Young Survival Coalition crée du contenu, établit des liens et rassemble les communautés pour combattre le cancer du sein avec Asana

Lorsque les jeunes adultes s’entendent dire qu’ils sont atteints d’un cancer du sein, ils se tournent souvent vers Internet et les réseaux sociaux pour y trouver des ressources, du soutien et mieux comprendre ce qui se cache derrière ce que l’on vient de leur annoncer. Au cours de leurs recherches, beaucoup tombent sur Young Survival Coalition (YSC), qui renforce la communauté et améliore la qualité de vie des jeunes adultes touchés par le cancer du sein. Fondé en 1998 par trois femmes âgées de moins de 35 ans au moment de leur diagnostic, YSC est désormais l’organisme de référence pour les jeunes adultes confrontés à cette tumeur maligne.

YSC fait preuve d’un engagement de tous les instants auprès de ses membres, et l’équipe marketing et communication est en première ligne. Elle supervise la promotion et la production de l’ensemble du contenu, des événements, des e-mails, des réseaux sociaux et du site Web de l’organisation. Comme l’explique Mary Atwater, directrice des médias numériques de YSC, les membres sont à la recherche de ressources utiles. La priorité absolue de l’équipe est donc de s’assurer que le site Web et le blog sont à jour, et présentent des informations pertinentes.

En gérant notre contenu et nos calendriers de réseaux sociaux sur Asana, nous avons augmenté le nombre de visites sur notre blog de 190 % et le nombre de vues sur les réseaux sociaux de 175 %.”

Entre un grand volume de travail, l’impossibilité pour les services de suivre facilement l’avancement des projets, et des effectifs restreints travaillant sur des échéances et priorités qui se chevauchent, l’équipe avait bien du mal à tout suivre. C’est ainsi qu’en 2018, YSC a décidé d’embaucher Steph Poland au poste d’assistante des opérations marketing, pour aider l’équipe à planifier, coordonner et gérer le travail.

Après l’arrivée de Steph et de celle d’un nouveau directeur associé, l’équipe marketing et communication a analysé l’ensemble de ses processus. Le constat était clair : l’abondance des demandes de travail provenant de différents services complexifiait la collaboration au sein de l’équipe, les communications avec les autres services au sujet de l’état d’avancement des projets et le respect des délais nécessaires pour fournir un travail de qualité. Les membres de l’équipe devaient trouver ensemble une solution pour garantir la transparence des processus, diminuer le niveau de stress et livrer le meilleur travail possible.

Le processus de sélection

L’identification des besoins prioritaires de l’équipe a été l’une des premières mesures adoptées. Avec autant de projets différents à gérer en même temps, l’équipe souhaitait pouvoir :

• Centraliser les demandes entrantes pour éviter qu’elles ne s’égarent.

• Visualiser l’ensemble du travail en cours de l’équipe pour hiérarchiser plus facilement les tâches.

• Planifier les projets de A à Z à l’aide d’un outil spécifique permettant de définir clairement des responsabilités et échéances pour ne rater aucune étape clé.

Plusieurs services utilisaient déjà Asana et connaissaient bien l’outil, mais n’avaient pas intégré la totalité de leurs projets Asana au sein d’un espace de travail commun. Steph s’est alors penchée sur la question et a assisté à un événement Asana Together, pendant lequel elle a entendu parler de la remise pour les organisations à but non lucratif. Convaincue que les fonctionnalités d’Asana répondaient aux besoins de l’équipe, et avec l’avantage supplémentaire offert par la remise, la direction de YSC était sûre qu’Asana pourrait aider l’organisation à centraliser ses activités, gagner en transparence et permettre à toutes les équipes de se concentrer sur leur mission la plus importante : apporter leur soutien aux membres.

L’équipe marketing et communication utilisant déjà Asana, Steph s’est efforcée d’aider les membres des autres services à s’y familiariser par la pratique, en y intégrant leurs processus. Elle a commencé par dispenser des formations de prise en main d’Asana à la direction et aux membres de chaque service pour leur faire comprendre comment en utiliser les fonctionnalités clés et structurer leur travail. Steph a ensuite mis en place des projets et processus Asana pour toutes les activités, des demandes à la planification des programmes spéciaux. Chacun pouvait suivre le rythme facilement et se familiariser avec l’outil.

Établir des liens authentiques avec les membres en travaillant plus efficacement

Aujourd’hui, l’équipe marketing et communication et tous les autres membres de YSC utilisent Asana pour gérer l’ensemble de leurs activités, de la planification des lancements Web pour le Sommet et le Tour de Pink à la gestion du contenu et des programmes de marketing de marque. Suivre le travail sur Asana leur permet de se concentrer sur la production de ressources de qualité à destination des jeunes adultes touchés par le cancer du sein, au lieu de se contenter de simples publications. En outre, leurs processus sont rationalisés et l’équipe a désormais le temps de produire encore plus de contenu. Asana a permis à l’équipe de gagner en efficacité et de renforcer son engagement auprès de ses membres de trois manières :

Gains de temps et augmentation des inscriptions au Sommet

Grâce à Asana, YSC a revu la planification de son événement le plus important, le Sommet YSC. Adieu les nombreuses feuilles de calcul et autres tâches manuelles : l’organisation utilise désormais des modèles de projet. Résultat, elle est parvenue à réduire le temps nécessaire à la planification du lancement Web et à la promotion, passant de 30-40 heures à 10-15 heures. YSC a également amélioré son processus de révision recourant aux dépendances et sous-tâches pour veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Ces gains d’efficacité ont permis à l’équipe marketing et communication de consacrer plus de temps au Sommet 2020 pour faire le buzz. Elle a aussi réussi à doubler le nombre d’inscriptions Save My Spot.

Avec Asana, nous avons réduit de 80 % le temps nécessaire à la planification du lancement du Sommet.”

Plus de précision et des responsabilités claires pour lancer le Tour de Pink à temps

Tour de Pink est une course cycliste caritative sur plusieurs jours, et il s’agit sans doute du projet le plus complexe de YSC. De l’inscription à la gestion d’équipe, en passant par les fiches de formation et une application dédiée, le succès du Tour de Pink repose sur plusieurs services, cas de figure et intégrations. En utilisant Asana pour planifier cet événement et en veillant à ce que chacun remplisse son rôle et tienne ses délais, l’équipe a réduit le nombre de révisions envoyées à son prestataire Web. Le résultat est là : 50 % de lancements supplémentaires effectués dans les temps.

Proposer un contenu de plus grande qualité pour soutenir un plus grand nombre de membres

Avec une chronologie de projet plus claire pour le Sommet YSC et le Tour de Pink, c’est l’ensemble de l’équipe qui a gagné du temps, réinvesti dans l’élaboration d’un contenu de qualité à publier sur le blog. Depuis le déploiement d’Asana, la production de contenu pour le blog de YSC a augmenté de 50 % et celle pour les réseaux sociaux de 45 %. Résultat, le blog a enregistré une hausse stupéfiante du nombre de lecteurs de 190 %, et le nombre de vues sur les réseaux sociaux a augmenté de 175 %.

Plus de transparence et de temps à consacrer au soutien des membres ont permis à l’équipe marketing et communication de YSC d’améliorer considérablement ses échanges avec sa communauté. Maintenant que la gestion du travail est réalisée sur Asana, l’équipe peut concentrer ses efforts sur le soutien et la production des ressources nécessaires aux personnes touchées par le cancer pour traverser l’une des expériences les plus difficiles de leur vie.