Bauprojektmanagement: Aufgaben und Ablauf im Überblick!

Es gibt wohl kaum eine Branche, in der es mehr laufende Vorgänge und aktive Interessenvertreter gibt als in der Baubranche. Damit alles – von Materialen bis hin zu Lieferanten – in Ordnung ist, pünktlich geliefert wird und das Budget nicht überschritten wird, müssen Projektmanager viele Herausforderungen meistern.

Glücklicherweise gibt es dafür das Bauprojektmanagement (Construction Project Management, CPM), was Ihnen bei der richtige Handhabung einen Überblick über Ihre Arbeit, Ihre Teammitglieder und Ihre Arbeitsergebnisse verschafft – und zwar alles an einem Ort. Ihre Projekte werden durch CPM zwar nicht von ganz alleine laufen, aber Sie sorgen damit für Klarheit im gesamten Team, was wiederum die Effizienz und Effektivität der Arbeit steigert.

Was ist Bauprojektmanagement?

Bauprojektmanagement beschreibt den Prozess der Verwaltung, der Regulierung und der Überwachung von Bauprozessen. Bauprojektmanagement kann sich nur auf ein einziges Projekt beziehen, es kann aber auch bedeuten, dass man ein komplettes Baumanagementunternehmen leitet. In jedem Fall unterstützt Bauprojektmanagement Ihr Team dabei, die Projektarbeit im Voraus zu planen, die Arbeitsergebnisse während des Bauprozesses nachzuverfolgen, Projektergebnisse zu evaluieren und das Projekt am Ende der Initiative abzuschließen.

Bauprojektmanagement geht stark mit Lieferfristen einher: Die Projekte beginnen immer mit einer Planungsphase und die Arbeitsergebnisse sind am Ende des Projektlebenszyklus immer genau definiert. Und obwohl eine Menge bauspezifischer Anforderungen existieren, ähneln viele Elemente im Projektlebenszyklus dem allgemeinen Projektmanagement.

Die spezifischen Herausforderungen des Baumanagements

Im Bauprojektmanagement ist es essenziell, auf die Projektvorgaben und die Sicherheit zu achten. Ein Bauprojekt weist viele Ähnlichkeiten und ein paar wichtige Unterschiede zu den eher traditionellen Projekten auf, an denen Sie möglicherweise schon gearbeitet haben.

Erst einmal sind an einem Bauprojekt viele verschiedene Personen beteiligt, die eng, aber funktionsübergreifend miteinander arbeiten müssen. Dazu gehören:

• Projektleiter

• Bauleiter

• Kunde

• Bauprojektmanager

• Ingenieure

• Architekten

• Designer

• Generalunternehmer

• Subunternehmer

• Städteplaner

• Bauingenieure

• Beschäftigte im öffentlichen Sektor

Bauspezifische Projektanforderungen

Wie Sie sicher schon ahnen, haben Bauprojekte ganz spezifische Anforderungen, die für diese Art von Workflow einzigartig sind. Bevor Sie mit dem Bauprojektmanagement beginnen, sollten Sie folgende Bereiche managen können:

• Lieferantenmanagement

• Budget-Tracking

• Kostenkalkulation

• Änderungsaufträge

• Projektzeitplanung

• Tägliche, wöchentliche und monatliche Inspektionsprotokolle

• Ausschreibungsverfahren und Vertragsverhandlungen

• Qualitätskontrolle

• Sicherheitsmanagement

• Baustellenüberwachung

Allgemeine Anforderungen an das Projektmanagement

Im Grunde ist jedes Bauprojekt, was es ist: ein Projekt. Achten Sie auf die bewährten Methoden des Projektmanagements, ohne die bauspezifischen Elemente vom Bauprojektmanagement zu vernachlässigen.

Das geht wie folgt:

• Vor Projektbeginn eine Machbarkeitsstudie durchführen

• Sämtliche Schritte in der Projektinitialisierungsphase befolgen, damit Ihr Team erfolgreich arbeiten kann

• Einen proaktiven Risikomanagementprozess einrichten, z. B. mithilfe eines Risikoregisters

• Einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, in dem Sie all Ihre Ergebnisse und Teilergebnisse festhalten

• Die Critical-Path-Methode verwenden, um den besten Zeitplan für das Projekt zu bestimmen

• Vor und während des Projekts den bewährten Praktiken des Kostenmanagements folgen.

