Projektziele effektiv formulieren – mit Beispielen

Sie haben Ihren Projektauftrag abgeschlossen. Und jetzt?

Wenn Sie kein System haben, um Ihre Zieldefinition festzuhalten, können Sie nicht ohne Weiteres feststellen: War Ihr Projekt erfolgreich? Haben Sie Ihre Vorgaben erfüllt oder nicht?

Wie kann man Ziele formulieren? Das ist gar nicht so schwer – aber Ihre Projektziele müssen sicherstellen, dass der Projekterfolg auf eine messbare und nützliche Art erfasst wird. Diese Erklärung wird Ihnen helfen, Projektziele zu nutzen und als Projektmanager noch weiter zu wachsen.

Was sind Projektziele (oder „Project Objectives“)?

Projektziele („Project Objectives“) sind das, was Sie am Ende Ihres Projekts erreicht haben wollen. Es kann sich um konkrete Ergebnisse und Materialien handeln, oder um weniger greifbare Ziele wie erhöhte Produktivität oder Motivation. Ihre Projektziele sollten erreichbare, zeitlich begrenzte, spezifische Vorgaben sein, die Sie am Ende des Projekts messen können.

Project Objectives sind ein Schlüsselelement des Projektmanagements – ohne sie haben Sie weder eine Möglichkeit, Ihre Vorgaben vor und während des Projekts kurz und bündig zu kommunizieren, noch eine Methode, um den Erfolg nach Projektende zu evaluieren.

Wenn Sie sich mit Projektzielen gerade erst vertraut machen, erfahren Sie hier, wie sie sich von anderen Aspekten des Projektmanagements unterscheiden:

Projektziele vs. Projektvorgaben

Es gibt einen Unterschied zwischen Projektzielen und Projektvorgaben, auch wenn viele Teams diese Begriffe synonym verwenden. Grundsätzlich sind Projektvorgaben den Projektzielen übergeordnet. Ihre Projektvorgaben sollten umreißen, was passiert, wenn Ihr Projektauftrag erfolgreich abgeschlossen ist, und wie das Projekt mit den allgemeinen Geschäftszielen zusammenhängt.

Im Gegensatz zu den Projektvorgaben sind Projektziele detaillierter und spezifischer. Zwar können Projektziele oft auch Geschäftsziele beeinflussen, aber Ihre Project Objectives konzentrieren sich auf die konkreten Ergebnisse am Ende des Projekts.

• Beispiel für ein Projektziel: Innerhalb der nächsten zwei Monate fünf neue Möglichkeiten für die Kunden hinzufügen, um das Feedback-Formular im Produkt zu finden.

• Beispiel für eine Projektvorgabe: Es dem Engineering-Team einfacher machen, Kundenfeedback zu erhalten und darauf zu reagieren.

Projektziele vs. Geschäftsziele

Wie der Name bereits sagt, sind Projektziele die Ziele (oder Leistungskennzahlen) für einzelne Projekte. Ihre Projektziele oder Project Objectives sollten sich auf das Projekt beziehen, zu dem sie gehören, und spezifisch genug sein, damit sie Ihrem Team bei der Bewertung des Projekterfolgs helfen.

Geschäftsziele sind größer als ein einzelnes Projekt. Im Gegensatz zu Projektzielen werden Ihre Geschäftsziele Ihre Geschäftsentwicklung und Ihr Tempo prägen. Ihre Geschäftsziele sollten langfristige Richtlinien für Ihre Abteilung oder das ganze Unternehmen sein. Sie werden Ihre Unternehmensziele für ein Quartal oder ein ganzes Jahr bestimmen, und sie sollten sich an der Zielsetzungsmethode orientieren, die Ihr Team nutzt, wie zum Beispiel OKRs – Objectives and Key Results.

• Beispiel eines Projektziels: Den Net Promoter Score (NPS) unseres Unternehmens zum Ende des Quartals auf 62 verbessern.

• Beispiel eines Geschäftsziels: Der beste Dienstleister unserer Kategorie werden.

Projektziele vs. Projektplan

Ihr Projektplan ist ein Wegweiser mit allen wichtigen Schritten, die Ihr Team erfüllen muss, um Ihre Projektziele und Vorgaben erfolgreich zu erreichen. Allerdings sollte Ihr Projektplan auch einige zusätzliche Elemente beinhalten, wie etwa alle wichtigen Akteure, Projektergebnisse, Zeitrahmen usw. Ihres Projekts.

