Dérive des objectifs : 7 causes courantes et comment les éviter

Imaginons le scénario suivant : vous travaillez d’arrache-pied sur votre projet et ses livrables, quand vous recevez une demande d’un participant issu d’un autre service, qui souhaiterait produire un livrable supplémentaire. Ce n’était pas vraiment prévu à la base, mais sa demande étant assez facile à mettre en œuvre, vous acceptez. Quelques jours plus tard, vous recevez un nouvel e-mail. Subitement, le projet n’est plus dans les délais : il est retardé et voué à l’échec.

Cette situation est l’exemple même d’un problème auquel tous font face, y compris les meilleurs : la dérive des objectifs. Dans cet article, nous allons tout vous expliquer sur les causes de ce problème et vous donner des pistes pour y remédier.

Qu’est-ce que la dérive des objectifs en gestion de projet ?

En gestion de projet, la portée d’un projet a pour but de décrire ses exigences et ses livrables. Cette portée est généralement définie au début du processus de planification, au sein de votre plan de projet, feuille de route ou brief. La dérive des objectifs survient lorsque les tâches et livrables dépassent la portée prédéterminée pour le projet.

Pourquoi établir la portée de votre projet ?

Lorsque vous établissez un plan de gestion de la portée, il se crée un accord commun entre les participants du projet et vous (le chef de projet). Dans le cas contraire, vous pourriez faire face à des problèmes de coordination et des malentendus. Sans une portée de projet bien définie, vous aurez du mal à déterminer précisément ce qui est inclus ou non dans les livrables et à en avoir le contrôle préalable.

Parfois, sortir du cadre du projet n’aura pas grandes conséquences : produire un ou deux livrables de plus devrait légèrement peser sur le projet, sans l’altérer outre mesure. Toutefois, lorsque la dérive prend de trop grandes proportions, elle peut compromettre la réussite du projet en vous détournant de vos objectifs. En effet, le temps que vous passez sur ces tâches et livrables supplémentaires viendra amputer celui consacré aux objectifs officiels du projet, et pourrait même entraîner une surcharge de travail, voire un burnout.

Comment identifier la portée d’un projet ?

Pour empêcher la dérive des objectifs, il importe en premier lieu de définir clairement la portée de votre projet. Heureusement, ce processus est moins complexe qu’il n’y paraît. Il s’agit majoritairement de coucher par écrit les paramètres établis au préalable dans d’autres documents de projet, par exemple votre brief.

Pour identifier et établir la portée de votre projet, suivez ces cinq étapes :

1. Commencez par déterminer le « pourquoi » : pour quelles raisons votre équipe travaille-t-elle sur ce projet ? Qu’espérez-vous accomplir ? Déterminer l’ampleur et l’étendue de ce que vous comptez réaliser vous aidera à définir la portée du projet.

2. Insérez-y vos objectifs de projet : il existe un lien étroit entre objectifs et portée d’un projet. Vos objectifs définissent ce à quoi vise le projet, tout en s’inscrivant dans le cadre de sa portée.

3. Rédigez votre portée de projet : n’oubliez pas que vous pouvez rester relativement concis. La portée sert uniquement à indiquer clairement les livrables et à faire le lien avec les objectifs du projet. N’hésitez pas à utiliser des listes à puces.

4. Étudiez votre portée de projet : vous devez remporter l’adhésion des différentes parties prenantes et vous assurer que tous s’entendent sur les livrables, objectifs et la portée du projet.

5. Faites des ajustements le cas échéant : si vous n’étiez pas en parfait accord à l’étape quatre, prenez le temps de réécrire votre portée de projet. Avant de la finaliser, présentez de nouveau le document pour examen aux parties prenantes et remportez leur adhésion.

7 causes courantes de la dérive des objectifs

Qui aimerait voir son projet échouer ou perdre de vue ses objectifs initiaux ? Personne, évidemment ! Nous allons donc vous indiquer les causes courantes qui se cachent derrière la dérive des objectifs et vous donner les outils pour y remédier.

1. Portée du projet non définie

Une cause somme toute assez évidente, mais que nous tenions tout de même à rappeler : si vous n’avez pas défini la portée de votre projet, impossible de vous coordonner et de la communiquer à toutes les personnes impliquées. En outre, si vous collaborez avec une équipe extérieure ou une agence, vous n’aurez aucun document ou énoncé des travaux (EDT) auquel vous référer dans le cas où les parties prenantes souhaiteraient ajouter de nouveaux éléments au projet.

