Asana, colonne vertébrale de la collaboration des équipes Morning

Passer une bonne journée de travail, ce n’est pas donné à tous. Chez Morning, spécialiste des espaces de travail et de coworking à Paris, le bien-être n’est pas une option. Et cela ne se limite pas aux solutions proposées à leurs clients !

Là où ce sont souvent les cordonniers les plus mal chaussés, chez Morning, accompagner les équipes dans leur épanouissement professionnel fait partie intégrante de la culture d’entreprise.

Cet accompagnement passe bien entendu par un management agile et bienveillant qui vise à encourager l'autonomie et la responsabilisation des salariés, mais également via la mise à disposition d'outils adaptés à leurs besoins, leur permettant de gagner en efficacité et en confort de travail. Pour en savoir plus sur les clés du bien-être au travail chez Morning, nous avons rencontré Tania Boros, responsable des opérations chez Morning, dont le rôle est essentiellement de coordonner les équipes de managers d’espaces.

Pour être clair, ce sont les personnes qui, au sein de l’entreprise, vont manager l’ensemble des éléments propres à la gestion des espaces de travail Morning (bâtiment, commercialisation, administration gestion courante et maintenance, animation du lieu et création de synergies entre ses résidents).

Tania recrute, mais pas que ! Elle accompagne les équipes au quotidien et les aide à s’approprier ce métier ; tout en encourageant le développement des compétences individuelles via la prise en main de projets transverses, utiles à toute l’équipe.

Et quand on lui demande ce qui, in fine, représente l’indicateur de qualité phare de son travail, Tania nous répond sans hésiter : le bien-être des salariés. On valide !

Mon but, c’est que les équipes trouvent leur place dans l’organisation en bénéficiant d’un accompagnement solide et des meilleurs outils à disposition pour que le travail soit bien fait, tout en garantissant leur bien-être.”

La formation, clé de voûte de toute gestion d’équipe

Depuis 2015, les équipes Morning utilisent Asana dans leurs tâches quotidiennes. En 2021, avec le contexte particulier de crise sanitaire que l’on connaît, l’entreprise en a profité pour former l’ensemble de ses équipes aux outils Asana.

Que l’on ne s’y trompe pas ! Cette remise à niveau n’était pas seulement destinée aux néophytes ou jeunes recrues qui découvraient l’outil, mais bien à toutes les équipes, dont celles qui utilisaient et maîtrisaient déjà très bien les fonctionnalités générales d’Asana.

L’objectif ? Proposer des conventions communes aux équipes, un langage commun permettant de mieux communiquer entre elles, là où chaque team disposait de sa propre façon de faire jusqu’à présent.

Le projet de formation s’est ouvert en septembre 2020 et s’est terminé au premier trimestre 2021. A l’échelle d’une entreprise de 140 personnes, vous imaginez le travail ! Pour autant, la mission est plus que réussie puisqu’aujourd’hui, toutes les équipes Morning utilisent Asana au quotidien, devenant un outil complètement indispensable en interne.

Former, c’est bien. Capitaliser sur ses acquis, c’est encore mieux !

Implication, engagement, intérêt pour l’outil… Tous les ingrédients sont là pour définir le succès de cette phase d’onboarding sur Asana. Résultat, les équipes qui n’utilisaient pas l’outil dans leur quotidien l’utilisent beaucoup plus aujourd’hui car elles en perçoivent plus l’intérêt.

Cela passe notamment par un volume plus conséquent de questions posées, l’aide à l’accompagnement, la création de projet… Bref, tout ce qui permet à une entreprise saine de bien avancer en équipes complémentaires. Pari gagné !

On a déjà hâte de découvrir d’autres résultats aussi positifs dans les prochains mois.

Lorsque l’on demande à Tania Boros dans quelle situation elle recommande d’utiliser Asana, la réponse ne se fait pas attendre : Asana s’applique à tous les cas d’usage !

