New Relic empodera a los equipos de Operaciones de Desarrollo con Asana

Fundada en 2008, la empresa New Relic brinda una plataforma potente y basada en la nube para ayudar a los desarrolladores de todo el mundo a dar seguimiento al desempeño de sus sistemas. Más de la mitad de las empresas Fortune 100 confían en New Relic, ya que les permite obtener una visión clara y actualizada de sus complejos entornos de software. Con más de 14 000 clientes que usan más de 200 marcos y ocho lenguajes de programación diferentes, la empresa ayuda a los equipos de Operaciones de Desarrollo a lograr un mejor rendimiento, escala y eficiencia. Esta increíble cobertura de mercado es posible gracias a los 2000 empleados comprometidos, apodados cariñosamente como “Relics” (reliquias), que trabajan en 16 oficinas en todo el mundo.

Anteriormente, varios equipos diferentes ya habían confiado en Asana y otras herramientas de gestión del trabajo, además de las hojas de cálculo, email y chat, para coordinar sus proyectos y tareas. Sin embargo, dado que no contaban con un lugar central para poder dar seguimiento a las actualizaciones o visualizar los próximos pasos, debían recurrir a la coordinación manual, lo que provocaba una ralentización del progreso. Entre los desafíos a los que tuvieron que enfrentarse se incluyen:

• La dificultad de informar al equipo directivo acerca del progreso de los proyectos dada la falta de visibilidad sobre el estado del trabajo.

• La colaboración interdisciplinaria suponía un gran desafío debido a la falta de claridad de los procesos y los traspasos de trabajo, y la gente no sabía qué esperar.

• Los proyectos se creaban de manera improvisada, sin planificación previa ni cronogramas de trabajo, lo que generaba problemas para completar el trabajo dentro de los plazos establecidos.

New Relic impulsó la adopción de Asana en los diferentes equipos para centralizar la gestión del trabajo y lograr una mayor visibilidad tanto para los empleados como para los gerentes.

Siempre entregábamos todo a tiempo, pero a veces resultaba muy estresante. Asana nos ha permitido mostrar el progreso de los proyectos y cuáles serán las consecuencias si se retrasa algún hito.”

Muchos estilos de trabajo, una única plataforma

Para una empresa tan grande como New Relic, era importante encontrar una plataforma lo suficientemente flexible para gestionar muchos tipos de proyectos, procesos y estilos de trabajo, así como para conectar a los diferentes equipos a fin de impulsar la colaboración interdisciplinaria. Para facilitar los traspasos de trabajo entre equipos, era necesario poder visualizar los próximos pasos y comprender cómo los trabajos se conectaban entre sí. Los empleados no tenían una visión clara de los detalles de las tareas que tenían asignadas y de cuáles eran sus plazos. Además, la gerencia necesitaba una visión general de alto nivel de todo el trabajo en curso.

El equipo creativo de Marketing ya estaba usando Asana para gestionar su trabajo, por lo que Dustin Finkle, director sénior del programa de Marketing, la incorporó en el resto del departamento. Eligió Asana porque era intuitiva y fácil de usar, por lo que los empleados podían adoptarla y aprender a usarla rápidamente. Los equipos de Pounder Baehr, la contraparte de Dustin para el Centro de Servicio al Cliente en las oficinas de Gestión de Programas (PMO) de New Relic, y Vivian Wang, gerenta sénior de Programas para el equipo de Operaciones y Remuneración Global, ya gestionaban su trabajo en Asana y querían llevar el uso de la plataforma al siguiente nivel.

Asana es una plataforma que resuelve el problema de tener que usar muchas herramientas. Es como tener hojas de cálculo, chat, tu calendario y tu bandeja de entrada, todo en un solo lugar. Cuanto más consolidado esté tu trabajo en una sola herramienta, más eficiente serás.”

Un plan de implementación formal para apoyar a los empleados en la adopción de Asana

Para ayudar a sus departamentos en la adopción de Asana, Dustin, Pounder y Vivian desarrollaron un plan de implementación formal para garantizar que todos estuvieran bien preparados para aprovechar al máximo los beneficios de esta plataforma. Con la ayuda del gerente de Éxito del Cliente (CSM) de Asana, desarrollaron una plantilla de capacitación que incluía videos tutoriales y guías para enseñar a los miembros del equipo a gestionar su trabajo de acuerdo con su función. Las pautas de gobernanza y las mejores prácticas explicaban cómo usar Asana de manera consistente y cómo aprovechar las capacidades de generación de informes.