Prenez bien soin de créer et définir la portée du projet dès le départ, et pensez à l’intégrer au plan ou à d’autres documents initiaux. Ainsi, vous aurez inscrit les bases de référence dans vos premiers documents de projet.

2. Problèmes de communication

Une fois la portée du projet définie, vous devez également la partager. Si vous ne diffusez pas le document efficacement (en début de projet), certains participants pourraient ne pas en être informés. Vous aurez certes pris le temps de définir la portée de votre projet, mais cela ne vous empêchera pas de souffrir de problèmes de coordination. Si tous ne sont pas au courant de son existence, le projet pourrait même être un échec.

Pensez à inclure la portée du projet dans tous les documents initiaux, notamment le plan et le brief de projet. Chacun aura ainsi accès à la déclaration de portée du projet, ce qui permettra de résoudre d’éventuels problèmes de coordination avant même son commencement.

3. Manque de clarté des objectifs de projet

Au final, si vous travaillez sur ce projet, c’est que vous cherchez à produire un résultat particulier : ces réussites ou ressources sont vos objectifs.

Lorsque les objectifs de projet sont suffisamment clairs, votre équipe peut aisément déterminer quelles sont les tâches qui contribuent (ou non) à sa réussite finale. Vous pouvez donc concentrer vos efforts et vos forces pour travailler de façon productive sur les activités hautement prioritaires. À l’inverse, lorsque les objectifs manquent de clarté, les membres d’équipe ont du mal à savoir sur quoi travailler en priorité. Ils pourraient bien finir par s’intéresser à des tâches qui ne contribuent pas à ces objectifs.

Exemple d’objectif de projet trop flou : améliorer le blog de l’entreprise en y ajoutant des histoires qui plaisent à nos lecteurs.

Exemple d’objectif de projet suffisamment clair : au cours du T1, concevoir cinq types de blogs différents, incluant notamment (sans s’y restreindre) des témoignages clients, astuces, nouvelles fonctionnalités produit, mises en vedette de l’équipe et leadership éclairé. Surveiller étroitement l’engagement pour chacun de ces nouveaux blogs de façon à déterminer les trois meilleures catégories à alimenter au cours des prochains trimestres.

4. Objectifs de projet irréalistes

Imaginons maintenant que vos objectifs de projet soient bien clairs, mais qu’ils ne soient pas concrètement atteignables par votre équipe dans les délais impartis (et dans le cadre de la portée du projet) : inévitablement, votre projet sera au choix un échec ou victime d’une dérive des objectifs.

Faites bien attention à ce que vos objectifs soient réalisables dans les délais et avec les ressources dont dispose votre équipe. Comparez vos objectifs de projet à la portée et au calendrier de celui-ci pour vous assurer que la réalisation du projet sera une réussite. Si vos objectifs ne coïncident pas avec la portée dès le départ, il vous sera quasiment impossible de gérer les dérives.

5. Trop de participants

Difficile de gérer un projet lorsque tout le monde essaie de prendre les commandes ! Il vous faut absolument définir le propriétaire du projet (le chef de projet) de façon claire pour éviter toute confusion dans votre travail et donc également au niveau de la portée.

Le projet impliquera certainement de nombreux participants et collaborateurs, mais vous devrez vous assurer que chaque équipe dispose de son propre chef d’équipe, qui sera directement chargé de faire avancer le travail. Pour définir d’autres rôles de projet, vous pouvez créer une matrice RACI. L’acronyme RACI correspond aux quatre rôles de la gestion de projet :

• Responsable : la personne qui est à la tête du projet et prendra la majorité des décisions sur le terrain.

• Approbateur : il est parfois nécessaire d’obtenir l’approbation d’un participant ou groupe de participants. Vos approbateurs peuvent décider du budget, des objectifs ou du ton, pour ne citer que quelques exemples.

• Consulté : les participants dont vous pourriez avoir besoin d’obtenir l’avis, des perspectives ou de simples conseils. Bien que les rôles de responsable et d’approbateur aient le dernier mot, le rôle du consulté est généralement attribué à un expert du domaine en question.

• Informé : toutes les personnes qui doivent être informées au sujet du projet. Le rôle de l’informé peut par exemple inclure votre équipe projet, les participants interfonctionnels ou l’équipe de direction.

