Wat zijn de voordelen van projectbeheer?

Niet elk bedrijf of team heeft een formeel projectbeheerproces. Of u nu in een grote organisatie werkt of in een snel groeiende startup, formeel projectbeheer is misschien nog niet iets waaraan uw team prioriteit heeft gegeven. Maar nu vindt u het steeds moeilijker om georganiseerd te blijven en samen te werken met teamgenoten. Misschien vraagt u zich af of u projectbeheer nodig hebt, maar denkt u dat dit alleen iets is voor teams met toegewijde projectmanagers?

Nou, dat is niet het geval. Bij Asana denken wij dat projectbeheervaardigheden teams helpen om projecten efficiënter te voltooien. Het is voor elk team en bedrijf relevant om een manier te vinden om werk te plannen, te beheren en uit te voeren. En hoewel u misschien niet elk onderdeel van een traditioneel projectbeheersysteem nodig hebt, kan uw team toch baat ondervinden bij enkele van de fundamentele onderdelen van projectbeheer.

Wat is projectbeheer?

Projectbeheer helpt teams bij het organiseren, volgen en uitvoeren van het werk binnen een project. Beschouw een project als een verzameling taken om een bepaald doel te bereiken. Projectbeheer kan uw team helpen het werk te plannen, te beheren en uit te voeren, om op tijd aan de eisen van uw project te voldoen. Met een tool voor projectbeheer kan uw team alle details van uw werk op één plaats organiseren, feedback en voortgang delen, en uiteindelijk doeltreffender samenwerken.

In plaats van te jongleren met spreadsheets, e-mails en andere tools voor al uw werk, helpt een projectbeheertool uw team met het volgende:

• Coördineren van cross-functional werk

• Centraliseren van projectplannen, details, bestanden en feedback

• Delen van statusupdates met alle belanghebbenden

• Verbeteren van de teamsamenwerking

De geschiedenis van projectbeheer

Projectbeheer ontwikkelde zich uit het samengaan van verschillende soorten technische disciplines in het begin van de 20e eeuw. De hulpmiddelen en technieken van het moderne projectbeheer begonnen echter pas in de jaren vijftig te ontstaan. Op dat moment begon projectbeheer een aparte, herkenbare methodologie te worden, die het meest werd toegepast op technische projecten. In 1969 werd het Project Management Institute (PMI) officieel opgericht. Deze organisatie speelde een grote rol bij het definiëren en consolideren van projectbeheer in de daaropvolgende decennia. Naast het aanbieden van certificeringen voor projectmanagers, publiceerde de PMI in 1996 de allereerste Guide to the Project Management Body of Knowledge (the PMBOK guide), die ze regelmatig bijwerken.

Historisch gezien was de projectmanager een specifieke werknemer. Vaak was deze persoon opgeleid in methodologieën voor projectbeheer en tools, en vaak gecertificeerd door organisaties als de PMI. Om een projectbeheerproces te leiden, had u een projectbeheerder nodig. Projectbeheertools waren moeilijk in te stellen en te gebruiken en vereisten vaak een unieke deskundigheid.

Modern projectbeheer is anders. In plaats van ingewikkelde certificeringen en moeilijk te begrijpen jargon, kan tegenwoordig iedereen projectmanager zijn. Bij Asana vinden we zelfs dat als u een project beheert, om het even welk project, dan bent u een projectmanager. De flexibiliteit en democratisering van projectbeheer is voor een groot deel te danken aan verbeterde, moderne projectbeheersoftware. In plaats van onhandige, moeilijk te doorzoeken tools, is modern projectbeheer flexibel, visueel en voor u gemaakt - in plaats van andersom.

De beginselen van modern projectbeheer

Er bestaat heel wat terminologie en jargon voor projectbeheer, maar het is niet zo ingewikkeld als het op het eerste gezicht lijkt. Als u net begint, of als u wilt weten wat uw collega bedoelt als hij iets een agile-methodologie noemt of het over de scope van een project heeft, dan vindt u hier een overzicht van de soorten, onderdelen, processen en teamrollen binnen projectbeheer.

