Morning Coworking lance et gère brillamment ses espaces de coworking à Paris avec Asana

L’arrivée du télétravail, les équipes à taille humaine et les entrepreneurs qui façonnent l’avenir du travail et de la collaboration sont autant de facteurs qui réinventent constamment nos environnements de travail actuels. Des entreprises comme Morning Coworking optimisent ces changements en proposant des espaces de coworking alliant confort et commodité, tout en mettant l’accent sur l’esprit de communauté et les relations humaines. Et ça fonctionne ! Morning Coworking est à la tête de plusieurs dizaines d’espaces à Paris et ne compte pas s’arrêter en si bon chemin.

Pourtant, la partie n’était pas gagnée d’avance ! Et ce n’est pas Tania Boros qui vous dira le contraire. En effet, la directrice des opérations chez Morning Coworking travaille aux côtés de son équipe pour tout organiser dans les dizaines d’espaces existants, qui ont chacun leurs employés. Tous ont travaillé d’arrache-pied pour créer un processus optimisé en vue d’ouvrir de nouveaux espaces et de garantir leur bon fonctionnement.

Pour l’équipe, il s’agit de travailler efficacement sans toutefois perdre de vue l’aspect relationnel, les processus et bien sûr la mission de l’entreprise. Elle s’appuie donc sur Asana pour garantir un travail collaboratif harmonieux. Le but : que chaque personne qui utilise les espaces dans la ville (et ailleurs) puisse compter sur l’esprit de collaboration et la productivité dégagés par les espaces Morning Coworking.

Les clés d’un espace de coworking agréable

Créer des espaces permettant à des individus talentueux d’interagir, d’échanger des idées et de travailler dans de bonnes conditions nécessite une excellente coordination et des relations de confiance. L’équipe Morning Coworking doit rester sur la même longueur d’onde à chaque étape, du choix du lieu au recrutement, sans oublier la gestion des espaces déjà ouverts… tout cela le plus rapidement possible. Tania a beaucoup à faire, mais fort heureusement, Asana l’aide à œuvrer l’esprit serein.

Travailler plus vite grâce aux modèles

C’est un fait, la plupart des entreprises doivent se démener pour tenir tête à la concurrence et atteindre leurs objectifs les plus ambitieux. Cette affirmation ne pourrait pas être plus vraie chez Morning Coworking, où la rapidité est particulièrement gage de bénéfices. « Pour certains espaces, notre bail se limite à deux ou trois ans. Nous devons donc lancer notre activité le plus vite possible pour générer des revenus », précise ainsi Tania.

Avant d’ouvrir un espace de coworking, elle et son équipe doivent obtenir les permis nécessaires, signer le bail, organiser les travaux, sélectionner le mobilier, s’occuper de toute la partie technique et tant d’autres choses. « Asana nous a permis de réduire nos délais et d’ouvrir de nouveaux espaces dans un délai d’un à trois mois. Au lieu d’en ouvrir un seul à la fois, nous pouvons désormais en ouvrir quatre en même temps grâce à Asana, à nos entreprises de construction partenaires et nos fournisseurs (qui ont même réduit leurs temps de livraison !). »

Avec autant d’éléments divers et variés à suivre attentivement, comment l’équipe de Morning Coworking parvient-elle à tout accomplir en quelques semaines à peine ? La réponse : grâce à des modèles.

L’équipe de Tania utilise le même modèle pour chaque espace. Elle peut ainsi se lancer dans chaque nouveau projet aussi rapidement que possible en copiant simplement le modèle, et s’assurer de ne rien oublier par la même occasion. Chaque section du projet regroupe des tâches connexes : administratif, informatique, architecture, logistique, etc. Une fois le projet lancé, chacun peut donc retrouver les informations en quelques clics et s’évite de longues recherches dans ses e-mails ou autres documents.

L’équipe de Morning Coworking utilise aussi des champs personnalisés pour indiquer la progression de chaque tâche. Tania voit où en est le travail d’un simple coup d’œil, sans avoir à demander des nouvelles à ses collègues au sujet de dizaines de tâches. Et avec les dépendances de tâches, tout le monde sait sur quoi se concentrer, et à quel moment. « Avec Asana, nous sommes certains que chacun travaille sur les bons éléments du projet, au moment opportun. »

Avant que Morning Coworking ne les reprenne, les bâtiments sélectionnés par l’équipe de Tania sont souvent restés inoccupés pendant des mois, voire des années. Certains d’entre eux sont donc dans un état de délabrement avancé et nécessitent des rénovations poussées. Un petit avant/après pour quelques-uns des espaces :

Intégrer le personnel à chaque espace et lui donner les moyens d’être autonome

Tout n’est pas fini une fois l’espace ouvert ! Chacun se limite à un seul employé, qui doit gérer de nombreuses tâches pour garantir son bon fonctionnement, notamment tout ce qui a trait aux besoins informatiques et à l’engagement communautaire. Morning Coworking souhaite également que chaque employé soit apte à gérer n’importe quelle situation et suffisamment autonome pour améliorer les espaces de coworking de son propre chef, deux priorités auxquelles Asana contribue largement.

