Was ist eine Retrospektive? Bedeutung und Vorteile!

Falls Sie bereits Erfahrung im agilen Projektmanagement haben, wissen Sie sicher, wie wichtig die kontinuierliche Verbesserung ist. Insbesondere die Zusammenarbeit im Team sollte laufend weiter verbessert werden, um effektiv und vor allem auch effizient arbeiten zu können.

Um dies zu erreichen, muss immer wieder besprochen werden, wie die Zusammenarbeit im Team optimiert werden kann. Dies bezeichnet man im Scrum-Guide als Retrospektive.

Wir gehen in diesem Artikel näher darauf ein, was eine Retrospektive ist, wie diese abläuft und welche Vorteile solche Meetings für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen bringen. Zudem zeigen wir Ihnen auch verschiedene Methoden, die Sie anwenden können.

Was ist eine Retrospektive?

Unter einer Retrospektive, kurz auch Retro, versteht man ein Meeting, in dem das Projektteam mehr über die Verbesserung der Prozesse und der Zusammenarbeit spricht als über die tägliche Arbeitsroutine.

Konkret werden in einem Retrospektive-Meeting folgende Fragen besprochen:

• Wie können wir die Zusammenarbeit im Team effizienter / effektiver gestalten?

• An welchen Stellen können unsere Prozesse noch weiter optimiert werden?

• Haben wir die angesprochenen Punkte vom letzten Meeting umgesetzt? Wenn nein, warum nicht?

Ein Retrospektive-Meeting bietet die Chance, sich untereinander auszutauschen. So kann sich jedes einzelne Teammitglied und auch das agile Team als Ganzes kontinuierlich verbessern und immer bessere Ergebnisse liefern.

Man spricht oft auch von einer Scrum-Retrospektive, da diese Methode vor allem bei agilen Methoden wie Scrum angewendet wird. Hier wird das Projekt in einzelne Arbeitsabschnitte aufgeteilt, die sogenannten Sprints. Am Ende jedes Sprints haben Sie und Ihr Team die Möglichkeit, ein Meeting durchzuführen, um die Ergebnisse und potentiellen Probleme des letzten Sprints abzuklären.

Wie läuft eine Retrospektive ab?

Ein Retrospektive-Meeting läuft üblicherweise in fünf Phasen ab.

• Ankommen

• Informationen sammeln

• Erkenntnisse entwickeln

• Maßnahmen festlegen

• Abschluss

Ankommen

Im ersten Schritt geht es darum, dass alle Teilnehmer zum Meeting erscheinen. Bei einer guten Retrospektive sollte eine angenehme Atmosphäre geschaffen werden, die es jedem Teilnehmer erlaubt, kritische und negative Punkte ohne Schuldzuweisungen ansprechen zu können. Wenn Sie ein solches Meeting leiten, sollten Sie dieses Meeting mit der Einstellung beginnen, dass jeder Mitarbeiter die bestmögliche Arbeit geleistet hat. Jeder Mitarbeiter kommt mit Kritikpunkten, die aber niemand persönlich nehmen sollte. Diese Punkte sind nämlich essentiell für den Verbesserungsprozess und das agile Arbeiten.

Informationen sammeln

Im nächsten Schritt - dem Sammeln von Informationen - sollte das gesamte Team alle Punkte ansprechen, die im letzten Sprint gut oder schlecht gelaufen sind. Die genannten Aspekte sollten an dieser Stelle nicht bewertet werden, denn es geht zunächst ausschließlich darum, die wichtigsten Punkte zu sammeln und aufzuschreiben.

Erkenntnisse entwickeln

Im dritten Schritt sollten Sie und Ihr Team Erkenntnisse aus den gesammelten Informationen entwickeln. Dazu kann es helfen, mit Kreativitätstechniken wie Brainstorming oder auch einer Mindmap verschiedene Gründe und zugrunde liegende Probleme zu finden. In diesem Schritt sollten Sie sich lediglich auf die Identifizierung von Ursachen fokussieren.

Maßnahmen festlegen

Im nächsten Schritt können alle Teilnehmer Vorschläge einbringen, mit welchen Maßnahmen man den aktuellen Problemen entgegenwirken kann und die positiven Aspekte noch weiter verbessern kann. Hier können ebenfalls Techniken wie Brainstorming oder eine Mindmap weiterhelfen. Es sollten an dieser Stelle konkrete Schritte für die beschlossenen Maßnahmen definiert werden, die für den nächsten Sprint eingesetzt werden können.