Soorten projectbeheer

Projectbeheer is een manier om uw team te helpen al het werk bij te houden dat gedaan wordt om op tijd aan de eisen van een project te voldoen. Maar binnen de brede categorie van projectbeheer zijn er nog andere soorten, methodologieën en benaderingen, waaronder:

• Agile-projectbeheer.Agile is een vorm van lean-projectbeheer die populair is bij teams voor product-, engineering- en softwareontwikkeling. Met agile geloven teams in voortdurende verbetering, flexibele reacties op veranderingen, iteratieve processen en incrementele evolutie. Enkele populaire agile-raamwerken zijn Scrum en Kanban.

• Watervalmodel. In het watervalmodel volgen de taken elkaar in een lineaire lijn op, als de ene taak voltooid is, is de volgende klaar, enzovoort. De watervalmethode omvat zes fasen: definitie, analyse, ontwerp, codering, testen en exploitatie. Dit model is het meest geschikt voor projecten waarvan de te leveren prestaties en de reikwijdte vastliggen, aangezien de watervalmethode minder flexibel kan zijn dan sommige andere methodologieën voor projectbeheer.

• PRINCE2-methodologie. PRINCE2 staat voor PRojects IN Controlled Environments (projecten in gecontroleerde omgevingen). In de PRINCE2 projectbeheer-methodologie worden projecten onderverdeeld in zeven processen: Directing a Project, Starting up a Project, Initiating a Project, Managing Stage Boundaries, Controlling a Stage, Managing Product Delivery, en Closing a Project.

• Critical path method (CPM) en Program Evaluation and Review Technique (PERT). CPM en PERT waren de oorspronkelijke methodologieën voor projectbeheer, ontwikkeld in de jaren 1950. CPM biedt een algoritme om het kritieke pad in kaart te brengen tussen complexe, met elkaar verbonden taken met vastgestelde termijnen. Met CPM kunnen teams het langste traject van afhankelijke activiteiten identificeren. PERT daarentegen helpt teams het kritieke pad te bepalen wanneer de tijdlijn en het tijdschema onbekend zijn. In PERT identificeren projectmanagers alle taken die voltooid moeten worden (niet alleen het kritieke pad) om de minimale tijd te bepalen die nodig is om het totale project te voltooien.

Kernbestanddelen en belangrijkste termen

Er bestaat niet één welomschreven checklist van elk onderdeel binnen projectbeheer. Dat komt meestal omdat er verschillende soorten projectbeheer zijn - elk met zijn eigen componenten, processen, en formats. Maar in het algemeen zal elke projectbeheermethode of elk projectbeheerinstrument dat u gebruikt het volgende omvatten:

Smart-doelen

Elk project moet een welomschreven doel of doelstelling hebben. Gebruik bij het formuleren van uw projectdoelstellingen het raamwerk van SMART-doelen om ervoor te zorgen dat u duidelijke maatstaven en criteria hebt om het succes van het project nauwkeurig te meten.

Projectplan

Een projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste elementen die uw team moet verwezenlijken om de doelen van uw project met succes te bereiken.

Budget

De meeste projecten zullen een budget hebben dat beperkt en bepaalt wat u tijdens uw project kunt verwezenlijken.

Projectrisico

Projectrisico's zijn alles dat mis kan gaan in uw project, zoals het overschrijden van het budget of het missen van de einddatum. Projectrisicobeheer is het identificeren van risico's voordat u aan een project begint, zodat u ze het best kunt voorkomen. Dit omvat het maken van een risicoregister.

Projectbereik

Tijdens het planningsproces moet u ook uw projectbereik bepalen. Dit is de reikwijdte, beperkingen, het budget en de doelen van uw project. Als u uw projectbereik kent, kunt u scope-creep voorkomen. Dit treedt op wanneer uw projectresultaten en -werkzaamheden uw projectbereik overschrijden.

