KENDO schaalt effectief - en werkt sneller - met Asana

Hoogtepunten

Uitdagingen

• Werknemers beheerden hun werk in verschillende tools, waardoor het bijna onmogelijk was om inzicht te hebben in wat er op het werk gebeurde. Zo bleven teams in silo's en leiders in het duister.

• KENDO zit in een periode van snelle groei en het beheren van werk in e-mails en spreadsheets kon niet samen met hen opschalen.

• Een gebrek aan uniforme processen betekende losgekoppelde workflows met onduidelijke deadlines waardoor een gebrek aan verantwoordelijkheid en belangrijk werk werd gemist.

Oplossing

• KENDO heeft Asana geïmplementeerd als een central source of truth waar werknemers, over afdelingen en rolniveaus heen, inzicht hebben in welk werk er wordt gedaan en wanneer. Met snelle groei komt nog meer werk - deze gecentraliseerde zichtbaarheid heeft hen in staat gesteld om prioriteit te geven aan de meest cruciale initiatieven om hun merken te laten groeien.

• Teams zijn in staat om processen te stroomlijnen, van het uitbouwen van marketingagenda's tot het automatiseren van IT-aanvragen in backlogs, om hun belangrijkste werk sneller te doen. 

• Leiders kunnen snel beslissingen nemen die werk deblokkeren en verantwoordelijkheid tussen teams stimuleren, omdat ze zicht hebben op updates en goedkeuringsaanvragen.

Resultaat

• 87 werkdagen bespaard: alleen al door Asana te gebruiken, heeft KENDO naar schatting drie maanden tijd bespaard die eerder jaarlijks werd besteed aan het coördineren van werk.

• 58% meer tijd bespaard: door het aantal werknemers uit te breiden dat Asana gebruikt om hun werk te beheren, heeft KENDO de hoeveelheid tijd die ze besparen in slechts één jaar met 58% verhoogd.

• Sterkere merken bouwen: met samengestelde Asana-projecten hebben marketingteams volledig inzicht in wat er waar gebeurt, zodat ze kunnen zorgen voor consistente berichten, kansen kunnen identificeren om de impact van de campagne te vergroten en beter in contact kunnen komen met klanten.

Rechtstreeks contact met klanten via gecoördineerde digitale activeringen

Het afstemmen van inhoud en berichten tussen teams en kanalen is cruciaal, vooral voor grootschalige digitale activaties zoals het lanceren van nieuwe producten en promotiecampagnes. 

Door alle activeringen op hun website, prestatiemarketing en klantrelatiebeheersysteem af te stemmen via asynchroon werk in Asana, kan het digitale team nu meer mogelijkheden identificeren om samen te werken en het werk tussen teams te stroomlijnen, waardoor hun impact wordt vergroot. 

Verbeterde (en geavanceerde) planning 

• In het verleden gebruikten teams individuele, statische spreadsheets voor het plannen en instellen van tijdlijnen. Het werk gebeurde in afzondering, wat hen vertraagde en het moeilijker maakte om ervoor te zorgen dat alles gedaan werd. Met Asana heeft het digitale team een gezamenlijk, verbonden planningsproces ontworpen dat ze met al hun cross-functional partners gebruiken.

• Nu kunnen ze niet alleen taken en mijlpalen voor elke activering bijhouden, maar ook sjablonen gebruiken voor hun proces, zodat er niets wordt gemist. 

Verbeterde projectzichtbaarheid en verantwoordelijkheid

• Het digitale team gebruikt Asana als een 'digitale agenda' waar ze alle digitale activeringen die in verschillende merken plaatsvinden kunnen bekijken, volgen en ondersteunen. Dit geeft ze een enkele, uitgebreide agenda die de individuele agenda van elk team verbindt in één, uniforme ruimte, zodat iedereen weet wat er wanneer gebeurt.

• Deze zichtbaarheid in elkaars werk stelt hen in staat om effectiever samen te werken, zonder dat er extra vergaderingen nodig zijn. Het resultaat is dat ze het bereik via alle kanalen kunnen maximaliseren en een consistentere en krachtigere consumentenervaring kunnen bieden die de digitale verkoop mogelijk maakt.

