Viessmann opracowuje rozwiązania klimatyczne przyszłości, korzystając z Asany

Od producenta systemów grzewczych po lidera nowoczesnych technologii – w ciągu ostatnich 100 lat zmiany stale towarzyszyły firmie Viessmann. Ta rodzinna firma stała się globalnym dostawcą rozwiązań do kontroli mikroklimatu w pomieszczeniach mieszkalnych. Jej priorytetem jest rozwój i wprowadzanie inteligentnych, zrównoważonych systemów energii oraz rozwiązań do chłodzenia dla klientów prywatnych, przemysłowych i komercyjnych.  

Mająca siedzibę w Niemczech firma Viessmann zatrudnia obecnie ponad 12 750 osób w 74 krajach, a w roku 2020 jej przychody szacowane były na 2,8 mld euro. Firma ta jest wielkim entuzjastą innowacji, więc dokładnie śledzi trendy techniczne i biznesowe, aby zachować przewagę konkurencyjną i sprostać zmieniającym się wymaganiom rynkowym. 

Tworzenie cyfrowego miejsca pracy przyszłości

Od czterech generacji na czele firmy Viessmann stoją skoncentrowani na przyszłości przedsiębiorcy, którzy napędzają jej ciągły rozwój. Obecny dyrektor, Maximilian (Max) Viessmann, dołączył do organizacji w roku 2015, aby rozpocząć nową fazę skoncentrowaną wokół transformacji cyfrowej.

Celem Maksa była cyfryzacja produktów oferowanych przez firmę oraz jej wewnętrznych procesów. Odpowiedzialność za zaplanowanie i wprowadzenie nowego, cyfrowego miejsca pracy przekazał on Alexandrowi Poellmannowi, ówczesnemu menedżerowi ds. inteligentnego biura i współpracy.

Zgodnie z poleceniem Maksa, Alex i jego zespół rozpoczęli poszukiwanie prostej, intuicyjnej platformy do zarządzania pracą, z której mogliby korzystać wszyscy pracownicy, aby zwiększyć efektywność współpracy. W ten sposób dowiedzieli się o Asanie. Wybrali tę platformę, ponieważ umożliwiała ona wszystkim pracownikom dostęp do strategii korporacyjnej, co odpowiadało kulturze przejrzystości firmy Viessmann. Asana jest także prosta w obsłudze, więc zespół miał pewność, że pracownicy szybko przyzwyczają się do niej, niezależnie od preferowanego przez siebie stylu pracy. Co więcej, dzięki aplikacji na komputer i wersji mobilnej, dostęp do niej jest możliwy z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co zapewnia elastyczność potrzebną podczas współpracy z rożnych miejsc oraz pracy zdalnej.

Pierwszymi zespołami, które zaczęły korzystać z Asany były zespoły odpowiedzialne za cyfrową transformację firmy, działy ds. IT oraz badań i rozwoju, a później wprowadzono ją w całej organizacji. Obecnie Asana stała się standardową platformą do wprowadzania w życie celów strategicznych, zarządzania projektami międzyfunkcyjnymi oraz standaryzacji przepływów pracy w firmie Viessmann. Platforma została w pełni zintegrowana z codziennymi działaniami firmy. Przykładowo, Asany używa się do zarządzania całym procesem rozwoju produktu, od konceptu, aż po wprowadzenie go na rynek.

Kluczem do pomyślnego wdrożenia Asany w firmie Viessmann stało się 50 „herosów Asany”, czyli osób do kontaktu odpowiadających na pytania współpracowników, których zadaniem była aktywna optymalizacja i skalowanie oprogramowania. Osoby te są ekspertami w zakresie mapowania procesów firmy Viessmann w Asanie. Do ich obowiązków należy przyspieszanie umiejętności korzystania z nowych funkcji w całej organizacji. Herosi ściśle współpracują z dedykowanym menedżerem ds. sukcesu klienta Asany, który zapewnia informacje o aktualizacjach dotyczących nowych funkcji w miarę ich wprowadzania.

Maksymalne wykorzystanie zalet nowego sposobu pracy

Poza Asaną, firma Viessmann wdrożyła również pakiet aplikacji Google Workspace do komunikacji, udostępniania plików i współpracy. Integracja Asany z Google Workspace umożliwia pracownikom tworzenie zadań w Asanie bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej w Gmailu, planowanie pracy w kalendarzu Google i łączenie plików zapisanych na Dysku Google z konkretnymi projektami. Dzięki temu, uzyskiwanie dostępu i wyszukiwanie informacji jest proste.

