Vorlage für das Projektinitialisierungsdokument

Die Phase der Projektinitialisierung bildet eine wichtige Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Die frühzeitige Bereitstellung aller wichtigen Informationen sorgt für eine einheitliche Vorgehensweise Ihres gesamten Teams, noch bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Wie Sie dies am besten umsetzen können? Erstellen Sie eine Vorlage zur Projektinitialisierung.

Was genau versteht man unter dem Projektinitialisierungsdokument (PID)?

Ein Projektinitialisierungsdokument (PID) wird von den Projektmanagern vor Beginn eines Projekts erstellt. In diesem Dokument sind wichtige Projektinformationen wie der Projektumfang, die Ziele, die Erfolgskriterien, der Geschäftswert und die potenziellen Projektrisiken zusammengefasst. Im Allgemeinen wird es auch als Projektcharta oder Projekt-Briefing bezeichnet. 

Hauptziel des PID ist es, einen umfassenden Überblick über ein Projekt zu vermitteln, damit die wichtigsten Stakeholder sich schnell einen Überblick über die wesentlichen Projektziele und den Projektansatz im Allgemeinen verschaffen können. Schlüsselinformationen wie die fünf W's des Projektmanagements (wer, was, wann, wo, warum) sind so übersichtlich dargestellt, dass die Teammitglieder sie auf einen Blick erfassen können. So erhalten alle Stakeholder des Projekts einen direkten Überblick zu den Projektzielen, dem Projektplan und den zentralen Projektergebnissen. 

Was versteht man nun unter einer Vorlage für das Projektinitialisierungsdokument (PID)?

Eine Vorlage für das Projektinitialisierungsdokument (PID) ist eine wiederverwendbare Gliederung für ein solches Dokument. Diese Vorlage eignet sich besonders gut für die Vorbereitung neuer Projekte, da man sie schnell duplizieren und dann die relevanten Projektinformationen einfügen kann. Dies spart Projektmanagern Zeit, da sie nicht jedes Mal ein neues PID verfassen müssen, wenn sie ein neues Projekt beginnen.

Warum sollten auch Sie eine PID-Vorlage nutzen?

Die Nutzung einer Vorlage für ein Projektinitialisierungsdokument verschafft Ihrem Team eine Reihe von Vorteilen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Ihnen die Vorlage konkret behilflich sein kann:

• Sorgt für Einheitlichkeit bei allen Projekten: Die Nutzung einer PID-Vorlage trägt zur Optimierung des Projekterstellungsprozesses bei, so dass der Projektmanager bei jedem neuen Projekt den gleichen Schritten folgen kann.

• Erlaubt eine individuelle Anpassung für bestimmte Teams: PIDs helfen zwar bei der Standardisierung des Projekterstellungsprozesses, doch einer der Hauptvorteile besteht darin, dass Sie die Vorlage auch ganz an die Bedürfnisse anderer Projekte anpassen können. Die Vorlage bietet die Hauptstruktur für Ihr Projektinitialisierungsdokument, doch können Sie von dort aus verschiedene Abschnitte je nach den spezifischen Projektanforderungen hinzufügen oder entfernen.

• Schnelles Bereitstellen von Kontext für die Stakeholder: Wenn Stakeholder mehrere verschiedene Projekte gleichzeitig verwalten, ist es umso wichtiger, ihnen schnell Informationen mit so viel Kontext wie möglich zu liefern. Die Nutzung einer Vorlage für ein Projektinitialisierungsdokument ermöglicht es Ihnen, die benötigten Informationen leicht zu finden, ohne danach suchen zu müssen oder unnötige Status-Meetings abzuhalten.

Was beinhaltet eine Vorlage für ein Projektinitialisierungsdokument?

Eine gute Vorlage für ein Projektinitialisierungsdokument enthält alle wichtigen Projektinformationen, die ein Stakeholder kennen muss, auf einen Blick. Diese Vorlage sollte Folgendes beinhalten:

• Projektziele: Hier wird klar dargelegt, was mit dem Projekt erreicht werden soll und mit welchen größeren Unternehmenszielen es in Zusammenhang steht. 

• Erfolgskennzahlen: Dies sind die spezifischen Kennzahlen, mit denen Ihr Team nachverfolgt, ob das Projekt erfolgreich ist oder nicht. 

• Projektumfang: In diesem Zusammenhang beschreibt ein Projektumfang den Arbeitsumfang, das zugewiesene Budget und den geschätzten Zeitrahmen. 

• Kommunikationsplan: Hier finden Sie Informationen darüber, wie Ihr Team während der gesamten Projektlaufzeit untereinander kommunizieren wird.

• Ressourcenstrategie: Wichtige Informationen über die Ressourcen, wie beispielsweise ein Plan für die Ressourcenverteilung oder ein Strategieplan für das Ressourcenmanagement.

• Wichtige Stakeholder: Die wichtigsten Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, von einzelnen Mitarbeitern bis hin zum höheren Management. In diesem Abschnitt sollte ein RACI-Diagramm enthalten sein.

• Projektrisiken: Informationen über Projektrisiken, wie etwa ein RAID-Log oder eine Risikoanalyse, sollten in diesen Abschnitt integriert werden.

Enthaltene Funktionen

• Projektübersicht. Die Projektübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektzusammenhänge. Verschaffen Sie Ihrem Team einen Überblick über das Was, Warum und Wie Ihrer Projektarbeit aus der Vogelperspektive. Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu, um die Zusammenarbeit in Asana zu definieren. Teilen Sie dann alle wichtigen Ressourcen und Zusammenhänge wie Meeting-Details, Kommunikationskanäle und Projektbriefings an einem Ort.

• Projekt-Briefing. Ein Projekt-Briefing ist eine Art, wichtige Details und Daten an ein breiteres Projektteam zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team problemlos Zugriff auf Ihre Projekt-Briefings hat, indem Sie sie in eine zentrale Informationsquelle wie Asana einfügen.

• Workload. Workload bietet Ihnen eine visuelle Momentaufnahme der Teamkapazität, in der Sie auf einen Blick erfassen können, woran Ihre Teammitglieder in sämtlichen Projekten arbeiten – alles an einem Ort. Sie können diese Schnellübersicht dafür nutzen, Konflikte zu identifizieren, Risiken anzusprechen und Projekte auf Kurs zu halten, indem Sie Aufgaben neu zuweisen oder Fristen anpassen. Werfen Sie regelmäßig einen Blick auf Workload, um sicherzustellen, dass Teammitglieder weder über- noch unterfordert sind. Sollte eines davon der Fall sein, können Sie neue Fristen für weniger dringende Aufgaben festlegen und so Initiativen mit hoher Priorität freigeben.

• Ziele. In Asana werden Ihre Ziele direkt mit der jeweiligen Arbeit verknüpft, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich ist. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, zu sehen, worauf sie hinarbeiten. Leider sind die Zielvorgaben und die zugrundeliegende Arbeit in vielen Unternehmen immer noch voneinander getrennt, doch indem Sie Ihre Team- und Unternehmensziele mit der damit verbundenen Arbeit verknüpfen, verschaffen Sie Ihren Teammitgliedern einen Echtzeit-Einblick darin, wie ihre Arbeit zum Erfolg des gesamten Teams – und Unternehmens – beiträgt. So erhalten Teams eine bessere Entscheidungsgrundlage und sind in der Lage, die Projekte zu identifizieren, die der Unternehmensmission zuträglich sind, und die Arbeit zu priorisieren, die messbare Ergebnisse liefert.

Empfohlene Apps

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

FAQs