Marketingactiviteiten van Gannett vergroot het aantal digitale abonnees met Asana

Hoogtepunten

Uitdaging

• Toen Gannett de campagneproductie in eigen beheer bracht van een extern bureau, kon het Marketing Operations-team in eerste instantie 50 tot 70 campagnes per maand verwerken in 200 markten.

• Hun doel was om operationele efficiëntie te vinden om het aantal campagnes met dezelfde middelen op te schalen.  Met informatie verspreid over apps, was het soms een uitdaging om tijdlijnen in te stellen, de voortgang van de campagne van begin tot eind bij te houden en te meten hoe middelen werden gebruikt.

Oplossing

• Marketing Operations bracht campagnewerk naar Asana. 

• In plaats van een mix van e-mails en softwareplatforms te gebruiken, gaf Asana hen een centrale plaats om samen te werken waar ze alle projecten in uitvoering konden zien.

Resultaat

• Verhoogde campagne-uitvoering tot 120-150 per maand via operationele efficiëntie — 2,4 keer de initiële capaciteit van 50-70 campagnes per maand.

• Bespaarde 389 werkdagen -1,5 jaar aan fulltime werk door de communicatie te centraliseren en stappen in Asana te automatiseren.

• Gebruikte Asana-rapporten om teamprestaties en individuele werkbelastingen te kwantificeren om automatiseringsmogelijkheden te identificeren en strategisch middelen te investeren.

Naadloos opschalen van campagneworkflows

Het Marketing Operations-team van Gannett beheert nu 120-150 campagnes per maand. Door de campagne-uitvoering in Asana te beheren, gaat het team sneller dankzij gestandaardiseerde beste praktijken, gestroomlijnde workflows en snelle toegang tot belangrijke campagnegegevens.

Stroomlijnen en uitvoeren van campagnes op schaal

Tegenwoordig is Asana het officiële platform dat het marketingteam van Gannett gebruikt voor end-to-end campagnebeheer.  Dit creëert een single source of truth voor al het campagnewerk, waardoor het team de workflows kan optimaliseren en samen sneller kan werken.  

Duidelijke processen houden het werk op schema

• Het Marketing Operations-team heeft beste praktijken gestandaardiseerd door sjablonen te maken voor hun meest uitgevoerde campagnes. Dit geeft hen vooraf doorgelichte workflows die ze met één klik kunnen starten. 

• Asana-projecten brengen afhankelijkheden in kaart, zodat de volgorde van het werk duidelijk is. Wanneer het team een sjabloon wil herhalen of een nieuw sjabloon wil maken, gebruiken ze Workflow Builder om te visualiseren hoe een project door fasen zal gaan.

Automatiseringen helpen marketeers sneller te bewegen

• Het team gebruikt formulieren om aanvraagmanagement te versnellen.

• Het team gebruikt ook regels om stappen zoals het routeren van aanvragen, het plannen van vervaldatums en het toewijzen van taken te automatiseren.

Verbeterde zichtbaarheid brengt belanghebbenden van de campagne op één lijn

• Belanghebbenden worden als medewerkers aan het Asana-project toegevoegd, waardoor ze inzicht krijgen in campagneplannen, -status en -discussies. Deze transparantie heeft ook de samenwerking tussen Marketing Operations en de rest van de organisatie versterkt.

• Om informatie over een campagne op één plaats te houden, voegt het Marketing Operations-team documenten toe aan taken in plaats van ze te e-mailen. Ze gebruiken ook de Asana voor Outlook-integratie om e-mails als reactie aan een taak toe te voegen, zodat gesprekken niet verloren gaan.

Het team houdt extra metagegevens bij over campagnes met aangepaste velden, bijvoorbeeld om aan te geven welk subteam verantwoordelijk is voor bepaalde taken.

Blokkers opsporen en campagnewerk op schema houden

Nu helpt gecentraliseerde informatie het Marketing Operations-team om uit te zoomen, te rapporteren over hun prestaties en kansen te ontdekken om productiever te zijn. Met alle gegevens in Asana kreeg het team inzicht in hoe ze werken en waar ze kunnen verbeteren - het stelde hen in staat om aanpassingen te maken die hun productiviteit meer dan verdubbelden.

Efficiënte rapportage helpt teams zich snel aan te passen

• Leiders en teamleden kunnen een algemeen overzicht van het werk zien met Asana-portfolio's, die campagnes op type groeperen, zoals kanaal. Binnen portfolio's beoordelen en communiceren marketeers de campagnestatus op maandelijkse en driemaandelijkse basis.

• Om het volume van campagneaanvragen te begrijpen, gebruikt het Marketing Operations-team rapportendashboards en een 'campagneaanvraag'-project, dat het aantal en het soort aanvragen toont dat van zakenpartners is ontvangen.

• Het team kan specifieke rapporten uitvoeren in alle campagnes met behulp van gegevens uit de aangepaste velden. 

Inzicht in de werkbelastingen van het team verbetert het middelenbeheer

• Met de werkbelastingfunctie van Asana kunnen leiders in realtime de teamcapaciteit en de werkbelasting van individuele teamgenoten zien.

• Dit betekent dat leiderschap nu individuele bandbreedte kan meten, zien waar teams middelen missen en zien waar projecten vastlopen — en vervolgens gefundeerde beslissingen nemen over waar te investeren in groei of een proces te automatiseren.

Vergroten van bereik, vergroten van verbindingen

Naarmate Gannett zijn digitale abonneesbestand uitbreidt en zijn printactiviteiten optimaliseert, zal het Marketing Operations-team campagnes in Asana blijven uitvoeren om ze dichter bij hun driemaandelijkse en jaarlijkse abonneedoelen te brengen. 

Wat gisteren in Asana is gebouwd, is nooit permanent, dus marketing kan doorgaan met het herhalen van processen en krachtige nieuwe manieren vinden om contact te maken met abonnees. Het bereik van Gannett is al ongeëvenaard. Door campagnewerk over te zetten naar Asana, zorgt Marketing Operations voor het voortdurende succes van Gannett's missie om gemeenschappen op lokale en nationale schaal te versterken.