Qu’est-ce qu’un jalon de projet ? Définition et outils

En tant que chef de projet, incorporer des jalons dans votre planification est essentiel pour suivre efficacement l'avancement et structurer les phases clés. Votre projet actuel, bien qu'élaboré avec des objectifs précis, des tâches, des responsabilités et des délais, pourrait négliger ces repères essentiels.

Les jalons ne se contentent pas de simplifier la gestion, ils offrent également une visibilité claire à toutes les parties prenantes, garantissant que chaque étape contribue à la réussite globale du projet. Explorons l'impact transformateur des jalons sur la gestion de votre projet.

C'est quoi un jalon dans un projet ?

Les jalons, appelés aussi milestones, marquent des points spécifiques sur la chronologie d’un projet. Il s’agit de points de contrôle qui indiquent l’achèvement d’activités ou de groupes d’activités, ou le lancement de nouvelles phases ou activités. Les jalons se différencient des autres éléments de la chronologie en ce qu’ils ne prennent pas de temps à compléter. On peut les voir comme des panneaux qui nous guident sur la bonne voie.

En quoi les jalons de projet sont-ils importants ?

Les jalons sont par définition des outils puissants qui attestent de l’avancement de votre projet. Ils sont un facteur de motivation et permettent de maintenir votre équipe sur la même longueur d’onde, chacun étant en mesure de visualiser la progression et d’identifier les priorités. Ils vous aident également à surveiller les échéances, ainsi qu’à repérer les dates importantes et les points de blocage potentiels de votre projet. Si vous effaciez les tâches de votre chronologie pour ne garder que les milestones, ces derniers feraient toujours office de ligne directrice indiquant les étapes ou phases clés du projet.

Difficile de ne pas se perdre entre les jalons et autres éléments de la gestion de projet ! Revoyons ensemble leurs différences.

Jalons et objectifs

Les objectifs représentent ce que vous souhaitez réaliser à terme. Quant aux jalons, ils indiquent le travail accompli. On pourrait les voir comme les barreaux d’une échelle menant vers un objectif.

Un exemple : une équipe marketing travaille sur une opération de renouvellement d’image à l’échelle de l’entreprise, un projet conséquent comportant de nombreuses variables. L’équipe peut se fixer pour objectif de terminer pour la fin du troisième trimestre, puis placer des milestones tout au long du projet pour indiquer les décisions clés ou les activités terminées : couleurs sélectionnées, modèles de conception créés, plan de lancement approuvé, etc.

Jalons et phases du projet

Les jalons coïncident souvent avec le début ou l’achèvement de phases du projet (comme le lancement, la planification, la réalisation et la clôture). Une phase de projet peut prendre des semaines ou des mois à se terminer, avec de multiples tâches et membres de l’équipe impliqués. Un milestone est une sorte de coche qui marque à l’instant T un point de passage important et dont il faut rendre compte.

Un exemple : pour un projet de renouvellement d’image, la phase initiale comprend de nombreuses tâches telles que la mise en place de groupes de discussions pour rassembler les nouvelles idées au sujet de la marque et des sessions de brainstorming créatif. Un jalon posé à la fin de la phase initiale permet de la valider et d’indiquer que l’équipe est prête à passer à la phase de planification.

Quelle est la différence entre un jalon et un livrable?

Un livrable est un produit ou un résultat, tandis qu’un jalon définit un instant donné dans la chronologie. Les livrables constituent parfois la preuve qu’un jalon a été franchi.

Un exemple : les livrables du projet de renouvellement d’image peuvent comprendre la mise à jour du document PDF de la charte graphique et les fichiers de logos associés. L’achèvement de ces tâches méritant d’être souligné (voire célébré !), le responsable marketing peut ajouter un milestone marquant cette réalisation.

Jalons et tâches

Les tâches sont les éléments de base de votre projet et il faut du temps pour les accomplir. À l’inverse, les jalons ne se franchissent pas dans la durée. Ils ressemblent davantage à des lignes virtuelles tracées pour indiquer qu’un groupe de tâches a été accompli.

