든 구성원의 역할을 정의하여 혼란을 방지합니다

준비 작업이 완료되면 실제 프로젝트 관리 단계로 넘어갑니다. 그러나 프로젝트를 완료할 때까지 팀을 이끌 프로젝트 소유자가 누구인지 명확하지 않으면 팀원들이 작업을 중단하거나, 세부 정보를 잊어버리거나, 누구에게 질문해야 할지 모르는 일이 발생하기 쉽습니다.

공식 프로젝트 관리 기능이 있는 회사에는 프로젝트 매니저가 있어서 프로젝트가 계획대로 원활하게 진행되고 있는지 확인하지만, 공식 프로젝트 관리 기능이 없는 회사에서는 프로젝트를 주도하거나 시작하는 사람에게 프로젝트 매니저 역할을 맡기는 경우가 많습니다. 예를 들어, 새로운 시리즈 기사를 발행하는 편집자, 웹사이트 마이그레이션을 조율하는 개발자 또는 고객 보고 시스템을 업데이트하는 계정 관리자라면 프로젝트에서 진행되는 모든 업무를 조율하는 책임을 맡을 가능성이 높습니다.

다행히도 추가적인 역할을 맡을 필요 없이 약간의 의사소통과 협업을 통해 프로젝트를 효과적으로 관리할 수 있습니다. 자신이 프로젝트 담당자라는 것을 다른 구성원들에게 명확하게 전달하면 질문이나 업데이트를 누구에게 물어보아야 할지 모두가 파악할 수 있습니다. 또한, 프로젝트에 참여하는 모든 구성원의 역할을 지정하여 각자 맡은 역할을 명확히 하고 혼란을 없앨 수 있습니다.

프로젝트 관리를 위한 팁

• 자신과 다른 구성원의 역할을 명확하게 전달합니다. 프로젝트 계획 단계나 착수 단계에서도 모든 구성원이 프로젝트 리더가 누구이고 관련된 다른 구성원의 담당 업무가 무엇인지 명확하게 파악할 수 있도록 하세요.

• 작업 소유자의 진행 상태를 확인하고 질문에 답합니다. 명확한 계획을 세웠기 때문에 이해관계자들이 이미 자신의 담당 업무가 무엇인지 알고 있습니다. 이제 작업 소유자의 업무 진행 현황을 확인하고 업무를 계획대로 진행하기 위해 필요한 모든 지원을 제공하세요.

• 주기적으로 상태 업데이트를 공유합니다. 프로젝트 진행 상태에 대한 업데이트를 팀과 공유하여 추진력을 유지하세요. 모든 구성원에게 최신 정보를 제공하면 상태 업데이트와 관련된 질문을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 이해관계자들을 격려하고 동기를 부여할 수 있습니다.

Asana 덕분에 전체적으로 협업이 강화되었습니다. 하나의 프로젝트에 모두가 참여하고 있습니다. 동일한 업무에 대해 Dalton이 독자적인 프로젝트를 담당하고 있는 것이 아니라, 하나의 프로젝트를 모든 구성원이 담당하고 있다는 것을 실감할 수 있습니다.”

3. 명확하게 정의된 목표는 팀 효율을 높입니다

팀이 프로젝트 목표를 모른다면 프로젝트는 성공을 거둘 수 없습니다. 목표가 명확하지 않으면 팀의 본래 가지고 있던 의욕이 저하될 뿐만 아니라 잘못된 목표를 향해 가거나 영향력이 적은 업무에 에너지를 낭비할 위험이 있습니다.

프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트 목표를 미리 지정할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트에 참여하는 모든 구성원이 프로젝트 목표를 향해 나아가고 목표 달성에 필요한 단계를 최적화할 수 있습니다. 예를 들어, 신제품 출시 프로젝트에서 "업그레이드 20% 증가"를 목표로 설정할 수 있습니다. 결과적으로 이 목표는 프로젝트 진행 중에 출시 결정에 영향을 미치고, 출시 후 성공을 측정하는 지표가 되기도 합니다.

프로젝트 팀의 각 구성원에게도 이점이 있습니다. 해결하려는 문제를 심사숙고한 뒤 팀에 "방향성"을 제시하면 팀이 불필요한 업무에 집중하는 대신 목표 달성과 관련된 작업에 계속 집중할 수 있습니다.