Plan voor het beheer van de hulpbronnen

Een middelenbeheerplan is een plan voor de manier waarop u de middelen van uw team gaat toewijzen. Dit kan gaan over de bandbreedte van de werknemers, technische hulpmiddelen of budget. Door een plan voor het beheer van middelen voor uw project op te stellen, kunt u de middelen van uw team het best beheren en plannen en de beschikbaarheid ervan maximaliseren.

Belanghebbenden

Projectbelanghebbenden zijn alle mensen die bij uw project betrokken zijn. Dat kunnencross-functionele team-leden zijn of leidinggevenden.

Tijdlijn

De meeste projecten zullen een tijdlijn hebben: een begindatum, wanneer met het werk begonnen wordt, en een einddatum, wanneer het werk voltooid is.

Deliverables

De deliverables zijn de activa, bestanden of producten die u aan het eind van uw projecttijdlijn als resultaat hebt. Deliverables kunnen advertenties zijn voor een merkcampagne of nieuwe functies voor een productlancering.

Mijlpalen

Mijlpalen zijn controlepunten die aangeven wanneer een groep werk voltooid is of wanneer een nieuwe lading werk gelanceerd wordt. In tegenstelling tot deliverables, die een product of resultaat voorstellen, is een mijlpaal een moment in de tijd.

Afhankelijkheden

Uw project kan ook afhankelijkheden hebben, die optreden wanneer een taak niet kan beginnen voordat een andere taak voltooid is. Als uw project veel afhankelijkheden heeft, dan hebt u misschien baat bij een Gantt-grafiekstijl, zodat u uw werk in een tijdlijn kunt zien.

Voortgangs- en statusupdates

Terwijl u uw project beheert, zult u voortgangsrapporten en statusupdates naar de belanghebbenden van het project moeten sturen. Goede rapportage kan de zichtbaarheid en samenwerking tussen de verschillende functies verbeteren.

Projectbeheerproces

Elk project zal enigszins verschillen, afhankelijk van waar u aan werkt, in welk team u zit en hoe uw teamleden het liefst samenwerken. Maar in het algemeen zijn er vijf belangrijke projectfasen die tijdens het projectbeheerproces voorkomen:

1. Projectinitiatie.Tijdens de initiatiefase stelt u uw projectteam samen en stelt u de reikwijdte van uw project vast. Afhankelijk van de complexiteit en omvang van uw project, kunt u ook een projectroutekaart gebruiken.

2. Projectplanning. Projectplanning is de fase waarin u de vereisten van uw project schetst en bepaalt hoe 'projectsucces' eruit zal zien. Deze projectfase is van cruciaal belang voor een succesvol projectbeheer - en voor het bereiken van uw projectdoelstellingen. Tijdens de planningsfase maakt u uw projectplan, legt u belangrijke mijlpalen vast en stemt u de projectkosten en de tijdlijn op elkaar af.

3. Projectuitvoering. Het grootste deel van uw project bestaat uit de uitvoerende fase. Dit is de tijd waarin u en uw team naar de deliverables toewerken. Tijdens de uitvoeringsfase moet u werbelastingbeheer, time management en taakbeheer uitvoeren om ervoor te zorgen dat uw team op één lijn zit, op schema ligt en niet overweldigd wordt.

4. Projectprestaties. Rapportage gebeurt tijdens en na de uitvoeringsfase. Tijdens het project kunt u met de rapportage uw koers bijstellen, samenwerken en het werk van de verschillende afdelingen beter in beeld brengen. Als uw project daarna voltooid is, kunt u rapporteren over hoe u het gedaan hebt en met de belanghebbenden brainstormen over hoe het beter kan bij toekomstige projecten.

5. Projectafsluiting.Eens het project voltooid is, kunt u de tijd nemen om samen met de belanghebbenden te debriefen om geleerde lessen vast te leggen. Afhankelijk van uw team, kunt u dit aanpakken als een retrospectieve projectvergadering, een project post mortem, of een debriefing van het project.

FAQ: hoe zit het met lopende projecten?

