Alles, was Sie über Anforderungsmanagement wissen müssen

Endlich ist Freitagabend, und Sie sind drauf und dran, eine Pizza zu bestellen. In der einen Hand das Telefon, in der anderen eine Liste mit den Wünschen Ihrer Freunde. Doch zunächst müssen Sie all diese Vorlieben durchgehen und entscheiden, welche Art von Pizza Sie bestellen wollen. Peperoni? Mit Käse? Vegetarisch?

Mittlerweile ähnelt das Bestellen einer Pizza sehr dem Anforderungsmanagement für eine Produkteinführung. Genau wie in der obigen Situation geht es beim Anforderungsmanagement darum, den Beteiligten zuzuhören und zu verstehen, wie man am besten auf deren Bedürfnisse eingeht. 

Was ist Anforderungsmanagement?

Das Anforderungsmanagement soll sicherstellen, dass die endgültigen Projektergebnisse den Anforderungen der Kunden und internen Beteiligten entsprechen. In diesem Fall ist eine Anforderung ein Faktor, den die Beteiligten im Hinblick auf das Produkt benötigen oder wünschen. Die Beteiligten können intern (wie etwa Kollegen aus anderen Abteilungen) oder extern (wie etwa Kunden oder Auftraggeber) tätig sein. 

Diese Methode wird am häufigsten von Entwicklungsteams eingesetzt, die an Softwareprodukten und -funktionen arbeiten, kann aber auch ganz allgemein im Projektmanagement zum Einsatz kommen. So könnte eine Anforderung beispielsweise eine Funktion sein, die es Kunden ermöglicht, Ihr Produkt erfolgreich zu nutzen, oder ein Aspekt Ihres Produkts, mit denen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen, ihre Geschäftsziele erreichen. 

Bevor man mit der Entwicklung eines Produkts beginnt, muss man sich über die genauen Anforderungen verständigen, um sicherzustellen, dass die Beteiligten genau das bekommen, was sie brauchen. Mithilfe des Anforderungsmanagements können Sie Anforderungen dokumentieren und priorisieren, Änderungen nachverfolgen und sich während des gesamten Projektzyklus mit den Beteiligten abstimmen. Zudem lassen sich so geänderte Anforderungen besser bewältigen und das Projekt bleibt im vorgegebenen Rahmen. 

Was ist eine Anforderung? 

Eine Anforderung ist eine Komponente, die zur Fertigstellung einer Funktion oder eines Produkts implementiert werden muss. Mit anderen Worten, es handelt sich um eine Eigenschaft, die ein Produkt haben oder beherrschen muss, um die Anforderungen der Beteiligten zu erfüllen. Bei Softwareprodukten gibt es teils sogar hunderte von Anforderungen. Doch unabhängig davon, wie viele Anforderungen für ein Produkt bestehen, sollten alle wie folgt sein: 

• Notwendig: Diese Anforderung muss erfüllt sein, damit Sie Ihre Geschäfts- oder Produktziele erreichen können. 

• Konkret: Die Anforderung ist detailliert und hat einen klaren Zweck. 

• Verständlich: Die Anforderung ist klar formuliert und leicht zu verstehen. 

• Genau: Die Anforderung beschreibt genau die jeweilige Herausforderung bzw. den entsprechenden Bedarf. Sie sollten also nicht nur beschreiben, was getan werden muss, sondern auch klären, warum die Anforderung wichtig ist. 

• Machbar: Prüfen Sie, ob Sie die Anforderung mit Ihrer derzeitigen technischen Ausstattung und Code-Infrastruktur umsetzen können.

• Überprüfbar: Die Anforderungen sollten sich durch Benutzertests, A/B-Tests oder andere Methoden überprüfen lassen. 

Hier ein Beispiel. Angenommen, Sie entwickeln eine App, und eine der Vorgaben lautet, dass die gesamte App ins Englische, Chinesische, Japanische und Französische übersetzt werden muss – weil diese Sprachen die wichtigsten Märkte des Unternehmens abdecken.

• Diese Anforderung ist notwendig, um die App auf den wichtigsten Märkten des Unternehmens einzuführen und die Geschäftsziele zu erreichen. 