6. Processus de conduite du changement inefficace

Même après avoir clairement défini les rôles des uns et des autres, il vous faudra mettre en place un processus de conduite du changement. Ce dernier a pour but de modifier un élément important ou essentiel au sein d’un projet, notamment sa portée. Plutôt que de laisser les différents participants apporter des modifications eux-mêmes, la conduite du changement introduit une série de règles et restrictions pour les guider au cours des évolutions du projet. En général, elle inclut un processus qui permet aux membres d’équipe ou participants d’envoyer des demandes de modification. Cette étape supplémentaire consiste à faire examiner ces demandes par le chef de projet et d’autres parties prenantes clés du projet, qui décideront si ces changements seront appliqués, refusés ou reportés.

Le processus de conduite du changement est essentiel, dans la mesure où il vous permet de reprendre le contrôle sur votre projet, tout en étant suffisamment flexible pour ajouter de nouvelles demandes en cas d’absolue nécessité. Ce type de processus entraînera certes des changements dans les détails du projet, mais toujours pour une bonne cause.

7. Retours clients de dernière minute

Les avis clients sont un élément pivot pour toutes les activités en rapport direct avec le client, par exemple les nouveaux produits ou campagnes marketing. Vous avez tout intérêt à gérer le feedback client de façon proactive, sans quoi une prise en compte tardive de leurs commentaires pourrait totalement bouleverser la volonté derrière votre projet, sa portée, son calendrier et ses objectifs. Vous pourriez par exemple devoir changer de cap sur vos activités en cours ou tout recommencer depuis le début, avec de nouvelles fonctionnalités et exigences.

Vos clients sont humains, et vous aussi. Les changements de dernière minute ne sont donc jamais exclus et malheureusement, vous n’avez que peu de marge de manœuvre sur ce point. Il arrive parfois qu’il soit nécessaire de modifier certains éléments clés de votre projet, sans que vous ne puissiez y faire grand-chose.

Le mieux pour limiter les risques reste encore d’obtenir le maximum de retours clients, le plus tôt possible. Entraînez-vous à recueillir le feedback utilisateur régulièrement et à agir de façon proactive pour rassembler les commentaires clients. Pour découvrir d’autres astuces, faites appel à notre modèle de recherche utilisateur (gratuit).

Comment gérer et empêcher la dérive des objectifs ?

Admettons que vous ayez lancé un projet et qu’une possible dérive des objectifs vous préoccupe… Que faire ?

Si vous avez l’impression de dériver de vos objectifs, il y a plusieurs actions à entreprendre :

1. Référez-vous à la portée du projet : si les participants au projet cherchent à produire de nouveaux livrables, référez-vous à la portée et rappelez-leur ce qu’elle inclut (ou non). Toute l’équipe du projet devrait ainsi de nouveau se recentrer sur les exigences de ce dernier.

2. Si la méthode précédente est un échec, faites appel à un processus de conduite du changement. Les demandes de changement devront alors passer par le processus que vous aurez mis en place. Il vous suffira ensuite d’examiner ces changements aux côtés des participants au projet et de décider s’il est utile ou non de modifier la portée pour y intégrer cette demande.

3. Si les changements de portée sont acceptés, envisagez de retirer un autre livrable de votre liste des priorités. Y a-t-il un élément à décaler ou retirer du projet pour faire de la place à ce nouveau travail ?

4. Si aucun des éléments prévus à l’heure actuelle ne peut être retiré des priorités, examinez vos ressources de projet. Parcourez votre plan de gestion des ressources à la recherche de ressources utilisables pour atteindre vos objectifs.

Dans cette optique, pour une portée, des objectifs et un plan de projet durablement lisibles, faites appel à un outil de gestion du travail comme Asana. Avec Asana, vous pouvez gérer la totalité de votre processus et le partager avec toute votre équipe projet, pour que tous soient sur la même longueur d’onde.

Finies les dérives d’objectifs !

Certains auront beau dire que la dérive des objectifs est chose courante, elle n’en est pas pour autant une fatalité. Lorsque la portée du projet est claire, que vous disposez d’un plan accessible et lisible, ainsi que d’une solution de gestion du travail simple d’utilisation, il vous est parfaitement possible d’atteindre vos objectifs de projet sans dévier du cadre initial.

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