• Les équipes commerciales, bien qu’utilisant un CRM spécifique, sont amenées à utiliser Asana pour communiquer avec le reste des équipes et construire des projets en commun, tout comme leurs collègues développeurs qui disposent également d’outils métiers spécifiques par ailleurs.

• Les équipes de travaux, d’aménagement, de gestionnaires d’espaces, de communication, de support, IT… tout le monde utilise aujourd’hui Asana chez Morning.

Sur le sujet spécifique de l’onboarding, Morning a intégré les principaux outils de communication et de gestion de projet au sein de l’équipe.

Nous avons créé un parcours d’onboarding sur Asana via lequel, pendant un mois, les salariés Morning ont des tâches à réaliser comme l’apprentissage des fonctionnalités, la consultation de documentation sur Asana Academy, et nous y ajoutons nos propres tâches d’onboarding RH ou opérationnelles.”

Une formation plus ciblée est ensuite proposée aux équipes en fonction de leurs usages particuliers.

Communiquer, gérer ses projets, automatiser ses process… Multiples sont les cas d’usage d’Asana chez Morning aujourd’hui. Et si vous n’aviez pas d’idée de comment utiliser les fonctionnalités Asana au quotidien, pas de panique !

De la même manière que Morning accompagne ses salariés dès leur onboarding, Asana chouchoute ses clients en leur proposant des templates pratiques et inspirants.

On a pu constater une vraie différence sur l’onboarding entre l’avant et l’après Asana. Aujourd’hui, en à peine un mois, nos salariés deviennent complètement opérationnels sur l’outil. Les fonctionnalités sont acquises très rapidement.”

Asana et l’onboarding chez Morning : Flashback

La volonté d’utiliser Asana sur les aspects d’onboarding est née fin 2016, dans un contexte où l’ouverture et la gestion d’espaces de coworking nous imposait déjà de travailler à distance les uns des autres. Deux choses se sont très naturellement et rapidement imposées :

1. Un outil pour communiquer efficacement sur le travail des équipes au quotidien

2. Des process d’ouverture standardisés d’espaces de coworking, capitalisant sur les éléments qui en font généralement le succès

Quand on demande à Tania Boros l’impact de ces nouveaux outils sur les ouvertures d’espaces de coworking, on réalise très vite que tout est extrêmement plus rapide qu’en utilisant des outils classiques. Concrètement, une cinquantaine de salariés impliqués dans l’ouverture d’un espace, cela ne s’improvise pas ou plutôt, cela doit nécessairement s’organiser efficacement.

Je ne m’imaginerais plus ouvrir un espace sans cet outil, ajoute bien volontiers Tania Boros qui, au-delà de faciliter la vie de ses équipes grâce à Asana, semble grandement optimiser son temps et son quotidien multitâches par l’intermédiaire de l’outil.

Comment relier Asana à ses autres outils ?

90% des communications internes chez Morning passent désormais via l’outil.

La philosophie de Morning ? Faire d’Asana le centre de toutes les communications, plutôt que d’adopter une multitude d’outils rendant les usages plus complexes. Fini le cauchemar de l’écran partagé en 18 fenêtres, place à l’efficacité et, sans aucun doute, à plus de sérénité.

Quand on demande à Tania quelles sont les fonctionnalités Asana préférées de ses équipes, là encore les choses sont assez claires :

• Les templates pour les équipes dédiées aux ouvertures d’espaces ;

• Le pouce « like », permettant tout simplement d’informer de la bonne réception et prise en compte de l’information ;

• Les tâches de suivi dans la boîte de réception, surtout lorsque cela ne peut être géré instantanément.

À chaque problème une solution, comme dirait l’autre !

Et si on continuait sur cette lancée ?

Suite aux efforts engagés par Morning pour accompagner ses salariés, on pourrait conclure que tout va pour le mieux dans le meilleur des espaces de coworking. Une chose est sûre, cela se ressent parmi les collaborateurs.

Pourvu que ça dure !