Firma Viessmann używa Asany w prawie wszystkich spółkach zależnych, więc członkowie zespołów w całej organizacji mogą płynnie ze sobą współpracować. W miarę jak do spółki dołączają nowe firmy, ich pracownicy zapraszani są do Asany, aby od razu mogli rozpocząć współpracę. Z uwagi na globalny charakter firmy, pracownicy mogą zarządzać projektami w Asanie w obrębie różnych stref czasowych, zespołów i lokalizacji oraz wyznaczać realistyczne kamienie milowe i realizować wspólne cele.

Niektóre ze sposobów wykorzystania Asany obejmują:

• Komunikację menedżerów wyższego szczebla: liderzy tworzą projekt w Asanie, obejmujący najważniejsze elementy strategii firmy, włącznie z produktami o wysokim priorytecie i zmianami organizacyjnymi. W miarę realizacji prac, aktualizacje udostępniane są osobom obserwującym te inicjatywy, umożliwiając im komentowanie, zadawanie pytań i angażowanie się w pracę. 

• Współpracę zespołową: wcześniej w firmie Viessmann tworzyły się silosy informacyjne, ale w miarę wprowadzania metodologii Agile, pracownicy muszą mieć możliwość udostępniania informacji członkom innych zespołów. Asana umożliwia współpracę oraz udostępnianie informacji na temat projektów członkom różnych zespołów i działów, aby każdy miał do nich dostęp. 

• Zarządzanie prośbami i zleceniami wewnętrznymi: wiele zespołów, od marketingu, poprzez zarządzanie jakością, aż po działy związane z produkcją, korzysta z Asany, aby zarządzać przychodzącymi prośbami i zleceniami wewnętrznymi. Pracownicy mogą wysłać nową prośbę lub zlecenie za pomocą formularza w Asanie, co powoduje utworzenie zadania w projekcie danego zespołu. Dzięki temu, od razu otrzymuje on wszystkie ważne informacje, a zlecenia znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia zarządzaniem obciążeniem pracą. Co więcej, pracownicy mogą śledzić postępy w realizacji swojej prośby lub zlecenia, a członkowie odpowiedniego zespołu używają reguł, aby zautomatyzować ten proces. Zwiększa to przejrzystość pomiędzy osobami przesyłającymi zlecenia lub prośby a zespołami je realizującymi oraz poprawia wydajność procesów i produktywność.

Zarządzanie pracą w Asanie zapewniło firmie Viessmann znaczną przewagę nad konkurencją, zwłaszcza od początku pandemii COVID-19 w 2020 roku. Dzięki Asanie, procesy były nadal realizowane płynnie niezależnie od lokalizacji, co zapewniło firmie cenną stabilność w okresie, gdy jej pracownicy musieli pracować z domu. W tym czasie, liczba działań wykonywanych w Asanie zwiększyła się ponad trzykrotnie: od około 100 tysięcy we wrześniu 2019 r. do około 350 tysięcy w dniu dzisiejszym.

Ciągła optymalizacja procesów dzięki Asanie

Dzięki Asanie, firma Viessmann usprawniła współpracę międzyzespołową, umożliwiając większą zwinność, szybsze wykonywanie pracy i proaktywne reagowanie na zmieniające się wymagania rynkowe, co zwiększyło także zadowolenie klientów.

Viessmann przypisuje Asanie również znaczne zwiększenie przejrzystości korporacyjnej. Dzięki połączeniu strategii korporacyjnej z konkretnymi działaniami w miejscu, do którego każdy ma dostęp, wszyscy znają cele biznesowe i zakres obowiązków. Umożliwia to również pracownikom lepszą priorytetyzację swoich zadań oraz zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji korporacyjnej wizji organizacji. Asana pomaga również przyciągnąć do firmy Viessmann młode talenty, co stanowi niezaprzeczalną zaletę w czasach, kiedy brakuje wykwalifikowanych pracowników.

Firma Viessmann przyznaje również, że Asana znacznie poprawiła wydajność. Projekty realizowane są szybciej, unika się duplikowania pracy, a biurokracja została znacznie zredukowana. Asana sprawia też, że do projektów łatwiej jest przypisać nowe zasoby, co pozwala uniknąć opóźnień i dotrzymywać terminów. To z kolei prowadzi do krótszych cykli rozwoju i zwiększa produktywność.

Jakie są plany firmy Viessmann na przyszłość?

Wydajność i przejrzystość stworzona przez Asanę umożliwiła firmie Viessmann zwrócenie uwagi całego, globalnego zespołu w kierunku nowych wyzwań, takich jak zrównoważenie pod względem środowiska naturalnego. Obecnie firma koncentruje swoje starania na osiągnięciu poziomu zerowej emisji dwutlenku węgla. Strategią osiągnięcia tego celu jest ciągłe wprowadzanie innowacyjnych i zrównoważonych rozwiązań dla ochrony klimatycznej. Te działania są ściśle powiązane z wizją na przyszłość: troską o środowisko naturalne i zapewnianiu możliwości dla przyszłych generacji.