Vorlage für Projektzeitpläne

Größere und komplexere Projekte müssen gründlich strukturiert werden, damit Sie den Überblick behalten. Nachdem Sie ein Projekt in kleinere Schritte aufgegliedert haben, sollten Sie für jede umsetzbare Aufgabe definieren, wer was bis wann zu tun hat. An dieser Stelle kommen Projektzeitpläne ins Spiel: Sie helfen Ihnen dabei, Arbeit angemessen zu priorisieren, indem alle Aufgaben an einem Ort erfasst werden.

Was ist ein Projektzeitplan?

Projektzeitpläne zeigen Ihnen die Meilensteine, Aufgaben und Ergebnisse eines Projekts übersichtlich auf einer Zeitleiste. So können Sie das ganze Projekt von Anfang bis Ende an einem Ort organisieren.

Projektzeitpläne sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Sie basieren auf Ihrem Projektstrategieplan und Projektlebenszyklus und unterteilen die Arbeit in eine Folge von Arbeitsschritten.

Warum sollte ich einen Projektzeitplan verwenden?

Im Planungsstadium scheint alles möglich zu sein. Die Arbeit erscheint aufregend und neu und Sie fühlen sich normalerweise motiviert genug, um sofort loszulegen. Wenn Sie ein Projekt jedoch ohne klaren Zeitplan beginnen, können Sie schnell das große Ganze aus den Augen verlieren: den Grund, warum Sie an diesem Projekt arbeiten und was Sie zu erreichen hoffen. Wenn Sie jedoch im Vorfeld etwas Zeit dafür verwenden, eine Vorlage für einen Projektzeitplan zu erstellen, haben Sie anschließend eine zentrale Anlaufstelle, auf die Sie sich bei jedem Schritt des Prozesses berufen können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Vorlage für Projektzeitpläne zu managen. Wenn Sie jedoch ein Projektmanagement-Tool nutzen, können Sie das Beste aus Ihrem Projektzeitplan herausholen. Mithilfe derartiger Software können Sie Ihren bevorzugten Projektzeitplan als Vorlage speichern und diese dann für alle zukünftigen Projekte wiederverwenden. Außerdem bietet solch ein Tool folgende Vorteile:

• Sie können Ihren Zeitplan als visuelle Zeitleiste gestalten, in der Sie direkt Zusammenhänge zwischen Aufgaben, Teammitgliedern und Fristen erkennen können.

• Sie können Abhängigkeiten hinzufügen, damit die Arbeit in der korrekten Reihenfolge erledigt wird.

• Sie können Erfolge mithilfe von Projekt-Meilensteinen erkennen und würdigen.

• Sie können alle Informationen zum Projekt – von Aufgabenlisten bis hin zu Berichten – an einem zentralen Ort erfassen.

• Sie können Ihren Projektzeitplan mit anderen Teams teilen, um teamübergreifend zusammenzuarbeiten und sich gegenseitig zu unterstützen.

• Sie können Workflows in Ihrem Zeitplan automatisieren: Sobald Sie sie festgelegt haben, können Sie sich zurücklehnen und müssen nicht mehr daran denken.

• Sie können Fälligkeitsdaten bearbeiten, wenn sich Prioritäten ändern.

• Sie können allen Beteiligten einen einfachen Überblick über den Projektstatus bieten.

Arten von Projektzeitplänen

Arbeitsdokumente, Papierzettel, integrierte Software – im Grunde genommen können Sie Projektzeitpläne natürlich überall erstellen. Zu Zeiten bevor Projektmanagement-Software Einzug in den Arbeitsalltag genommen hatte, verwendeten Unternehmen gute alte Kalender aus Papier und dicke Ordner, um Projekte nachzuverfolgen. Heute haben wir den Vorteil digitaler Tools, die das Projekt automatisch nachverfolgen und sich an dieses und unsere Bedürfnisse anpassen. Dadurch wird die Arbeit rund um die Arbeit reduziert und die Produktivität gesteigert.

Hier nennen wir Ihnen drei gängige Möglichkeiten, um Projektzeitpläne zu organisieren – sowie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Methode:

1. Digitale Dokumente

Dokumente werden immer seltener genutzt, um Vorlagen für digitale Projektzeitpläne zu erstellen. Dennoch sind sie weiterhin die am einfachsten verfügbare Methode.

Vorteile: Gewöhnlich kostenlos zu verwenden, einfach zu erstellen und für alle zugänglich.

Nachteile: Projekte können sich spontan ändern, aber Dokumente passen sich nicht automatisch an. Es ist quasi unmöglich, Dokumente in lebendige, flexible Zeitpläne zu verwandeln. Aus diesem Grund ist es zeitaufwendig, Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten, da sie eine Unmenge manueller Aktualisierungen erfordern. Somit erhöht sich das Risiko für menschliches Versagen, da Aufgaben übersehen oder Fristen versäumt werden können. Darüber hinaus müssen Mitarbeiter daran denken, die Dokumente als Referenzmaterial zu nutzen – es gibt keine Erinnerungen oder Tools, die die Beteiligten auf Änderungen aufmerksam machen.

2. Tabellen

Tabellen lassen sich einfach in Projektzeitpläne umwandeln – aber damit enden bereits alle mit ihnen verbundenen Vorteile.

Vorteile: Das rasterartige Design von Tabellen eignet sich hervorragend für Zeitpläne. Außerdem können Sie Regeln und Formeln eingeben, um einige Arbeitsabschnitte zu automatisieren. Darüber hinaus stehen Tabellen in den meisten Unternehmen kostenlos zur Verfügung.

