Los tres componentes esenciales de la gestión del trabajo

Coordinar el trabajo entre los equipos puede ser caótico, en particular si tienes que buscar entre emails o aplicaciones de mensajería para encontrar la información. Sin un sistema centralizado para la planificación, la organización y la ejecución del trabajo, la confusión y el caos pueden reinar, haciendo que el avance de los equipos sea lento, que no cumplan con las fechas de entrega y que, en definitiva, no logren alcanzar sus objetivos más ambiciosos. El trabajo remoto puede tener todos estos componentes y hacer que los equipos se sientan particularmente estresados.

Afortunadamente, tu equipo y tú pueden superar estos obstáculos de coordinación, independientemente de que trabajen juntos en una oficina o de forma remota y separados en cualquier lugar del mundo. Aquí es donde la gestión del trabajo y un sistema para gestión del trabajo entran en juego.

Hay tantas opciones que puede ser bastante complicado saber qué buscar en una herramienta. Cuando termines de leer esta guía, sabrás qué necesitas exactamente que ofrezca una herramienta de gestión del trabajo para que sea útil para que tu equipo trabaje sincronizado, cumpla con los plazos de entrega y alcance sus objetivos.

Qué es la gestión del trabajo y cómo puede favorecer la colaboración en tu equipo

Como breve introducción antes de profundizar en más detalles sobre cómo puede ayudar un sistema de gestión del trabajo a que tu equipo obtenga mejores resultados, definamos qué es la gestión del trabajo exactamente. A continuación, te mostramos lo que pensamos en Asana:

La gestión del trabajo es un enfoque sistemático para coordinar los flujos de trabajo de una organización, como proyectos, procesos continuos o tareas de rutina, para proporcionar la claridad que los equipos necesitan para alcanzar sus objetivos más rápido. Se trata de coordinar a las personas y al trabajo en todos los niveles de una organización para garantizar que todos tengan la información que necesitan para realizar el trabajo más importante.”

Fundamentalmente, la gestión del trabajo, en contraposición a la gestión de proyectos, se trata de algo un poco más complejo que simplemente marcar una tarea como finalizada o trabajar para algún entregable en particular. Abarca mucho más, incluye prestar atención a cómo trabaja tu equipo y preparar los procesos y los planes de trabajo para mejorar la coordinación en toda la organización a largo plazo.

Dado que la gestión del trabajo se enfoca en el panorama general y en cómo funcionan todas las piezas juntas, todos en tu equipo sabrán qué aporta su trabajo a los objetivos generales de la organización y la empresa. Poder hacer esa asociación puede ser motivador.

Descubrimos que al ayudar a que el equipo entienda el impacto que tiene su trabajo en la organización, las personas se muestran más participativas en los proyectos.”

Ahora bien, ¿cómo es la gestión del trabajo cuando se implementa? Observemos los tres pilares de los sistemas de gestión del trabajo para ilustrar cómo funcionan en la práctica y cómo favorecen la colaboración y la vuelven menos estresante.

Pilar n.º 1: La organización de los elementos en un sistema de gestión del trabajo

Independientemente del sector o la empresa de los que se trate, hay tres elementos centrales que definen el trabajo y la planificación en un equipo u organización.

• Tareas

• Proyectos

• Portafolios

Una herramienta de gestión del trabajo facilita para los equipos y las organizaciones la planificación, organización y ejecución de los trabajos en función de estos elementos centrales. Profundicemos en cada uno de ellos.

Primero, las tareas representan piezas individuales de trabajo, como un ciclo de ediciones de una publicación de un blog o revisar el código que escribió otra persona. Pueden ser recurrentes, como presentar un informe mensual, o aisladas, como actualizar una página web. No importa cuál sea tu trabajo o de qué proyecto se esté ocupando tu equipo, cada tarea bien diseñada debe aportar claridad sobre tres aspectos: quién hace qué y cuándo debe terminarlo. Parece básico, pero si se crean y asignan tareas sin definir el “quién”, “qué” y “cuándo” de inmediato, la falta de responsabilidad creará confusión.

Cuando se agrupan, las tareas constituyen el segundo elemento central del trabajo: el proyecto. Los proyectos representan el objetivo más amplio que un equipo intenta alcanzar, como el lanzamiento de un producto nuevo o de una campaña de posicionamiento de la marca. En otras palabras, todos los proyectos, sin importar cuán grandes o pequeños sean, simplemente se componen de algunas (o muchas) tareas individuales.

Los portafolios de proyectos son el tercer elemento principal del trabajo. En resumen, son grupos de proyectos. Son muy útiles para que el gerente (o colaborador involucrado en diversos proyectos) pueda dar seguimiento a varios elementos a la vez. Hacer un seguimiento del progreso con los portafolios aporta transparencia y confianza en todos los equipos, crea una coordinación perfecta en todos los niveles, desde los líderes sénior hasta los gerentes y los colaboradores individuales. Los portafolios de sistemas de gestión del trabajo que contienen proyectos te permiten ver un panorama general de toda la iniciativa y luego profundizar en proyectos individuales, hasta el nivel de tarea, para poder entender con claridad en qué trabaja cada integrante de tu equipo.

