PERT-Methode: Vorteile und Beispiele im Überblick!

Falls Sie jemals Schwierigkeiten damit hatten, Projektaufgaben übersichtlich darzustellen oder den Überblick über Abhängigkeiten zu behalten, haben wir die perfekte Lösung für Sie. 

Ein PERT-Diagramm, auch als PERT-Chart bekannt, ist ein Tool, was zur Planung, Organisation und Abbildung von Aufgaben innerhalb eines Projekts verwendet wird.

Wofür steht nun die Abkürzung PERT? Nun, PERT steht für Program Evaluation and Review Technique (Methode zur Evaluierung und Überprüfung von Programmen). PERT bietet eine visuelle Darstellung des Zeitplans eines Projekts und untergliedert individuelle Aufgaben. Diese Diagramme ähneln Gantt-Diagrammen, sind jedoch anders strukturiert. 

Dieses Diagramm kann in wenigen Schritten erstellt werden, um Sie vom Startdatum eines Projekts zum Enddatum zu leiten. In diesem Artikel werden wir die fünf Schritte erklären, Ihnen ein Beispiel geben und erläutern, wie Sie ein PERT-Diagramm auf effektive Weise zu Ihrem Vorteil nutzen können. 

Was ist ein PERT-Diagramm?

Ein PERT-Diagramm repräsentiert die Aufgaben eines Projekts und deren Abhängigkeiten auf visuelle Weise. Sie können es z. B. für die Erstellung einer anfänglichen Zeitleiste und eines voraussichtlichen Zeitplans verwenden, um diesen mit Projektbeteiligten vor dem eigentlichen Projektbeginn zu teilen.

Das Erstellen einer Projekt-Roadmap, wie z. B. ein PERT-Diagramm, kann Ihnen dabei helfen, mehrere Planungsaktivitäten für ein Projekt auf einmal zu bewältigen, inklusive:

• Genehmigung des Zeitplans und der Zeitleiste durch Führungskräfte

• Mitteilung von Projektzielen an Beteiligte

• Visuelle Darstellung eines komplexen Projekts

• Einschätzung der Dauer für die Erledigung einzelner Aufgaben 

Um das Beste aus Ihrem PERT-Diagramm herauszuholen sollten Sie zuerst verstehen, welche Schritte für die Fertigstellung nötig sind und wie Sie Ihr Diagramm visuell strukturieren.

Wann wurde die PERT-Methode erfunden?

Die PERT-Methode wurde bereits vor über 50 Jahren entwickelt. Beginnend mit 1958 wurde die Technik für das U.S. Navy Special Projects Office entwickelt. Diese Technik sollte bei der Planung großer und vor allem auch großer Projekte hilfreich sein. Die Technik kam bei vielen Projekten zum Einsatz, wie etwa der Entwicklung der Polaris-Mittelstreckenrakete oder der Organisation der Olympischen Winterspiele 1968.

Wie erstelle ich ein PERT-Diagramm?

Um ein PERT-Diagramm zu erstellen befolgen Sie die fünf Schritte des Prozesszyklus, der von der Identifikation von Aufgaben bis hin zur Projektfertigstellung alles umfasst.

1. Identifizieren Sie Projektaufgaben

Der erste Schritt für die Erstellung eines erfolgreichen PERT-Diagramms beinhaltet das Identifizieren und Sammeln der nötigen Projektinformationen und -aufgaben. Sie können die Projektplanungsphase auf ähnliche Weise beginnen, wie Sie normalerweise die erste Projektmanagementphase starten würden. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Ein Business Case

• Ein Kommunikationsplan

• Ein anfängliches Kick-off-Meeting

Die frühzeitige Planung stellt sicher, dass Sie darauf vorbereitet sind, in den nächsten Phasen Abhängigkeiten zu definieren und Aufgaben miteinander zu verbinden.

2. Definieren Sie Aufgabenabhängigkeiten 

Aufgabenabhängigkeiten sind Aufgaben oder Meilensteine, die davon abhängig sind, dass eine andere Aufgabe erledigt wird, bevor die jeweilige Aufgabe begonnen oder Meilenstein abgehakt werden kann. Dies wird manchmal auch als logische Verknüpfung bezeichnet und oftmals in einem Projektstrukturplan verwendet. 