Para impulsar la implementación, también crearon grupos de impulsores para el cambio. En el departamento de Servicios al Cliente, por ejemplo, Pounder empezó presentando Asana primero al equipo de diseño instructivo, usándolos como una incubadora antes de implementar Asana en el resto de su organización. Los equipos adoptaron y comenzaron a usar Asana de inmediato para gestionar su trabajo. Pounder afirma: “Asana ha sido la única herramienta que se adoptó de manera inmediata. Su interfaz es muy moderna y permite visualizar todo el trabajo pendiente de forma sencilla”.

Se ahorró el equivalente a un año de trabajo al eliminar los “pormenores del trabajo” innecesarios

Actualmente, todos los equipos de New Relic trabajan en Asana. Este nuevo enfoque para gestionar el trabajo le ha ahorrado a la empresa aproximadamente 282 días hábiles al año, o 56 semanas laborales de cinco días, un tiempo valioso que antes se dedicaba a cuestiones relacionadas con la coordinación del trabajo. Esto fue posible gracias a la estandarización de los procesos, la automatización de tareas, la centralización de las comunicaciones y la eliminación de la información duplicada. En otras palabras, Asana ayudó a reducir los “pormenores del trabajo” de New Relic; es decir, todas las actividades relacionadas con el trabajo a llevar a cabo, como buscar información o asistir a reuniones innecesarias.

Según el Índice de la anatomía del trabajo, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo. New Relic ha logrado reducir esos tiempos drásticamente, y la eficiencia operativa que han alcanzado gracias al uso de Asana a gran escala es impresionante: cada mes, los equipos de New Relic crean aproximadamente 100 proyectos a partir de plantillas de Asana y publican más de 6000 comentarios en la plataforma.

Equipo de marketing

El equipo de Marketing gestiona todo su trabajo en Asana, incluidos:

• Los lanzamientos de productos

• Las campañas de marketing

• Los eventos

• Las relaciones públicas

• El desarrollo de contenido

• El marketing para clientes

• Las solicitudes de contenido creativo

• El desarrollo del sitio web

Las iniciativas más grandes, como los eventos, tienen sus propios portafolios de Asana, que a su vez albergan varios proyectos de Asana que representan flujos de trabajo más pequeños, incluidas las presentaciones, las reuniones con clientes y el trabajo creativo para el evento.

Dustin, quien lidera un equipo de PMO de cuatro personas, ha creado un centro de trabajo con plantillas de proyectos y otros recursos valiosos que los compañeros de marketing pueden usar para procesos comunes. Las plantillas permiten empezar a trabajar rápidamente sin tener que volver a inventar la pólvora: todos los pasos importantes están allí plasmados para que nada se pase por alto y nunca tengan que empezar de cero; aunque también pueden hacer los ajustes que consideren necesarios con facilidad. Las plantillas han aportado previsibilidad y transparencia a todo el trabajo de marketing: los traspasos de trabajo entre colegas y equipos están claramente establecidos y los informes permiten ver con facilidad el trabajo que está en curso, las tareas que están con retraso y cómo se espera que sea el próximo sprint de 14 días.

Cada semana, Dustin envía a los especialistas en marketing un enlace al calendario global de marketing de Asana para que puedan visualizar los lanzamientos semanales y tener una idea de cómo será el próximo sprint. Dustin nos explica: “Todas las semanas actualizo el portafolios con todas las iniciativas importantes. Para la vicepresidencia y los niveles superiores, esta actualización es ideal ya que no los abruma”.

Centro de Servicio al Cliente

Pounder replicó el enfoque de Dustin e incorporó Asana en todo su departamento. Los equipos ahora usan Asana para gestionar todo su trabajo, desde eventos grandes, como lanzamientos comerciales, hasta proyectos estratégicos destinados a aumentar la productividad de las ventas. Incluso usan Asana para incorporar nuevos representantes de ventas, ejecutar sus operaciones de negocios, llevar a cabo la planificación organizacional y realizar revisiones trimestrales de negocios.