• Sie ist konkret, denn Sie geben an, welche Sprachen Sie benötigen und dass die gesamte App übersetzt werden muss. 

• Sie ist verständlich, weil sie nicht auf technische Details eingeht, sondern so formuliert ist, dass die Teammitglieder und die Beteiligten aus anderen Abteilungen sie verstehen können. 

• Sie ist genau, weil klar dargelegt wird, warum die Anforderung wichtig ist – weil die Sprachen Englisch, Chinesisch, Japanisch und Französisch die Hauptmärkte des Unternehmens abdecken. 

• Sie ist machbar, weil Sie bereits Prototypen und Testfälle in anderen Sprachen erstellt haben. Deshalb wissen Sie, dass eine Lokalisierung möglich ist und wie erwartet funktionieren wird. 

• Sie ist überprüfbar, da ein System vorhanden ist, mit dem die Richtigkeit der jeweiligen übersetzten Version geprüft und bestätigt werden kann. 

Warum ist Anforderungsmanagement wichtig? 

Bei der Entwicklung ausgezeichneter Produkte sollte das Anforderungsmanagement zum Einsatz kommen. Hier die Gründe dafür: 

• Die richtigen Funktionen bereitstellen. Da Sie wissen, wie die Nutzer mit dem Produkt umgehen, können Sie mithilfe des Anforderungsmanagements genau definieren, welche Funktionen erforderlich sind. So können Sie Ihre Ergebnisse in erster Linie an den wesentlichen Bedürfnissen der Kunden ausrichten. 

• Unternehmensziele in den Fokus nehmen. Achten Sie bei der Dokumentation und Priorisierung der Anforderungen darauf, dass jede einzelne Anforderung auf die übergeordneten Unternehmensziele ausgerichtet ist. Eine Anforderung, die App in 12 Sprachen zu übersetzen, würde zum Beispiel das Geschäftsziel unterstützen, in internationale Märkte zu expandieren. Wenn eine Anforderung die Geschäftsziele nicht unterstützt, heißt das wahrscheinlich, dass Sie Ihre Ressourcen anderswo investieren sollten – oder aber Sie haben einen triftigen Grund, warum die Anforderung wichtig ist. 

• Scope Creepverhindern. Definierte Anforderungen bilden den Projektumfang – sie setzen Grenzen und definieren genau, auf welche Ziele und Ergebnisse Sie hinarbeiten werden. Wer die Anforderungen bereits im Vorfeld definiert, kann potenzielle Hindernisse erkennen und zusätzliche Anforderungen der Beteiligten zurückweisen.

• Hindernisse vermeiden. Die Entwicklung eines Produkts ist komplex. Dabei geht es um Softwareentwicklung, -design und -tests, ganz zu schweigen von komplexen Code-Konstrukten und technischen Systemen. Das Anforderungsmanagement ist eine große Hilfe bei der Planung der Produktentwicklung anhand der Code-Vorgaben. Zudem hilft es Ihnen dabei, den Überblick darüber zu behalten, was Sie in der jeweiligen Phase des Produktentwicklungsprozesses erreichen müssen.

Wer ist für das Anforderungsmanagement zuständig? 

Wer für das Anforderungsmanagement zuständig ist, hängt vom jeweiligen Projekt bzw. Team ab. In der Regel sind es Produktverantwortliche oder Produktmanager, die die Anforderungen für die Entwicklungsteams koordinieren. Diese beiden Positionen sind ähnlich, außer dass Produktverantwortliche (Product Owner) eine Standardfunktion in Scrum-Teams bilden, während Produktmanager eher eine universelle Funktion haben – unabhängig davon, ob das Team eine Agile Methode einsetzt. Wenn es sich nicht um die Entwicklung eines Produkts, sondern um ein allgemeines Projekt handelt, ist der Projektleiter für das Anforderungsmanagement zuständig. 

Das Anforderungsmanagement erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team und den Projektbeteiligten. Ihre Aufgabe ist es, Feedback von den Beteiligten einzuholen, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um die jeweiligen Anforderungen zu verstehen, und dem Team bei der Planung zu helfen, wie die einzelnen Anforderungen erfüllt werden können. Deshalb muss die Person, die die Anforderungen für Ihr Projekt verwaltet, über ausgeprägte Kooperationsfähigkeiten verfügen und die funktionsübergreifende Kommunikation aus dem Effeff beherrschen, denn sie steht im Mittelpunkt des Geschehens. 