De beste manier om een doorlopend proces te beheren, zoals een project voor het opsporen van bugs of creatieve aanvragen, is door middel van werkbeheer. Projectbeheer is eigenlijk een onderdeel van werkbeheer. Maar terwijl projectbeheer u kan helpen bij het coördineren van afzonderlijke projecten, is werkbeheersoftware gebouwd om teams te helpen bij het beheren van zowel afzonderlijke projecten als processen die geen begin- of einddatum hebben.

5 voordelen van projectbeheer

Als u nog twijfelt of u projectbeheer nodig hebt, lees dan verder om de voordelen van projectbeheer te ontdekken, samen met een paar eenvoudige manieren om die ideeën in de manier van werken van uw team in te voeren. En daar is geen moeilijk diploma of certificeringscursus voor nodig.

1. Duidelijke, georganiseerde plannen verbeteren de samenwerking in het team

Als u ooit zonder plan in een project gesprongen bent, dan weet u hoe rommelig het er in het begin aan toe kan gaan. Het kan gebeuren dat u essentiële stappen in uw projectschema overslaat, dat u op het laatste moment nog een vergeten taak moet afwerken of dat u steeds weer dezelfde logistieke vragen moet beantwoorden: "Wanneer moet dit klaar zijn? Wat doen we hierna?" Erger nog: de kwaliteit van uw werk kan eronder lijden als u uw project over de eindstreep probeert te krijgen.

In plaats van het plan gaandeweg op te schrijven, brengt u alles wat gedaan moet worden voordat u aan uw project begint in kaart, samen met de eigenaren van de taken, de te leveren prestaties en de uiterste datums. Vervolgens visualiseert u uw projecttaken in een tijdlijn of gecategoriseerde lijst om duidelijk aan te geven wie wat wanneer moet doen. Als u bijvoorbeeld een evenement plant, kunt u een lijst maken van alle afzonderlijke stappen in de aanloop naar het hoofdevenement, wie voor elke stap verantwoordelijk is, en hoe ver van tevoren u de stappen moet voltooien. Plan ze dan op een gedeelde projectkalender. Zo voorkomt u dat u op het laatste moment nog uitnodigingen moet bestellen of dat twee teamgenoten twee verschillende cateraars boeken (oeps!).

Door een duidelijk plan te schetsen met alle taken van uw project en daar vervolgens deadlines, taakeigenaars en andere essentiële details aan toe te voegen, maakt u een efficiënt proces van wat anders een chaotische en verspillende uitvoering zou zijn geweest. U hebt een duidelijk idee van de reikwijdte en timing van uw werk en kunt potentiële conflicten opsporen nog voor u begonnen bent. Met een beetje vooruitdenken en plannen verspilt u minder tijd en middelen. En wie wil dat nu niet?

Tips voor het plannen van projecten

• Maak een lijst van alles wat u moet doen voor u begint. Voeg dan details toe zoals vervaldatums, eigenaars van taken, status of links naar relevante bestanden. Als dit een nieuw soort project is voor uw team, voeg dan wat ruimte toe voor ongeplande stappen of problemen.

• Organiseer alles in een plan dat u met anderen kunt delen. Of u nu een eenvoudige lijst of kalender gebruikt of iets meer visueels zoals een tijdlijn of kanbanborden, u moet uw plan zo organiseren dat iedereen gemakkelijk kan zien wie wat doet en wanneer. Verspreid het dan onder uw belanghebbenden, zodat iedereen op één lijn zit.

• Maak van herhaalbare projecten een sjabloon. Als dit een project is dat u steeds opnieuw gaat doen, maak dan een sjabloon waarop u kunt voortwerken om de volgende keer tijd te besparen in de planningsfase.

Om een project succesvol te beheren, moet u prioriteiten stellen. U zult nooit zoveel tijd en middelen hebben als u zou willen. Om alles klaar te krijgen moet u zich daarom concentreren op de items die de meeste impact zullen hebben. Zorg er vervolgens voor dat deze prioriteiten duidelijk zijn voor de belanghebbenden, zodat u verwachtingen kunt stellen, ook voor uw team, zodat ze zich op het juiste werk concentreren.”

