Awin optimiert die Zusammenarbeit und Kommunikation dank Asana und Integrationen mit Microsoft Teams

Awin ist der weltgrößte Anbieter für Affiliate-Marketing. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin hilft sowohl Werbetreibenden als auch Publishern, ihre Umsätze zu steigern. Dienstleistungen werden innerhalb der Plattform nachverfolgt und bezahlt, was für sichere Interaktionen zwischen beiden Parteien sorgt. Dieses Geschäftsmodell ist so erfolgreich, dass Awin inzwischen 21.200 internationale Werbekunden sowie über 241.000 Verlagspartner und Kunden in über 180 Ländern hat. Das Unternehmen hat mehr als 1.200 Mitarbeiter und Asana wird von Teams in 17 Niederlassungen weltweit zur Verwaltung ihrer Arbeit verwendet. Viele haben Asana in Microsoft Teams integriert, so dass sie gemeinsam an Asana-Aufgaben arbeiten und diese miteinander verknüpfen können – ohne Teams zu verlassen. Hier erfahren Sie, wie es dazu kam.

Seitdem Awin vor 20 Jahren ins Leben gerufen wurde, hat das Unternehmen stetig an Popularität gewonnen. Aber trotz dieser Erfolgsbilanz war das Team nicht auf die durch die COVID-19-Pandemie ausgelöste rasante Beschleunigung vorbereitet: Die Projekte wurden größer, komplexer und hatten knappere Fristen. Einzelne Abteilungen verließen sich auf Tabellen, auf die nur sie Zugriff hatten, und E-Mails waren als Tool für die Zusammenarbeit nicht länger effektiv genug. Darüber hinaus passte dieses Modell nicht mit der Vision zusammen, die Awin von seiner Zukunft hatte: eine Welt, in der die 4-Tage-Arbeitswoche bei gleichbleibend exzellentem Kundenservice realistisch war. Mit dem Ziel vor Augen, Prozesse zu optimieren und Arbeitsmethoden so anzupassen, dass das Experiment der 32-Stunden-Woche in Angriff genommen werden konnte, begann Awin mit der Suche nach einem zentralen Work Management Tool für das ganze Unternehmen.

Auf der Suche nach der richtigen Work-Management-Plattform

Awin war durchaus mit Work Management Tools vertraut: Die verschiedenen Abteilungen arbeiteten mit unterschiedlichen Tools, um ihre Arbeit zu managen. Dies führte jedoch zu Kommunikationsbarrieren und stand einer teamübergreifenden Zusammenarbeit im Weg. Awin benötigte eine Plattform, die die Organisation vereinfachen und sich in bereits vorhandene Systeme einfügen würde, von deren Verwendung das Unternehmen bereits profitierte, wie Microsoft Teams und Jira Cloud. Zu diesem Zeitpunkt wurde Asana bereits von Mitarbeitern des Marketingteams genutzt, die sich für eine Ausweitung auf das gesamte Unternehmen einsetzten. Der Einsatz des Marketingteams kam Asana zwar zugute, aber die Entscheidung zugunsten der Plattform fiel letztendlich nach dem direkten Vergleich mit anderen Tools. 

Dank der intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche der Plattform und der vollen Transparenz, die sie über die unternehmensweite Arbeit bieten würde, zeichnete Asana sich als erste Wahl ab.

Asana-Testphase mit Black-Friday-Kampagnen

Awin kam zum Schluss, dass der beste Weg für die unternehmensweite Einführung von Asana darin bestehen würde, konkrete Beispiele für die Effizienz der Plattform zu geben. Das Unternehmen führte eine Pilotphase mit seinem deutschen Vertriebsteam durch, das Kampagnen im Vorfeld des Black Friday 2019 komplett in Asana managte. Da der Black Friday für den Einzelhandel ein Riesenereignis ist, verlangt die Vorbereitung auf den Tag jede Menge Kommunikation, Verhandlungen und Koordination. Das Vertriebsteam regelte all dies auf effiziente Weise in Asana und gab sehr positives Feedback über die Erfahrung. 

Nach diesem verbuchten Erfolg führte Awin Asana unternehmensweit ein. Asanas Benutzerfreundlichkeit sorgte dafür, dass die Plattform von den meisten Mitarbeitern direkt akzeptiert wurde. Die technisch Versierten unter ihnen legten direkt damit los, Asanas Funktionen zur Automatisierung, wie Regeln und Statusaktualisierungen, zu nutzen. Wer die Verwendung von Asana etwas schwieriger fand, begann mit einfachen Aufgabenlisten, um sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Asanas Customer-Success-Team bot zusätzliche Hilfestellung, indem es den Nutzern zeigte, wofür sie die Plattform verwenden konnten. Unabhängig von der Akzeptanzrate nahm die Transparenz bei Awin drastisch zu, was sich direkt positiv auf das gesamte Unternehmen auswirkte. 