• Mit Ihrem Team und Interessenvertretern effektiv kommunizieren

• Den bewährten Methoden des Ressourcenmanagements folgen

• Klare Workflows in einer zentralen Informationsquelle festlegen

Welches Phasen gibt es im Bauprojektmanagement?

Allgemein lässt sich jedes Bauprojekt in sechs Phasen untergliedern, wobei einige dieser Phasen länger als andere dauern. Wenn Sie sich an den folgenden sechsstufigen Plan halten, werden Sie Ihr Projekt erfolgreich managen.

1. Initialisierung

Alle Projekte – und dazu gehören auch die Bauprojekte – beginnen mit der Initialisierungsphase, die auch oft als Konzeptionsphase bezeichnet wird. In dieser Phase legen Ihr Team und der Kunde fest, was die Anforderungen sind und wie sie erfüllt werden.

Abhängig vom Projektumfang möchten Sie vielleicht noch eine Machbarkeitsstudie durchführen oder einen vollständigen Business Case schreiben, um zu analysieren, ob dieses Projekt durchführbar ist oder nicht. Auch wenn Sie auf einen ausformulierten Business Case verzichten, sollten Sie dennoch Entwürfe in Ihren Projektplan miteinbeziehen, denn so können Sie sicher sein, dass Sie und Ihr Kunde über dasselbe reden. 

2. Vor dem Bauprojekt

Sobald Sie mit Ihrem Kunden die Details ausgearbeitet und Ihren Vertrag unterschrieben haben, ist es Zeit für den nächsten Schritt: Hier stellen Sie Ihr Team zusammen (darunter auch generelle Auftragnehmer) und erproben Ihre Baupläne – falls nötig – im Feldversuch.

Diese Phase ist für eine erfolgreiche Durchführung des Bauprojektes unerlässlich, denn wenn Sie direkt mit der Durchführungsphase weitermachen, könnte es passieren, dass Sie wichtige Details übersehen und das Projekt ein Misserfolg wird. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um sich über Folgendes klarzuwerden:

• Wann ist es Zeit, sich mit dem Kunden kurzzuschließen, d. h. in welche Projekt-Meilensteine und Projektziele möchte der Kunde involviert werden? 

• Welche baurechtlichen Bestimmungen müssen Sie befolgen, d.h. welches Baurecht gilt an dem jeweiligen Standort?

• Wie sieht Ihr Kommunikationsplan aus, d. h. wo und wie übermitteln Sie Ihrem Kunden Projektstatusberichte? 

• Wo befinden sich die Projektinformationen, d. h. wie sieht die zentrale Projektinformationsquelle für Ihr Team aus und wie stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder das gleiche Know-How über das Projekt haben, vor allem während der Projektphasen? 

• Wie sieht Ihr Risikomanagementplan aus, d. h. Welche Projektrisiken haben Sie erkannt und wie können Sie diese proaktiv minimieren? 

• Wie sieht Ihre Projekt-Roadmap aus, d. h. auf welche Abhängigkeiten muss Ihr Team achten und wie können diese Abhängigkeiten sichtbar gemacht werden? 

• Wie sieht die Verwaltung Ihres Budgets aus, d. h. wie können Sie Ihr Projektbudget nachverfolgen und mit welchen bewährten Methoden zur Kostenkontrolle stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Budget nicht überschreiten? 

• Worauf arbeiten Sie hin, d. h. wie sieht Ihr Endziel aus und wie kann Ihr Team auf Ihren Projektstrukturplan mit sämtlichen Ergebnissen und Teilergebnissen zugreifen? 

Achten Sie darauf, dass Sie alle diese Informationen stets im Blick haben – am besten mithilfe eines Tools, auf das jeder zugreifen kann. Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie Informationen ganz einfach mit Ihren Teammitgliedern und Interessenvertretern teilen und den Projektfortschritt visuell nachverfolgen. Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, um Ihrer Roadmap Leben einzuhauchen, Fortschritte in Echtzeit nachzuverfolgen, über sämtliche Planänderungen benachrichtigt zu werden und den Überblick über alle Projekt-Meilensteine zu behalten.

