Diagrama de flujo de trabajo: qué es y cómo hacerlo con ejemplos

Las herramientas gráficas como los mapas mentales o los diagramas nos ayudan a representar y visualizar flujos de trabajo y procesos de una forma mucho más sencilla.

La clave de una buena gestión del trabajo radica en visualizar las tareas y en mantener a los miembros del equipo conectados a través de diferentes estilos de comunicación. Para eso utilizamos los diagramas de flujo de trabajo. 

Los diagramas de flujo de trabajo pueden ser muy útiles para evitar desviaciones del proyecto y cuellos de botella, gracias a que con ellos se comunican los objetivos y plazos en tiempo real. Puedes usarlos durante el proceso de incorporación de empleados nuevos o para simplificar casos de uso y testimonios, ya que son excelentes para visualizar tareas y flujos de datos.

Encuentra los factores clave y pasos necesarios para elaborar diagramas de flujo de trabajo y descubre también ejemplos útiles.

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Un diagrama de flujo de trabajo, también conocido como flujograma, ofrece un resumen gráfico de un sistema o proceso de negocio. Este tipo de diagramas se usa para visualizar proyectos complejos después de haber hecho la investigación inicial. Una vez que hayas creado un diagrama de flujo de trabajo, tendrás una visión detallada de las tareas y sus dependencias basada en los objetivos y el cronograma del proyecto en general.

Los diagramas de flujo de trabajo están vinculados al mapeo de los procesos de negocio que se utiliza para definir y llevar a cabo esos procesos de principio a fin. En cierto modo, un diagrama de flujo de trabajo es como una hoja de ruta de los procesos de negocio. La diferencia entre ambos es que en el mapa de procesos se describen los pasos del proceso en detalle, mientras que el diagrama de flujo de trabajo ofrece una representación visual de esas etapas.

El objetivo de contar con un diagrama de flujo de trabajo es ayudar a que los miembros del equipo entiendan cuáles son las tareas, los objetivos y sus roles y responsabilidades dentro de un proyecto.

Flujo de trabajo vs. diagramas de flujo

A menudo se confunden los flujos de trabajo con los diagramas de flujo. Un flujo de trabajo es la secuencia de actividades necesarias para la realización de un proceso. Piensa en un flujo de trabajo como un trayecto con diversas paradas, con un punto inicial, un punto final y diversas etapas que ir cumpliendo.

Si bien es cierto que son términos similares, un diagrama de flujo es simplemente una forma de visualizar un flujo de trabajo. También puedes utilizar los diagramas de flujo para visualizar otros procesos, como los diagramas de PERT y la documentación de procesos.

¿Para qué sirven los diagramas de flujo?

Ya hemos visto que un diagrama de flujo de trabajo nos ayudará a visualizar de forma sencilla la línea de trabajo y procesos así como identificar a los responsables y cada una de las etapas necesarias. Los diagramas de flujo pueden ser útiles en muchos procesos o compañías ya que nos ayudará a identificar los pasos necesarios para alcanzar el resultado que buscamos o mejorar un proceso y, por lo tanto nos ayudará en la toma de decisiones.

Uno de los ámbitos más frecuentes de uso es en el desarrollo de programas informáticos. Los diagramas de flujo en este caso serán una representación gráfica de un algoritmo y será fundamental para definir un buen lenguaje de programación con posterioridad. Son importantes en programación porque permitirán crear el diagrama de flujo de datos y nos facilitarán la visualización del viaje que realizan los datos a través del sistema.

Asimismo, es habitual elaborar diagramas de flujo en procesos complejos, procesos industriales y en procesos tecnológicos, pero no sólo estos. También será útil para otro tipo de industrias como la médica, la financiera e incluso para empresas de servicios. Imagina que trabajas en el departamento de compras de una compañía, un diagrama de flujo puede ayudarte a visualizar de forma gráfica el proceso de compras desde de un departamento solicita la adquisición de un producto hasta que se realiza la compra.Los diagramas de flujo te permitirá además, identificar de forma clara cada uno de los subprocesos que se deberán realizar.

¿Cuándo es conveniente hacer diagramas de flujo de trabajo?

Un diagrama de flujo de trabajo es la representación visual de un proceso. Puede tratarse de un proceso nuevo o uno que ya esté en curso y que haya que modificar. Por ejemplo:

• Un proceso para optimizar el customer journey los clientes.

• Un proyecto para aumentar la retención y la satisfacción de los clientes.

• Un proceso para automatizar las tareas manuales relacionadas con datos de los clientes. 