Das Erstellen von Abhängigkeiten kann Ihnen dabei behilflich sein, Arbeit angemessen nachzuverfolgen, die Erledigung von Aufgaben sicherzustellen und für eine klare Kommunikation zu sorgen. Für komplexe Projekte sollten Sie Zeitpläne und die Projektdauer rechtzeitig planen.

In einem PERT-Diagramm werden Abhängigkeiten visualisiert, indem Aufgaben miteinander verbunden und nummeriert werden. Auch wenn dies nicht ganz so umfassend wie andere Methoden – wie z. B. ein Projektstrukturplan – ist, hilft es dennoch dabei, eine visuelle Übersicht aller Aufgaben und der notwendigen Arbeitsschritte für deren Erledigung zu bieten.

3. Verbinden Sie Projektaufgaben

Sobald Aufgabenabhängigkeiten erstellt worden sind, können Sie an der Erstellung Ihres PERT-Diagramms arbeiten, indem Sie Projektaufgaben miteinander verbinden. Diese Verbindungen bestehen aus Pfeilen, die Aufgaben repräsentieren, und Knotenpunkten, die Events oder Meilensteine repräsentieren.

Platzieren Sie beispielsweise übergeordnete Events innerhalb Ihrer Knotenpunkte (die durch nummerierte Kreise oder Vierecke repräsentiert werden) und zeichnen Sie Aufgabenpfeile ein, um die für die Erledigung dieser Events nötigen Abhängigkeiten darzustellen. 

Dieses Layout bietet eine einfache Projektstruktur, die – auch wenn sie nicht übermäßig spezifisch ist – für Projektbeteiligte leicht verständlich ist. 

4. Schätzen Sie den Zeitrahmen des Projekts ab

Nun ist es an der Zeit Ihren allgemeinen Projektzeitrahmen abzuschätzen, indem Sie die Critical-Path-Methode (CPM) und PERT-Formel anwenden. Der Critical Path (kritische Pfad) ist die längste Aufgabensequenz, die erledigt werden muss, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Ziel ist es, den längsten Pfad zu finden, dessen Vervollständigung die meiste Zeit in Anspruch nehmen wird, um die kürzeste gesamte Projektdauer abzuschätzen. Zeiteinschätzungen können auf folgender Basis kalkuliert werden:

• Optimistische Zeit: Das für die Erledigung einer Aufgabe benötigte Zeitminimum.

• Pessimistische Zeit: Das für die Erledigung einer Aufgabe benötigte Zeitmaximum. 

• Wahrscheinliche Zeit: Die beste Einschätzung der für die Erledigung einer Aufgabe benötigten Zeit.

 Sie können zur Berechnung der zu erwartenden Dauer einer Aufgabe und Fertigstellungszeit die PERT-Formel verwenden, die wie folgt lautet: (O + (4 × W) + P) ÷ 6. Dies kann in Minuten, Stunden, Tagen und sogar Wochen gemessen werden. 

Wenn die optimistische Zeit zum Beispiel 30 Minuten, die pessimistische Zeit 60 Minuten und die wahrscheinliche Zeit 45 Minuten ist, wäre die PERT-Formel: (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 Minuten. 

Sobald Sie die zu erwartende Zeit pro Aufgabe berechnet haben, können Sie alle Schätzungen für Ihren kritischen Pfad addieren, um einen durchschnittlichen Projektzeitrahmen für Ihre Projektzeitleiste zu erhalten.

5. Koordinieren Sie den Aufgabenfortschritt

Der letzte Schritt für die Erstellung eines PERT-Diagramms ist die Koordinierung des Aufgabenfortschritts bis hin zur Fertigstellung des Projekts. Dies kann dadurch geschehen, dass auf dem Weg dorthin Abhängigkeiten abgeschlossen und Probleme behoben werden, bis alle Aufgaben erledigt sind.

Denken Sie daran, dass ein PERT-Diagramm über den Verlauf des Projekts hinweg aktualisiert werden sollte, wenn Änderungen auftreten. Dies könnte mit einem Änderungsverfahren gekoppelt werden, was dabei hilft, Projektänderungen einzuplanen und zu kommunizieren. 