Ich finde die Integration von Asana und Microsoft Teams toll, weil sie nicht nur den Kommentar in die Aufgabe einfügt, sondern auch die Diskussion verlinkt, so dass ich auch ohne ständiges Umschalten mehr Kontext erhalte.”

Um die Stärken von Asana noch besser auszuschöpfen, begannen die Mitarbeiter, Asana mit Microsoft Teams zu integrieren. Dadurch konnten Teams und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen ihre Diskussionen in Microsoft Teams mit der Arbeit in Asana verbinden. 

Verbesserte Effizienz und die 4-Tage-Woche 

Die Automatisierung und Effizienzsteigerung durch Asana und seine Integration mit Microsoft Teams ermöglichte es Awin, im Januar 2021 eine Vier-Tage-Woche einzuführen. Diese erfreuliche Veränderung motivierte die Mitarbeiter, ihre Arbeit in Asana besser zu strukturieren und mit den anderen von ihnen verwendeten Tools zu integrieren. 

Hier finden Sie einige Beispiele dafür, wie Mitarbeiter die Integration von Asana in Microsoft Teams nutzen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern: 

Diskussionen in die Praxis umsetzen und Kontext erfassen: Wenn neue Aufgaben oder wichtige Informationen in einem Teams-Chat ausgetauscht werden, können Awin-Mitarbeiter diese in neue Aufgaben in Asana umwandeln oder die Nachricht als Kommentar zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Aufgaben und der wichtige Kontext nicht im Chat untergehen. 

Über relevante Updates in Asana informiert bleiben: Mit der Funktion „Verknüpfung mit Projekt“ können Teams ihre Asana-Projekte mit bestimmten Gruppenchats und Veranstaltungen in Teams verknüpfen. Sie können dann Benachrichtigungen einrichten, um im Gruppenchat automatische Nachrichten über Projektaktualisierungen in Asana zu erhalten, z. B. über Statusänderungen oder das Erreichen von Meilensteinen. Hier sind einige Beispiele für automatische Benachrichtigungen, die Awin-Teams eingerichtet haben:

• Wenn dem Projekt eine neue Aufgabe hinzugefügt oder ein Asana-Formular übermittelt wird, erhält das Team eine Benachrichtigung.

• Wenn Mitarbeitern neue Aufgaben zugewiesen werden, können sie eine Benachrichtigung erhalten, um mit der entsprechenden Arbeit zu beginnen.

• Wenn eine Aufgabe in einem Projekt überfällig wird, wird eine Benachrichtigung an den Gruppenchat gesendet, sodass das Team Bescheid weiß und sofort Maßnahmen ergreifen kann.

• Wenn Statusaktualisierungen in Asana-Projekten geteilt werden, wird das betreffende Team im Gruppenchat benachrichtigt, damit es diese liest und die Aktualisierung entsprechend kommentiert oder mit „Gefällt mir“ markiert.

Die Transparenz der Arbeit maximieren, indem Projekte mit Gruppenchats oder Veranstaltungen in Teams verknüpft werden: Asana-Projekte können zum oberen Tab von Teams hinzugefügt werden, so dass man die Arbeit leicht einsehen und darauf zugreifen kann, ohne zwischen den Apps wechseln zu müssen. Das funktioniert sowohl für große Gruppenchats als auch für Einzelgespräche mit direkten Mitarbeitern. 

Insgesamt lässt sich sagen, dass die durch die Integration von Asana und Microsoft Teams gesteigerte Transparenz ein großer Gewinn für Awin war. Die Möglichkeiten, Projektpläne von Anfang bis Ende einzusehen sowie visualisieren zu können, welche Aufgaben voneinander abhängig sind, hat Mitarbeitern geholfen, ihre Arbeit und Ressourcen besser einzuteilen. Die Kommunikation für globale Teams ist nun einfacher und die abteilungsübergreifende Koordination hat sich erheblich verbessert. 

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen über Asana-Aufgaben in Teams-Gruppenchats sind dank der Funktion „Verknüpfung mit Projekt“ in der Asana- und Teams-Integration sehr hilfreich, um Teammitglieder über die wichtigsten Arbeiten zu informieren. Sowohl die allgemeinen als auch die benutzerdefinierten Benachrichtigungseinstellungen helfen dabei, die jeweils erforderliche Prioritätsstufe zu bestimmen.”

Der Blick in die Zukunft

Awin hat nun damit begonnen, Asana für die Planung von Zielen und Schlüsselergebnissen (OKRs) zu nutzen – ein vom Team für Unternehmensentwicklung und Strategie ins Leben gerufenes Projekt. Nun kann das gesamte Unternehmen sehen, wie die von allen Mitarbeitern geleistete Arbeit zum Erreichen größerer Ziele führt. OKRs sind zu einem wichtigen Management-Tool geworden und Awins Führungskräfte haben sich vorgenommen, deren Nutzung noch weiter auszubauen, um Teams dabei zu unterstützen, beste Ergebnisse abzuliefern.