El diagrama de flujo de trabajo viene después del mapeo del proceso de negocio y antes de la automatización de ese proceso. El motivo es que el mapa de procesos ofrece información detallada que quienes trabajan en el proyecto pueden necesitar con anticipación para empezar a trabajar, mientras que los diagramas de flujo de trabajo son una representación visual global que puede servir para arrojar claridad acerca de los objetivos generales durante el proceso. Un diagrama de flujo de trabajo te ayudará también a realizar un análisis del flujo de trabajo para analizar los procesos de negocio y detectar cuellos de botella.

Símbolos de un diagrama de flujo de trabajo

Para entender cómo funcionan y crear diagramas de flujo eficaces, primero debes conocer cuáles son los elementos que lo componen. Entre ellos, las entradas, las salidas y las transformaciones que, en su conjunto, ayudan a comunicar los entregables en el menor tiempo posible.

Una vez que conozcas estos elementos, podrás leer un diagrama de flujo de trabajo correctamente y también podrás crear uno por ti mismo. Los elementos principales de un diagrama de flujo de trabajo son los siguientes:

• Entrada: una acción que afecta el paso siguiente.

• Transformación: un cambio en la entrada.

• Salida: el resultado posterior a la transformación. 

Estos elementos se representan con formas geométricas y flechas como las siguientes:

• Óvalos: representan los puntos de inicio y finalización de un proceso. 

• Rectángulos: representan instrucciones acerca de las acciones y los pasos a seguir. 

• Diamantes o Rombo: representan decisiones clave durante la elaboración del proceso.

• Círculos: representan un salto en las acciones y pueden indicar que hay que pasar por alto algunos pasos en ciertas situaciones.

• Flechas: se usan como conectores para representar las dependencias entre todas las formas geométricas y las acciones. 

Juntos, todos estos elementos guían al lector para que sepa cómo seguir el trayecto correcto y lograr el resultado esperado.

Tipos de diagramas de flujo de trabajo

Si lo que buscas es visualizar procesos, hay diferentes formatos de diagramas de flujo entre los que puedes elegir. Cada uno ofrece ventajas únicas que pueden ayudarte a trazar el diseño del próximo proceso. El tipo de diagrama que elijas dependerá del proceso en el que estés trabajando y de las necesidades que surjan.

Desde flujos de procesos a flujos de carriles, a continuación, te mostramos cuatro tipos diferentes de diagramas de flujo de trabajo que puedes usar para el análisis de tus flujos de trabajo.

1. Diagrama de flujo del proceso

El diagrama de flujo de procesos es el diseño estándar para los flujos de trabajo. En este diagrama, todos los elementos se organizan en orden cronológico, de modo que conforman una representación visual básica del proceso.

Este tipo de diagrama ofrece un panorama general de las tareas y objetivos individuales, sin entrar en demasiado detalle.

Ideal para: equipos que quieren contar con una representación visual general de un proceso nuevo que cualquier participante o departamento pueda entender de inmediato.

2. Diagramas de flujo de carriles

El diagrama de flujo de carriles también es uno de los diseños más populares aplicados a los flujos de trabajo, pero difiere ampliamente de los diagramas de flujo de procesos. En el diagrama de flujo de carriles se desglosa el flujo de trabajo en unidades o flujos más pequeños.

Estos flujos están interconectados, pero se muestran separados como para resaltar las interacciones y detectar cualquier posible ineficiencia. De este modo, se ofrece visibilidad y un nivel más detallado del flujo de trabajo del proceso en general. El diagrama de flujo de carriles se utiliza cuando hay varios departamentos implicados en un mismo proceso.

Ideal para: equipos que trabajan en procesos complejos con muchos niveles interrelacionados pero independientes. 

3. Diagramas de notación del modelado de procesos de negocio (BPMN)

Para el BPMN se usan notaciones uniformes que tanto los colaboradores técnicos como los de áreas comerciales pueden interpretar sin problemas. Es un tipo de lenguaje de modelado unificado en el que se utilizan símbolos estandarizados para comunicar los diferentes pasos.

Los diagramas BPMN se centran en la información que se recibe internamente y en cómo interpretar esa información. Es el motivo por el que, por lo general, se usan para cambios en procesos internos que no afectan a los clientes externos.

Ideal para: equipos que trabajan en las mejoras de procesos en varios departamentos. 

4. Diagramas de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes (SIPOC)

SIPOC es un tipo de diagrama de carriles que se centra en el análisis de las distintas partes de un mismo flujo de trabajo.

A diferencia de lo que se hace con los diagramas tradicionales en los que los datos se organizan en orden secuencial, con el SIPOC se prioriza quién crea y recibe los datos del proceso. El diagrama SIPOC se centra en cómo se reciben los datos tanto interna como externamente; este es el motivo por el que se usa para procesos asociados con la experiencia del cliente.