Abschluss

Zu guter Letzt kommen Sie zum Abschluss der Retrospektive. Hier wird das Meeting selbst besprochen und abgeklärt, ob das Meeting gut verlief und wie der Ablauf oder die Organisation verbessert werden könnte. Der Moderator kann dieses Feedback nutzen und für die nächste Retrospektive anwenden.

Wie lange sollte ein Retrospektive-Meeting sein?

Ein Retrospektive-Meeting besteht aus verschiedenen Phasen, die allesamt essentiell für einen reibungslosen Ablauf sind. Damit Sie hier in Ruhe alle wichtigen Aspekte besprechen können, sollten Sie genug Zeit einplanen. Trotzdem stellt sich die Frage: “Wie lange sollte eine Retrospektive dauern?”

Eine klare Vorgabe vom Scrum Guide gibt es dazu nicht. Dieser empfiehlt bei einem Sprint mit einer Dauer von einem Monat eine agile Retrospektive von drei Stunden. Man kann sich diese Angabe nutzen und es an die jeweilige Dauer des eigenen Springt anpassen.

Wenn aber beispielsweise ein Sprint nur eine Woche dauert, würde sich für das Meeting eine empfohlene Zeit von lediglich 45 Minuten ergeben. Hier kann es sinnvoll sein, nach jedem zweiten Sprint ein Meeting durchzuführen, welches 1,5 Stunden dauert. Mit dieser Zeitvorgabe ist es wesentlich realistischer, wichtige Punkte und Maßnahmen zu besprechen.

Welche verschiedenen Retrospektive-Methoden gibt es?

Es gibt viele verschiedene Methoden, die ein Scrum-Team nutzen kann. Daher möchten wir Ihnen in den nächsten Absätzen die wichtigsten und vor allem auch die besten Methoden vorstellen und wie diese funktionieren. Für diese Methoden zur Retrospektive können Sie wahlweise digitale oder analoge Methoden, wie etwa Flipcharts oder Whiteboards, nutzen.

Die Start-Stop-Continue-Retrospektive

Bei dieser Methode geht es darum, drei wichtige Fragen zu beantworten.

• Was wollen wir besser machen?

• Was lief nicht gut?

• Was behalten wir bei?

In der Theorie klingt diese Methode vielversprechend, da drei klare Bereiche definiert wurden. Als Scrum-Team sollte man allerdings nicht in die Falle tappen, zu viele Dinge aus Angst vor Veränderung beizubehalten. Der Sinn dieser Meetings ist die Optimierung des Status-Quo. Deshalb sollte man genau hinterfragen, ob man einen Prozess wirklich beibehalten möchte, weil er sehr gut läuft, oder weil man ihn nicht verändern will.

Die Starfish Retrospektive

Eine weitere, sehr bekannte Methode ist die Starfish Retrospektive. Hier werden insgesamt fünf verschiedene Bereiche definiert. Der Ausgangspunkt ist ein Diagramm, welches wie ein Seestern mit fünf Armen aussieht. Zwischen den Armen des Seesterns werden die wichtigsten Punkte für folgende Fragen notiert:

• Start doing: Was sollte Neues gemacht werden?

• Stop doing: Was sollte nicht mehr fortgeführt werden?

• Keep doing: Was sollte beibehalten werden?

• More of: Was sollte häufiger getan werden?

• Less oft: Was sollte weniger häufig getan werden?

Es handelt sich hierbei um eine Erweiterung der Start-Stop-Continue Methode, bei der zwei neue Bereiche hinzugefügt wurden. Wenn dies für Ihr Team und Ihr Projekt relevant ist, empfiehlt es sich, diese Methode anzuwenden.

Die 4L-Retrospektive

Mit einem recht ähnlichen Ansatz geht es weiter mit der 4L-Methode. Hier werden vier verschiedene Bereiche definiert.

• Loved: Was lief gut?

• Learned: Was haben wir gelernt?

• Lacked: Was hat uns gefehlt?

• Longed for: Wonach haben wir uns gesehnt?