Sobald alle Aufgaben innerhalb des Projekts erledigt worden sind, können Sie Materialien in einem gemeinsamen Arbeitsbereich archivieren, damit auf diese später bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.

Beispiel für ein PERT-Diagramm

Nun kennen Sie die fünf Schritte für die Erstellung eines PERT-Diagramms und es ist somit an der Zeit, dass Sie Ihr eigenes erstellen. Da sich alle Diagramme in Bezug auf die Komplexität und den Zeitrahmen des jeweiligen Projekts unterscheiden, wird Ihres mit großer Wahrscheinlichkeit etwas unterschiedlich aussehen.

So können Sie mit Ihrem Diagramm als Ereignis-Knoten-Darstellung beginnen:

• Nummerierte Knotenpunkte zeichnen: Denken Sie daran, dass diese die übergeordneten Aufgaben Ihres gesamten Projekts sind, die nach ihrer Erledigung das vorliegende Projekt ausmachen werden. Ihr Diagramm kann eine beliebige Anzahl von Aufgaben beinhalten, aber 10 ist eine gute Ausgangszahl. 

• Ihre Knotenpunkte mit Aufgaben verbinden: Zeichnen Sie Pfeile ein, um Aufgabenabhängigkeiten zu repräsentieren. Bei diesen Aufgaben handelt es sich um das, was erledigt werden muss, damit Ihre Events abgeschlossen werden. Ihr Diagramm sollte einen klaren Anfangs- und Endpunkt haben, auch wenn die Mitte möglicherweise ein wenig komplexer aussieht. 

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihr PERT-Diagramm aussehen könnte:

Hier finden Sie eine Übersicht der gängigen Bezeichnungen, die Sie möglicherweise in Ihrem Diagramm verwenden werden, und die dazugehörigen Definitionen:

• Knotenpunkte: Knotenpunkterepräsentieren Projektevents. Diese Events sind die großen Komponenten, die Ihr Projekt ausmachen. Wenn Sie beispielsweise ein Website-Design einführen, kann ein Knotenpunkt ein neues Logo-Design repräsentieren.  

• Aufgaben: Ihre Aufgaben sind das, was erledigt werden muss, damit Ihre Knotenpunkte implementiert werden können. Eine Aufgabe könnte zum Beispiel das Design von drei Logoentwürfen repräsentieren. 

• Abhängigkeiten: Eine Abhängigkeit besteht, wenn eine Aufgabe mit einer anderen Aufgabe verbunden ist. Diese Aufgaben bauen aufeinander auf und können nicht ohne die jeweilige andere erledigt werden. 

• Abhängigkeiten ohne Ressourcen: Eine Abhängigkeit ohne Ressourcen zeichnet sich dadurch aus, dass zwar eine Verbindung besteht, aber keine wirklichen Aufgaben existieren, die erledigt werden müssen. Während eine Produkteinführung und eine Landingpage beispielsweise miteinander im Zusammenhang stehen können, gibt es keine bestimmte Aufgabe, die mit der jeweiligen Abhängigkeit verbunden ist. 

PERT-Diagramme können mit einer Vielzahl von Tools erstellt werden, wie z. B. Projektmanagementsoftware. Tools können Ihnen dabei behilflich sein, Aufgabenabhängigkeiten und Erinnerungen auf angemessene Weise zu planen, zu visualisieren und festzulegen, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und Engpässe mit Leichtigkeit zu identifizieren. 

Wann ist ein PERT-Diagramm sinnvoll?

Projektmanager nutzen PERT-Diagramme, um ein jeweiliges Projekt zu evaluieren und fertigzustellen. Aber wie schneidet ein PERT-Diagramm im Vergleich zu den diversen anderen zur Auswahl stehenden Methoden ab? 

Fürs Erste ist ein solches Diagramm eine gute Methode, wenn Sie nach etwas suchen, um den Zeitplan, die notwendigen Ressourcen und den kritischen Pfad eines Projekts zu evaluieren. Lassen Sie uns jeden dieser Punkte einmal etwas genauer unter die Lupe nehmen.