프로젝트 목표 설정을 위한 팁

• 프로젝트를 시작하는 이유를 확인합니다. 다음과 같은 질문을 고려하세요. 왜 이 프로젝트를 수행해야 하나요? 이 프로젝트는 누구에게 영향을 주나요? 이 프로젝트가 조직의 상위 목표에 어떻게 부합하나요? 다른 팀원들이 이미 수행 중인 작업에도 적합하나요? 이 이니셔티브에서 어떤 결과를 달성할 수 있다고 생각하나요?

• 모든 이해관계자와 목표를 공유합니다. 프로젝트를 계획하기 전에 프로젝트에 참여해야 하는 모든 구성원과 목표를 공유하세요. 팀의 업무 방식에 따라 킥오프 미팅을 하거나, 문서를 배포하거나, 프로젝트 관리 툴에서 공유하는 등 모든 구성원이 이니셔티브의 목표와 목표가 아닌 것을 명확하게 이해할 수 있도록 합니다.

• 목표에 대한 모니터링 및 보고 프로세스를 설정합니다. 프로세스를 설정하고 잊어버리지 마세요. 목표를 주기적으로 확인하고 보고할 계획을 반드시 수립하세요. 이렇게 하면 목표 달성에 실패할 가능성이 있는지 쉽게 확인하고 목표 달성 계획을 조정할 수 있습니다.

Asana 덕분에 실제로 수행 중인 전체적인 작업량을 확인할 수 있어 수행 중인 작업 유형별로 우선순위를 재지정하고 전략을 다시 수립할 수 있었습니다.”

4. 커뮤니케이션 계획을 수립하여 팀이 보조를 맞추고 집중하도록 합니다

프로젝트 "관리"라는 용어가 사용되지만, 프로젝트를 관리하는 일은 프로세스의 일부분일 뿐입니다. 업무를 시작하기 전에 커뮤니케이션 계획을 조율해야 합니다. 팀이 이메일 관리 툴, 인스턴트 메시징 툴, 프로젝트 관리 툴 등을 사용하고 있을 것입니다. 커뮤니케이션 계획은 각 툴을 언제 사용할지를 결정합니다. 예를 들어, Asana에서는 외부 커뮤니케이션에 이메일을, 사내에서 빠르게 주고받는 메시지에 Slack을, 실행 가능한 모든 업무에 Asana를 사용하고 있습니다.

일반적으로 직원들은 하루에 10개의 툴을 전환하며 사용합니다. 어떤 툴을 언제 사용해야 하는지에 대한 계획을 수립하지 않으면 이러한 툴을 전환할 때 혼란이 발생하거나 완전히 압도되어 버릴 수 있습니다. 커뮤니케이션 계획이 있으면 의사 결정의 피로감을 줄이고 모든 팀원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획 작성을 위한 팁

• 커뮤니케이션 규칙을 확립합니다. 커뮤니케이션 계획은 가장 기본적으로 팀 간 커뮤니케이션 툴과 빈도를 정의해야 합니다.

• 피드백을 공유하는 기회를 마련합니다. 커뮤니케이션 계획은 팀의 모든 구성원에게 적합해야 하므로 모든 이해관계자가 이를 이해하고 있는지 확인하세요. 관련된 모든 구성원이 실행할 수 있다고 느끼는 커뮤니케이션 계획을 찾을 때까지 피드백과 워크숍을 마련하세요.

• 프로젝트 이해관계자와 역할을 명확히 합니다. 이해관계자들은 언제 참여해야 하나요? 어떤 일을 실행하기 전에 항상 이를 알려야 하는 프로젝트 승인자가 있나요? 커뮤니케이션 계획의 일부로 프로젝트 이해관계자와 역할을 문서화하세요.

• 상태 업데이트의 빈도와 스타일을 조율하세요. 커뮤니케이션 계획의 가장 중요한 요소 중 하나는 프로젝트 진행 상태를 공유하는 방법입니다. 이상적으로는, 실행 가능한 모든 업무를 프로젝트 관리 툴에 저장하여 상태 업데이트를 쉽게 수집하고 공유하는 것입니다.

이메일을 통한 요청을 없애고 Asana로 더 효과적으로 협업할 수 있게 되면서 매월 60시간을 절감하여 모든 업무를 일일이 관리하는 대신에 전략 수립에 투입할 수 있게 되었습니다.”

5. 프로젝트 관리 툴은 효율성을 높여줍니다

이러한 팁을 실행에 옮기려면 프로젝트 관리 툴을 사용하여 팀의 협업을 개선하고 업무를 계획대로 진행하세요.

