Viessmann ontwikkelt klimaatoplossingen voor de toekomst met Asana

Van verwarmingsfabrikant tot moderne technologieleider, verandering is de afgelopen meer dan 100 jaar een constante geweest voor Viessmann. Het familiebedrijf heeft zichzelf getransformeerd tot een wereldwijde leverancier van klimaatbeheersingsoplossingen voor woonruimtes en is gericht op het ontwikkelen en implementeren van intelligente, duurzame energiesystemen en koeloplossingen voor hun residentiële, industriële en commerciële klanten.  

Het hoofdkantoor is gevestigd in Duitsland en Viessmann heeft nu meer dan 12.750 werknemers in 74 landen en genereerde in 2020 een omzet van 2,8 miljard euro. Ze zijn enthousiast over innovatie en houden de technische en zakelijke trends nauwlettend in de gaten om concurrerend te blijven en aan de veranderende behoeften van de markt te voldoen. 

Een digitale werkplek voor de toekomst creëren

De afgelopen vier generaties werd Viessmann geleid door vooruitstrevende ondernemers die de voortdurende groei van het bedrijf hebben gestimuleerd. De huidige CEO Maximilian (Max) Viessmann kwam in 2015 bij het bedrijf en begon aan de volgende fase van de reis van het bedrijf: een focus op digitale transformatie.

Max wilde zowel het productassortiment van het bedrijf als de interne werkprocessen digitaliseren. Hij droeg de verantwoordelijkheid voor de planning en implementatie van hun nieuwe digitale werkplek over aan Alexander Poellmann, destijds de Smart Office and Collaboration Manager van het bedrijf. 

Met de richtlijn van Max gingen Alex en zijn team op zoek naar een eenvoudig, intuïtief werkbeheerplatform dat alle werknemers konden gebruiken om effectiever samen te werken. Hun zoektocht leidde hen naar Asana. Ze kozen voor het platform omdat het alle werknemers inzicht zou geven in hun bedrijfsstrategie - van de overkoepelende visie tot specifieke doelen en individuele taken - die aansluit bij de transparantiecultuur van Viessmann. Asana is ook gebruiksvriendelijk, dus het team had er vertrouwen in dat werknemers het zouden gebruiken, ongeacht hun werkstijl. Ten slotte is het altijd en overal toegankelijk via de web- en mobiele app, wat de flexibiliteit biedt die nodig is om op verschillende locaties samen te werken en op afstand te werken.

De eerste afdelingen die Asana adopteerden, waren de teams die verantwoordelijk waren voor de digitale transformatie van het bedrijf, IT en onderzoek en ontwikkeling, en vervolgens werd het uitgerold naar de rest van het bedrijf. Nu is Asana het standaardplatform voor het implementeren van strategische doelen, het beheren van afdelingsoverschrijdende projecten en het waarborgen van gestandaardiseerde workflows in heel Viessmann. Ze hebben het platform volledig geïntegreerd in hun activiteiten. Asana wordt bijvoorbeeld gebruikt om het hele productontwikkelingsproces te beheren, van concept tot marktlancering.

Een sleutel tot de succesvolle adoptie van Asana bij Viessmann waren de 50 ‘Asana Heroes‘- het eerste aanspreekpunt voor vragen van collega's en wiens taken bestaan uit het actief optimaliseren en schalen van de software. Ze zijn experts in het in kaart brengen van Viessmann-processen in Asana en zijn verantwoordelijk voor het snel versnellen van het wijdverbreide gebruik van nieuwe functies en mogelijkheden. De Heroes werken nauw samen met hun Asana klantsuccesmanager, die inzichten en updates biedt over nieuwe functies en functionaliteit bij de lancering.

Haal het meeste uit deze nieuwe manier van werken

Als aanvulling op Asana implementeerde Viessmann ook Google Workspace voor communicatie, het delen van bestanden en samenwerking. Dankzij de nauwe integratie tussen Asana en Google Workspace kunnen werknemers Asana-taken rechtstreeks vanuit hun Gmail-inbox maken, hun werk in Google Agenda plannen en Google Drive-bestanden aan projecten koppelen. Dit zorgt ervoor dat het altijd gemakkelijk is om informatie te vinden en te openen.

Viessmann gebruikt Asana in bijna al zijn dochterondernemingen, zodat teamleden in het hele bedrijf naadloos kunnen samenwerken. Naarmate ze nieuwe bedrijven verwerven, worden de nieuwe werknemers uitgenodigd voor Asana, zodat ze meteen met hun collega's kunnen gaan samenwerken. En gezien de wereldwijde aard van hun bedrijf, kunnen werknemers projecten coördineren in verschillende tijdzones, teams en locaties in Asana, plus realistische mijlpalen stellen en gemeenschappelijke doelen nastreven.

