7 sencillos pasos para crear una matriz de decisiones (con ejemplos)

Decisiones, decisiones y más decisiones. Tomar buenas decisiones puede ayudarte a encauzar a tu equipo en la dirección correcta y cumplir con los objetivos, pero ¿cómo saber cuál es la decisión correcta? Cuando te enfrentas a dos opciones muy similares, ¿lanzas una moneda?, ¿pruebas con los dados?, ¿le pides ayuda al genio de la lámpara?

La toma de decisiones es una pieza crítica de la planificación de los buenos negocios, pero saber exactamente qué opción es la correcta puede resultar, en algunos casos, engañoso. La clave es tomar decisiones rápido pero no apresurado y tomar las decisiones correctas sin perder el ritmo.

Si suena como un acertijo imposible de descifrar, no te preocupes, no lo es. Con una matriz de decisiones, puedes detectar rápidamente las ventajas y desventajas de cada opción, sopesar las diferentes variables y tomar una buena decisión rápida y fácilmente.

¿Qué es una matriz de decisiones?

Una matriz de decisiones es una herramienta para evaluar y elegir la mejor opción entre diferentes alternativas. Es una herramienta particularmente útil para cuando tienes que decidir entre más de una opción y hay varios factores que necesitas considerar para tomar la decisión final.

Probablemente hayas oído hablar acerca de la matriz de decisiones pero con otro nombre, aunque, en realidad se habla de lo mismo. Entre esos nombres están los siguientes:

• Matriz de Pugh

• Análisis de cuadrícula

• Teoría de la utilidad multiatributo

• Matriz de selección de problemas

• Cuadrícula de decisiones

Cuándo usar la matriz de decisiones

No siempre es necesario usar una matriz de decisiones. El proceso es sólido y relativamente sencillo, pero es más efectivo cuando tienes que decidir entre varias opciones comparables. Si los criterios de evaluación no son los mismos para las diferentes opciones, entonces, es muy probable que la matriz no sea la mejor herramienta para tomar decisiones. Por ejemplo, una matriz de decisiones no te servirá para decidir la orientación que deberá tomar tu equipo para el año próximo porque las opciones entre las que debes decidir no son comparables.

Usa la matriz de decisiones para los siguientes casos:

• Comparar varias opciones similares

• Reducir la cantidad de opciones hasta llegar a una decisión final

• Sopesar entre una variedad de factores importantes 

• Abordar la decisión desde un punto de vista lógico, en vez de uno intuitivo o emocional

Si la matriz de decisiones no es la adecuada para tu situación específica, lee a continuación acerca de otros enfoques para tomar de decisiones.

Cómo crear una matriz de decisiones en 7 sencillos pasos

Una matriz de decisiones puede ser útil para evaluar las mejores opciones entre diferentes alternativas, en función de varios factores fundamentales y su importancia relativa. Te presentamos los siete pasos para crear una matriz de decisiones:

1. Identifica las alternativas

Las matrices de decisión son una herramienta muy útil para decidir cuál es la mejor opción entre un abanico de alternativas similares. Antes de crear la matriz, identifica las opciones entre las que debes decidir.

Por ejemplo, supongamos que tu equipo lanzará una campaña de marca nueva el verano que viene. Debes decidir con qué proveedor trabajarán para crear los videos y otros materiales visuales para el diseño. En este momento, has identificado tres agencias de diseño, pero todas tienen sus ventajas y desventajas.

2. Identifica las consideraciones importantes a tener en cuenta

El segundo paso para crear una matriz de decisiones es identificar las consideraciones importantes que afectan a nuestra decisión. Este conjunto de criterios ayuda a tomar las mejores decisiones y evitar subjetividades.

Siguiendo con el ejemplo, tu equipo ha decidido que los criterios más importantes que afectan a la selección de una agencia de diseño son: el costo, la experiencia, la comunicación y las reseñas de clientes anteriores.

3. Crea tu matriz de decisiones

Una matriz de decisiones es una cuadrícula con la que puedes comparar varias opciones teniendo en cuenta consideraciones importantes.

Por supuesto, elaboramos nuestras matrices en Asana. Asana es una herramienta de gestión del trabajo que puede ser muy útil para organizar y realizar trabajos en toda tu organización, así como también para aportar la claridad que los equipos necesitan para cumplir con sus objetivos más rápido.

