Alles, was Sie über die Theory of Constraints wissen müssen (mit Beispielen)

Vielleicht haben Sie schon einmal den Spruch gehört: „Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied.“ Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie dieses Sprichwort auch auf das Projektmanagement zutreffen könnte?

Die Theory of Constraints (TOC) basiert auf dieser Idee und hilft Ihnen, das schwächste Glied in einem Projekt oder Prozess zu identifizieren. Wenn Sie diesen Punkt beheben, können Sie das gesamte Projekt stärken. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die Engpasstheorie in Ihren eigenen Projekten in die Praxis umsetzen können, um Schwachstellen oder mögliche Limitierungen zu beseitigen. 

Was genau ist die Theory of Constraints? 

Im Projektmanagement ist die Theory of Constraints (TOC) eine Problemlösungsmethode, die Ihnen hilft, den wichtigsten Engpass oder begrenzenden Faktor zu identifizieren, der Ihren Projektzielen im Wege steht. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass sich Ihre Produkteinführungen häufig verzögern. Sie könnten die TOC anwenden, um den größten Hindernisfaktor für Ihre Markteinführungen zu identifizieren. Dann können Sie mit Hilfe der fünf Fokus-Schritte dieses Bottleneck beheben, sodass sie sich nicht länger hinderlich auf Ihre Produkteinführungen auswirken. 

Der Theory of Constraints zufolge hat jedes Projekt eine wesentliche Schwachstelle. Dies geht zurück auf die Idee des schwächsten Glieds in der Kette. Indem Sie die Schwachstelle beheben, können Sie den Projektablauf reibungsloser gestalten.

Sobald Sie die größte Schwachstelle in einem Projekt oder Prozess identifiziert haben, können Sie diese auch schrittweise beheben, bis sie keinen limitierenden Faktor mehr darstellt. Nachdem Sie dann die erste Schwachstelle gelöst haben, wird sich ein neues schwächstes Glied zeigen. Sie können also erneut daran arbeiten, dieses schrittweise zu beheben, und so weiter. Das Ziel der Theory of Constraints ist es, jede dieser Schwachstellen anzugehen, bis es nichts mehr gibt, was das Projekt zurückhält.

Woher stammt die Theory of Constraints und was ist die Lean TOC?

Die Theory of Constraints wurde erstmals in The Goal, einem fiktiven Werk von Eliyahu M. Goldratt, vorgestellt. Obwohl es fiktiv ist, konzentriert sich das Buch auf Engpässe in der Fertigung und im Betriebsmanagement und schlägt die Theory of Constraints als den größten limitierenden Faktor vor, der Unternehmen daran hindert, ihre Ziele zu erreichen.

Da The Goal in einer Produktionsanlage spielt, wurde die Theory of Constraints zuerst im Lean-Manufacturing angewandt, weshalb der Ansatz auch als Lean TOC bekannt ist. Ähnlich wie andere Projektmanagement-Methoden und Lean-Tools wie etwa Agile und Kanban wurde sie dann auch auf das Projektmanagement angewendet.

Was ist eine Schwachstelle im Kontext der Lean TOC? 

Der Theory of Constraints zufolge ist eine Schwachstelle der wichtigste limitierende Faktor, der ein Projekt am Erfolg hindert. Bei der Anwendung dieser Theorie geht es nicht darum, irgendeine beliebige Schwachstelle für ein Projekt, sondern den größten Störfaktor oder Engpass im gesamten System zu finden und diesen dann zu beseitigen.

Sobald Sie die größte Schwachstelle identifiziert haben, können Sie daran arbeiten, diese zu bereinigen und die Prozessoptimierung anzustoßen. So können die Projektteams ihre Ziele schneller, besser und effektiver erreichen.

Beispiele für Schwachstellen im Projektmanagement

Eine Schwachstelle kann sich in jedem Element eines Projekts oder Prozesses zeigen – vom Planungsprozess bis zum Implementierungsprozess oder sogar innerhalb des Projektteams selbst. Wenn Sie die verschiedenen Arten von System-Schwachstellen verstehen, können Sie sie später auch leichter identifizieren.