Ideal para: equipos que buscan centrarse en la manera en que se reciben los datos tanto interna como externamente.

Cómo hacer un diagrama de flujo de trabajo

Para la creación de diagramas de flujo, comienza por preparar los elementos principales del proceso. Reúne las entradas, las salidas, las transformaciones y los principales entregables del proceso.

Organiza los elementos del flujo de trabajo en el diagrama y representa cada punto de datos por medio de flechas, círculos, rectángulos, óvalos o rombos.

1. Selecciona el tipo de flujo de trabajo

Para seleccionar el tipo de flujo de trabajo que te resulte más adecuado, ten en cuenta las funciones que son necesarias para tu proceso. ¿Es un proceso complejo en el que trabajan muchas personas? Probablemente convenga utilizar un diagrama de flujo de carriles. ¿O se trata de un proceso relativamente sencillo que se adapta mejor a un diagrama de flujo de procesos más simple?

Si bien el flujo de trabajo se puede adaptar sobre la marcha, todo es mucho más sencillo si decides qué tipo vas a usar con anticipación. Así, sabrás exactamente lo complejo o simple que será tu flujo de trabajo.

2. Determina los puntos de inicio y finalización

A continuación, determina los puntos de inicio y finalización. Son los que se representan con óvalos en el diagrama.

Para determinar cuáles son estos puntos, piensa en cuándo comienza el proceso y cuándo termina. ¿Hay alguna acción que dispara el proceso? Del mismo modo, ¿hay alguna acción o paso que da fin al proceso? Estos puntos de datos servirán para comunicar con efectividad cuál es el inicio y el final del proceso.

3. Reúne la información necesaria

Conéctate con quienes participan en el proyecto para recopilar la información y entender bien cada etapa del proceso. Puedes organizar unareunión inicial con varios departamentos y líderes a fin de reunir los detalles y las aprobaciones necesarias para empezar a elaborar tu diagrama de flujo de trabajo.

Como cada proceso es diferente a los demás, la información que debas recopilar también variará. Ten en cuenta cuáles son los pasos necesarios para finalizar el proceso, quiénes participarán y cualquier otro dato de importancia que sería útil informar a quienes lo lean.

4. Elimina las ineficiencias

El paso final antes de crear tu flujo de trabajo visual consiste en analizar y eliminar cualquier ineficiencia que pueda surgir. Asegúrate de analizarlas antes de diseñar el flujo de trabajo para evitar incidentes, en lugar de tener que lidiar con ellos una vez que se produzcan. El tipo específico de ineficiencia variará, pero algunos ejemplos pueden incluir la falta de recursos, problemas de desarrollo o cualquier otro obstáculo que podría surgir durante el proceso.

Documenta las ineficiencias que detectes en un registro de cambios dentro de tu proceso de control de cambios. De este modo, podrás comunicar los problemas a quienes participan en el proyecto, determinar la prioridad de cada ineficiencia y dar seguimiento para saber si se han resuelto.

5. Diseña tu flujo de trabajo

Por último, empieza a construir tu flujo de trabajo. Reúne la información de las unidades, los puntos de datos y las ineficiencias, y represéntala en el diagrama que hayas elegido en el primer paso.

Como cada proceso es diferente y cada diagrama se construye de una manera distinta, es muy probable que el tuyo tenga un diseño único. Una vez que hayas diseñado el diagrama de flujo de trabajo, revísalo con las demás partes interesadas para asegurarte de que sea preciso y apropiado para la situación. Es una forma muy acertada de garantizar que se tuvieron en cuenta todas las ineficiencias y que los recursos necesarios se especificaron correctamente.

Ejemplo de diagrama de flujo de trabajo

A continuación te mostramos un diagrama de flujo para que puedas partir de un diagrama sencillo y empezar a crear tu propio diagrama. En este caso hemos realizado un diagrama de flujo para la creación de una app versus página de inicio.

Usa los flujos de trabajo para trazar el diseño de los procesos

La visualización de los flujos de trabajo puede resultar muy útil para comunicar los entregables de manera efectiva, tanto a los demás colaboradores como al equipo directivo. Además, es una forma excelente de alinear a varios departamentos a la vez con respecto a un proceso dado.

Para llevar tus flujos de trabajo a otro nivel, prueba con un software de gestión de flujos de trabajo. Asana, sin dudas, puede ayudarte a lograr lo que necesites, desde la automatización de las tareas hasta la simplificación de las comunicaciones y mucho más.