A continuación te mostramos cómo se ve el esqueleto de tu matriz de decisiones en Asana si tienes que elegir entre tres agencias y evaluar los costos, la experiencia, la comunicación y las reseñas de los clientes:

4. Completa tu matriz de decisiones

Ahora, califica cada consideración según una escala predeterminada. Si no hay una variación muy grande entre las opciones, usa una escala de 1 a 3, siendo 3 la mejor opción. Para más opciones, usa una escala de 1 a 5, siendo 5 la mejor opción.

Es aquí donde las ventajas de la matriz de decisiones realmente empiezan a brillar. Por ejemplo, supongamos que debes decidir entre tres agencias y cuentas con cuatro criterios importantes, pero no tienes una matriz de decisiones. A continuación, te mostramos un resumen de las ventajas y desventajas de cada agencia:

• La agencia 1 resulta realmente económica pero no tiene mucha experiencia. Las reseñas que ha recibido de sus clientes y la comunicación parecen ser normales. 

• La agencia 2 no es muy económica, pero tampoco es la más cara. Sí podemos decir que tiene bastante experiencia y cuenta con excelentes reseñas de los clientes, pero su comunicación hasta el momento ha sido algo deficiente.

• La agencia 3 es la más cara, pero también es la que cuenta con mayor experiencia. Su comunicación hasta el momento ha sido normal y las reseñas de los clientes son bastante buenas. 

Estas tres descripciones son relativamente similares. Es difícil decidir cuál es mejor en función de párrafos tan breves como estos, en particular, porque cada agencia tiene sus ventajas y desventajas. A continuación, te mostramos cómo se verían las tres agencias con sus cuatro consideraciones en una matriz de decisiones con un rango de 1 a 5, siendo 5 la mejor opción:

5. Agrega la ponderación

A veces, algunas consideraciones son más importantes que otras. En tal caso, usa una matriz de decisiones para sopesar que ayude a identificar cuál es la mejor opción.

Para seguir con el ejemplo, imagina que no te puedes pasar del presupuesto en absoluto, así que el costo es un factor crítico en tu proceso para la toma de decisiones. Las reseñas de los clientes también son importantes, ya que ofrecen una idea de lo efectiva que puede haber sido cada agencia antes.

Para agregar la ponderación a cada agencia en la matriz de decisiones, asígnales un número (de 1 a 3 o de 1 a 5, dependiendo de cuántas opciones tengas) a las consideraciones. Después, durante el proceso de toma de decisiones, multiplicarás el factor de ponderación de cada consideración por su valor.

Así es como se ve con nuestro ejemplo:

6. Multiplica los puntajes ponderados

Una vez que hayas aplicado tu escala de valoración y que hayas asignado una ponderación a cada aspecto, multiplica ese factor de ponderación por el valor asignado en la tabla. De este modo, te aseguras de que a las consideraciones más importantes se les de más importancia, lo que, en definitiva, te ayudará a elegir a la mejor agencia.

Para seguir con el ejemplo, así es como se ve cuando aplicas la puntuación ponderada a cada consideración para cada una de las agencias analizadas:

7. Calcula la calificación total

Ahora que ya has multiplicado la calificación ponderada, suma todas las consideraciones de cada agencia. En este punto, deberás haber obtenido una respuesta clara basada en números acerca de qué decisión es la mejor opción.

Así es como luce, por ejemplo, una matriz de decisiones terminada: 

Como puedes ver, la agencia 2 tiene el mayor puntaje, quiere decir que es la que deberías elegir. A pesar de que la agencia 1 es más barata, el costo promedio de la agencia 2, combinado con los años de experiencia y las extraordinarias reseñas de los clientes, la convierten en la mejor opción para tu equipo. Solamente resta comunicarse con la agencia y avanzar con la campaña de la marca. 

Ejemplo de matriz de decisiones

Puedes usar las matrices de decisiones para varias determinaciones de negocios, siempre que sopeses las mejores opciones entre las diferentes alternativas. Este tipo de decisiones no tienen por qué ser siempre decisiones críticas para la empresa. También puedes usar el modelo para tomar decisiones sencillas y rápido. 