Antes de Asana, se necesitaban varias herramientas para gestionar este tipo de tareas, lo que ralentizaba al equipo y dificultaba la escalabilidad del trabajo. Ahora, los procesos son ágiles y eficientes, y permiten conectar sin problemas incluso a equipos que tienen métodos de trabajo muy diferentes. Independientemente del marco implementado (Kanban, Scrum o un híbrido en cascada), Asana muestra claramente qué trabajo se debe realizar. Pounder sostiene: “Asana también nos ayuda a cerrar la brecha entre los equipos de Servicio al Cliente y de Marketing. Entendemos lo que debemos hacer para los lanzamientos de productos ya que lo podemos visualizar claramente en Asana”.

Al igual que el equipo de Marketing, el equipo de Servicio al Cliente de Pounder también ha creado plantillas de proyectos que permiten a los compañeros de equipo iniciar trabajos nuevos de manera consistente y sencilla. “Son repetibles”, explica. “Eso nos permite eliminar muchos procesos innecesarios y ahorrar tiempo valioso”.

Asana, como fuente de central de referencias, ha sido muy valiosa para nosotros. No puedo asistir a todas las reuniones de actualización de los equipos, pero al final del día, puedo ver el estado de todos los proyectos y redactar un resumen para mi jefe fácilmente. Asana nos ayudó a alcanzar nuestra misión como PMO: brindar transparencia, colaboración y previsibilidad.”

Equipo de Operaciones y Remuneración Global

Al igual que los equipos que lideran Pounder y Dustin, el equipo de Operaciones y Remuneración Global de Vivian Wang ha aprovechado las plantillas de proyectos para sistematizar el conocimiento institucional, lo que les permite crecer e incorporar nuevos miembros al equipo más rápido. También les resulta útil usar las plantillas para proyectos recurrentes, como revisiones anuales de desempeño y programas de compensaciones, con tareas y subtareas previamente configuradas.

El equipo de Vivian también usa Asana para gestionar las hojas de ruta anuales. Todas las actividades dentro de un solo año fiscal se agrupan en un proyecto de Asana exclusivo, para que todos puedan observar los próximos acontecimientos en una vista integral. Luego, estas tareas se agregan a hojas de ruta separadas y específicas para cada función. De esta manera, cada gerente puede centrarse en el trabajo de su equipo.

“Gracias a Asana, podemos alinearnos mejor con las partes interesadas y planificar el trabajo con mayor compromiso”, sostiene Vivian. “Para nuestro equipo a veces es muy tentador comprometerse de inmediato con una solicitud urgente sin considerar los posibles impactos en otras prioridades. Asana nos permite acceder a la información que es esencial para la planificación e involucrar a todas las personas adecuadas para tomar decisiones efectivas. Esto nos ayuda a establecer expectativas claras con las partes interesadas y preparar nuestros proyectos para el éxito”.

El equipo de Recursos Humanos usa integraciones para hacer de Asana la fuente central de referencias de todo el trabajo que gestionan en las herramientas que usan a diario. Por ejemplo, la integración de Asana para Slack notifica a las personas cuando son mencionadas en un proyecto de Asana, y la integración de Asana para Zendesk permite gestionar los tickets de clientes de Zendesk con tareas de Asana.

Asana nos ha ayudado a valorar mucho más la gestión de proyectos como una práctica, y a aprender e implementar las mejores prácticas para optimizar aún más la forma en que trabajamos. ”

New Relic ahora tiene una mayor visibilidad de todo su trabajo, lo que permite que los equipos de Operaciones de Desarrollo tengan una mayor visibilidad de su software.

Dustin, Pounder y Vivian planean seguir optimizando sus procesos en Asana para que sus equipos sean aún más ágiles y eficientes. Pounder afirma: “A medida que vamos concluyendo la fase de configuración de Asana, estoy ansioso por ver hacia dónde nos dirigimos. Podremos expandir nuestro negocio al ayudar a todos a trabajar en Asana de manera unificada, desde la gestión de proyectos y equipos hasta la incorporación de empleados y la realización de reuniones individuales”.

Porque cuando los “Relics” se sienten valorados y respaldados en el trabajo, hacen que los clientes de New Relic también se sientan valorados y respaldados.

Asana ha impulsado nuestra capacidad para crecer. Nos permite visualizar claramente el trabajo y ayuda a los gerentes a detectar dónde hay poco personal y con qué celeridad debemos avanzar. Nos ha ayudado a comprender la importancia de la gestión de proyectos. ”