말 그대로 수십 가지 툴이 있지만, 기존 프로젝트 관리 툴의 대부분은 더 전통적인 프로세스를 위해 설계되었으며, 설정하고 온보딩하는 데 많은 시간이 걸릴 수 있으므로 다른 툴을 선택하는 것이 좋습니다. 대신에, 쉽게 도입할 수 있고 유연하며 사용자 지정할 수 있는 툴을 찾아보세요. 이메일과 스프레드시트와는 달리 프로젝트 전체에서 업무를 연결할 수 있고 업무를 수행하는 곳에서 팀원과 소통할 수 있는 툴이라면 더 좋습니다.

물론 저희는 Asana가 조건에 부합하는 툴이라고 생각합니다. Asana는 도입하기 쉽고 팀이 성공을 거두는 데 필요한 기능을 모두 갖춘 툴로, 더 효과적으로 프로젝트 관리를 시작하려는 회사를 위한 최적의 옵션입니다.

프로젝트 관리 툴 사용을 위한 팁

• 모든 구성원이 하나의 일원화된 툴을 사용하도록 합니다. 모든 팀이나 팀원이 서로 다른 툴을 사용하여 프로젝트를 관리하는 대신 모두가 사용할 수 있는 하나의 툴을 정하세요. 이렇게 하면 협업이 더 쉬워지고 중요한 정보가 저장되어 있는 곳이 명확해져 혼란을 줄일 수 있습니다.

• 사용 방법에 대한 규칙을 확립합니다. 몇 가지 간단한 지침을 제공하여 모든 구성원이 새 툴을 올바르게 사용하도록 지원하세요. 예를 들어, “항상 작업에 마감일을 추가하세요” 또는 “모든 마케팅 프로젝트 제목에 ‘마케팅’을 추가하세요”와 같은 규칙을 지정할 수 있습니다. 또는 “다른 팀원에게 실행 가능한 요청을 보내려면 이메일을 보내는 대신 프로젝트 관리 툴에서 작업을 생성하세요”와 같은 규칙을 지정할 수 있습니다.

• 상태 업데이트 및 보고서를 공유합니다. 팀원이 가장 빠르게 툴의 가치를 실감할 수 있는 방법은 프로젝트 상태와 진행 상태에 대한 가시성을 제공하는 것입니다. 새 툴에서 상태 업데이트를 공유하고 프로젝트 진행 상태를 표시하여 팀원들이 업무 현황을 더 잘 파악할 수 있도록 하고 자신의 업무에도 툴을 사용하도록 권장할 수 있습니다.

제 최고의 프로젝트 관리 팁은 항상 프로젝트가 끝나면 되돌아보는 것입니다. 그러면 프로젝트에서 배운 내용을 모두 활용하고 플레이북을 만들 수 있기 때문에 다음번에 유사한 프로젝트를 계획하고 관리할 준비를 갖출 수 있습니다.”

프로젝트 매니저가 되려면 어떻게 해아 하나요?

귀하는 이미 프로젝트 관리자입니다! 정말로 그렇습니다. 프로젝트 관리가 처음 등장했을 때는 “프로젝트 관리 전문가”로 인정받기 위해 엄격한 교육과 인증이 필요했습니다. 그러나 현재는 팀 역할의 민주화와 확장으로 인해 지난 수십 년 동안 상황이 바뀌었습니다. 원래 프로젝트를 “실행”하려면 프로젝트 매니저가 필요했지만, 더 많은 팀 리더가 자신의 프로젝트를 실행하기 시작하면서 프로젝트 관리는 직업에서 스킬로 바뀌었습니다.

최신 프로젝트 관리 툴은 이러한 변화를 염두에 두고 만들어졌습니다. Asana는 누구나 프로젝트 매니저가 될 수 있다고 믿습니다. 팀에 속해 있고 팀이 프로젝트를 진행한다면 새 툴에 대해 자세히 배울 필요 없이 프로젝트 매니저가 될 수 있습니다. 자신에게 맞는 툴만 있으면 됩니다. 그 외에는 필요하지 않습니다.