Por ejemplo, crea una matriz de decisiones para elegir qué tipo de silla comprarás para trabajar desde casa. Te gustan cuatro tipos diferentes y las consideraciones importantes a tener en cuenta son la comodidad, el costo y las reseñas. 

Alternativas para tomar decisiones

Si el método de la matriz de decisiones no es del todo adecuado para tus opciones, prueba con lo siguiente:

Matriz de Eisenhower

Una matriz de Eisenhower es una cuadrícula de 2×2 que ayuda a priorizar tareas según la urgencia y la importancia. Esta matriz es muy útil si debes optar entre varios trabajos que no son similares y necesitas decidir con qué tareas o iniciativas empezar primero.

• Arriba, a la izquierda, haz un listado con los trabajos urgentes e importantes: Estas tareas son las de mayor prioridad. Hazlas ahora o lo antes posible.

• Arriba, a la derecha, haz un listado con los trabajos menos urgentes pero importantes: Para asegurarte de que te ocuparás de estas tareas, anótalas en el calendario o registra la fecha de entrega en una herramienta de gestión de proyectos.

• Abajo, a la izquierda, haz un listado con los trabajos urgentes pero no importantes: Son tareas que hay que hacer, pero tal vez haya alguien más adecuado para que se ocupe de ellas. Delega este trabajo si es posible.

• Abajo, a la derecha, haz un listado con los trabajos menos urgentes que no son importantes: Posterga estas tareas o no las hagas. Aclarar las prioridades y hacerle saber a tu equipo que no podrás ocuparte de algún trabajo en particular en este momento es una de las maneras en que puedes reducir la posibilidad de sufrir agotamiento.

Mapa de análisis de participantes y gráfico RACI

Una de las decisiones más importantes que debes tomar durante el proceso de planificación de proyectos es la de elegir quiénes participarán en el proyecto y a quiénes consultarás o mantendrás informados. Para tomar esta decisión, crea un mapa de análisis de los participantes. Es un mapa útil para categorizar a los participantes según la influencia o interés relativos.

En un mapa de análisis de participantes hay cuatro categorías:

• Gran influencia y gran interés: Involucra a estos participantes en la planificación del proyecto y en el proceso de toma de decisiones. 

• Gran influencia y poco interés: Permite que estos participantes sepan qué sucede con el proyecto y que lo supervisen según sus propios intereses en caso de que quieran saber algo más.

• Poca influencia y gran interés: Mantén a estos participantes informados acerca de los avances del proyecto. Agrégalos a las actualizaciones de estado del proyecto para que estén siempre al tanto.

• Poca influencia y poco interés: Pon al tanto a estos participantes de vez en cuando, pero no te preocupes demasiado por mantenerlos siempre informados.

Una vez que hayas resuelto quiénes son los participantes clave, también podrás crear un gráfico RACI o matriz de asignación de responsabilidades. RACI es el acrónimo de Responsable, Aprobador, Consultado e Informado. Los gráficos RACI pueden ser útiles para decidir quién es la persona más importante para tomar las decisiones de cada tarea o iniciativa. 

Sesión de lluvia de ideas con el equipo

A veces, la mejor manera de tomar una decisión es organizando la antigua lluvia de ideas. Organiza una sesión para lluvia de ideas con una pizarra o comparte las ideas en una herramienta de gestión de proyectos.

En Asana, nos gusta usar los tableros Kanban para llevar a cabo sesiones dinámicas de lluvias de ideas. Para empezar, el facilitador de la lluvia de ideas crea un tablero en el que los demás integrantes pueden agregar ideas, ocurrencias o comentarios. Después, una vez que todos han agregado sus ideas, cada miembro del equipo las analiza y marca con “me gusta” las opciones que prefiera. A continuación, el equipo analiza las tareas con más “me gusta” en grupo para decidir con cuál de ellas avanzar.

Dile adiós a tirar la moneda para tomar decisiones

Tomar decisiones rápido es un elemento fundamental para una buena planificación y gestión de los proyectos. Independientemente de que uses una matriz de decisiones para decidir algo complejo o simple, estas herramientas pueden ayudarte a considerar diferentes factores y a tomar las decisiones correctas para tu equipo.

Para más información acerca de la gestión de proyectos, conoce las 25 habilidades esenciales de gestión de proyectos que necesitas para tener éxito.