3. Projektdurchführung

Nun, da Ihr Projekt perfekt durchdacht und geplant ist, ist es Zeit für die Umsetzung: Die Projektdurchführungsphase ist genau das, wonach es klingt – hier bauen Ihre Teammitglieder zusammen mit den Bauunternehmen Ihr Projekt!

Zu den wichtigsten Dingen in dieser Phase gehört die Kommunikation und Projektsteuerung. Mangelhafte Kommunikation ist einer der häufigsten Gründe für gescheiterte Projekte, vor allem im Baubetrieb und bei Großprojekten. Denken Sie an die vielen Interessenvertreter, die in das Projekt involviert sind: Ohne klare Kommunikationswege, mit denen Sie alle Beteiligten (sowohl bestehende als auch neu dazugekommene) auf dem Laufenden halten, könnte Ihr Projekt am Ende den Zeitplan und das Budget sprengen.

Gute Kommunikation beginnt mit einem klaren Kommunikationsplan, hört dort aber nicht auf. Ihre Teammitglieder sollten eine Möglichkeit haben, auf wichtige Projektinformationen zuzugreifen – und dazu gehören auch die Erkenntnisse und Erfahrungen aus vergangenen Projekten. Dokumentieren Sie Besprechungen mit Ihrem Kunden, Updates in Ihrem Team und Berichte zum Projektfortschritt an einem Ort, damit Fehler aus der Vergangenheit nicht wiederholt werden. Auf diese Weise schaffen Sie es eher, das Projekt innerhalb der Frist und des Budgets fertigzustellen.

4. Inbetriebnahme

Sobald die Bauausführung fertig ist, geht es an die Inbetriebnahme. Diese Phase des Bauprojektmanagements besteht aus drei Schritten:

1. Die interne Begehung

Bevor Sie das fertige Projekt Ihrem Kunden präsentieren, sollten Sie sichergehen, dass auch nichts fehlt. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihr fertiges Projekt zu begehen und zu testen, damit am Ende auch wirklich keine Fehler mehr vorliegen. Dokumentieren Sie alles, was Sie finden, in einer Mängelliste.

2. Die Begehung mit dem Kunden

Wenn Sie die interne Begehung im Bauprojektmanagement abgeschlossen haben, wird es Zeit, die fertigen Ergebnisse Ihrem Kunden zu präsentieren: Zeigen Sie ihm alles, was Sie gebaut haben. Der Kunde wird die Baustelle inspizieren wollen, um Systeme und Geräte zu testen. Idealerweise haben Sie bis dahin alle Fehler behoben, doch falls bei der Begehung mit dem Kunden dennoch Fehler auftreten, sollten Sie diese so schnell wie möglich beheben.

3. Die Schulung des Kunden

Auch wenn das fertige Projekt keine Fehler mehr aufweist, sollten Sie sicherstellen, dass der Kunde und der Gebäudemanager wissen, wie sie wichtige Systeme bedienen müssen, damit sie das Gebäude auch dann in Schuss halten können, wenn Sie sich nicht mehr auf dem Grundstück befinden. Hierbei geht es um Elektrizität, sanitäre Anlagen, Software und mehr.

5. Inbesitznahme und Gewährleistung

Das ist die Phase im Bauprojektmanagement, in der der Kunde nun tatsächlich in das Gebäude einzieht. Sie sind nicht mehr auf der Baustelle, sind aber vielleicht  – je nach Vertrag und örtlichen Gewährleistungsbestimmungen – immer noch für das Bauprojekt verantwortlich.

Abhängig von Ihrer Situation gibt es zwei Arten von Gewährleistungen: die vertragliche Garantie und die implizite Garantie. Finden Sie zusammen mit Ihrer internen Rechtsabteilung heraus, welche davon für Ihr Projekt gilt und wie lange der Zeitraum ist.