프로젝트 관리 툴

프로젝트 관리 툴을 사용하면 시각적인 방식으로 명확성을 확보하고 팀과 연결할 수 있습니다. 팀이 현재 업무를 어떻게 관리하는지 생각해 보세요. 프로젝트 관리 툴을 공유하지 않으면 팀의 프로젝트, 작업, 파일, 커뮤니케이션이 여러 툴에 산재되어 팀의 가시성이 저하되고 조율이 어려워집니다. 일원화된 중앙 정보 소스가 없으면 팀원들은 우선순위가 무엇인지 명확하게 파악하지 못하고 답을 찾는 데 많은 시간을 낭비할 수 있습니다. 실제로, 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 사람들은 매일 시간의 60%를 전문적인 작업이나 전략적인 업무가 아니라 문서 검색, 승인 확인, 미팅 참석과 같은 ‘일을 위한 일’에 소비하고 있습니다.

온라인 프로젝트 관리 툴을 사용하면 효과적인 방식으로 우선순위를 명확하게 전달하고 누가 무엇을 언제까지 수행할지 모든 구성원이 파악할 수 있습니다. 팀이 명확성을 확보할 수 있도록 프로젝트 관리 툴은 프로젝트 업무를 실시간으로 시각화하는 여러 가지 방법을 제공합니다. 가장 많이 사용하는 유형은 다음과 같습니다.

칸반 보드

칸반 보드는 프로젝트 진행 상태를 시각적으로 표시합니다. 칸반 보드에서 진행 상태는 세로 열로 표시되고, 작업은 완료될 때까지 각 단계를 이동합니다. 일반적인 칸반 보드에는 신규, 진행 중, 완료된 작업을 나타내는 열이 있습니다.

간트 차트

간트 차트는 프로젝트의 타임라인을 시각화하는 데 사용되는 가로 막대 차트입니다. 간트 차트에서 작업은 가로 막대로 표시되며, 막대 길이는 작업에 소요되는 기간을 나타냅니다.

캘린더

프로젝트 캘린더는 작업을 표시하고 다가오는 주 또는 달에 수행할 작업을 명확하게 시각화하는 뛰어난 수단입니다. 프로젝트 캘린더 보기는 편집 캘린더나 소셜 미디어 콘텐츠 캘린더와 같이 많은 작업에 서로 다른 마감일이 지정된 프로젝트에서 널리 사용됩니다.

스프레드시트 스타일 목록

스프레드시트 스타일 보기에서는 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 한눈에 명확하게 파악할 수 있습니다. 이러한 유형의 시각적 프로젝트 관리에서는 선으로 된 그리드 형태 보기에서 프로젝트 워크플로를 명확하게 표시할 수 있습니다.

업무 관리 툴은 어떻습니까?

프로젝트 관리는 업무 관리의 일부이므로, 앞에서 업무 관리 소프트웨어에 대해 언급했습니다. 프로젝트 관리에는 프로젝트를 정리, 계획, 제공하기 위한 뛰어난 툴을 사용할 수 있습니다. 그러나, 업무 관리는 단일 프로젝트에서 프로세스를 관리할 수 있을 뿐만 아니라 팀이 모든 프로젝트와 이니셔티브가 연결되는 방식을 전반적으로 파악하는 데 도움이 됩니다. 위에서 소개한 4가지 일반적인 프로젝트 관리 보기 외에도 이를 수행하는 2가지 주요 업무 관리 툴이 있습니다.

프로젝트 포트폴리오 관리

프로젝트 포트폴리오 관리는 모든 이니셔티브를 한 곳에서 모니터링하는 비법입니다. 포트폴리오는 모든 업무를 전체적으로 파악할 수 있는 보기를 제공하므로, 프로젝트 전체에서 팀을 조율할 수 있습니다. 포트폴리오를 사용하면 일상 업무를 기업 전략과 연결할 수 있습니다.

업무량 관리

업무량 관리를 사용하면 팀의 업무와 작업 수용량을 명확하게 파악하여 너무 적거나 과도한 업무가 배분되지 않도록 적절한 균형을 유지할 수 있습니다. 이를 통해 과도한 업무가 배분되는 것을 파악하고 필요에 따라 작업을 조정할 수 있습니다.

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회사나 업계와 관계없이 어떤 팀이라도 몇 가지 프로젝트 및 작업 관리의 기초를 적용하면 효과를 실감할 수 있습니다. 업무를 계획, 관리, 보고하는 방법을 약간 변경하기만 해도 팀의 효율성과 업무 관리 능력이 높아지고 가장 중요한 업무에 자신 있게 대처할 수 있습니다.

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