L’équipe produit de Figma a réduit de 50 % le temps consacré aux réunions avec Asana

De nombreuses marques innovantes comme Square, GitHub, ClassPass et Asana ont un point commun : elles utilisent Figma, le premier outil de conception d’interface utilisateur de qualité professionnelle entièrement conçu dans le navigateur. La mission de Figma est de rendre le design accessible à tous. En tant que chef de produit et employé de la première heure de Figma, Badrul Farooqi a pour rôle de s’assurer que les équipes de produits et d’ingénierie construisent les bonnes choses au bon moment et de coordonner les lancements réussis avec les équipes de mise sur le marché, comme les ventes et le marketing.

La société compte aujourd’hui plus d’un million d’inscriptions, 82 millions de dollars de financement et plus de 100 employés, mais lorsque Badrul l’a rejointe, elle était très différente. L’équipe était réduite et Figma n’avait pas encore été lancée publiquement. À l’époque, JIRA était utilisé pour gérer le développement du produit, mais cette solution était trop complexe pour leurs processus et générait des frais de gestion au fur et à mesure que l’équipe et le produit grandissaient. Les équipes avaient besoin d’une plateforme facile à utiliser qui pourrait évoluer et les accompagner jusqu’à leur lancement public et au-delà.

Trouver un moyen simple de gérer les backlogs de développement

Badrul souhaitait trouver un outil simple et flexible capable de gérer les backlogs produit et d’ingénierie. Mais la dimension globale était également cruciale. Il avait besoin de relier les équipes interfonctionnelles de l’entreprise lors de lancements importants où tout le monde était mobilisé. Ainsi, la transparence organisationnelle et la responsabilité seraient assurées grâce à des plans, des responsabilités et des délais clairs.

Test et déploiement d’Asana

Badrul a d’abord testé Asana avec une seule équipe, pour confirmer qu’il était plus facile à utiliser que leur système existant. Il a ensuite migré l’ensemble du travail des équipes produit et ingénierie de JIRA vers Asana, et a partagé des formations et de la documentation simple avec l’équipe pour présenter l’outil en avant-première. Grâce à la flexibilité d’Asana, les différentes équipes ont pu l’utiliser de la manière la plus adaptée à leurs besoins et processus spécifiques.

Instaurer la confiance grâce à la transparence

Grâce à Asana, la visibilité est intégrée à tous les produits et tâches d’ingénierie. Lorsque Figma développe une nouvelle fonctionnalité, un document de spécification du produit est créé et, dès que l’équipe s’aligne sur ce document, il est transféré dans un projet Asana. Pour accélérer le processus, un modèle de projet qui comprend les étapes et les jalons typiques pour le chef de produit, le designer et les ingénieurs impliqués est utilisé.

Le tableau de projet devient la nouvelle source de référence. Les tâches et les chronologies permettent à chacun de rester aligné et responsable, puisque tout le monde peut voir qui travaille sur quoi. Pour les lancements de plus grande envergure, les équipes interfonctionnelles gèrent également les tâches et les échéances sur Asana. Elles y joignent des fichiers pour consigner la stratégie et d’autres détails.

Au fur et à mesure que le travail progresse, Asana devient un registre détaillé des actions et des discussions. La plateforme constitue alors un artefact historique pour l’organisation et pour tous ceux qui ont besoin de comprendre pourquoi une décision a été prise. Cette méthode permet d’accélérer l’intégration des employés, de faciliter la transition des membres de l’équipe vers de nouvelles fonctions et même d’écourter les réunions.

Les équipes produit et d’ingénierie ont pu réduire de 50 % la durée de leurs réunions, ce qui leur permet d’économiser une heure ou deux chaque semaine. Elles n’ont en effet plus besoin de partager les mises à jour de statut de leur travail : tout se trouve sur Asana. Les réunions sont désormais entièrement consacrées à la résolution de problèmes difficiles.

Prochain défi : mettre de puissants outils de conception à la portée des non-designers

Quelles sont les prochaines étapes pour Figma ? L’entreprise poursuivra son objectif de rendre le design accessible à un plus grand nombre de personnes, le plus souvent amatrices en matière de design, et de les aider à donner vie à leur créativité. Tous les produits, fonctionnalités et ressources nécessaires à cette fin seront gérés sur Asana. À mesure que Figma atteindra ces nouveaux marchés, elle connaîtra une nouvelle vague de croissance, mais Asana l’accompagnera dans son évolution.