6. Projektabschluss

Sobald die Gewährleistungsfrist abgelaufen ist, ist das Bauprojektmanagement abgeschlossen. Sie haben sämtliche Verpflichtungen Ihrem Kunden gegenüber eingehalten, aber trotzdem sind Sie noch nicht ganz fertig. Damit auch Ihr Team bestmöglich vom Projekt profitieren kann, führen Sie eine Projektnachbesprechung durch, in der Sie noch einmal durchgehen, was gut gelaufen ist und was noch verbessert werden könnte. Dokumentieren Sie die daraus gewonnen Erkenntnisse und Einsichten in einem gemeinsamen Tool. Wenn Sie dann beim nächsten Mal ein ähnliches Projekt vor sich haben, haben Sie in der Planungsphase einen Vorteil.

Nützliche Tools für ein erfolgreiches Bauprojekt

Nun, da Sie die sechs Phasen im Bauprojektmanagement kennen, geht es an die Ausführung. Hier kommt die Bauprojektmanagement-Software ins Spiel.

Building Information Modeling (BIM)

Das Bauprojektmanagement kann oft kompliziert sein. Sie können jedoch eine Optimierung des Ablaufs erreichen durch das “Building Information Modeling”. Hierbei wird sowohl das Gebäude als auch der Bauablauf vollständig und zentral abgebildet. Dadurch können alle Bauherren, Fachplaner, etc. aktuelle und konsistente Informationen und Pläne aus diesem Modell erhalten.

Bauprojektmanagement Software

Bauprojektmanagement-Tools unterstützen Bauprofis bei der Arbeit, zum Beispiel wenn es um die Einhaltung von Fristen geht. Es gibt zwei Arten von Tools, die Sie verwenden können:

• Traditionelle Tools, die zwar über spezifische Funktionen für Teams auf der Baustelle verfügen, deren Umgang aber schwierig zu erlernen ist und die einen Projektleiter erfordern, der das Tool verwaltet

• Moderne Projektmanagement-Tools, die sich durch Flexibilität auszeichnen und von jedem bedient werden können  

Was sind moderne Projektmanagement-Tools?

Mit modernen Projektmanagement-Tools können Sie Ihre Arbeit ganz leicht koordinieren, synchronisieren und innerhalb der Fristen erledigen. Im Gegensatz zu traditionellen Projektmanagement-Tools kann moderne Projektmanagement-Software mühelos von jedem bedient werden. Diese Tools haben alles, was Sie brauchen, um Ihr Bauprojektmanagement genau nach Ihren Anforderungen zum Erfolg zu führen.

Welche Funktionen sind bei einer Bauprojektmanagement Software wichtig?

Wählen Sie, unabhängig von der Art des Tools, eine Software, mit der Folgendes möglich ist:

Klare Fristen festlegen

Im Bauprojektmanagement sind Fristen äußerst wichtig. Wird eine Frist verpasst, hat dies weitreichende Auswirkungen und kann den gesamten Projektablauf verzögern. Wenn Ihr Team nicht weiß, wer was bis wann erledigt und wer für die Arbeit verantwortlich ist, ist es umso wahrscheinlicher, dass Fristen nicht eingehalten werden. Laut unserer Studie werden jede Woche 26 % der Fristen verpasst.

Wenn Sie gute Fristen setzen möchten, ist Klarheit unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team genau weiß, wer für welche Arbeiten verantwortlich ist, auf welche Abhängigkeiten die Teammitglieder achten und welche Interessenvertreter sie informieren müssen. Falls noch nicht geschehen, erarbeiten Sie anhand Ihrer wichtigsten Aufgaben einen kritischen Pfad. Je eher Klarheit über diese Informationen herrscht, desto mehr Zeit hat Ihr Team, um sicherzugehen, dass die richtigen Arbeiten zur richtigen Zeit priorisiert werden.

Vor allem bei großen Bauprojekten müssen Sie Aufgaben möglicherweise Wochen oder Monate im Voraus planen – besonders dann, wenn es um große Ausrüstungsgegenstände oder Sonderstücke geht. Für den Moment mag eine kurze Verspätung vielleicht wie keine große Sache wirken, aber wenn solche Verspätungen Auswirkungen auf Ihren kritischen Pfad haben, könnte es im Verlauf des Projekts zu größeren Problemen kommen.

