El equipo de Marketing Corporativo de Sophos trabaja en más de 1000 eventos anuales con Asana

Sophos es una empresa de ciberseguridad que protege las redes de más de 100 000 empresas alrededor del mundo con sus soluciones de cifrado y seguridad informática. La empresa usa un modelo de ventas por canales, por eso, los eventos son un medio clave para relacionarse con sus socios, distribuidores y clientes. Todos los años, el equipo de Marketing Corporativo trabaja junto al de Marketing de Campo para realizar 12 conferencias de socios, 10 ferias comerciales a nivel global, más de 150 eventos regionales, más de 500 webinars de generación de demanda y cientos de eventos internacionales.

Para asegurarse de que todos estos eventos sean exitosos y coherentes con la marca, Dawn Jensen, jefa sénior de Programas de Marketing Internacional, y Sydney Leopold, jefa de Eventos Internacionales, trabajan codo a codo para organizar absolutamente todo: páginas de inscripción para eventos, diseños de stands de ferias comerciales, regalos corporativos y mucho más.

Crear todos los materiales de marketing y diseño de todos estos eventos no es una hazaña menor, ya que el equipo debe gestionar más de 22 000 solicitudes cada año. Antes, el equipo tenía dificultades para monitorear todo el trabajo mediante emails. Nadie podía ver el progreso del trabajo, se pasaban por alto las nuevas solicitudes y era difícil mantener la coherencia de la marca y la calidad en todos los eventos y regiones, lo cual era una de las principales responsabilidades del equipo.

Encontrar la herramienta correcta para escalar y simplificar el trabajo

Cuando Dawn se unió a Sophos, el equipo de Marketing Corporativo ya estaba evaluando soluciones de gestión del trabajo. Estaba buscando una solución que fuera intuitiva, fácil de usar y flexible para poder gestionar el trabajo, desde actualizaciones de catálogos hasta flujos de trabajo complejos para eventos de ventas y conferencias de socios.

Sophos eligió Asana porque era la opción que más se ajustaba a las necesidades y los flujos de trabajo del equipo. Asana les llamó la atención porque es una herramienta flexible y fácil de personalizar a medida que el trabajo avanza, permite a los compañeros de equipo ver el trabajo en varias vistas con contextos distintos y, la razón principal, tiene una interfaz intuitiva y potente.

Gestionar más de 1600 solicitudes por trimestre

Junto al equipo de Éxito del Cliente de Asana, Dawn creó normas y documentos para que todos siguieran el mismo proceso de envío, clasificación y ejecución de solicitudes. Esto permitió al equipo de Marketing Corporativo estandarizar sus flujos de trabajo sin saltarse ningún paso.

Una vez que el equipo de Marketing Corporativo empezó a gestionar su trabajo en Asana, pudo proporcionar actualizaciones en tiempo real a sus compañeros de equipo de Marketing de Campo. “Podía mostrarle al jefe de Eventos su solicitud en Asana y él podía ver todos los comentarios, la cronología de lo que sucedió y cuándo, quién lo diseñó, quién lo revisó, todo”, dijo Dawn. “Y su reacción generalmente era: 'Oh, esto es excelente. ¿Cómo puedo acceder por mi cuenta?'”. Esto le ahorró al equipo de Dawn cientos de horas que normalmente dedicaban a generar informes, atender llamadas telefónicas, responder emails y asistir a reuniones de actualización de estado.

Mejores procesos, coordinación y eventos

Dawn y su equipo ahora tienen un proyecto llamado “Bandeja de entrada de solicitudes” en el que compañeros de equipo en 3 zonas horarias diferentes trabajan 16 horas diarias, 6 días a la semana. Esto hace que ninguna solicitud se pase por alto. Con todo el trabajo centralizado en Asana, las personas pueden ver en qué está trabajando el equipo, cuál es el estado de cada solicitud y cuáles son los plazos.

Ahora que el equipo de Marketing Corporativo y los colaboradores de los distintos departamentos gestionan las tareas de los eventos en Asana, pueden trabajar en más eventos, garantizar la coherencia en el uso de la marca y brindar una experiencia inolvidable a los socios y clientes en los 119 países en los que está presente la empresa.