Un exemple : un projet de renouvellement d’image comporte de nombreuses tâches. Certaines d’entre elles sont petites tandis que d’autres sont plus importantes, comme la création de logos, l’ouverture de comptes sur les réseaux sociaux et la rédaction de communiqués de presse. Un jalon peut marquer l’achèvement d’un groupe de tâches connexes.

Pourquoi poser des jalons à vos projets?

Vous pouvez poser des jalons à tout type de plan de projet afin d’en fluidifier le déroulement. Ils peuvent s’avérer particulièrement utiles lors de la planification, car ils doivent être associés aux bonnes tâches et phases. La mise en place des jalons vous aide ainsi à vous concentrer sur les dates à cibler et à ajuster le plan du projet en fonction des besoins.

Les jalons sont aussi l’occasion de se divertir ! Planifiez par exemple des célébrations lorsque les jalons importants d’un projet sont franchis. Ce type de reconnaissance est excellent pour le moral et renforce l’implication de l’équipe.

Vous pouvez ajouter des jalons à n’importe quelle étape du projet, alors n’attendez pas votre prochain lancement pour vous y mettre ! De plus, si vous disposez de projets récurrents, vous pouvez insérer des jalons dans vos modèles dès à présent afin que tout soit prêt par la suite.

Créer un planning des jalons de projet

Il faut considérer les jalons de projet comme des indicateurs représentant un instant donné plutôt que comme des objectifs, livrables ou tâches. La création de jalons en gestion de projet a donc pour but d’indiquer les principaux points de contrôle. Jetez un œil à la chronologie du projet et identifiez les étapes clés ou tout moment important.

À titre d’exemple, imaginons que vous planifiez le lancement d’un produit. Vous souhaiterez alors probablement ajouter un nouveau jalon pour marquer la finalisation du message de lancement, le lancement de la page Web dédiée au produit et, bien évidemment, le lancement du produit en lui-même.

Combien de jalons un projet doit-il contenir ?

Il n’y a pas vraiment de règles précises en la matière. Alors que certains projets ne comprendront que deux ou trois jalons, d’autres en auront une douzaine. Ce nombre importe peu en soi. Ce qui compte réellement, c’est de définir des milestones pour les événements importants qui marqueront l’avancement de votre projet. Gardez à l’esprit que les jalons représentent un instant donné dans la chronologie. Les tâches à accomplir pour franchir ces jalons devront quant à elles figurer à un autre endroit du projet.

Comment ajouter des échéances aux jalons en gestion de projet?

Étant donné que les milestones représentent des instants dans la chronologie et qu’ils ne sont pas conçus pour suivre les processus nécessaires à leur franchissement, il importe de définir des échéances qui correspondent au lancement d’une initiative. Par exemple, si vous planifiez un événement en ligne, vous devez créer un jalon pour le jour où se tient l’événement et non pour le travail préparatoire à accomplir en amont. Les jalons soulignent les moments importants d’un projet.

Exemples de jalons

Un jalon de projet marque un moment important dans le temps. Vous pouvez utiliser des jalons dans vos projets pour représenter des événements tels que la réception de livrables clés, le lancement du projet, l’approbation du plan final, le recueil des exigences, l’approbation de la conception, la fin d’une phase du projet, et bien plus encore.

Voyons en quatre exemples comment les jalons peuvent s’appliquer à votre équipe.

1. Identifier les tâches critiques : les tâches qui doivent être accomplies à un moment précis sous peine de bloquer le projet, comme l’approbation d’un concept créatif pour une campagne marketing.

2. Souligner la fin d’une étape ou d’une phase : la fin d’une phase ou d’une étape majeure dans le travail, par exemple le regroupement des demandes de budget de tous les services pour la planification au niveau de l’entreprise.

3. Mettre en avant un événement ou un livrable majeur : un événement ou livrable majeur, tel que l’achèvement de la construction des nouveaux bureaux que votre entreprise prévoit d’ouvrir afin de pouvoir commencer à y installer le personnel.

4. Mettre l’accent sur les objectifs et résultats clés : les objectifs et résultats clés (OKR) des projets, par exemple la réalisation de l’objectif trimestriel de revenus pour un produit récemment mis sur le marché.

Comment effectuer le suivi des jalons?