Projektzeitplan und Abhängigkeiten visualisieren

Beim Bauprojektmanagement gibt es viele laufende Vorgänge. Mit Gantt-Diagrammen können Sie all diese Arbeit an einem Ort sichtbar machen. Gantt-Diagramme sind ähnlich aufgebaut wie Balkendiagramme und stellen jede Aufgabe als horizontale Linie dar. Sie können sehen, wie lange jede Aufgabe erwartungsgemäß dauern sollte. Außerdem können sie, um zusätzliche Klarheit zu schaffen, die Abhängigkeiten verschiedener Aufgaben miteinander verbinden und sogar Projektmeilensteine zu wichtigen Zeitpunkten hinzufügen.

Die Macht der Abhängigkeiten

Selbst mit eindeutigen Fristen kommt es manchmal zu Verzögerungen. Vielleicht ist Ihre Lieferung aufgrund eines Sturms nicht rechtzeitig angekommen oder ein Teammitglied ist unerwartet krank geworden. Wenn so etwas passiert, ist es wichtig, dass Sie und Ihr Team die genauen Auswirkungen der Verzögerung kennen.

Wenn sich etwas im Projektablauf verzögert, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Welche anderen Aufgaben und Abhängigkeiten müssen aufgrund der Verzögerung zurückgestellt werden? 

• Hat diese Verzögerung Auswirkungen auf die Gesamtergebnisse des Projekts?

• Gibt es Arbeiten, die wir zusammen erledigen können, um die verlorene Zeit wieder gutzumachen? 

Mit diesen Informationen ist es im Falle einer versäumten Frist leichter für Ihr Team, darauf zu reagieren und an anderer Stelle hoffentlich wieder aufzuholen. Andererseits kann es auch vorkommen, dass ein Teammitglied seine Aufgabe früher als erwartet erledigt. In solch einem Fall wird das nächste Teammitglied, das auf diese Aufgabe wartet, um mit seiner eigenen zu beginnen, sofort benachrichtigt und kann mit seiner Arbeit beginnen.

Mehrere Projekte koordinieren

Wenn Sie Teil eines größeren Bauunternehmens sind, arbeiten Sie vermutlich an mehreren Projekten gleichzeitig. Wenn Teammitglieder projektübergreifend arbeiten, ist es unerlässlich, den Überblick darüber zu behalten, an welchen Aufgaben Ihre Teammitglieder gerade arbeiten – und wann.

Niemand kann so viele Informationen alleine im Kopf behalten, und mit effektiven Bauprojektmanagement-Tools müssen Sie das auch gar nicht. Stattdessen können Sie die gesamte Arbeit Ihres Teams an einem Ort erfassen und behalten einen projektübergreifenden Überblick. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Teammitglieder überfordert werden, und sicherstellen, dass sie die Kapazitäten haben, die sie brauchen, um ihre Arbeit rechtzeitig zu erledigen.

Kommunikation an einem Ort zentralisieren

Klare Kommunikation ist essenziell, aber beim Bauprojektmanagement lässt sie sich noch schwieriger koordinieren als beim traditionellen Projektmanagement. Sie haben nicht nur eine Vielzahl verschiedener Interessenvertreter und einen Job, der Sie vom Computer fernhält, sondern auch noch die Verantwortung für Ihre Teammitglieder, die an unterschiedlichen Projekten arbeiten. Ohne klare Kommunikation passiert es schnell, dass wichtige Dinge in Vergessenheit geraten.

Damit das nicht passiert, stellen Sie am besten sicher, dass Ihr gesamtes Projektteam über eine gemeinsame Plattform kommuniziert – Ihr CPM-Tool. Wenn es nur eine einzige Informationsquelle gibt, kommen keine Fragen mehr darüber auf, wer gerade an was arbeitet oder wie der letzte Status einer Aufgabe ist.