Stellen Sie sich darauf ein, Ihre Projektziele zu erstellen, bevor Sie mit der Arbeit an Ihrem Projektplan beginnen, denn Ihre Ziele werden wahrscheinlich andere Elemente des Projektplans (wie Projektergebnisse oder Erfolgsindikatoren) bestimmen. Aber, wenn Ihre Projektziele einmal festgelegt sind, werden Sie sie mit den anderen Beteiligten vermutlich mithilfe des Projektplans teilen.

• Beispiel eines Projektziels: Die Klickrate (CTR) für E-Mails zum Ende des 3. Quartals um 10 % steigern.

• Beispiel eines Projektplans: Sie finden einen Beispielplan in unserer Anleitung zur Projektplanung.

Projektziele vs. Projektmeilensteine

Auf den ersten Blick scheinen „Ziele“ und „Meilensteine“ das gleiche zu meinen – beides sind Ziele innerhalb eines Projekts. Aber Projektmeilensteine sollten grundsätzlich einen kleineren Umfang haben als Projektziele.

Ein Projektmeilenstein ist eine Etappe, die einen konkreten Erfolg in Ihrem Projektzeitplan repräsentiert. Meilensteine an sich stehen nicht für Arbeit; sie erfassen vielmehr die Erfüllung einer Gruppe von Aufgaben oder Ergebnissen. Projektmeilensteine sind zwar wichtig, Ihre Projektziele betreffen aber Ihr ganzes Projekt.

• Beispiel eines Projektziels: 20.000 Anmeldungen für unser virtuelles Event vor dem Anmeldeschluss (23. Juni) erreichen.

• Beispiel eines Projektmeilensteins: 8. Juni 2021, Webseite mit Ankündigung des kommenden virtuellen Events geht online.

Projektziele vs. Projektergebnisse

Projektergebnisse sind die Materialien, die Sie am Ende Ihres Projekts haben wollen – in einer Marketingkampagne könnte ein Ergebnis zum Beispiel eine neue Anzeige oder eine Webseite sein. Grundsätzlich werden Ihre Projektziele vor dem Projektstart bestimmen, was Ihre Projektergebnisse sind; Ihre Ziele sollten also weiter gefasst sein als Ihre Ergebnisse.

Ihre Projektziele werden nicht nur die Ergebnisse erfassen, sondern auch die Vorteile und Auswirkungen dieser Ergebnisse bestimmen, insbesondere im Bezug auf das große Ganze Ihrer Projektvorgaben und Geschäftsziele.

• Beispiel eines Projektziels: Die monatliche Kundenabwanderung bis Ende des Jahres auf unter 1 % reduzieren.

• Beispiel eines Projektergebnisses: Eine Rückgewinnungskampagne für ehemalige Kunden wurde gestartet.

Die Vorteile von Projektzielen

Eine klare Zielformulierung hilft Ihnen, genau zu wissen, was Ihr Projektauftrag bezweckt. Ohne ein Projektziel haben Sie keine einfache Möglichkeit zu wissen, ob Ihr Projekt erfolgreich war, noch können Sie Verbesserungen für Ihr nächstes Projekt konzipieren.

Wenn Teammitglieder keine klare Vorstellung davon haben, wie ihre Arbeit zu den weiter gefassten Projekt- und Firmenzielen beiträgt, sind sie weniger motiviert und engagiert. Asanas Bericht über Ziele stellt fest, dass nur 26 % aller Wissensarbeiter ein klares Verständnis davon haben, wie ihre individuelle Arbeit hilft, die Unternehmensziele zu erreichen. Natürlich sind Ihre Projektziele keine Firmenziele – aber sie sind der Zwischenschritt, der einzelne Arbeitsschritte mit Ihrer Projektarbeit und die Projektarbeit mit den Zielen Ihres Unternehmens verknüpft.

Wenn Ihre Zielformulierung klar ist, können Ihre Teammitglieder ihre Arbeit fortlaufend einschätzen und sich bei Bedarf wieder auf die Ziele konzentrieren. Sie können sich Ihre Ziele also als einen Kompass vorstellen, der Ihrem Team hilft, den richtigen Weg einzuschlagen.