Welche verschiedenen Arten von Anforderungen gibt es? 

Die drei Hauptarten von Anforderungen sind Geschäftsanforderungen, Benutzeranforderungen und Systemanforderungen. Wichtig ist, dass die verschiedenen Arten von Anforderungen vor Projektbeginn definiert werden, denn dadurch ergibt sich in vielen Fällen, mit welchen Beteiligten Sie zusammenarbeiten werden. 

Hier ein Überblick über die verschiedenen Arten von Anforderungen: 

Geschäftsanforderungen

Anforderungen an das Unternehmen sind die übergreifenden Unternehmensziele oder Messgrößen, denen das Produkt dient. Dabei handelt es sich nicht unbedingt um Punkte, die das Produkt erfüllen muss, sondern vielmehr um Punkte, die das Unternehmen erfüllen muss, um interne und externe Beteiligte zufriedenzustellen. 

Angenommen, Sie arbeiten für ein Online-Handelsunternehmen und das Vertriebsteam erstellt und aktualisiert die Produktseiten auf der Website mithilfe eines Content-Management-Systems. Um dem wachsenden Bestand gerecht zu werden, baut das Produktteam eine verbesserte Suchfunktion im CMS auf. Dieses Projekt steht im Einklang mit der folgenden Geschäftsanforderung: Vergrößerung des Produktbestands um 50 % im ersten Quartal. 

Nutzeranforderungen

Die Nutzeranforderungen legen fest, was der Kunde von Ihrem Produkt erwartet und wie er damit umgehen wird. Die Anforderungen beschreiben ein Problem, das der Kunde lösen will, oder eine Maßnahme, die der Kunde durchführen möchte, sowie die Art und Weise, wie das Produkt dieses Problem beheben oder dem Kunden helfen soll, die gewünschte Maßnahme durchzuführen.  

Agile-Teams bereiten die Nutzeranforderungen in der Regel in Form von User Stories auf. Dabei beschreiben sie eine Softwarefunktion formlos aus der Sicht eines Endnutzers. User Stories haben folgendes Format: „Als [Persona] möchte ich [Softwareziel], damit [Ergebnis].“ 

Kehren wir zu dem oben beschriebenen CMS zurück. Hier nun ein Beispiel für eine Nutzergeschichte, die aus der Perspektive des Endnutzers verfasst wurde – in diesem Fall eines Vertriebsmitarbeiters, der das CMS zur Erledigung seiner Aufgaben nutzt. 

„Als Vertriebsmitarbeiter möchte ich bestimmte Produkte in unserem CMS einfach und schnell aufrufen können, um unseren wachsenden Onlinebestand zu aktualisieren und zu verwalten.“ 

Systemanforderungen

Systemanforderungen definieren, was das Produkt leisten wird. Man kann es sich so vorstellen: Während die Nutzeranforderungen das „Warum“ und „Was“ der Produktfunktionen aus der Sicht des Nutzers umreißen, definieren die Systemanforderungen das „Wie“ der Erstellung dieser Funktion aus der Sicht des Entwicklungsteams. 

Systemanforderungen werden häufig in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen unterteilt. Funktionale Anforderungen legen fest, was das Produkt leisten soll, während nicht-funktionale Anforderungen definieren, wie gut das Produkt seine Funktionen erfüllt. Daher haben nicht-funktionale Anforderungen in der Regel mit Sicherheit, Leistung und Zuverlässigkeit zu tun. 

Ein Entwicklungsteam könnte die oben genannte CMS-Nutzeranforderung zum Beispiel so in Systemanforderungen aufteilen: 

Funktionale Anforderungen

• In jedem Produkteintrag werden die folgenden Angaben gespeichert: Produkttyp, Erstellungsdatum, Autor, URL und Veröffentlichungsstatus.

• Neue Produkte können nur dann angelegt werden, wenn die Autoren einen bestimmten Produkttyp aus einem Dropdown-Menü auswählen. 