Enkele manieren waarop ze Asana gebruiken, zijn:

• Uitvoerende communicatie: leiderschap legt de belangrijkste onderdelen van de bedrijfsstrategie vast in een Asana-project, inclusief product- en organisatieveranderingen met hoge prioriteit. Naarmate het werk begint, worden alle updates gedeeld met volgers van deze initiatieven, zodat ze proactief kunnen reageren, vragen kunnen stellen en zich met het werk kunnen bezighouden. 

• Teamsamenwerking: informatie werd vroeger geïsoleerd door teams, maar omdat Viessmann agile-methodologieën integreert, moeten werknemers informatie cross-functioneel kunnen delen. Asana stelt mensen in verschillende teams en functies in staat om samen te werken en informatie te delen binnen projecten die voor iedereen toegankelijk zijn. 

• Intern aanvraagbeheer: veel teams, van marketing tot kwaliteitsbeheer tot productiegerelateerde functies, gebruiken Asana om hun inkomende aanvragen te beheren. Werknemers vullen nu een Asana-formulier in om nieuwe aanvragen in te dienen, waardoor een taak in het project van het team gemaakt. Dit zorgt ervoor dat het team vooraf de informatie ontvangt die ze nodig hebben en dat alle aanvragen op één plek worden gecentraliseerd, zodat ze hun werkbelasting kunnen beheren. Bovendien kunnen werknemers de voortgang van hun aanvraag volgen en gebruiken teams regels om stappen in het uitvoeringsproces te automatiseren. Deze verhoogde transparantie tussen aanvragers en teams heeft de procesefficiëntie en productiviteit verbeterd.

Het beheren van hun werk in Asana heeft Viessmann een enorm concurrentievoordeel opgeleverd, vooral sinds het begin van COVID-19 in 2020. De processen bleven lopen, ongeacht de locatie, wat waardevolle stabiliteit bood in een tijd van grote verstoring voor werknemers die gemandateerd waren om thuis te werken. Het aantal dagelijkse acties dat werknemers in Asana hebben ondernomen, is in deze periode meer dan verdrievoudigd - van ongeveer 100.000 in september 2019 tot ongeveer 350.000 vandaag.

Processen voortdurend optimaliseren met Asana

Met Asana heeft Viessmann de afstemming tussen teams verbeterd, zodat ze wendbaarder kunnen zijn, sneller kunnen bewegen en proactief kunnen reageren op veranderende marktbehoeften en meer waarde kunnen creëren voor hun klanten.

Viessmann crediteert Asana ook voor het helpen de transparantie van bedrijven aanzienlijk te vergroten. Door de bedrijfsstrategie te koppelen aan het operationele werk op een plek waar iedereen toegang toe heeft, zijn bedrijfsdoelen en -verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk. Bovendien helpt dit werknemers om hun taken beter te prioriteren en te zien hoe hun werk bijdraagt aan de bedrijfsvisie van het bedrijf. Asana helpt Viessmann ook om een aantrekkelijkere werkgever te worden voor jong talent - een duidelijk concurrentievoordeel in tijden waarin er een tekort aan geschoolde werknemers is.

Over het algemeen erkent Viessmann hoe Asana de efficiëntie aanzienlijk heeft verhoogd. Het bedrijf voert projecten sneller uit, dubbel werk wordt vermeden en de bureaucratie wordt verminderd. Asana maakt het ook gemakkelijker om extra middelen bij projecten te betrekken, vertragingen te voorkomen en deadlines te halen, wat heeft geleid tot snellere ontwikkelingscycli en productiviteitsstijgingen.

Wat komt er nu bij Viessmann?

De operationele efficiëntie en transparantie die door Asana zijn gecreëerd, hebben Viessmann in staat gesteld om de nieuwe kansen van onze tijd - zoals duurzaamheid - aan te gaan met de gecombineerde kracht van een wereldwijd team. Ze intensiveren hun inspanningen om "Net Zero" koolstofemissies te bereiken, een doel dat Viessmann wil bereiken door innovatieve en duurzame oplossingen voor klimaatbescherming te blijven ontwikkelen. En dit alles sluit nauw aan bij hun visie op de toekomst: het milieu ten goede komen en kansen bieden aan toekomstige generaties.