Los mejores sistemas de gestión del trabajo reúnen estos tres elementos de forma fluida, brindándoles a tu equipo y a ti claridad y capacidad de respuesta para todos los aspectos de tus iniciativas más importantes. Son los primeros pasos hacia un ambiente con menos estrés y que avanza más rápido. Los sistemas de gestión del trabajo forman una estructura y mantienen todo en un solo lugar, desde los pequeños detalles hasta el panorama general.

Pilar n.º 2: Las vistas dinámicas en los sistemas de gestión del trabajo

A pesar de que es importante contar con una estructura general para estandarizar la forma en que se captura y organiza la información en el trabajo (p. ej., las tareas, los proyectos y los portafolios de proyectos), un sistema de gestión del trabajo que ofrezca formas dinámicas de ver la información puede desplegar aun más la eficiencia de tu equipo. Las vistas dinámicas ofrecen a todos la posibilidad de elegir su propia forma de ver el trabajo y de operar, pero siempre dentro del sistema de gestión del trabajo de todo el equipo.

A nivel individual, las personas deberían poder ver sus propias tareas de manera fácil y clara, lejos del desorden de un gran proyecto. Ya sea que se trate de una vista de lista o una de calendario, todos necesitan tener un lugar donde ver sus tareas pendientes de una manera que les funcione y les permita centrarse fácilmente en lo que sea prioritario. Cada uno puede organizar su día, analizar su propia carga laboral y establecer las prioridades entre sus tareas.

A nivel de proyecto, algunos proyectos son más adecuados para ciertos tipos de visualizaciones que otros. Un evento con una larga lista de verificación de tareas pequeñas pero importantes probablemente se visualice mejor en una vista de lista. Sin embargo, para el caso de un flujo de trabajo ágil, como el desarrollo web, una vista de tablero podría ser más adecuada, y para un calendario de contenido probablemente lo mejor sea usar... sí, lo adivinaste, una vista de calendario.

Para proyectos grandes y más complejos con muchos participantes y colaboradores de diversos departamentos, es importante contar con un sistema de gestión del trabajo que permita alternar entre diferentes vistas. Por ejemplo, un gerente de marketing de productos puede querer ver todos los entregables en una vista de lista un día y, al día siguiente, puede que necesite una vista de cronograma para asegurarse de que las fechas de entrega de todos estén bien alineadas.

En definitiva, no hay una forma correcta o incorrecta de mirar los proyectos. Lo más importante de este pilar es contar con un sistema de gestión del trabajo que sea flexible y que le permita a tu equipo alternar entre las distintas vistas y usar la que más le convenga según la situación.

Pilar n.º 3: Los procesos automáticos en los sistemas de gestión del trabajo

Gran parte del trabajo que hacemos incluye procesos continuos o repetitivos, aunque probablemente ni lo hayas notado. Al automatizar los procesos simples con un sistema de gestión del trabajo, puedes acelerar los flujos de trabajo, reducir los errores y aportar claridad a tu equipo.

Por ejemplo, para la mayoría de los lanzamientos de productos se siguen casi siempre los mismos pasos, incluso aunque no estén involucradas las mismas personas. ¿Y si pudieras transformarlos en una plantilla? Un sistema de gestión del trabajo te permite crear una plantilla para proyectos y procesos que tu equipo realiza con frecuencia, para que no tengas que comenzar de cero con el diseño del flujo de trabajo todas las veces. También garantiza que nadie de tu equipo pase por alto ningún paso crítico, como obtener la aprobación del presupuesto o la aprobación legal de la parte creativa de la campaña. Claro, cada proyecto tiene sus propias peculiaridades, pero no es necesario que inventes la pólvora todas las veces. Este sistema ayuda a que el equipo ahorre tiempo y pueda entender mejor los procesos.

Algunos sistemas de gestión del trabajo, como Asana, también te permiten automatizar las tareas más pequeñas y esenciales que le demandan mucho tiempo tu equipo, como asignar el trabajo correcto al compañero de equipo indicado, establecer o cambiar las fechas de entrega y entregar el trabajo en el momento correcto. Cuando tu equipo usa un sistema de gestión del trabajo con funciones de automatización, la simplificación de muchos procesos garantiza que nadie se olvide de ningún paso crítico y ayuda a que tu equipo avance más rápido.

Usa un sistema de gestión del trabajo para que la colaboración sea más eficiente

Ahora, con un sistema de gestión del trabajo, tanto tu equipo como tú pueden ver el esquema completo con el que trabajan y dejar de pensar de forma reactiva o de trabajar con un solo proyecto a la vez. Tu equipo puede ser más eficiente y sufrir menos estrés, gracias a esa vista panorámica que tienen ahora de todo lo que sucede y de cómo se conecta el trabajo con las demás iniciativas.

Somos productivos cuando pensamos no solo en soluciones a corto plazo, sino en el sistema a largo plazo. Somos productivos si no nos pasamos todo el tiempo apagando incendios, sino que nos ponemos a pensar cómo hay que crear los sistemas o cómo mejorar los procesos.”

Con la gestión del trabajo todo está organizado. Ya no tienes que preguntarte quién estará haciendo qué tarea ni cuándo se harán las entregas. Tampoco tienes la necesidad de buscar información entre los emails ni tratar de recordar cómo se planificó el último proyecto. Gracias a la única fuente de referencias, tanto tu equipo como tú pueden crear planes de trabajo sólidos sabiendo que pueden contar unos con otros y lograr más con menos estrés.