2. Door ieders rol te bepalen, wordt verwarring vermeden

Als het voorbereidende werk gedaan is, komt het eigenlijke beheergedeelte van projectbeheer. Maar zonder een duidelijke projecteigenaar die uw team over de eindstreep helpt, is het maar al te gemakkelijk voor teamgenoten om taken te laten vallen, details te vergeten of niet te weten tot wie ze zich moeten wenden met vragen.

Bedrijven met een formele projectbeheerfunctie hebben een projectmanager om ervoor te zorgen dat de projectplannen volgens plan verlopen, maar bedrijven zonder projectmanager laten deze verantwoordelijkheden vaak over aan de persoon die het project leidt of opstart. Als u bijvoorbeeld een redacteur bent die een nieuwe reeks artikelen publiceert, een ontwikkelaar die een website-migratie organiseert of een accountmanager die de rapportagesystemen van zijn klanten bijwerkt, dan bent u waarschijnlijk ook degene die alle bewegende delen van uw project coördineert.

Gelukkig hoeft u geen tweede baan te nemen om uw project effectief te beheren. Met een beetje communicatie en samenwerking komt u al een heel eind. Door anderen duidelijk te maken dat u het aanspreekpunt voor uw project bent, weten alle betrokkenen tot wie ze zich moeten wenden met vragen en voor updates. En door de rol van alle anderen in het project te schetsen, voorkomt u verwarring over hoe u wilt dat uw teamgenoten bij het project betrokken worden.

Tips voor het beheren van projecten

• Communiceer duidelijk uw rol (en die van alle anderen). Of het nu in de planningsfase is of aan het begin van uw project, zorg ervoor dat iedereen weet wie de projectleider is (u!), en wat de verantwoordelijkheden van de andere betrokkenen zijn.

• Neem contact op met de eigenaars van de taken en beantwoord hun vragen. Aangezien u een duidelijk plan hebt gemaakt, weten de belanghebbenden al waar ze verantwoordelijk voor zijn. Help ze nu op schema te blijven door te controleren hoe hun werk vordert of hen te helpen toegang te krijgen tot alles wat ze nodig hebben om het werk te deblokkeren.

• Deel regelmatig statusupdates. Houd de vaart erin door updates met uw team te delen over projectvoortgang. Dit houdt niet alleen iedereen op de hoogte en vermindert vragen over statusupdates, maar het zal uw belanghebbenden aanmoedigen en motiveren.

Met Asana zijn we meer gaan samenwerken. Er is één project en iedereen zit er in. Het is niet zo dat Dalton zijn eigen project heeft voor hetzelfde ding. Het voelt alsof we allemaal eigenaar zijn van dit ene ding samen.”

3. Goed gedefinieerde doelen verbeteren de doeltreffendheid van het team

Projecten kunnen niet succesvol zijn wanneer teams niet weten wat hun projectdoelen zijn. Zonder duidelijke doelen zijn teams niet alleen intrinsiek ongemotiveerd, ze lopen ook het risico om de verkeerde doelstelling na te streven of energie te verspillen aan werk dat weinig effect heeft.

Met een projectmanagementtool bepaalt u uw projectdoelen van tevoren. Op die manier is iedereen die aan het project werkt op de hoogte van de projectdoelen en de te nemen stappen om die doelen te bereiken. Als uw project bijvoorbeeld de lancering van een nieuw product is, kunt u als doel stellen: "Het aantal upgrades met 20% verhogen." Dit doel zou op zijn beurt uw beslissingen over de lancering beïnvloeden. Het zou ook dienen als een maatstaf om het succes na de lancering te meten.

Ook de mensen in uw projectteam zullen er baat bij hebben. Door ervoor te zorgen dat u het probleem dat u probeert op te lossen goed doordacht hebt en uw team een punt te geven om zich op te richten, houdt u uw team gefocust op taken die een impact zullen hebben op die doelstellingen. In plaats van te verdwalen in overbodig werk.