Nachteile: Tabellen sind so gestaltet, dass sie mit Regeln und Formeln funktionieren. Jedoch müssen Sie sich mit diesen gut auskennen, um sie effektiv zu nutzen. Zwar kann quasi jeder eine Tabelle erstellen, aber nur ein Bruchteil dieser Personen hat das notwendige Know-how, Tabellen effektiv einzusetzen. Und wenn sie nicht sinnvoll genutzt werden, sind Tabellen nichts anderes als eine Variante von Dokumenten mit Raster-Layout, mit nur wenigen Funktionen in Hinblick auf Automatisierung, Anpassungen und Teamkommunikation.

3. Digitale Zeitleisten

Diese visuellen Projektzeitpläne sind auch als Gantt-Diagramme bekannt und stellen Aufgaben entlang einer Zeitleiste dar.

Vorteile: Vorlagen für Gantt-Diagramme sind ideal, um einen benutzerdefinierten Projektzeitplan zu erstellen. Sie werden visuell dargestellt und beinhalten alle notwendigen Details, sodass Sie alles auf einen Blick erfassen können. Dies ist besonders hilfreich, um den kritischen Pfad visualisieren zu können – oder die minimale Sequenz an Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit das Projekt erfolgreich sein kann. Gantt-Diagramme bieten allen Beteiligten einen schnellen Überblick über den Projektstatus und sind einfach zu bearbeiten. Sie können Aufgaben, Teammitglieder oder Fristen mit nur wenigen Klicks anpassen. Wenn Sie zusätzlich Abhängigkeiten und Automatisierungsregeln einfügen, können Sie den gesamten Workflow des Projekts von Anfang bis Ende automatisieren.

Nachteile: Zum Erstellen vom einfach anpassbaren digitalen Zeitleisten wird oftmals spezielle Projektmanagement-Software benötigt.

So erstellen Sie Ihren persönlichen benutzerdefinierten Zeitplan

Alle Projektzeitleisten werden dieselben grundlegenden Features enthalten – Fristen und Aufgaben. Alles Weitere ist Ihnen überlassen. Wie Sie Ihre Vorlage für Projektzeitpläne gestalten, wird davon abhängen, wie Sie sie verwenden werden. Wenn Sie z. B. teamübergreifende Zusammenarbeit koordinieren, werden Sie mit Sicherheit Projektabhängigkeiten hinzufügen möchten, um den Workflow zu managen.

Enthaltene Funktionen

• Zeitleistenansicht: Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

• Abhängigkeiten: Eine „abhängig“-Markierung zeigt an, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn eine andere Aufgabe erledigt ist. Damit wissen Sie auch, wann Ihre Arbeit die Arbeit eines anderen blockiert, und können entsprechende Prioritäten setzen. Besonders für Teams, deren Arbeitsabläufe nur mit Teamwork funktionieren, ist diese Funktion hilfreich. Denn das ganze Team kann leicht sehen, wer auf welche Aufgabe vom wem wartet. Wenn die erste Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person der abhängigen Aufgabe benachrichtigt, damit sie mit deren Bearbeitung beginnen kann.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Projektübersicht. Die Projektübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektzusammenhänge. Verschaffen Sie Ihrem Team einen Überblick über das Was, Warum und Wie Ihrer Projektarbeit aus der Vogelperspektive. Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu, um die Zusammenarbeit in Asana zu definieren. Teilen Sie dann alle wichtigen Ressourcen und Zusammenhänge wie Meeting-Details, Kommunikationskanäle und Projektbriefings an einem Ort.

Empfohlene Apps

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Kontext Ihrer E-Mail beinhalten, sodass Ihnen nichts entgehen kann. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

• Outlook. Aktionspunkte, wie die Bitte Ihrer Agentur um die Überprüfung von Arbeit oder eine Designanfrage von einem Partner, erreichen Sie oftmals via E-Mail. Nun können Sie Asana-Aufgaben für diese direkt in Outlook erstellen. Anschließend können Sie die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und das Ganze zu einem Projekt hinzufügen, damit es mit anderen relevanten Tätigkeiten verknüpft ist.

• Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und planen Sie ausreichend Zeit ein, um Ihre Arbeit zu erledigen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

Um mit dem Erstellen Ihrer eigenen Projektzeitleiste zu beginnen, sollten Sie diese bewährten Methoden befolgen:

• Nutzen Sie ein System, dass die Anpassung von Fristen einfach macht. Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie mehrere Fristen auf einmal bearbeiten und wichtige Beteiligte in Echtzeit über Änderungen in Kenntnis setzen.

• Verwenden Sie Projektabhängigkeiten, um das Risiko zu minimieren, dass Sie etwas versäumen. Dies ist besonders hilfreich, wenn eine Aufgabe erledigt werden muss, bevor eine andere ausgeführt werden kann. Ein Beispiel hierfür ist das Einholen einer rechtlichen Genehmigung, bevor eine Website live gehen kann.

• Weisen Sie Aufgaben zu und delegieren Sie Arbeit, sodass alle Beteiligten Verantwortung in einem Projekt übernehmen.

• Fügen Sie Projekt-Meilensteine hinzu, um jeden Erfolg mitzuverfolgen und zu würdigen.

• Definieren Sie den Arbeitsumfang mithilfe klarer Ergebnisse sowie dem geplanten Start- und Enddatum für jede Aufgabe.

FAQs