Vor allem benötigen Sie eine Software, die in Echtzeit Aktualisierungen vornimmt, sodass Ihr gesamtes Team stets auf dem neusten Stand ist – egal ob im Büro oder auf der Baustelle. Mit einer modernen CPM-Software können Sie auch Interessenvertreter zu einem Projekt hinzufügen, damit auch sie einen Echtzeit-Überblick über die Projektstatusberichte haben, ohne einem Meeting beiwohnen zu müssen.

Projektkosten nachverfolgen

Ein weiterer wichtiger Faktor, der bestimmt, ob Ihr Bauprojekt Erfolg hat, ist die Frage, ob es unter dem Budget bleibt oder nicht. Beim Bauprojektmanagement ist dies besonders wichtig, denn Sie bezahlen möglicherweise im Voraus viel Geld für die Baumaterialien eines Hauses, eines Gebäudes oder vielleicht sogar etwas noch Größeres. Allerdings ist es gar nicht so einfach, den Überblick über das Budget zu behalten.

Wie bei der Kommunikation geht es auch hier wieder darum, Informationen in Echtzeit im Blick zu behalten. Wenn Sie die Projektkosten in Echtzeit visualisieren, sehen Sie nicht nur, wie viel Geld Sie bereits ausgegeben haben, sondern können auch schnell reagieren, wenn das Projekt droht, das Budget zu überschreiten.

Prozesse standardisieren

Die Baubranche ist komplex, aber die meisten Bauprojekte, an denen Ihr Team arbeitet, verlaufen nach einem ähnlichen Muster. Zusätzlich zu den sechs Schritten, die wir Ihnen gerade vorgestellt haben, werden Sie auch eigene Zwischenschritte haben, mit denen Sie Ihre Arbeit verwalten und Ihr Team koordinieren.

Der Unterschied zwischen einem erfolgreichen und nicht erfolgreichen Bauprojekt liegt oftmals darin, wie gut Sie diese Zwischenschritte ausführen. Mit einer Million Vorgängen, vielen Auftragnehmern und Teammitgliedern und potenziellen Projektrisiken, die das Endergebnis ruinieren können, ist es wichtig, dass Ihr Team zu jeder Zeit den Überblick über die kleinen Details behält.

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das Ähnlichkeit mit einem vorangegangenen aufweist, müssen Sie nicht das Rad neu erfinden. Verschlanken Sie stattdessen Ihre Abläufe: Sie können bestimmte Vorgänge aus dem vorherigen Projekt einfach übernehmen und müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass Sie einen Schritt übersehen könnten. Außerdem kann Ihr Team sich besser auf die Durchführung konzentrieren, wenn nicht zu viel Zeit für die Planung verwendet werden muss.

Echtzeit-Updates für unterwegs

Oft benötigt man gerade dann Zugriff auf bestimmte Informationen, wenn man nicht an seinem Schreibtisch sitzt. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie begehen eine Baustelle und stellen fest, dass etwas fehlt. Dann brauchen Sie eine Möglichkeit, diese Informationen in Ihre Projektmanagement-Software einzugeben, damit das Problem so schnell wie möglich gelöst werden kann.

Halten Sie Ausschau nach einem Tool mit einer wirklich guten mobilen App, die es Ihnen erlaubt, Ihre Arbeit in Echtzeit zu aktualisieren. So ist jeder – egal ob im Büro oder auf der Baustelle – auf dem gleichen Stand.

Besseres Projektmanagement – mit Asana

Bauprojektmanagement ist ein hochintensiver Bereich, und da ist es wichtig, dass man mit all den neuen Plänen und unerwarteten Änderungen Schritt halten kann. Da draußen gibt es viele Bauprojektmanagement-Tools, aber darum soll es hier nicht gehen. Asana ist eine Work-Management-Plattform, was bedeutet, dass wir uns nicht nur mit Projekten befassen, sondern auch mit Prozessen.

Mit Asana können Sie jedes Projekt planen und durchführen. Von zentralisierter Entscheidungsfindung bis hin zur optimalen Weiterleitung von Informationen – Asana hat alles, um Sie und Ihr Team dabei zu unterstützen, das Beste aus sich herauszuholen und gesteckte Ziele zu erreichen.