Tips voor het bepalen van projectdoelen

• Benoem waarom u dit project lanceert. Vraag uzelf af: waarom moet dit gedaan worden? Op wie zal dit een invloed hebben? Hoe past dit project in de grotere doelstellingen van uw organisatie? Past het in het werk dat andere teamgenoten misschien al doen? Welke resultaten denken wij van dit initiatief te zien?

• Deel uw doelen met al uw belanghebbenden. Voordat u een planning van uw project maakt, deelt u uw doelen met iedereen die erbij betrokken moet worden. Afhankelijk van hoe uw team werkt, kunt u dit doen met een startvergadering, een document of door het te delen in een projectbeheertool. Zolang iedereen maar begrijpt wat de doelen (en niet-doelen) van uw initiatief zijn.

• Stel een proces op om de doelen te volgen en er verslag over uit te brengen. Leg ze niet gewoon vast om ze vervolgens te vergeten. Zorg ervoor dat u een plan hebt om uw doelen regelmatig te controleren en er verslag over uit te brengen. Zo kunt u gemakkelijk zien of u het risico loopt uw doelen niet te bereiken, en kunt u uw plannen aanpassen om ze te halen.

Met Asana konden we zien wat onze werkelijke totale hoeveelheid werk was. Vervolgens stelde het ons in staat om opnieuw prioriteiten te stellen en een nieuwe strategie te bepalen voor alle soorten werk.”

4. Met een communicatieplan blijft uw team op één lijn en gefocust

De term mag dan "projectbeheer" zijn, maar een project beheren is maar één stukje van de puzzel. Voordat u zelfs maar aan het werk gaat, moet u een communicatieplan opstellen. Uw team gebruikt waarschijnlijk een e-mailsysteem, een instant messaging-systeem en een projectbeheersysteem, naast andere tools. Een communicatieplan bepaalt wanneer elk hulpmiddel moet worden gebruikt. Bij Asana bijvoorbeeld gebruiken we e-mail voor externe communicatie, Slack voor snelle interne berichten en Asana voor al ons uitvoerbare werk.

De gemiddelde werknemer schakelt tussen 10 tools per dag. Als u geen vast plan hebt voor welke tool wanneer gebruikt moet worden, kan het schakelen tussen die hulpmiddelen verwarrend of zelfs volkomen overweldigend zijn. Een communicatieplan vermindert beslissingsmoeheid en zorgt ervoor dat elk teamlid op dezelfde lijn zit.

Tips voor het opstellen van een communicatieplan

• Stel afspraken op voor communicatie. Op het meest elementaire niveau moet uw communicatieplan de tools en de frequentie van de communicatie tussen uw team vastleggen.

• Geef mogelijkheden om feedback te delen. Uw communicatieplan moet voor iedereen in uw team werken. Zorg er daarom voor dat alle belanghebbenden op één lijn zitten. Bied mogelijkheden voor feedback en workshops, totdat het communicatieplan voor alle betrokkenen uitvoerbaar voelt.

• Verduidelijk de belanghebbenden bij het project en hun rollen. Wanneer moeten de belanghebbenden op de hoogte worden gebracht? Zijn er projectgoedkeurders die altijd op de hoogte moeten worden gebracht voordat iets live gaat? Documenteer de projectbelanghebbenden en hun rollen als onderdeel van uw communicatieplan.

• Stem af op de frequentie en stijl van statusupdates. Een van de belangrijkste elementen van uw communicatieplan is de manier waarop u projectvoortgang gaat delen. In het ideale geval wordt al uw uitvoerbare werk opgeslagen in uw projectbeheertool, zodat u gemakkelijk statusupdates kunt samenstellen en delen.

Door aanvragen uit e-mail te halen en Asana te gebruiken om doeltreffender samen te werken, kunnen wij 60 uur per maand besparen. We kunnen die tijd nu besteden aan strategie in plaats van aan het beheren van alle verschillende onderdelen.”