Le succès de Morning Coworking tient à plusieurs atouts décisifs, parmi lesquels son processus d’intégration destiné à accueillir ses « Morning Managers » dans chaque nouvel espace ouvert. Ces managers sont chargés de répondre à tous les besoins des clients et gèrent les problèmes éventuels dans un espace donné. « Nos Morning Managers sont la clé de voûte de nos espaces et participent à l’essor de la communauté », explique Tania. Une fois encore, les modèles sont là pour aider l’équipe.

« Asana nous aide beaucoup à intégrer nos nouvelles recrues : le modèle nous permet de nous assurer qu’elles ont été formées sur tous les points importants et fait office de référence pour les managers par la suite. »

Non seulement les modèles clarifient les processus et les bonnes pratiques, mais ils sont faciles à retrouver, tout étant regroupé sur Asana. En outre, ils aident Morning Coworking à se mettre au travail plus vite : pas besoin de réinventer la roue pour chaque nouveau manager et aucun risque d’oublier quoi que ce soit ! Les managers sont mieux équipés pour faire face à chaque situation et s’assurer qu’ils font correctement les choses, ce qui les pousse à être encore plus autonomes, sans aucun stress.

À la moindre question ou en cas de problème, ils peuvent se tourner vers Asana pour obtenir des réponses. Par exemple, si un manager s’interroge sur le processus d’achat d’équipement ou sur la personne à contacter pour obtenir des informations budgétaires, il lui suffit de consulter les projets spécifiques à chaque espace de coworking pour obtenir des renseignements, suivre les actions à effectuer ou encore s’informer sur le processus d’enregistrement des nouveaux clients et les événements à venir.

Autre avantage, l’équipe suit et gère ses budgets et factures sur Asana pour faciliter la comptabilité en fin de mois. Tania peut enfin se concentrer sur les priorités essentielles de façon à répondre aux questions et trouver des solutions en temps opportun, ce qui lui était impossible par e-mail ou messagerie instantanée.

« Avec Asana, tout est très facile à suivre, jusqu’au moindre détail. Nous pouvons gérer nos factures sur la plateforme et ainsi nous assurer qu’il n’y a aucune incohérence. Chaque mois, nous communiquons nos rapports et faisons le point sur les dépenses en temps et en heure, sans qu’aucune erreur puisse s’immiscer dans nos calculs. »

Suivre ses objectifs clés

Chaque espace de travail amenant son lot de nouveaux défis, difficile de ne pas se laisser prendre au jeu des petites futilités du quotidien, quitte à perdre de vue les objectifs globaux ! Morning Coworking courrait alors le risque de perdre en confort et en régularité, deux des qualités qui font pourtant sa renommée. En outre, si les Morning Managers avaient du mal à identifier en quoi leur travail contribue à l’entreprise en général, leur motivation pourrait en pâtir.

Morning Coworking a pour objectif de créer une communauté exceptionnelle et d’offrir une expérience hors du commun dans ses espaces de coworking, aussi bien à ses clients qu’à ses employés. Avec Asana, nous répondons aux besoins de tous, en toute simplicité.”

Heureusement, grâce à leur projet de suivi des objectifs et résultats clés (OKR) sur Asana, Tania et son équipe gardent toujours une longueur d’avance. Ce projet répertorie les objectifs de l’entreprise, parmi lesquels l’obtention d’espaces de coworking certifiés 100 % écologiques (consommation d’énergie, recyclage, etc.) et l’ouverture d’un espace par mois, sans oublier les objectifs individuels clés.

Une fois par mois environ, l’équipe fait le point sur ses OKR dans l’optique d’évaluer la progression de chaque objectif et trouver des solutions si l’un d’eux est à la traîne ou doit être actualisé. Enfin, les employés passent en revue leurs propres objectifs et déterminent les projets à venir qui pourraient contribuer à leur développement professionnel.

Un succès rapide et constructif

Quelques années ont suffi à Morning Coworking pour établir de nouvelles normes dans le domaine des espaces de coworking, en proposant des espaces confortables gérés par des employés attentionnés, à l’écoute d’une clientèle qui croit en la communauté qu’elle crée. Avec l’ouverture de nouveaux espaces, l’équipe de Tania est prête à agir rapidement tout en restant vigilante à chaque étape du processus et en gardant de vue ses objectifs clés.

Grâce à Asana, Morning Coworking peut se concentrer à la fois sur les détails clés et sur la mission d’ensemble. Ainsi, l’entreprise continue à se développer rapidement tout en maintenant une très bonne réputation dans ses espaces de coworking parisiens.