Wikimedia collecte des fonds efficacement avec Asana

La Wikimedia Foundation est l’organisation à but non lucratif derrière Wikipédia. Cette structure puissante s’engage fermement à ce que les efforts et les dons des bénévoles contribuent à forger un avenir au sein duquel chacun pourra accéder librement à des informations fiables et neutres, partout dans le monde. Wikipédia est l’un des dix sites Web les plus visités sur Internet et le seul d’entre eux à être géré par une organisation à but non lucratif.

Les dons de la communauté de Wikipédia, qui compte plus de six millions de personnes, permettent à la fondation de poursuivre ses activités et de faire fonctionner ses sites Web de connaissance libre, notamment Wikipédia et Wikimedia Commons. Thea Skaff est la responsable principale des campagnes mondiales de collecte de fonds. Elle gère la logistique et le calendrier des campagnes internationales de dons en ligne pour une équipe qui travaille entièrement à distance. Les bannières de leurs sites Web et leurs campagnes par e-mail incitent les utilisateurs de Wikipédia à faire des dons de quelques dollars chacun, à très grande échelle.

Avec des campagnes menées dans pas moins de 30 pays et 20 langues, beaucoup d’activités se chevauchent et l’organisation a de nombreux projets sur le feu en même temps. Réussir à tout gérer demande donc une gestion de projet complexe sur plusieurs fuseaux horaires. Au début, l’équipe chargée des collectes de fonds en ligne gérait ce projet colossal exclusivement à l’aide de feuilles de calcul, mais ce système posait problème à certains égards :

• Planifier des projets depuis des feuilles de calcul n’était ni dynamique ni adapté à la rotation des campagnes internationales.

• Les équipes ne disposant pas d’outils de planification standard pour les campagnes, elles ignoraient combien de temps leur prendrait un lancement et n’étaient pas en mesure de réunir les ressources suffisantes.

• Sans plateforme alliant communication asynchrone et plans de projet, il était difficile de travailler sur plusieurs fuseaux horaires.

Ces difficultés ont eu des répercussions néfastes sur l’efficacité générale. Lorsque Thea a découvert que l’équipe de communication de la fondation avait commencé à utiliser Asana par le biais du programme Asana pour les organisations à but non lucratif, elle a commencé à envisager cette solution pour sa propre équipe.

L’équipe chargée des collectes de fonds en ligne ayant à gérer un grand nombre de campagnes, nous travaillons en permanence. Il était donc capital pour nous de trouver une solution rapidement.”

Un outil aux nombreuses fonctionnalités, flexible par nature

L’équipe avait besoin d’un outil doté de nombreuses fonctionnalités, adapté à un calendrier jalonné de nombreuses campagnes. Toutefois, celui-ci devait également être compatible avec ses autres outils et s’intégrer facilement à ses processus. L’adoption universelle de la plateforme était également un critère essentiel : à quoi bon disposer de l’outil idéal si personne ne l’utilise ?

Thea et sa collègue Moska Shaver, spécialiste des campagnes d’e-mailing au sein de l’équipe chargée des collectes de fonds en ligne, ont choisi Asana pour organiser un programme pilote, principalement en raison de son interface intuitive et de sa flexibilité. Elles ont apprécié de pouvoir basculer entre plusieurs vues de projet (calendrier, liste et tableau), chaque équipe ayant besoin d’informations différentes. Les codes couleur d’Asana sont devenus leur fonctionnalité préférée, car elle leur permet d’interpréter des projets complexes d’un seul coup d’œil. Grâce aux champs personnalisés proposés par Asana, l’équipe peut ajouter (et filtrer) les tâches essentielles à sa mission, et organiser le travail de manière optimale pour le projet en cours.

Des aides visuelles pour une adoption facilitée

Pour faciliter la transition, Thea et Moska ont commencé par transférer le processus actuel de l’équipe, alors répertorié sur des feuilles de calcul, vers des projets sur Asana. Thea a ensuite contacté les chefs d’équipe dans le but de connaître leurs exigences et autres idées générales en matière de gestion de projet, avant d’intégrer leurs perspectives au processus Asana.

Le programme pilote, qui a duré six mois, a permis à l’équipe de se familiariser avec la plateforme. Les membres de l’équipe ont pleinement pris conscience du potentiel d’Asana au moment où ils ont réalisé que l’outil ne leur permettait pas seulement de suivre l’ensemble de leurs activités, mais aussi de voir clairement les liens entre tous les projets. En utilisant des codes couleur pour les pays et les langues, ils ont pu repérer les chevauchements de campagnes et obtenir une vue d’ensemble de la situation en un clin d’œil. Le design attrayant d’Asana, avec ses repères visuels destinés à mieux visualiser la portée d’un projet et son statut, a grandement facilité son adoption.