• Beispiel für durch Unternehmensrichtlinien geschaffene Schwachstellen: Bestimmte Prozessschritte verringern die Arbeitsgeschwindigkeit oder erhöhen die Notwendigkeit für manuelle, redundante Arbeiten. (Durch Unternehmensrichtlinien geschaffene Schwachstellen sind die häufigsten Schwachstellen, die während eines Projekts oder Prozesses auftreten und sich durch alle Unternehmensbereiche ziehen).

• Beispiel für interne Schwachstellen: Die Teammitglieder haben nicht die erforderlichen spezifischen Kenntnisse, die für ein Projekt erforderlich sind, was wiederum den Erfolg des Projekts beeinträchtigt. 

• Beispiel für eine vom Markt geschaffene Schwachstelle: Es gibt weniger Material für das Produkt als erwartet oder ideal gewesen wäre.

• Beispiel für eine durch Ressourcen geschaffene Schwachstelle: Für Ihr Projekt stehen weniger Ressourcen, Werkzeuge oder Teammitglieder zur Verfügung, als in Ihrem Ressourcenmanagementplan vorgesehen sind.

• Beispiel für eine durch Finanzen geschaffene Schwachstelle: Es besteht ein unerwarteter Mangel an Kapital, um in ein Projekt zu investieren.

Beispiel für eine durch Unternehmenskultur geschaffene Schwachstelle: Ein Projekt ist aufgrund eines mangelhaften Prozesses (insbesondere wenn er durch ein „So machen wir es hier nun mal“ gerechtfertigt wird) nicht effizient oder effektiv.

Wann wendet man die Theory of Constraints im Projektmanagement an?

Goldratt's Theory of Constraints ist ein effektiver Weg, um ineffiziente Prozesse aufzuspüren und zu verbessern, indem eventuelle Hindernisse oder Probleme behoben werden. 

Trotzdem sollten Sie nicht versuchen, die Theory of Constraints bei einem Projekt anzuwenden, das nur eine kleine Korrektur oder eine einfache Optimierung benötigt. Versuchen Sie stattdessen, weniger komplexe Projektprobleme mit einer Brainstorming-Session zu lösen. Wenn Ihr Projekt oder Prozess jedoch sehr komplex oder erfolgsentscheidend ist, können Sie von der Anwendung der Theory of Constraints profitieren, um Hindernisse zu eliminieren.

Durch die Anwendung der Theory of Constraints im Projektmanagement könnten Sie:

• Laufende Prozesse optimieren, die eine erhebliche Geschäftsrelevanz aufweisen

• Auf eine unbefriedigende Produkteinführung oder ein verfehltes Unternehmensziel reagieren

• Einem Team ermöglichen, sich zu verbessern, während es nur das nutzt, was es bereits hat (ohne zusätzliche Investitionen oder Teammitglieder)

• Potenzielle Probleme für wichtige Projekte vorhersehen und lösen

• Den Prozess des Risikomanagements für Projekte erweitern

Sie können auch das Dreieck des Projektmanagements dazu nutzen, um mit Einschränkungen umzugehen. Diese Methode veranschaulicht das Problem der dreifachen Einschränkungen. Dabei geht es darum, Umfang, Kosten und Zeit ins Gleichgewicht zu bringen, um ein qualitativ hochwertiges Produkt zu erhalten.

2 Möglichkeiten zur Anwendung der Theory of Constraints im Projektmanagement

Die erste, grundlegendste Art, die Theory of Constraints anzuwenden, sind die fünf Fokus-Schritte. Während dieser fünf Schritte arbeitet Ihr Team an einer Schwachstelle, bis sie gelöst ist. 

Sollte die Hauptschwachstelle nicht offensichtlich sein, können Sie auch mithilfe von weitergehenden Überlegungen die Schwachstelle ermitteln und anschließend mit den fünf Fokus-Schritten weiterarbeiten, um sie zu lösen. 

Die fünf Fokus-Schritte

Die fünf Fokus-Schritte können Ihnen helfen, eine Schwachstelle zu identifizieren und anzugehen. Dies ist die einfachste und direkteste Art und Weise, die Theory of Constraints zu nutzen. 