5. Tools voor projectbeheer helpen de efficiëntie verhogen

Om deze tips in de praktijk te brengen, kunt u overwegen een projectbeheertool te gebruiken om uw team te helpen beter samen te werken en op koers te blijven.

 Er zijn letterlijk tientallen tools waaruit u kunt kiezen. Vergeet echter de meer traditionele hulpmiddelen voor projectbeheer. De meeste van deze hulpmiddelen zijn gebouwd voor meer traditionele processen en kunnen veel tijd vragen om op te zetten en te implementeren. Zoek in plaats daarvan iets dat gebruiksvriendelijk, flexibel en aanpasbaar is. Bonuspunten als u werk over projecten heen kunt verbinden. (wat moeilijk kan zijn in e-mail en spreadsheets) en met teamgenoten kunt communiceren waar het werk gebeurt.

Uiteraard denken wij dat Asana in het plaatje past en een goede optie is voor bedrijven die een vliegende start willen met beter projectbeheer. Het is een tool die zowel gemakkelijk te gebruiken is als de functies heeft die uw team nodig heeft om succesvol te zijn.

Tips voor het gebruik van een projectbeheertool

• Zorg dat iedereen één centraal hulpmiddel gebruikt. In plaats van elk team of teamlid een ander hulpmiddel te laten gebruiken om projecten te beheren, spreekt u één hulpmiddel af dat iedereen gaat gebruiken. Op die manier kunt u de samenwerking beter aanmoedigen en de verwarring verminderen over waar u essentiële informatie kunt vinden.

• Maak afspraken over het gebruik. Help iedereen zich zeker te voelen dat ze hun nieuwe hulpmiddel goed gebruiken met enkele eenvoudige richtlijnen. U kunt bijvoorbeeld zeggen "voeg altijd een vervaldatum toe aan taken" of "voeg 'marketing' toe aan alle titels van marketingprojecten" of "maak voor elk uitvoerbaar verzoek een taak aan in ons projectbeheerprogramma in plaats van te e-mailen".

• Deel statusupdates en rapporten. De snelste manier om uw teamgenoten de waarde van een hulpmiddel te laten inzien, is door meer zicht te geven op projectstatussen en -voortgang. Door statusupdates te geven en projectvoortgang te tonen in uw nieuwe tool, begrijpen uw teamgenoten beter waar het werk staat en worden ze aangemoedigd om de tool ook voor hun eigen werk te gebruiken.

Mijn belangrijkste tip voor projectbeheer is om altijd na te denken over een project als het is afgelopen. Dan kunt u alles dat u geleerd hebt meenemen en een draaiboek maken. Zo bent u de volgende keer klaar bent als u een soortgelijk project moet plannen en beheren.”

Ik wil projectmanager worden, en nu?

Proficiat, u bent een projectmanager! Nee echt, meer is er niet voor nodig. In de beginjaren van projectbeheer waren er strenge opleidingen en certificeringen nodig om als "project management professional" beschouwd te worden. Maar dat is de laatste decennia veranderd. Voor een groot deel door de democratisering en de uitbreiding van de huidige teamrollen. Oorspronkelijk had u een projectmanager nodig om uw projecten te "runnen". Naarmate meer teamleiders hun eigen projecten begonnen te beheren, is projectbeheer echter veranderd van een beroep in een vaardigheid.

Moderne projectbeheertools zijn gemaakt met deze verschuiving in gedachten. Bij Asana geloven wij dat iedereen een projectmanager kan zijn. Als u in een team werkt, en uw team werkt aan projecten, dan kunt u een projectmanager zijn - zonder dat u de fijne kneepjes van een nieuw programma hoeft te leren. U hebt alleen een hulpmiddel nodig dat voor u gemaakt is - niet andersom.