• Die Suchleiste enthält eine Option für folgende zusätzliche Filter: Produkttyp, Erstellungsdatum, Autor, URL und Veröffentlichungsstatus. 

• Es können mehrere Filter auf einmal ausgewählt werden. 

Nicht-funktionale Anforderungen

• Die Suchergebnisse werden innerhalb von maximal fünf Sekunden angezeigt. 

• Die Suchergebnisse sind 100 % genau. 

Die 6 Schritte im Anforderungsmanagement

Mit dem richtigen Anforderungsmanagement lässt sich auch mit einfachen Schritten viel bewirken. Wer einen standardisierten Prozess für sein Team entwickelt, durchläuft jedes Mal dieselben Schritte und muss sich keine Gedanken darüber machen, welche Beteiligten wann einbezogen werden müssen. 

Zum Einstieg haben wir den Prozess in sechs Einzelschritte aufgegliedert. Nachdem Sie diese Vorschläge ausprobiert und herausgefunden haben, was in Ihrem Team am besten funktioniert, können Sie Ihren Anforderungsmanagementprozess entsprechend anpassen. 

1. Anforderungen erfassen

Bevor Sie die Anforderungen an das Projekt festlegen, sollten Sie zunächst die Anforderungen erfassen, die an das Projekt gestellt werden. In dieser Phase bedeutet das Erfassen von Anforderungen nicht, dass diese tatsächlich in das Projekt einfließen werden. Vielmehr bietet sich hier die Gelegenheit, mit Beteiligten und Kunden in Kontakt zu treten, um mehr über deren Wünsche zu erfahren. 

Hierfür gibt es verschiedene Ansätze: Sie treffen sich persönlich mit den Beteiligten, um sie über das Produkt oder die Funktion, die Sie entwickeln, zu informieren. Bei diesem Gespräch erkundigen Sie sich, was die Beteiligten von Ihrem Projekt erwarten oder brauchen, um Kunden zufriedenzustellen oder die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei können Sie mithilfe der Beteiligten Anforderungen entwickeln, um ein umfassendes Verständnis für deren Wünsche zu erhalten. Natürlich können Sie auch asynchron mit den Beteiligten kommunizieren, um die Besprechungszeit zu verkürzen. Und wenn Sie die Anforderungen von Endnutzern verstehen möchten, müssen Sie möglicherweise Nutzertests durchführen oder sich an das Team für Nutzerforschung wenden.

Bei diesen Gesprächen gehen Sie zwar auf die Erwartungen der Beteiligten ein, teilen ihnen jedoch gleichzeitig mit, dass die von ihnen gestellten Anforderungen nicht unbedingt in das künftige Produkt einfließen werden. Letztendlich liegt es an Ihnen und Ihrem Team, Prioritäten zu setzen und auszuwählen, welche Anforderungen am wichtigsten sind und daher weiterverfolgt werden sollten. 

2. Anforderungen analysieren

Danach gilt es, das gesamte Feedback zu sichten und zu entscheiden, welche Anforderungen zu Ihren Produkt- und Geschäftszielenpassen. Letztlich sollte jede Anforderung zu einem übergeordneten Geschäftsziel, wie etwa Umsatzsteigerung, Expansion in neue Märkte oder Verbesserung der Kundenzufriedenheit, beitragen. 

3. Anforderungen definieren

Nachdem Sie die Anforderungen analysiert und diejenigen ausgewählt haben, die sich mit Ihren Zielen decken, sollten Sie die Anforderungen klar definieren, damit das Team über alle erforderlichen Informationen verfügt. So können Sie alle Elemente umreißen, die das Entwicklungsteam erfüllen muss, um das Produkt oder die Funktion zu realisieren. 

Eine Möglichkeit besteht darin, für jede Anforderung eine User Story zu erstellen, in der Sie formulieren, was die Nutzer wirklich brauchen und wie sie mit dem Produkt interagieren werden. Anschließend können Sie diese Nutzeranforderungen in konkretere Systemanforderungen aufschlüsseln. Im weiteren Verlauf müssen Sie unter Umständen zusätzliche Informationen von den Beteiligten einholen, um so genügend Kontext für die Erfüllung der einzelnen Anforderungen zu erhalten.

