„Arbeit rund um die Arbeit“ behindert wichtigere Tätigkeiten

Unternehmen auf der ganzen Welt unterliegen einem raschen Wandel. Angefangen bei der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeitsplätzen bis hin zur internen Kommunikationsweise in Unternehmen sehen viele Aspekte der heutigen Arbeitsabläufe anders aus, als noch vor einigen Jahren. Ganz oben auf der Liste der Veränderungen stehen die Art und Weise unserer Zusammenarbeit und die entsprechenden modernen Tools, die sie erleichtern sollen.

Wenn sie jedoch nicht richtig eingesetzt werden, verlaufen nicht alle Veränderungen oder Formen der Zusammenarbeit erfolgreich.

Mit der steigenden Anzahl von Kommunikations- und Kooperationskanälen wächst auch die Anzahl der Benachrichtigungen und Projekte, die voneinander isoliert sind. Während die Arbeitsbelastung stetig zunimmt, werden die Informationen zunehmend fragmentiert und die Rollenverteilungen und Zuständigkeiten immer unklarer. Beim Versuch, uns mehr miteinander zu vernetzen, haben wir eine Vielzahl anderer Probleme geschaffen. Diese äußern sich in Form von unnötiger und mühsamer Arbeit, um den Überblick über die Geschehnisse zu behalten.

Mit anderen Worten: Die Wissensarbeiter von heute werden regelrecht von einer Flut der „Arbeit rund um die Arbeit“ überrollt.

Was ist „Arbeit rund um die Arbeit“?

Sie fragen sich vielleicht, was ist eigentlich „Arbeit rund um die Arbeit“? Im Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana, in dem über 10.000 Wissensarbeiter aus der ganzen Welt befragt wurden, wird „Arbeit rund um die Arbeit“ folgendermaßen definiert: Tätigkeiten, die der wichtigen Arbeit Zeit entziehen, darunter die Kommunikation über die Arbeit, die Suche nach Informationen, das Wechseln zwischen verschiedenen Apps, die Bewältigung wechselnder Prioritäten und die Statusnachverfolgung von Arbeitsvorgängen.

Wie sieht das nun in der Realität aus? „Arbeit rund um die Arbeit“ umfasst alle Tätigkeiten, die Sie im Laufe des Tages ausführen und die nicht die eigentliche Facharbeit betreffen, für die Sie eingestellt wurden, wie z. B. Marketinganalysen oder Programmierung. Es sind die alltäglichen, zeitaufwendigen Dinge, von denen die meisten Leute einfach annehmen, dass Sie zum Job dazugehören.

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana werden 60 % der Arbeitszeit einer Person für „Arbeit rund um die Arbeit“ und nicht für Facharbeit aufgewendet. All diese Stunden summieren sich zu einer riesigen Menge an verlorener Zeit. Weltweit verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter im Laufe eines Jahres 103 Stunden in unnötigen Meetings, 209 Stunden mit doppelt ausgeführter Arbeit und 352 Stunden mit Gesprächen über Arbeit.

Die ganze Zeit, die Sie und Ihre Teammitglieder mit willkürlichen Aufgaben verbringen, statt mit qualifizierter Arbeit, für die Sie und Ihre Teammitglieder angestellt wurden, verursacht negative Konsequenzen, die im gesamten Team und im Unternehmen zu spüren sind.

„Arbeit rund um die Arbeit“ schadet der Produktivität

Genau genommen werden durch „Arbeit rund um die Arbeit“ nicht nur die Tage länger und härter. Da solche Tätigkeiten außerdem die Zeit von anderen wichtigen Tätigkeiten abziehen, zeigen sich die Auswirkungen in zahllosen Projektverzögerungen, Fristversäumnissen und unnötigen Routineaufgaben.

Dadurch entstehen sowohl für Einzelpersonen, als auch für Unternehmen echte Probleme.

Betrachtet man das Gesamtbild, so zeigt der Bericht zur Anatomie der Arbeit deutlich auf, dass sich die große Mehrheit der Wissensarbeiter (88 %) in einer Sache einig ist: Zeitkritische Projekte und große Initiativen werden verzögert oder gar nicht bewältigt, weil der Umfang der zu erledigenden Aufgaben einfach zu hoch ist.

Bei so vielen Ablenkungen und unterschiedlichen Informationsquellen ist es für die Beteiligten fast unmöglich, den Überblick über alle Details zu behalten. Viele Unternehmen verfügen nicht über die richtigen Prozesse, um Aufgaben zu planen, zu organisieren und auszuführen oder Projekte zu verwalten.

Auf individueller Ebene wirkt sich die „Arbeit rund um die Arbeit“ erheblich auf das tägliche Arbeitspensum aus.

Der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt außerdem auf, dass „Arbeit rund um die Arbeit“ zu unausgewogener Arbeitsbelastung und langen Arbeitszeiten führt. Und was sind die Hauptgründe dafür, dass Mitarbeiter lange im Büro bleiben? Das Beantworten von E-Mails und Nachrichten, unerwartete Meetings, das Einholen von Genehmigungen und mangelnde Klarheit über die Ziele und Verantwortlichkeiten.