Projectbeheertools

Projectbeheertools zijn een visuele manier om duidelijkheid te krijgen en contact te leggen met uw team. Denk eens na over hoe uw team momenteel werk beheert. Als u geen projectbeheertools deelt, zijn de projecten, taken, bestanden en communicatie van uw team waarschijnlijk verspreid over verschillende hulpmiddelen, wat de zichtbaarheid en de onderlinge afstemming van het team vermindert. Zonder een centrale bron van informatie hebben teamleden geen duidelijkheid over wat hun prioriteiten zijn en besteden ze waarschijnlijk veel tijd aan het zoeken naar antwoorden. Volgens de Anatomy of Work Index besteden we elke dag 60% van onze tijd aan werk dat met werk te maken heeft. Dit kan gaan over het zoeken naar documenten, het najagen van goedkeuringen en het bijwonen van vergaderingen, in plaats van bekwaam of strategisch werk.

Met een online projectbeheertool hebt u een betere manier om prioriteiten te delen en af te stemmen wie wat doet en wanneer. Om teams duidelijkheid te geven, bieden projectbeheerhulpmiddelen verschillende manieren om uw projectwerk in real time te visualiseren. Hier volgt een overzicht van de populairste types:

Kanbanborden

Kanbanborden zijn een visuele manier om de voortgang van uw project uit te stippelen. Op een kanbanbord wordt de voortgang weergegeven door verticale kolommen, en de taken doorlopen elke fase tot ze voltooid zijn. Een typisch kanbanbord kan kolommen hebben voor nieuw werk, werk in uitvoering en voltooid werk.

Gantt-grafieken

Gantt-grafieken zijn horizontale staafgrafieken die worden gebruikt om de tijdlijn van een project te visualiseren. In een Gantt-grafiek worden taken weergegeven als horizontale balken, waarbij de lengte van de balk aangeeft hoe lang de taak zal duren.

Agenda's

Projectagenda's zijn een geweldige manier om uw taken tot leven te laten komen en de taken van de komende week of maand duidelijk te visualiseren. Projectagenda's zijn populaire weergaven voor projecten die veel verschillende taken hebben met unieke vervaldatums, zoals redactionele agenda's of agenda's voor inhoud voor sociale media.

Spreadsheet-stijl lijsten

In een spreadsheetweergave kunt u in één oogopslag zien wie wat doet en wanneer. In dit type visueel projectbeheer kunt u uw projectworkflow duidelijk zien in een lineaire, rasterachtige weergave.

En wat zijn dan werkbeheertools?

We hadden het eerder over software voor werkbeheer, omdat werkbeheer de paraplu is waaronder projectbeheer valt. Met projectbeheer hebt u geweldige hulpmiddelen om uw projecten te organiseren, te plannen en op te leveren. Maar werkbeheer helpt u niet alleen met één enkel projectproces. Het helpt uw team om een holistische kijk te krijgen op hoe al uw projecten en initiatieven met elkaar in verband staan. Er zijn twee belangrijke werkbeheerprogramma's die dat doen, naast de vier gebruikelijke projectbeheeroverzichten die we hierboven opsomden.

Beheer van projectportfolio's

Projectportfoliobeheer is het geheim om al uw initiatieven op één plaats te volgen. Portfolio's bieden een overzicht van al uw werk, zodat u uw team op het goede spoor kunt houden voor alle projecten. Ze stellen u in staat de dagelijkse gang van zaken te verbinden met de bedrijfsstrategie.

Werkbelastingbeheer

Met werkbelastingbeheer kunt u een duidelijk beeld krijgen van het werk en de capaciteit van uw team, zodat u zowel burnouts als verveling vermijdt. Zo kunt u potentiële overbelasting opsporen en de taken zo nodig aanpassen.

Ervaar zelf de voordelen

In welk bedrijf of welke bedrijfstak u ook werkt, uw team zal er baat bij hebben een paar basisprincipes van project- en werkbeheer toe te passen. Een paar eenvoudige veranderingen in de manier waarop u uw werk plant, beheert en er verslag over uitbrengt, kunnen uw team efficiënter maken, verantwoordelijker voor hun werk en zekerder dat ze de dingen aanpakken die het belangrijkst zijn.

Asana is een werkbeheertool die teams helpt werk te organiseren en uit te voeren. Leer vandaag nog meer over Asana.