• Bestimmung des kritischen Pfades:Eine der wichtigsten Funktionen eines PERT-Diagramms, die es von anderen Methoden abhebt, ist seine Fähigkeit den kritischen Pfad eines Projekts zu bestimmen. Die Methode des kritischen Pfades ist dann wichtig, wenn der allgemeine Zeitplan eines Projekts visualisiert werden soll. 

• Evaluierung von Ressourcen: Dank der einzigartigen Funktionen, die ein PERT-Diagramm zu bieten hat, können Sie ganz leicht anzeigen, welche Aufgaben Ressourcen benötigen und welche nicht. Dies spart sowohl Ihnen als auch allen Projektbeteiligten Zeit, da auf die Informationen im Voraus einfach zugegriffen werden kann. 

• Zeiteinschätzung: Da ein PERT-Diagramm sowohl die individuelle Aufgabendauer als auch die gesamte Projektdauer evaluiert, ist es ein großartiges Tool, wenn Sie während der anfänglichen Projektplanungsphase den zu erwartenden Zeitplan nachvollziehen müssen. Für das Zeitmanagement im Projektmanagement daher ideal geeignet.

Insgesamt ist das Erstellen eines solchen Diagramms eine gute Option für eine simple Projektplanung, die auf einfache Weise mit Teammitgliedern geteilt werden kann. Nutzen Sie diese Art von Diagramm, um Ressourcen und Zeitpläne im Handumdrehen zu teilen.

PERT-Diagramm vs. Gantt-Diagramm

PERT- und Gantt-Diagramme werden oftmals miteinander verwechselt, obwohl es einige wichtige Unterschiede zwischen ihnen gibt. Sie unterscheiden sich nicht nur in ihrem visuellen Erscheinungsbild, sondern bieten auch unterschiedliche Funktionen, je nachdem, was Ihr Team benötigt.

Hier finden Sie einige wichtige Funktionen, die Sie beachten sollten, wenn Sie das für Sie richtige Diagramm wählen möchten:

1. PERT-Diagramme sind Flowcharts, während es sich bei Gantt-Diagrammen um Balkendiagramme handelt: Einer der Hauptunterschiede ist ihr visuelles Layout. Während Gantt-Diagramme einen traditionellen Balkendiagrammansatz darstellen, sind PERT-Diagramme in ihrem Erscheinungsbild weniger strukturiert und haben – abhängig vom Projekt – jeweils ein anderes Layout.

2. Gantt-Diagramme bieten Organisation, während PERT-Diagramme individuelle Anpassungsmöglichkeiten bieten: Gantt-Diagramme sind strukturell besser organisiert. Andererseits ermöglichen PERT-Diagramme eine einfache Layout-Anpassung, was sich besser für die Darstellung der obersten Projektebene eignet. 

3. PERT-Diagramme können vor Beginn des Projekts verwendet werden: Da diese Diagramme einen einfachen Projektplan und ein simples Layout für den zeitlichen Ablauf bieten, werden sie oftmals als visuelle Stützen während eines Projektauftakts eingesetzt. Projektmanager nutzen im Anschluss eine andere Methode, wie z. B. einen Projektstrukturplan oder ein Gantt-Diagramm, um Projektaufgaben und -abhängigkeiten speziell zuzuordnen. 

Im Allgemeinen sind Gantt-Diagramme beliebter, um Projektaufgaben des gesamten Projektzyklus abzubilden, während PERT-Diagramme gern verwendet werden, wenn es um die Zeitplanung in den anfänglichen Projektphasen geht. Beide Diagrammtypen können separat oder gemeinsam genutzt werden, um einen umfassenden Plan zu erstellen.

Vorausplanung mit einem PERT-Diagramm

Indem Sie Ihr eigenes Diagramm erstellen, können Sie sichergehen, dass Ihr nächstes Projekt akkurat und korrekt geplant ist. Mit einem simplen Layout und einfachen Zeiteinschätzungen hat Ihr Team klare Anweisungen bezüglich Projektaufgaben und ist auf alle Eventualitäten vorbereitet. 

Wenn Sie Ihr bevorstehendes Projekt auf die nächste Stufe bringen möchten, testen Sie die Zeitleiste in Asana mit ihren Möglichkeiten zur Projektnachverfolgung.