¿No conocías la gestión de costos? Comienza ahora.

Calcular y supervisar con precisión el presupuesto de tu proyecto es una de las mejores maneras de preparar tu proyecto para el éxito desde el principio. Este proceso se conoce como gestión de costos: seis pasos que te ayudarán a definir el presupuesto y respetarlo durante el ciclo de vida de tu proyecto. En esta guía, repasaremos el proceso de gestión de costos y cómo puedes implementarlo en tu próximo proyecto.

¿Qué es la gestión de costos?

La gestión de costos es el proceso de calcular, presupuestar y controlar los costos de un proyecto. Por lo general, el proceso de gestión de costos comienza durante las fases de planificación e inicio del proyecto. Durante el ciclo de vida del proyecto, los gerentes de proyectos revisan y supervisan los costos del proyecto para asegurarse de que no excedan el presupuesto aprobado.

Una vez finalizado el proyecto, el gerente del proyecto evalúa los costos reales en comparación con los cálculos de costos para recopilar las lecciones aprendidas del proyecto. Esto puede ser útil a la hora de pronosticar y realizar una evaluación comparativa para futuros proyectos.

¿Por qué la gestión de costos es importante?

La gestión de costos es una parte fundamental del proceso de planificación y gestión de proyectos. Si llevas a cabo una gestión de costos eficaz, puedes crear planes de proyecto más precisos, comprender mejor las restricciones del proyecto y, en última instancia, evitar la corrupción del alcance.

Crea planes de proyecto precisos

La gestión de costos ayuda con dos aspectos importantes del proceso de planificación del proyecto: el cálculo de los costos y el control de los costos. Saber cómo calcular el presupuesto de un proyecto con precisión es una habilidad de suma importancia en la gestión de proyectos.

Normalmente, el presupuesto de un proyecto será una de las primeras cosas que debes establecer. Dependiendo de tu organización, esto incluso puede ser algo que definas en la carta del proyecto para presentar el proyecto. Esto se debe a que si no cuentas con un presupuesto del proyecto, no puedes asignar recursos con precisión para alcanzar los objetivos de tu proyecto con confianza.

¿Qué son las restricciones del proyecto?

El costo es uno de los tres elementos del triángulo de gestión de proyectos (a veces denominado la “triple restricción” o el “triángulo de hierro”): costo, alcance y tiempo. El hecho de que el costo sea una de las tres restricciones del proyecto no significa que no puedas aumentar el costo, pero es importante tener en cuenta que el aumento del costo afecta el alcance y el tiempo, y viceversa.

Evita la corrupción en el alcance

Permanecer dentro del presupuesto es un elemento clave para saber si un proyecto va por buen camino o no. Se evita así tener costos superiores a los previstos, lo que puede hacer que un proyecto descarrile y provocar la corrupción del alcance. Una vez que comienza el proyecto, el proceso de control de costos puede ayudarte a realizar un seguimiento de los presupuestos del proyecto y garantizar que no los superes, o corregir rápidamente el rumbo si sucediera.

Como muchos elementos de la gestión de riesgos de proyectos, la gestión de costos es proactiva en lugar de reactiva. El objetivo no es evaluar el desempeño del proyecto a posteriori, sino más bien evaluar el desempeño de los costos mientras el proyecto está en marcha.

Los 6 pasos de la gestión de costos

El proceso de creación de un plan de gestión de costos consiste en seis pasos:

1. Asignar recursos

Antes de que puedas identificar los costos del proyecto, primero necesitas tener una idea de los recursos que necesitarás para el proyecto. Comprender qué recursos necesita tu proyecto te ayuda a calcular cuánto tiempo, esfuerzo y dinero gastarás.

Un recurso es cualquier cosa que te ayude a finalizar un proyecto, incluidas las herramientas, el dinero, el tiempo, el equipamiento e incluso los miembros del equipo. Si no conoces con precisión todos los detalles durante esta primera fase, no hay ningún problema. El objetivo del paso de asignación de recursos en la gestión de costos es obtener un cálculo aproximado de los recursos y, como resultado, los costos que necesitarás para tu proyecto. Una vez que el proyecto comience, usarás un plan de gestión de recursos claro que te ayudará con la asignación de recursos.

Necesitarás lo siguiente:

• Objetivos del proyecto claramente definidos.

• Una hoja de ruta del proyecto de alto nivel o una estructura de desglose del trabajo, dependiendo de la complejidad del proyecto.

• Un plan de gestión de recursos tentativo.

• Una declaración del alcance del proyecto.