Für jeden dieser vier Bereiche werden die wichtigsten Punkte notiert und auf Grundlage dessen Maßnahmen für den nächsten Sprint definiert. 

Die FLAP-Retrospektive

Auch FLAP greift auf vier verschiedene Felder zurück. Ein wichtiger Bereich bei dieser Methode ist “Accomplishments” - also der Bereich, in dem Sie Erfolge feiern können. 

• Future Considerations: Worauf müssen wir zukünftig achten?

• Lessons Learned: Was haben wir gelernt?

• Accomplishments: Was haben wir erreicht?

• Problem Areas: Wo gab es Probleme?

Die DAKI-Retrospektive

DAKI verwendet zwar andere Namen für die vier Bereiche, unterscheidet sich im Aufbau jedoch nicht stark von anderen Modellen.

• Drop: Was lassen wir weg?

• Add: Was werden wir Neues umsetzen?

• Keep: Was behalten wir?

• Improve: Was verbessern wir?

Die KALM-Retrospektive

Schlussendlich gibt es auch KALM, welche wieder auf vier Felder zurückgreift.

• Keep: Was behalten wir?

• Add: Was werden wir Neues umsetzen?

• Less: Wovon sollten wir weniger tun?

• More: Wovon sollen wir mehr tun?

Die Timeline-Retrospektive

Einen ganz anderen und doch sehr wirkungsvollen Ansatz verfolgt die Timeline-Methode. Hier wird der Verlauf des letzten Sprints grafisch dargestellt und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, positive oder negative Dinge genau dort zu markieren, wo sie aufgetreten sind. Zudem kann auch die Teamstimmung grafisch markiert werden, was ebenfalls interessante Einblicke liefert.

Die Amazon-Retrospektive

Auch die Amazon-Methode wird gerne von Teams angewandt. Hierbei geht es darum, dass jeder Teilnehmende, ähnlich wie bei einer Bewertung auf Amazon, an den letzten Sprint Sterne vergibt. Zudem sollte jeder Mitarbeiter auch eine Rezension verfassen, damit es auch die Möglichkeit gibt, individuelles Feedback in die Verbesserungsvorschläge mit einzubeziehen. 

Welche Vorteile bietet eine Retrospektive?

Eine Sprint Retrospektive funktioniert im Grunde genommen ähnlich wie eine ständig laufende Feedback-Schleife. In regelmäßigen Abständen sieht man sich die Prozesse und die Zusammenarbeit an, identifiziert Probleme und sucht Lösungen dafür.

Insgesamt bieten Retrospektiven folgende Vorteile für die Unternehmen:

• Zusammenarbeit im Team verbessern: Innerhalb eines Projekts ist es wichtig, dass sowohl die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, mit dem Scrum Master und auch mit dem Product Owner klappt. Hierbei kann ein Retrospektive-Meeting hilfreich sein, da es zur kontinuierlichen Verbesserung beiträgt und so die Teams laufend mehr Agilität zeigen können.

• Offene Kritik möglich: Wie wir bereits beim Ablauf geklärt haben, ist es wichtig, dass bei einer Retrospektive jedes Teammitglied offen und ohne Angst Kritikpunkte ansprechen darf.

• Frust vermeiden: Zudem wird mit einer Retrospektive auch Frust so gut wie möglich vermieden. So hat jedes Teammitglied in regelmäßigen Abständen die Möglichkeit, Probleme und Pain Points anzusprechen. Da in den Meetings hierfür eine Lösung gesucht wird, kann dies den Frust während des Arbeitsalltags reduzieren.

Retrospektiven planen und durchführen mit Asana

Wie Sie in diesem Artikel gesehen haben, stellen Retrospektiven eine ideale Möglichkeit dar, um die Zusammenarbeit und die Prozesse kontinuierlich zu verbessern und somit schlussendlich auch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie daran interessiert sind, Retrospektiven oder allgemein agiles Projektmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen, empfehlen wir eine Projektmanagement-Software wie Asana. Bei Asana können Sie einfache und unkomplizierte Meetings planen, die wichtigsten Notizen dazu digital dokumentieren und direkt in den Meeting-Notizen Aufgaben erstellen und diese auch mit Zuständigkeiten und Deadlines versehen.