Meer aansprakelijkheid voor soepelere marketingworkflows

Voorheen was de workflow van het marketingteam gefragmenteerd, sterk afhankelijk van e-mails en checklists voor projectmanagement. Het was moeilijk om verantwoording af te leggen en een holistisch beeld te krijgen van plannen en vooruitgang, omdat iedereen zich op zijn individuele taken concentreerde.

Asana verving het onsamenhangende systeem door een verenigd, actiegericht platform. Nu kunnen ze allemaal op één plek werken om sociale media-activaties, influencer-cadeaus, campagnes en ervaringsgerichte marketing uit te voeren.

Een central source of truth

• Asana centraliseerde de communicatie over projecten, stroomlijnde het goedkeuringsproces en maakte werk zichtbaar dat eerder verloren was gegaan in de drukte.

• Het team kan de volledige omvang van het werk in realtime zien. Deze zichtbaarheid heeft de verwarring en inefficiëntie van het oude systeem geëlimineerd en sjablonen zorgen ervoor dat er elke keer een consistent proces wordt gevolgd met duidelijke doelstellingen en vervaldatums.

• Omdat ze op één plek kunnen communiceren, werken en alle details kunnen zien, kan het team gemakkelijk essentiële taken identificeren en prioriteren, waardoor de algehele efficiëntie en verantwoordelijkheid worden verhoogd.

Goed afgebakende IT-projecten beginnen met het verkrijgen van de juiste details, elke keer opnieuw

Voorheen zat het IT-team vast in een voortdurende feedbacklus. Het bedrijf groeide snel en zonder de juiste processen ontbrak essentiële informatie voor scope-aanvragen en liepen projecten vaak vast in de wachtrij.

Met Asana heeft het IT-team nu een gestructureerde aanpak om aanvragen te verzamelen, ze te prioriteren, deadlines toe te wijzen en de cirkel te sluiten. 

Gestroomlijnde aanvragen voor meer impactvolle workflows 

• Het IT-team had moeite om het werk effectief te organiseren en te prioriteren. Nu gebruiken ze een Asana-formulier voor IT-aanvragen, dat automatisch verandert in een taak met aangepaste velden om de informatie vast te leggen en te labelen. Een projectmanager beoordeelt en beoordeelt elk project, waarbij leiders aftekenen voordat ze in productie gaan, zodat er een duidelijke start- en einddatum voor elk project is.

• Door hun aangepaste velden samen te stellen om ervoor te zorgen dat ze vanaf het begin de exacte nodige informatie hebben, verminderden ze onnodig heen-en-weer met belanghebbenden om aanvragen te voltooien.

• Dit gestroomlijnde proces stelt het IT-team in staat om tot 40 projecten tegelijk te beheren.

Toegankelijkheid voltooien

• Senior leiders bevonden zich vaak in het duister over het werk dat hun teams aanvroegen, hoe het vorderde en de nodige details om het IT-team te helpen prioriteiten te stellen. Aanvraagtaken kunnen nu aan meerdere projecten worden toegevoegd, zodat iedereen - inclusief leidinggevenden - snel en eenvoudig toegang heeft tot statusupdates of relevante informatie.

• Met dit verbeterde inzicht in het proces kan het IT-team elke aanvraag zien, de informatie krijgen die ze nodig hebben om het nauwkeurig in te schatten en feedback van leidinggevenden ontvangen over wat ze moeten prioriteren op basis van bedrijfsbehoeften en beschikbare middelen. Nu hebben ze kortere actiegerichte vergaderingen voor een effectievere prioritering, eindigend met volledig afgebakende projecten.

Een oplossing die met het team meegroeit

KENDO groeit en ze hebben een oplossing nodig die met hen meegroeit. Daarom gebruiken ze Asana om processen te systematiseren, stappen te automatiseren en hun werk te stroomlijnen. Met enkele van de meest bekende en opwindende merken onder hun label, kunnen KENDO-teams zich nu richten op het stimuleren van klantenaankopen en het verhogen van de bedrijfsomzet met gerichte, goed gedefinieerde duidelijkheid in de hele organisatie.