Wie kann man Ziele formulieren? 5 Tipps für eine bessere Zielformulierung

Bei der Formulierung von Projektzielen hilft die SMART-Methode, um sicherzustellen, dass die Ziele Ihres Projektauftrags eindeutig und erreichbar sind. Diese Art von Zielen werden gerade im Projektmanagement von Projektteams aller Art auf unterschiedliche Weise genutzt. Das Akronym steht für:

• Spezifisch

• Messbar

• Ausführbar

• Realistisch

• Terminiert

Formulieren Sie SMARTe Projektziele und stellen Sie so sicher, dass die Ziele für Ihr Team klar und hilfreich sind. Der Prozess der Zielformulierung geht folgendermaßen:

1. Definieren Sie Ihre Project Objectives gleich nach Projektauftrag

Damit Ihre Ziele die Projektergebnisse herbeiführen können, müssen Sie Projektziele definieren, und zwar ganz am Anfang, damit sie Ihnen während des Projekts den Weg weisen. Wie bereits erwähnt, sind Ihre Projektziele ein Schlüsselelement Ihres Projektplans, welchen Sie ebenfalls am Anfang Ihres Projekts, gleich nach Projektauftrag, aufsetzen sollten.

2. Beteiligen Sie Ihr Projektteam am Prozess der Zielsetzung

Je stärker Sie andere involvieren, desto besser werden Ihre Project Objectives nach der Zielformulierung erfüllt. Die Projektbeteiligten müssen ein klares Verständnis von den Zielen des Projekts haben, sodass sie den Rest Ihres Projektplans und die Arbeit während des Projekts so effektiv wie möglich gestalten.

3. Formulieren Sie kurze, aber klare Projektziele

Wie kann man Ziele formulieren? Projektziele definieren Sie gleich zu Beginn eines Projekts. Wenn Sie zum ersten Mal ein Projektziel für einen Projektauftrag erstellen, spüren Sie vielleicht die Versuchung, jedes Detail zu beschreiben – aber Sie sollten Ihr Projektziel nach Möglichkeit kurz halten. Stellen Sie sich das Ziel als eine Aussage vor, die die Projektergebnisse bestimmt; Ihre Zielformulierung sollte deshalb ein bis zwei Sätze lang sein. Zusätzliche Informationen wie das Projektbudget oder die Beteiligten sind nicht Teil der Formulierung von Zielen, sondern werden in Ihrem Projektplan aufgeführt.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele etwas beschreiben, was Sie auch kontrollieren können

Hier kommt die Abkürzung SMART ins Spiel. Sie sollten dieser Methode folgen, um klar definierte Projektziele zu formulieren. Das stellt sicher, dass Ihre Projekte realistisch und kontrollierbar sind, und Sie einen konkreten Erfolgspfad haben. Insbesondere sollten Ihre Projektziele die folgenden Eigenschaften aufweisen:

• Spezifisch. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zielformulierung klar auf das Projekt zugeschnitten ist, an dem Ihr Team gerade arbeitet. Vermeiden Sie übermäßig weit gefasste Project Objectives, die nicht unmittelbar mit dem Projektergebnis verknüpft sind.

• Messbar. Am Ende Ihres Projekts brauchen Sie eine Möglichkeit, einen Blick zurück zu werfen und zu bestimmen, ob Ihr Projekt erfolgreich war. Wenn Sie Ihre Projektziele definieren, stellen Sie sicher, dass diese direkt messbar sind – wie zum Beispiel prozentuale Änderungen oder eine konkrete Anzahl.

• Ausführbar. Sind Ihre Projektziele etwas, was Sie im Rahmen Ihres Projekts realistisch erreichen können? Das „A“ ist mit Ihrem Projektumfang verknüpft – wenn Ihr Projektumfang unrealistisch ist, dann sind Ihre Projektziele es vermutlich ebenfalls. Ohne ausführbare Projektziele kann es im Laufe Ihres Projekts zu Scope Creep, Verzögerungen und einer Überlastung Ihrer Mitarbeiter kommen.

• Realistisch. Wenn Sie Projektziele erstellen, sollten Sie eine Vorstellung von Ihren Projektressourcen haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele innerhalb des Projektzeitrahmens und mit den verfügbaren Ressourcen realistisch sind.

• Terminiert. Ihre Projektziele sollten berücksichtigen, wie lang Ihr Projektzeitrahmen ist.