Nous nous sommes rapidement rendu compte qu’Asana était l’outil dont nous avions besoin et le programme pilote s’est conclu plus vite que prévu. L’équipe s’est mise d’accord pour ne plus utiliser de feuilles de calcul, point final.”

Des informations adaptées aux collaborateurs concernés

L’équipe chargée des collectes de fonds en ligne gère désormais toutes les activités liées aux campagnes internationales sur Asana. Chaque campagne, généralement une bannière ou un e-mail, est représentée par une tâche Asana. Ces tâches font partie intégrante des projets Asana et plusieurs campagnes sont regroupées pour une meilleure vue d’ensemble.

Cliquer sur une tâche, par exemple une bannière pour une campagne en France, donne accès à des informations détaillées comme le traitement des paiements, la date et la langue. Pour la direction et les collègues qui exercent dans différents domaines, une simple vue d’ensemble sur les tâches est généralement suffisante. En revanche, l’équipe de production, l’équipe technique et l’équipe chargée des relations avec les donateurs doivent pouvoir accéder à davantage d’informations, sur lesquelles elles s’appuient dans leurs activités. De plus, les tâches peuvent appartenir à plusieurs projets, évitant ainsi aux équipes pluridisciplinaires de réaliser le même travail plusieurs fois.

Pour les campagnes par e-mail, la vue Chronologie affiche le mois et le pays de déploiement, avec un code couleur en fonction de la localisation géographique. Rien de plus simple donc pour repérer lorsque la campagne française risque de se télescoper avec la campagne japonaise, par exemple. En cliquant sur les détails, l’équipe chargée des relations avec les donateurs peut obtenir des informations précises sur la date du lancement et la taille des segments, synchroniser la tâche avec son Google Agenda et ainsi être immédiatement informée de l’envoi des 20 000 e-mails. Le système lui permet de répondre à toutes les questions que les donateurs pourraient lui faire parvenir. L’équipe de production, qui crée et traduit ces e-mails, profite également de ce niveau de détail supplémentaire.

Des calendriers allégés et des programmes de lancement clairs

Maintenant que l’équipe utilise Asana, la création de calendriers pour les campagnes est devenue un jeu d’enfant. Les membres de l’équipe ont désormais une idée claire du délai de production pour chaque type de campagne. Ils peuvent également visualiser bien plus précisément des dizaines de détails qui éclairent les décisions de planification importantes. Cette visibilité accrue sur les tâches, responsabilités et échéances de chacun a permis d’atténuer le stress, de réduire les risques, d’améliorer la communication et d’augmenter la capacité de travail de l’équipe.

Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, la fondation a dû repenser toute son approche en matière de collecte de fonds et se concentrer sur l’essentiel. Elle a dû réécrire ses textes d’appels de fonds, modifier les calendriers de toutes ses campagnes, en bref redéfinir son calendrier de production dans son ensemble. La tâche aurait été ardue en travaillant sur des feuilles de calcul, mais heureusement, Asana a accompagné la fondation dans ce processus.

Grâce à Asana, l’équipe a pu retirer des réunions d’avancement de son calendrier, libérer du temps pour travailler sur ses projets et réduire le nombre d’heures passées par les concernés aux quatre coins du monde à travailler tôt le matin et tard le soir. Le résultat ? Des retombées très positives sur le dynamisme et le moral des employés.

Grâce à Asana, les employés se repèrent plus facilement et n’ont plus à s’interroger au sujet des dates. En cas de changement de programme, l’équipe en est informée et tout est clairement documenté. Plus besoin d’attendre la prochaine réunion ou discussion, tout est accessible sur la plateforme.”

Des raisons de se réjouir

D’autres équipes du service dédié aux collectes de fonds Wikimedia suivent l’exemple de l’équipe chargée des collectes de fonds en ligne et adoptent Asana. L’équipe espère étendre l’utilisation de la plateforme pour obtenir une vue encore plus globale de tout le service.

J’espère que l’année prochaine, tout sera regroupé sur un seul calendrier et que nous pourrons affirmer avoir réuni absolument toutes nos activités de collectes de fonds au même endroit.”

Cette année, Wikipédia revêt son habit de fête à l’occasion du 20e anniversaire du site. La Wikimedia Foundation et les passionnés de Wikipédia à travers le monde ont profité de l’occasion pour rendre hommage à ceux sans qui rien ne serait possible. Grâce à Asana et son soutien indéfectible, la fondation se rapproche encore plus vite de son objectif : un avenir prometteur, plus instructif pour tous.