La mise en place de jalons en gestion de projet est un bon début, mais vous n’en récolterez tous les fruits qu’avec un suivi et un reporting adéquats. Les jalons sont d’excellents outils pour rendre compte de l’activité et communiquer auprès des parties prenantes qui ne souhaitent pas ou n’ont pas besoin de mises à jour détaillées au niveau de chaque tâche. Ces grandes lignes vous aident à repérer instantanément quelles phases sont terminées, si le projet est sur la bonne voie pour franchir les jalons à venir et si vous vous rapprochez de l’objectif. Vous pouvez à tout moment rentrer dans les détails en examinant les tâches liées à vos jalons. C’est un bon moyen d’identifier les acteurs de votre réussite ou les obstacles qui se sont mis en travers de votre route. Utiliser un diagramme de Gantt est très pratique pour visualiser rapidement les jalons de votre projet.

Suivre les jalons permet de bien cerner le travail le plus important et le véritable statut des projets, tout en vous donnant les cartes en main pour partager la progression du projet avec assurance. Veillez à ce que votre outil de gestion de projet comprenne des mises à jour de statut qui permettent un suivi des jalons. Vous pourrez ainsi tenir informés les membres de votre équipe et toute autre partie prenante quant aux accomplissements passés et aux futures étapes.

Conseil de pro : que faire lorsque vous ne franchissez pas vos jalons à temps ?

Parfois, votre équipe ne respectera pas l’échéance d’un jalon. Cela fait partie des aléas du travail. Toutefois, selon l’importance de ce jalon, les conséquences peuvent être lourdes et entraîner le report d’une initiative ou d’un lancement.

Si vous passez à côté d’une échéance, prenez un peu de recul et réunissez votre équipe pour réfléchir à ce qui en est la cause. Votre jalon était peut-être incorrectement planifié, ou simplement trop ambitieux. Jetez un œil aux tâches et livrables qui s’y rapportaient : un de ces éléments a-t-il connu un retard ? Bien souvent, tant de variables rendent difficile de savoir ce qui se passe à tout instant. Pour éviter que cette mésaventure ne se reproduise, il vous faut un outil de gestion de projet à composante visuelle, lequel vous permettra de consulter vos projets sous forme de chronologies, calendriers ou tableaux Kanban.

Jalons de projet : les pièges à éviter

Définir des jalons tient plus du domaine de l’art que de la science. Il n’existe pas de vérité absolue en la matière. Cela étant, vous trouverez ci-dessous quelques erreurs parmi les plus communément commises au moment de définir ses premiers jalons :

• Définir un trop grand nombre de jalons : le nombre de jalons dont vous avez besoin est fonction de la taille et de la portée de votre initiative. Évitez de créer des jalons pour le simple plaisir d’en créer. Concentrez-vous plutôt sur les tâches clés à accomplir par votre équipe pour assurer l’avancement du projet.

• Utiliser des jalons comme des tâches : les jalons doivent représenter un instant donné dans la chronologie. Les tâches vous sont quant à elles utiles pour assurer un suivi du travail à accomplir pour y parvenir. Les jalons vous serviront alors à représenter le moment où un ensemble de tâches doivent être terminées.

Isoler vos jalons du reste du travail : la meilleure façon de respecter vos échéances et de mener à bien votre projet consiste à gérer l’ensemble du travail en un seul et même endroit. Veillez bien à ce que votre outil de gestion de projet vous donne la possibilité de gérer les tâches, de définir des jalons et de visualiser la progression du projet au même endroit.

Lancez-vous et planifiez vos jalons

Vous savez désormais à quoi correspondent les jalons de projet et savez tout de leur impact positif sur la planification, l’exécution et la communication des mises à jour. Encore un instrument supplémentaire dans votre boîte à outils de gestion de projet dont vous êtes certains de tirer de nombreux avantages : quand on commence à planifier à l’aide de jalons, on ne peut plus s’en passer !

Prêts à utiliser des jalons dans votre planification ? Il vous faudra tout d’abord faire appel à l’outil de gestion du travail adéquat. Découvrez Asana, l’un des leaders du marché et le meilleur outil de gestion du travail disponible pour votre équipe.