Discovery Digital Studios produce migliaia di video ogni mese con Asana

Discovery Inc. è un gigante delle telecomunicazioni e proprietario di grandi reti di intrattenimento come TLC, Animal Planet e Food Network. Fondamentalmente, è un'azienda televisiva, ma mantiene un'enorme impronta digitale. Ogni mese, i team responsabili della creazione dei contenuti di Digital Studios realizzano migliaia di video per i social media e le app. Non solo si può guardare uno chef provetto preparare un soufflé in TV, ma si può anche seguire la lezione in diretta sul proprio iPad tramite l'applicazione Food Network Kitchen e porre domande mentre si cucina.

Mike Singer, Content Operations Director, aiuta i team di queste reti a concepire, produrre e distribuire questi video, spesso realizzando fino a sei versioni, ciascuna perfettamente formattata per il proprio sito web, Facebook, Instagram, YouTube e altre piattaforme.

Prima che Mike e Discovery Digital Studios adottassero Asana nel 2014, cercavano di tenere traccia della produzione di contenuti utilizzando fogli di calcolo e thread di email. Non esisteva un processo standard di produzione dei contenuti e l'organizzazione era tutt'altro che ottimale:

• I video non venivano sempre creati in tempo, i formati venivano dimenticati e alcuni non venivano utilizzati perché non erano stati condivisi internamente con le persone giuste.

• I resoconti trimestrali erano difficili perché nessuno poteva vedere quali contenuti erano stati prodotti e dove erano finiti.

• Le informazioni non circolavano tra team editoriali, produzione video, content marketing, PR e altri stakeholder, rimanendo spesso sepolte nelle email.

La mancanza di un processo definito non solo rallentava il team, ma occasionalmente comportava costi aggiuntivi. Per ripulire il backlog dei formati, dovevano assumere fino a sei appaltatori due volte l'anno.

Mike ha iniziato a cercare un nuovo strumento per gestire la produzione di contenuti; oggi, Discovery Digital Studios ha più di 400 stakeholder che collaborano su Asana.

Selezionare lo strumento giusto per mantenere il flusso dei video

Mike aveva bisogno di una piattaforma condivisa che offrisse una panoramica di tutti i contenuti in fase di sviluppo e che registrasse anche i dettagli dell'ultimo minuto del processo di produzione di ciascun video e lo stato. Era anche alla ricerca di notifiche automatiche che lo aiutassero a gestire i numerosi passaggi di consegne tra colleghi e team: con i fogli di calcolo era difficile sapere quando un'attività era stata completata e quella successiva era pronta per essere avviata.

I flussi di lavoro personalizzabili di Asana gli avrebbero permesso di definire processi per la gestione dei contenuti complessi, avrebbero fornito agli stakeholder una panoramica dei risultati del team facile da consultare e avrebbero consentito a ciascun collaboratore e ai team esterni di comunicare e restare informati.

Adottare Asana un team alla volta

Mike ha presentato per la prima volta Asana al team dei contenuti di Food Network, incoraggiando le persone a utilizzare la piattaforma per organizzare le proprie liste di cose da fare. Man mano che le persone si sono abituate a usarla quotidianamente, hanno iniziato a tenere traccia dei progetti di team collaborativi su Asana.

Mike ha sviluppato una formula ripetibile per aiutare i team ad adottare Asana, poi l'ha presentata agli altri team di Discovery Digital Studios, aiutandoli a valutare i propri flussi di lavoro e a sviluppare i progetti corrispondenti. Oggi, il team dei contenuti di ogni brand ha modelli di Asana per i propri flussi di lavoro esclusivi, con iterazioni per ogni tipo di contenuto e canale.

Come si fa la pasta sfoglia

I team dei contenuti ora gestiscono tutta la produzione video su Asana, anche durante l'emergenza COVID-19. Sono in grado di girare video dalle case delle persone, di rimanere organizzati e di mantenere lo stesso livello di produzione di prima. Discovery Digital Studios non è sola: secondo l'indagine Anatomia del lavoro: team da remoto, il 55% dei operatori della conoscenza che ha utilizzato un software di gestione del lavoro si è sentito ancora più produttivo quando lavorava da remoto rispetto a prima.

Ogni formato video è rappresentato da un progetto di Asana. Usano i modelli per avviare facilmente un progetto e per assicurarsi che nessuna attività venga dimenticata. I campi personalizzati indicano lo stato del progetto, mentre gli allegati e i commenti mantengono le discussioni e i documenti correlati direttamente nell'attività stessa, in modo che sia più veloce trovare le informazioni e portare a termine le attività.

Aggiungono le attività a più progetti in modo che tutti possano rimanere aggiornati e vedere tutte le iniziative a cui un'attività contribuisce. Ad esempio, un'attività "pubblica video" può essere inserita nel processo di produzione di un video specifico, ma può anche essere inserita nel progetto del calendario dei contenuti di Instagram. Quando l'attività viene aggiornata, commentata o completata, queste modifiche si riflettono in ogni progetto a cui l'attività è associata, mantenendo aggiornato il calendario dei contenuti.

I team addetti allo sviluppo dei contenuti di Discovery usano anche i portfolio per avere una visione d'insieme di un gruppo specifico di produzioni in corso. Ad esempio, possono creare un nuovo portfolio per monitorare un gruppo di lezioni di cucina per l'app Food Network Kitchen e supervisionare lo stato e le date di lancio delle campagne di contenuti collegati.

I team utilizzano anche le integrazioni per collegare Asana al resto dei loro strumenti. Con l'integrazione di Asana per Outlook, possono trasformare le email in attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo. Possono anche aggiungere un'email a un'attività come commento per non creare disordine nella posta in arrivo e salvare le informazioni importanti. Asana per Slack permette di vedere gli aggiornamenti relativi al progetto, aggiungere commenti e creare nuove attività senza uscire da Slack. Inoltre, grazie all'integrazione di Zapier, il team risparmia tempo automatizzando i processi.

Diversi team di Discovery Digital Studios ora collaborano meglio perché possono vedere le dipendenze. Ad esempio, c'è un team di ricette che sviluppa e prova i piatti prima di iniziare le riprese. In precedenza, il team di produzione video doveva assillare il team delle ricette per ottenere aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei lavori e pianificare le riprese. Ora, il team delle ricette monitora solo lo stato e i traguardi importanti su Asana e il team dei contenuti può vedere esattamente come stanno le cose senza chiedere.

Questa visibilità permette al team di prevedere precisamente quanto tempo richiederà il lavoro. Lo aiuta anche a individuare i ritardi e i punti critici di un progetto e a riprendere il controllo della situazione. L'intero team lavora in modo più efficiente perché tutto è centralizzato, semplificato e chiaro.

Anche i resoconti sono più semplici. Supponiamo che un team si stia preparando a rispondere a una richiesta di un brand che desidera un video dall'atmosfera "estiva". Il team dei contenuti può cercare facilmente in Asana tutti i video taggati con "estate" ed esaminare gli esempi precedenti. Essere organizzati consente di ottenere più lavoro.

Stesso team, più video

Essere organizzati consente inoltre di risparmiare denaro, perché non c'è più bisogno di assumere appaltatori per effettuare i grandi lavori di pulizia. I contenuti vengono ripuliti su Asana man mano che vengono creati. Discovery Digital Studios può reindirizzare il budget e l'energia nella creazione di valore tramite le sue app dirette al consumatore, i nuovi contenuti sullo stile di vita e, si spera, altri video sui soufflé.