Stand.earth collecte des fonds et défend l’environnement avec Asana

L’année dernière, plus de six milliards de tasses Starbucks ont été jetées, tandis que l’industrie textile a utilisé plus de 378 milliards de litres d’eau et que les bateaux de croisière ont émis environ dix fois plus de dioxyde de souffre le long des côtes européennes que toutes les voitures d’Europe réunies. Les répercussions sur l’environnement sont énormes, mais c’est aussi là une grande opportunité. Stand.earth est une organisation environnementale à but non lucratif qui encourage les entreprises et les gouvernements à donner la priorité à l’environnement. Pour eux, des objets comme les tasses à café, les bateaux de croisière et autres jeans sont autant d’occasions de faire évoluer le secteur industriel et de réduire l’impact du grand public et des entreprises sur l’environnement. Ils essaient de générer une prise de conscience, afin que nous prenions des décisions mieux informées et durables.

Une grande partie du travail des organisations à but non lucratif consiste à recueillir des fonds. Chez Stand.earth, environ 80 % de la collecte de fonds se concentrent sur les fondations. Le directeur du développement de Stand.earth, Stephen Danner, supervise son équipe des subventions, responsable de la préparation des demandes et de l’argumentaire visant à obtenir des subventions et financements pour l’organisation. Il s’agit d’un processus délicat, soumis à des échéances et nécessitant de prendre de nombreux détails en compte, au cours duquel l’équipe doit jongler entre les dates limites de dépôts des demandes, le respect des normes et une longue liste de documents à fournir. Et comme nous sommes en présence d’une organisation à but non lucratif de taille moyenne, qui doit faire face à la concurrence d’organismes dix fois plus importants pour obtenir des fonds, il est essentiel que les demandes soient déposées à l’avance et qu’elles soient les plus convaincantes possible tant au niveau du contenu que sur les aspects financier et visuel. Cependant, avec davantage de personnes les rejoignant et de projets et opportunités de financement à gérer, ils rencontraient des difficultés à :

• Maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde, car les informations étaient dispersées ;

• Déposer les demandes de subventions à temps ;

• Traiter les besoins urgents et les demandes informelles (venant s’ajouter à une charge de travail déjà lourde composée de plus de 15 demandes formelles par mois), car des informations étaient égarées.

Par conséquent, ils avaient besoin de mettre en place un système centralisé de gestion du travail qui préparerait l’ensemble de l’organisation à une croissance continue.

Dénicher l’outil idéal pour travailler ensemble plus efficacement

La direction de Stand.earth a constaté que l’organisation utilisait trop d’outils de gestion de projet à la fois et qu’il était temps de trouver un moyen d’uniformiser ses collaborations. Outre la frustration engendrée, l’absence d’une source unique de référence entravait l’autonomie des équipes. Stand.earth en faisait également les frais en interne : les membres de l’équipe ne répondaient pas aux attentes des dirigeants et le climat de confiance d’antan commençait à battre de l’aile.

Réunir l’ensemble de l’organisation sur un seul outil demanderait des efforts à grande échelle, mais aurait aussi un impact positif tout aussi important sur la planification, la collaboration et le moral des équipes. Stephen a tout d’abord identifié les besoins et exigences de chaque équipe pour établir des critères d’évaluation précis. Cette liste de 35 points couvrait à peu près tous les domaines : fonctionnalités de gestion de projet, coûts, intégrations et automatisations, options d’affichage pour les projets ou encore accès des invités.

Stephen a ensuite rassemblé les recommandations de l’équipe et s’est intéressé à une quinzaine d’outils. Après évaluation, Asana est arrivé en tête du classement. La plateforme répondait à tous les critères requis et les employés appréciaient particulièrement son interface et son caractère intuitif. Outre les fonctionnalités proposées par l’outil, Stand.earth a pu bénéficier de la réduction Asana pour les organisations à but non lucratif.