In einer früheren Studie, die Asana durchgeführt hat und bei der 6.000 Wissensarbeiter in Australien, den USA und Großbritannien befragt wurden, gaben 80 % der Wissensarbeiter an, kurz vor dem Burnout zu stehen. Der Anstieg der unausgeglichenen Arbeitsbelastung ist für ein Viertel der Beschäftigten die Hauptursache von Stress. Und wenn sich die Menschen gestresst fühlen, geben 82 % an, dass sie weniger motiviert sind, ihre Arbeit zu erledigen.

Es stellt sich heraus, dass mehr Arbeit und Zusammenarbeit nicht unbedingt zu mehr Produktivität und Zufriedenheit führen. Aber das ist noch nicht das Ende der Geschichte.

Schluss mit unnötigen Routineaufgaben – jetzt geht's wieder um das Geschäft

„Arbeit rund um die Arbeit“ ist ein universelles Problem, jedoch gibt es einige Möglichkeiten, dieses anzugehen.

Unzufriedenheit und Stress sind auf den Mangel an Übersichtlichkeit und Orientierung zurückzuführen. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit ermittelte, dass nur 43 % der Befragten sich über die Jahresziele ihres Unternehmens im Klaren sind und dass lediglich 46 % der Befragten wissen, wie ihre Arbeit einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle über das Gesamtbild informiert sind, damit das Tagesgeschäft reibungslos ablaufen kann. Wenn niemand weiß, wie die eigene Arbeit zu den grundlegenden Zielen beiträgt, ist es schwierig, motiviert zu bleiben und wertvolle Arbeit zu leisten.

Bei Asana verwenden wir die Pyramide der Klarheit, um jedem im Unternehmen eine gewisse Orientierung zu ermöglichen. Sie verbindet langfristige Ziele mit kurzfristigen Zielen, egal ob bei der Erstellung eines Produktplans oder eines Businessplans. An der Spitze der Pyramide steht die Mission, auf die alle Entscheidungen ausgerichtet sind, gefolgt von der Strategie, dann den unternehmensweiten Zielen, den Abteilungszielen, den Quartalszielen, den einzelnen Projekten und schließlich den Aufgaben. Dies ist die tägliche Arbeit, die den größten Teil unserer Zeit ausfüllt. Aber da alle Bestandteile auf die Unternehmensmission ausgerichtet sind, weiß letztlich jeder genau, welchen Beitrag die eigene Arbeit zur Erfüllung der Mission leistet.

Sobald alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen und dabei wissen, wie sie mit Ihrer Arbeit zu den strategischen Vorhaben und der Unternehmensmission beitragen, müssen Sie anfangen, Ihren Einsatz von Technologien zu überdenken. Diese müssen so eingesetzt werden, dass sie Ihre Arbeitsabläufe unterstützen, statt sie zu behindern.

Heute nutzt der durchschnittliche Angestellte täglich 10 verschiedene Apps für seine Arbeit. Je mehr Apps eingesetzt werden, desto höher ist das Risiko für Ablenkung und Verzögerungen. Es ist für viele erfolgreiche, schnelllebige Unternehmen von entscheidender Bedeutung, das Durcheinander zu beseitigen und alle in einem einzigen System, einer Work-Management-Plattform, miteinander zu vernetzen.

ClassPass hat den Durchblick

Bei ClassPass, einem schnell wachsenden Unternehmen, das die Suche und Buchung von Fitnesskursen ermöglicht, wurde das 25-köpfige Marketingteam damit beauftragt, über 200 Kampagnen pro Jahr durchzuführen. Diese sollten den Bekanntheitsgrad des Unternehmens und den Benutzerkreis erhöhen. Aber die Durchführung dieser Kampagnen, und das in großem Maßstab und zügig, war nicht so einfach.

Das Marketing-Team verwendete eine unpraktische Kombination aus E-Mail, Chat und Tabellen, um bei Kampagnen zusammenzuarbeiten. Das führte zu folgenden Ergebnissen:

• Keine zentrale Informationsquelle und fehlende Einhaltung von Fälligkeitsterminen

• Ein ständiges Bedürfnis nach Status-Updates

• Fragmentierung von Informationen und Dokumente, die in E-Mail-Verläufen verloren gehen

• Doppelte Arbeitsanfragen, die man hätte zusammenfassen können

Mit der Einführung von Asana stellten sie die Nutzung vieler anderer Anwendungen ein und begannen, an einem Ort zusammenzuarbeiten. Als Ergebnis reduzierten sie die Anzahl der Teammeetings um 25 %, erhöhten die Teameffizienz um 20 % und stellten Kampagnen 30 bis 40 % schneller auf die Beine.

Durch die Ausrichtung auf die größeren Unternehmensziele – die Steigerung der Markenbekanntheit und der Anmeldungen – und den effizienten Einsatz von Technologie beseitigte ClassPass einen Großteil der zuvor herrschenden Unklarheiten. Außerdem wurde unnötige „Arbeit rund um die Arbeit“ reduziert, die das Team zuvor behindert hatte.

Wenn sich die Mitarbeiter in die Erfüllung einer übergeordneten Unternehmensmission einbezogen fühlen und über Tools verfügen, die sie nicht überfordern, sondern unterstützen, können sie effizienter zusammenarbeiten. Sie steuern ihre eigene Arbeitsbelastung und treffen Entscheidungen schneller. Hoffentlich werden die Ergebnisse erneut für sich selbst sprechen.

Laden Sie den Bericht zur Anatomie der Arbeit herunter, um mehr darüber zu erfahren.