5. Überprüfen Sie Ihre Projektziele während des Projektzyklus

Mitarbeiter, die verstehen, wie ihre individuelle Arbeit wertvoll für ihr Unternehmen ist, sind doppelt so motiviert wie andere. Damit Ihr Team koordiniert und motiviert bleibt, sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern regelmäßig über die Project Objectives sprechen. Damit alle auf dem Laufenden sind, nehmen Sie in Ihre Projektstatusberichte einen Abschnitt auf, der an Ihre Projektziele anknüpft. So kann Ihr Projektteam seine Arbeit bei Bedarf anpassen und so weitermachen, wie es für das Erreichen Ihrer Projektziele am besten ist.

Projektziele – Beispiele für gute und schlechte Ziele

Es ist nicht einfach, ein Projektziel richtig zu formulieren, und Sie werden womöglich etwas Zeit brauchen, bis Sie den Dreh raus haben. Das ist kein Problem! Schauen Sie sich diese drei Projektziele-Beispiele an, damit Sie Ihre eigene Zielformulierung besser durchführen können:

Projektziele-Beispiel 1: Projektziel für ein Geschäftsprojekt

• Schlecht: Neue Homepage veröffentlichen.

Projektziele definieren ist gar nicht so einfach. Diesem Projektziel fehlen z. B. viele der SMART-Merkmale. Das Ziel ist zwar messbar, ausführbar und realistisch, aber weder spezifisch noch terminiert. Wann soll die Homepage veröffentlicht werden? Worauf soll sich die Neugestaltung konzentrieren?

• Gut: Neue Materialien und Texte für die Homepage mit einem Fokus auf jeweils vier Kundenstorys und Anwendungsfälle erstellen. Aktualisierte, kundenorientierte Homepage bis Ende des 2. Quartals veröffentlichen.

Dieses Projektziel ist spezifisch (neue Materialien und Texte erstellen), messbar (aktualisierte, kundenorientierte Homepage veröffentlichen), ausführbar und realistisch (mit einem Fokus auf vier Kundenstorys und Anwendungsfälle) sowie terminiert (bis Ende des 2. Quartals).

Projektziele-Beispiel 2: Projektziel für ein gemeinnütziges Projekt

• Schlecht: Nachhaltigkeit in unserem Produktionsprozess um 5 % steigern.

Dieses Projektziel ist zwar spezifischer als das vorherige schlechte Beispiel, ihm fehlen aber immer noch mehrere wichtige Eigenschaften. Das Ziel ist messbar (um 5 %), aber weder spezifisch noch terminiert, da wir nicht angeben, was „Nachhaltigkeit“ bedeutet oder bis wann der Produktionsprozess verbessert sein muss. Deswegen wissen wir auch nicht, ob es ausführbar und realistisch ist.

• Gut: Innerhalb der kommenden 12 Wochen Betriebsabfälle um 5 % reduzieren und Nutzung von wiederverwerteten Produkten um 20 % steigern.

Dieses Projektziel ist viel besser. Denn wenn Sie Projektziele definieren, brauchen Sie auch eine Möglichkeit, um ein spezifisches Ziel zu messen (um 5 %... um 20 %). Das Ziel ist ehrgeizig, aber die zeitliche Begrenzung (innerhalb der kommenden 12 Wochen) macht es sowohl ausführbar als auch realistisch.

Projektziele-Beispiel 3: Projektziel für ein persönliches Projekt

• Schlecht: Leistungsbeurteilungen verbessern.

Ob Sie es glauben oder nicht: Die meisten Ziele für persönliche Projekte sind nicht SMART, weil es uns schwerfällt, Erfolgsindikatoren auf uns selbst anzuwenden. Wir brauchen aber eine eindeutigere Zielformulierung, um zu wissen, ob wir uns verbessert und unsere persönlichen Ziele erreicht haben.

• Gut: Mindestens 4 von 5 Punkten in Leistungsbeurteilungen für März und September 2021 erhalten.

Hier haben wir ein Projektziel, das alle Kriterien erfüllt: Es ist spezifisch (mindestens 4 von 5 Punkten erhalten), messbar (4 von 5), ausführbar und realistisch (4 von 5 lässt uns Spielraum für unerwartete Schwierigkeiten), und terminiert (2021).

Gute Project Objectives, bessere Projekte

Projektziele definieren bedeutet mehr Klarheit im Team und eine leichtere Koordinierung. Das Team wird so mehr Arbeit erledigen können. Aber vergessen Sie auch nicht, dass Project Objectives nur ein Teil Ihres Projektplans bilden. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Klarheit und Koordinierung noch während der Planungsphase verbessern können, lesen Sie unsere Anleitung für die Erstellung von Projektplänen.