Schritt 1: Identifizieren Sie die wichtigste Schwachstelle des Projekts

Als Einstieg in die fünf Fokus-Schritte sollten Sie mit der Suche nach der Schwachstelle beginnen. Das kann durchaus der Arbeitsgang sein, der am meisten Zeit in Anspruch nimmt. Es könnte die Person oder der Prozess sein, der Ihr Projekt bremst, oder aber das größte Risiko für den Erfolg Ihres Projekts.

Stellen Sie sich etwa vor, dass Ihr Entwicklungsteam regelmäßig Features mit ein paar Wochen Verspätung liefert. Konzentrieren Sie sich im ersten Schritt der fünf Fokus-Schritte darauf, herauszufinden, was sich alles auf die Durchlaufzeit des Projekts auswirken könnte. Ist zum Beispiel das Produkt-Backlog unklar, welches die einzelnen Features beinhaltet? Braucht das Team ein besseres System, um zu messen, wie viel Arbeitsaufwand es zu bewältigen hat? Nachdem Sie den Prozess des Entwicklungsteams durchleuchtet haben, stellen Sie vielleicht fest, dass die Arbeit im Projektmanagement-Tool nicht korrekt mit Tags versehen wird, so dass das Team nicht sicher ist, wie lange jede der Arbeitsaufgaben voraussichtlich dauern wird.

Schritt 2: Nutzen Sie die Schwachstellen aus

Im zweiten Schritt nutzen Sie die Schwachstellen unter Verwendung der bereits vorhandenen Ressourcen zu Ihrem Vorteil. Einer der Vorteile der Theory of Constraints ist, dass sie Ihnen hilft, alle zusätzlichen Investitionen oder Bedürfnisse zu minimieren. Stellen Sie sich in dieser Phase die Frage: Wie können Sie die identifizierte Schwachstelle mit dem, was Sie bereits zur Verfügung haben, bestmöglich ausnutzen? Wenn Sie es schaffen, diese Schwachstelle so zu lösen, dass sie nicht mehr der wichtigste limitierende Faktor ist, wird dies als „Aufhebung“ der Schwachstelle bezeichnet.

Bauen Sie auf dem obigen Beispiel auf und erstellen Sie eine Reihe von Richtlinien dafür, wie man Aufgaben, die dem Backlog des Entwicklerteams hinzugefügt werden, korrekt mit Tags versieht. Veranstalten Sie eine Schulung mit dem Team, um alle durch den Prozess zu führen und sicherzustellen, dass alle Fragen geklärt werden. Ermutigen Sie das Team zur kontinuierlichen Verbesserung und schlagen Sie Änderungen vor, die den Tagging-Prozess noch klarer machen.

Schritt 3: Ordnen Sie alles der Schwachstelle unter

In diesem Schritt wird die Schwachstelle allem anderen übergeordnet, um so zu gewährleisten, dass alle Elemente des Projekts die von Ihnen vorgeschlagene Lösung für diese Schwachstelle unterstützen. Überordnen bedeutet, dafür Sorge zu tragen, dass alles, was per Definition dann weniger wichtig ist als diese Schwachstelle, sich ihr fügt. Bedenken Sie, dass die Schwachstelle, die Sie angehen wollen, der größte Engpass oder das größte Hindernis ist, so dass alles andere im Projekt automatisch nachrangig wird.

Wir führen unser Beispiel von oben fort: Achten Sie darauf, dass neue Mitglieder des Entwicklungsteams in Ihr Backlog-System eingewiesen werden. Arbeiten Sie nicht an Aufgaben, die nicht korrekt getaggt wurden, da Ihr Team sonst keinen klaren Überblick darüber hat, was diese Aufgaben mit sich bringen. Überprüfen Sie den Backlog regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Arbeiten ordnungsgemäß mit Tags versehen sind.

Schritt 4: Beheben Sie die Schwachstelle (optional)

Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie die Schwachstelle nicht bereits behoben haben. Wenn die Schwachstelle zu diesem Zeitpunkt noch eine ernsthafte Hürde darstellt, sollten Sie in Erwägung ziehen, weitere Ressourcen zur Lösung des Problems einzusetzen.

Um unser Beispiel abzuschließen: Wenn Ihr Entwicklerteam das von Ihnen erstellte Tagging-System nicht nutzen kann oder wenn Tags nicht leicht zugänglich sind, sollten Sie in ein besseres Tool investieren. Wie Sie vielleicht vermuten, verwendet unser Entwicklerteam Asana – erfahren Sie, warum.

Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf

An diesem Punkt haben Sie den größten limitierenden Faktor für Ihr Projekt bereits gelöst. Herzlichen Glückwunsch! Da Sie nun die größte Schwachstelle gelöst haben, ist der zweitgrößte einschränkende Faktor nun die größte Limitation. Und wenn nötig, durchlaufen Sie den Prozess ein weiteres Mal, bis das Problem gelöst ist.

Fortsetzung des Beispiels: Ihr Entwicklerteam ist begeistert vom neuen Tool. Jetzt besteht die größte Schwachstelle darin, die Prioritäten für die Entwicklung der richtigen Features zu setzen, um den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Sie könnten dann die fünf Fokus-Schritte erneut durchlaufen, um dieses Problem anzugehen.

Der Überlegungsprozess

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Schwachstellen eines Projekts zu bestimmen und dennoch wissen, dass etwas schief läuft, können Sie dafür auch den Überlegungsprozess nutzen. Überlegungsprozesse nutzen z. B. „Entscheidungsbäume“, um die wesentliche Schwachstelle eines Projekts oder Prozesses zu identifizieren. Ein Entscheidungsbaum ist ein baumartiges Modell von Projektentscheidungen und deren möglichen Ergebnissen, die sich von jeder Entscheidung aus verzweigen. Sie haben vielleicht schon mal einen Entscheidungsbaum erstellt, wenn Sie eine Wertstromanalyse durchgeführt haben. Nachdem Sie einen Entscheidungsbaum verwendet haben, um die Schwachstelle aufzudecken, können Sie sich erneut der fünf Fokus-Schritte bedienen, um diese zu beheben.

Überlegungsprozesse stellen drei Fragen und verwenden Entscheidungsbäume, um zur Antwort zu gelangen:

Welche Schwachstelle soll behoben werden?

Um diese Frage zu beantworten, verwenden Sie den Gegenwartsbaum (CRT – „current reality tree“). In einem CRT sind die Probleme des Projekts die Symptome. Sie suchen nun nach der Ursache. Wenn Sie es mit einer Vielzahl von Projektproblemen zu tun haben, können Sie einen CRT verwenden, um ein Ursache-Wirkungs-Diagramm zu erstellen, um die Grundursache für viele der unerwünschten Wirkungen festzustellen. Diese Grundursache ist Ihr größter einschränkender Faktor und damit Ihre wichtigste Schwachstelle.

In was können Sie diese Schwachstelle umwandeln? 

Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, können Sie den Zukunftsbaum (FRT – „future reality tree“) verwenden. In einem FRT beschreibt der Baum, wie ein idealer Projektprozess aussehen sollte. Sie können diesen Baum mit Ihrem aktuellen Prozess vergleichen, um zu erkennen, was derzeit nicht funktioniert. Diese Änderungen, Injektionen genannt, können Ihnen helfen, Projektprobleme in reale Lösungen zu verwandeln.

Wie können Sie diese Schwachstelle verändern?

Um diese Frage zu beantworten, können Sie einen Wolkenbaum (EC – „evaporating cloud“) verwenden. Verwenden Sie diesen EC-Baum, um Prozesse abzubilden, für die es keine klare Lösung gibt. Mit einem EC-Baum können Sie den jeweiligen Projektanforderungen zugrunde liegenden Annahmen auf den Grund gehen und den Konflikt mit diesen Annahmen aufdecken. Sobald Sie den Konflikt identifiziert haben, können Sie die Schwachstelle lösen.

Minimieren Sie das Risiko mit der Theory of Constraints

Mit der Theory of Constraints lassen sich Risiken mindern und Engpässe in bestehenden Projekten verbessern. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Bemühungen zur Projektverbesserung ins Stocken geraten sind, sollten Sie die Theory of Constraints nutzen, um den größten limitierenden Faktor zu identifizieren. Verwenden Sie dann die fünf Fokus-Schritte, um die Schachstellen zu lösen. Mit der Theory of Constraints können Sie Ihre Projekte und Prozesse kontinuierlich verbessern, um die bestmögliche Arbeit leisten zu können.