4. Anforderungen an das Dokument

Es gibt keine einheitliche Methode zur Dokumentation und Überwachung von Anforderungen. Ihr Produktteam hat in der Vergangenheit vielleicht eine Software-Anforderungsspezifikation (SAS), ein Lastenheft (LH) oder eine Matrix zur Rückverfolgbareit (RV) eingesetzt. 

Um sicherzustellen, dass das Team in Echtzeit Einblick in alle Projektanforderungen hat, sollten Sie einProjektmanagement-Tool wie Asana verwenden. Veraltete Tabellen mit Anforderungen gehören damit der Vergangenheit an. Vielmehr können sowohl das Team als auch die Beteiligten die jeweils aktuelle Beschreibung der jeweiligen Anforderung jederzeit bequem einsehen. Zudem können Sie den Status der jeweiligen Anforderungen während der Projektbearbeitung nachverfolgen und sogar Automatisierungen einrichten, um die entsprechenden Beteiligten zu benachrichtigen, wenn Fortschritte erzielt werden.  

Zudem lässt sich Asana in stärker spezialisierte Anwendungen und Anforderungsmanagement-Tools wie Jira und Githubintegrieren. Diese Option ist besonders hilfreich, wenn Sie mit Beteiligten zusammenarbeiten, die keine Berechtigung für den Zugriff auf Entwickler-Tools haben. 

5. Anforderungen priorisieren

Nachdem Sie alle Anforderungen aufgeschrieben haben, sollten Sie gemeinsam mit dem Team Prioritäten setzen und planen, wie Sie vorgehen wollen. Anhand dieser Priorisierung können Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst in Angriff nehmen, vor allem, wenn diese andere Aufgaben in der Folge blockieren. 

Wenn Ihr Team mit Agile arbeitet, tragen Sie die Anforderungen in Ihr Product Backlog ein und veranstalten dann ein Sprint-Planungsmeeting, um zu entscheiden, welche Aufgaben in den nächsten Sprint aufgenommen werden sollen. Wer nicht mit Sprints arbeitet, kann einen Projektzeitplan erstellen, der angibt, wann die einzelnen Anforderungen fertiggestellt werden sollen und ob es Abhängigkeitengibt. 

6. Plan für Änderungen erstellen

Beim Anforderungsmanagement geht es nicht nur um die Planung der Anforderungen vor Projektbeginn. Vielmehr geht es auch um den Umgang mit sich ändernden Anforderungen während das Projekt läuft. Deshalb sollten Sie auch planen, wie Sie zusätzliche Aufgaben, die sich auf den Projektumfang auswirken, einbeziehen können. 

Eine Möglichkeit ist die Einrichtung eines Prozesses zur Änderungssteuerung. So können die Beteiligten neue Anforderungen einreichen, die sich auf den Projektumfang auswirken. Zudem wird festgelegt, wer diese Anforderungen genehmigen oder ablehnen muss. Mithilfe dieses Verfahrens können Sie auch dokumentieren und nachverfolgen, wie sich die Anforderungen im Projektverlauf ändern – so lassen sich später die Auswirkungen der Änderungen messen. 

Tools zur Optimierung des Anforderungsmanagements

Beim Anforderungsmanagement gibt es viele Details zu beachten, die sich ständig ändern können. Trotzdem gibt es gute Möglichkeiten, um den Überblick zu behalten. Mit den richtigen Tools können Sie einen wiederholbaren Prozess einrichten, der genau festlegt, mit wem Sie wann sprechen sollten und wie Sie die Anforderungen während des gesamten Projekts dokumentieren und strukturieren. 

Wenn Sie die Anforderungen in Asana erfassen und mitverfolgen, können Sie eine standardisierte Vorlage erstellen, die Sie bei der Verwaltung von Anforderungen bei jedem weiteren Projekt unterstützt. So müssen Sie den Prozess nicht jedes Mal von Grund auf neu beginnen, sondern können einen bereits definierten Arbeitsablauf einfach wiederverwenden. Zudem haben Sie die Gewissheit, dass Sie an alle wichtigen Schritten denken.