Lors du travail de préparation précédant le déploiement d’Asana, Stephen a regroupé des supports de formation afin de simplifier l’apprentissage des employés, notamment une formation enregistrée devenue désormais obligatoire pour tous. Stephen ne s’est pas arrêté en si bon chemin et a transmis quelques ressources supplémentaires à ses collègues, comme les articles et vidéos publiés par Asana. Enfin, pour faciliter la prise en main et aider les nouvelles recrues à devenir opérationnelles rapidement, l’organisation a intégré une formation à Asana à son processus d’intégration du personnel.

Améliorer les processus pour décrocher davantage de financements

Avec Asana, Stand.earth a simplifié les processus de l’organisation. Désormais, l’équipe gère son travail bien plus facilement, qu’il s’agisse de l’organisation des réunions ou du rendu des livrables, en passant par le suivi d’un calendrier complexe et de charges de travail importantes.

Stephen et son équipe gèrent à présent leur processus de gestion des subventions sur Asana de A à Z. Grâce à l’intégration de Salesforce, ils sont en mesure de maintenir un haut niveau de satisfaction et d’élargir leurs opportunités de financement tout en assurant un suivi constant auprès des donateurs. En utilisant les modèles de projet, Stephen s’assure que tous les livrables respectent les normes nécessaires. Enfin, les réunions avancent plus vite, car ils peuvent vérifier les responsabilités et délais de chacun sur le calendrier de l’équipe.

Avant d’utiliser Asana, Stephen regrettait de ne pas avoir de moyen de communication centralisé pour indiquer à son équipe ce sur quoi se concentrer et pour l’aiguiller concernant les priorités. Il planifie désormais des plans de travail pour trois mois consécutifs sur Asana avec ses subordonnés directs et a créé un modèle à destination du service des ressources humaines et des autres superviseurs. Chacun est ainsi davantage concentré sur les résultats à atteindre, a une idée claire des attentes et connaît ses responsabilités. En passant moins de temps sur les petits détails administratifs, les employés de Stand.earth peuvent engager des discussions plus stratégiques. En plus de bénéficier d’un espace de réflexion stratégique, chacun est en mesure de s’occuper de son propre travail et d’agir en tant que chef de projet.

Stephen et son équipe peuvent également collaborer en toute transparence avec leurs partenaires externes, tels que les travailleurs individuels ou les graphistes. Au lieu de s’appuyer sur des e-mails et des documents partagés, Stephen peut inviter les collaborateurs externes sur Asana grâce aux paramètres de confidentialité et à la fonctionnalité d’invitation, sans autres formalités administratives. Asana lui fait gagner du temps en éliminant les tâches administratives associées à l’intégration de collaborateurs externes et lui évite de se demander constamment s’ils ont accès à quelque chose qu’ils ne devraient pas.

Fiabilité -> Croissance -> Protection de l’environnement

Asana a non seulement aidé Stand.earth et l’équipe de Stephen à faire preuve d’une plus grande fiabilité, à davantage miser sur les résultats et à respecter leurs échéances, mais elle leur a également permis d’identifier 10 % d’opportunités supplémentaires de par un processus simplifié et une centralisation des informations. Ils ont ainsi constaté une augmentation de 17 % de leur aide financière en seulement un an. Les équipes chargées de solliciter les investisseurs sont en effet mieux coordonnées, et elles peuvent suivre et entretenir sérieusement leurs relations plutôt que de se contenter du strict minimum.

Si nous prenons un peu de recul sur le travail quotidien de Stephen et de son équipe, nous constatons que les financements qu’ils obtiennent ont un impact énorme sur l’environnement. Grâce à une plus grande clarté dans leurs actions de base (par le biais de petits détails tels que les tâches et les calendriers), ils peuvent faire bouger les choses. Tout comme les petits détails de notre vie ont un impact important sur l’environnement, des tasses de café aux paires de jeans, le travail quotidien de Stephen et de son équipe a un grand impact sur la façon dont Stand.earth remplit sa mission.