2. Calcular costos

Durante la etapa de cálculo de costos, estimarás los costos asociados con cada recurso para llegar al presupuesto de tu proyecto eventual. Si tienes uno, puedes utilizar un proyecto anterior como punto de referencia, o puedes intentar calcular los costos en función de tu plan de gestión de recursos.

Básicamente, durante la fase de cálculo, estás respondiendo una pregunta clave: ¿Cuánto costará alcanzar los objetivos de tu proyecto? Ten en cuenta que puede haber costos inesperados, así que debes contar con un margen de amortiguación del 5-10 % para cualquier cálculo de costos.

Necesitarás todo lo del paso anterior, junto con lo siguiente:

• Un programa del proyecto (o un diagrama de PERT para proyectos más complejos).

• La lista de los entregables de tu proyecto.

• Métricas de éxito claramente definidas.

Al igual que en la primera etapa de la gestión de costos, deberás calcular los costos antes de obtener la aprobación de tu proyecto. Dependiendo de la complejidad de tu proyecto, es posible que quieras crear más de un cálculo del presupuesto del proyecto con diferentes costos de recursos o entregables finales, según lo que creas que el patrocinador del proyecto y los ejecutivos involucrados podrían aprobar. Ten siempre en cuenta que estos cálculos pueden cambiar.

Una vez que hayas calculado tus costos, crea una carta del proyecto o un caso de negocios para presentar tu proyecto y poner manos a la obra. Ten en cuenta que aún no has terminado el proceso de gestión de costos, pero no quieres haber llegado hasta este punto para nada.

3. Preparar el presupuesto

Ahora que tienes los cálculos generales sobre las necesidades de tu proyecto y los recursos que se requieren, puedes comenzar a trabajar en el presupuesto de tu proyecto. El presupuesto de tu proyecto es un plan detallado de cuánto planeas gastar durante el proyecto, para qué y para cuándo.

Dependiendo de la complejidad de tu proyecto, el “cuándo” puede influir de manera significativa en tu estrategia de gestión de costos. Para proyectos de varios años, es conveniente aclarar que no se debe gastar más del 30 % de tu presupuesto en el primer año, etc. Esto puede evitar que tengas costos superiores a los previstos.

Necesitarás todo lo de los pasos anteriores, junto con lo siguiente:

• Un presupuesto de proyecto claro.

• El análisis de los participantes del proyecto.

4. Poner el proyecto en marcha

Si bien no forma parte del proceso de gestión de costos de forma directa, esta es la etapa en la que inicias tu proyecto. Asegúrate de haber finalizado el presupuesto de tu proyecto e incluir todos los detalles que necesites para tener éxito. Planea compartir toda esta información con los participantes de tu proyecto durante la reunión inicial del proyecto.

Necesitarás todo lo de los pasos anteriores, junto con lo siguiente:

• Plan del proyecto

• Un cronograma del proyecto, junto con los hitos del proyecto.

5. Controlar los costos

La mayor parte del proceso de gestión de costos ocurre durante el paso cinco: la fase de control de costos. Una vez que se ha lanzado el proyecto, la contabilidad de los costos es fundamental para evitar exceder el presupuesto. Lleva un registro de cómo estás gastando el presupuesto de tu proyecto para asegurarte de que no necesitas realizar ninguna acción correctiva. Esta es la parte en la que controlas los costos, si es necesario, modificando el proyecto en plena marcha.

La frecuencia con la que lo revises dependerá de tu proyecto. A veces será conveniente revisar los costos en tiempo real. En otros casos, puedes supervisarlos de forma mensual o incluso trimestral. Comparte las actualizaciones relativas a los costos según sea necesario a través de informes de estado del proyecto para que todo el equipo del proyecto esté informado.

Ten en cuenta que cualquier cambio que hagas al alcance del proyecto afectará el presupuesto y los costos del proyecto, por lo que debes estar atento a la corrupción del alcance. Si el costo del proyecto se desvía demasiado de lo presupuestado, infórmaselo a los participantes para que puedas elaborar un plan de acción de manera proactiva.

Necesitarás todo lo de los pasos anteriores, junto con lo siguiente:

• Una herramienta para gestión de proyectos.

• Una herramienta de informes universales.

6. Identificar la variación de los costos

Una vez finalizado el proyecto, es hora de evaluar cómo te fue. ¿Cuáles fueron los costos totales del proyecto? ¿Cómo se comparan los costos reales con los costos que calculaste?

Ten en cuenta que lo ideal es no excederte demasiado ni estar muy por debajo. Un proyecto exitoso termina cerca (pero por debajo) del presupuesto previsto para el proyecto. Si gastaste demasiado dinero, es porque subestimaste el presupuesto de tu proyecto o tuviste demasiados gastos imprevistos. Si esto sucediera, realiza una reunión post mortem del proyecto para evaluar por qué sucedió y evitar que vuelva a suceder en el futuro.

Por otro lado, gastar muy poco de tu presupuesto tampoco es lo ideal. Calculaste estos costos por una razón, y si estuviste muy por debajo del presupuesto, el proceso que aplicaste para generar el presupuesto de los costos fue inexacto. Registra esta información como datos históricos y tenla en cuenta para proyectos futuros, de modo que puedas ir aumentando tu precisión durante la fase de cálculo de costos.

Los beneficios y desafíos de la gestión de costos

Cuando se realiza correctamente, la gestión de costos puede ayudarte a mejorar el proceso de planificación de tu proyecto y prevenir los riesgos del proyecto. Existen algunos beneficios clave de una gestión de costos eficaz, así como importantes inconvenientes a los que debes prestar atención.

Beneficios de la gestión de costos

Entre algunos de los beneficios de la gestión de costos se incluyen los siguientes:

• Evitas excederte con los costos. El beneficio más obvio de la gestión de costos es que te ayuda a gestionar los costos del proyecto. Utiliza este proceso para asegurarte de no gastar demasiado de tu presupuesto. Este nivel de preparación y visibilidad te da una idea clara del presupuesto que tienes disponible y cómo lo gastarás. 

• Nivelas las expectativas de los participantes. Si todo el mundo comprende el presupuesto, esto puede ayudar a prevenir la corrupción del alcance. Será menos probable que los participantes soliciten cambios en el proyecto porque tendrán una idea más clara de cómo esos cambios afectan el presupuesto. Si necesitas realizar cambios significativos, puedes incorporar tu plan de gestión de costos al proceso de control de cambios para mitigar cualquier efecto negativo que pueda ocasionar al cronograma general del proyecto.

• Previenes los riesgos del proyecto: Parte del proceso de gestión de costos es incorporar la reserva de riesgos al presupuesto de tu proyecto. Por lo general, esto es entre el 5 y el 10 % del presupuesto de tu proyecto, que puedes usar para hacer frente a cualquier costo imprevisto. Si eres nuevo con respecto a la gestión de costos, apunta a lograr tener una reserva de riesgo de aproximadamente un 10 %; a medida que mejores tu práctica de gestión de costos, tu línea de base se volverá más precisa, por lo que puedes reducir la reserva de riesgos al 5 %.

• Simplificas la planificación futura: Una vez que pases por el proceso de gestión de costos varias veces en algunos proyectos diferentes, irás mejorando la planificación de recursos a futuro. Obtener experiencia con el proceso de gestión de costos te da una idea de cómo el presupuesto y la optimización de recursos influyen mutuamente, lo que hace que el proceso sea más fácil (y más preciso) con el correr del tiempo.

Desafíos comunes de la gestión de costos (y cómo superarlos)

La gestión de costos no está exenta de desventajas. Echa un vistazo a las dos principales desventajas de la gestión de costos y cómo prevenirlas.

Problema: El presupuesto del proyecto es demasiado pequeño.

No tener un presupuesto de proyecto lo suficientemente grande puede hacer que sea difícil determinar con precisión cuánto personal hace falta para el proyecto y esto afectará a los entregables.

Solución: Asegúrate de que tu presupuesto sea realista. Si es necesario, incluye la propuesta de presupuesto del proyecto en tu carta del proyecto o caso de negocios, y presenta el presupuesto que necesitas. Explica claramente por qué el presupuesto es importante y qué recursos son críticos para el éxito del proyecto.

Problema: Cálculo de costos inexactos.

Equivocarte en el cálculo de los costos puede desviar tu proyecto incluso antes de que comience.

Solución: Asegúrate de comprender el alcance de tu proyecto antes de comenzar el proceso de cálculo de costos. Ten en cuenta que las tres restricciones del proyecto están conectadas: tiempo, alcance y costo. Si quieres reducir los costos, es posible que tengas que extender el cronograma o reducir el alcance. Si no quieres hacer eso, deberás aumentar los costos para lograr con tranquilidad el alcance completo del proyecto.

Mantente dentro del presupuesto de tu proyecto con la gestión de costos

La gestión de costos tiene muchas variables. Como resultado, tu equipo necesita visibilidad para evitar exceder los costos y deberás asegurarte de poder terminar tu proyecto por debajo del presupuesto, siempre. Para dar seguimiento a toda la información de tu proyecto, utiliza una plataforma de gestión del trabajo como Asana. Desde el cálculo de los costos del proyecto y el inicio del proyecto hasta la reunión post mortem, Asana te ayuda a mantenerte sincronizado con los miembros del equipo y los participantes del proyecto durante todo el proceso.