iCHEF potencia la productividad y la colaboración con Asana

Con sede en Taiwán, iCHEF se enorgullece de ayudar a más de 13 000 empresas de hostelería a gestionar pedidos y ventas sin papel. Con iCHEF, los restaurantes usan una plataforma para capturar pedidos digitalmente en línea o en la tienda, conectarse con plataformas de entrega, aceptar pagos y recopilar datos sobre las cifras de ventas. Con docenas de proyectos de investigación y desarrollo (I+D) que se ejecutan cada año, iCHEF siempre está lanzando productos y funciones para ayudar a los propietarios de restaurantes a mejorar las operaciones comerciales. La compañía lanzó recientemente un nuevo sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que ayuda a los restaurantes a ejecutar programas de lealtad, realizar un seguimiento de los pedidos y contactar a los clientes con ofertas personalizadas. El nuevo CRM hará que sea aún más fácil para los propietarios de restaurantes retener a los clientes y promocionar sus productos y servicios con ellos.

Cuando el director de Tecnología, Matt Chang, se unió a iCHEF en 2016, su brief era claro. Era necesario reestructurar el back-end de iCHEF para que sea más fácil colaborar e integrarse con terceros, como las plataformas de entrega de alimentos. En ese momento, el equipo estaba gestionando 20 proyectos de I+D por año. Para impulsar la innovación y lograr una reestructuración del software, era necesario rediseñar la colaboración en toda la empresa.  Cuando Matt se unió a la empresa, la coordinación entre departamentos era difícil a pesar de que se usaba una herramienta de gestión de proyectos. No era fácil compartir las tareas entre los departamentos y esta falta de transparencia ralentizaba los procesos. Matt se propuso encontrar una plataforma de gestión del trabajo que aumentara la transparencia y mejorara la colaboración. 

Encontrar una plataforma de gestión del trabajo para toda la empresa 

El equipo de iCHEF necesitaba una herramienta de gestión del trabajo que todos los departamentos pudieran usar, desde Ingeniería hasta Marketing. Para innovar rápidamente, toda la empresa necesitaba acceder a las mismas tareas con una comunicación clara en torno a las responsabilidades, los plazos y el contexto de los proyectos. 

Después de un proceso de evaluación considerado, el equipo de iCHEF eligió Asana porque ofrecía lo siguiente: 

• Funciones de colaboración para una mejor coordinación entre departamentos 

• Una interfaz de usuario intuitiva para fomentar una implementación más rápida 

• Un potente análisis de datos para permitir una toma de decisiones más informada 

Trabajar con Master Concept para implementar Asana 

El equipo de iCHEF trabajó con Master Concept, un socio de soluciones de Asana, para implementar Asana. El equipo de Master Concept, experto en gestión de proyectos y software en la nube, ayudó a iCHEF a crear los flujos de trabajo que fomentarían la comunicación entre departamentos y permitirían abordar las complejidades de los grandes proyectos de I+D. 

La implementación fue tan exitosa que todos los departamentos comenzaron a usar Asana para algo más que la gestión de proyectos de I+D. El equipo de Relaciones con los Clientes comenzó a usar Asana para dar seguimiento a las solicitudes de servicio y se alentó a terceros, como el socio de reparación de puntos de venta de la empresa, a unirse a la plataforma.

Más proyectos finalizados gracias a una mejor colaboración 

Todos los departamentos de iCHEF ahora usan Asana. Desde la implementación de la plataforma, el equipo de iCHEF finaliza alrededor de 100 proyectos por año. 

Detrás de esta mayor eficiencia, se encuentran los flujos de trabajo de Asana que ofrecen transparencia y mejoran la colaboración. Estas son tres formas en las que Asana está marcando la diferencia en iCHEF. 

Mejor colaboración entre departamentos 

Los portafolios y los tableros de proyectos reúnen el trabajo en un solo lugar para ayudar a los equipos de todos los departamentos a comprender los objetivos, los hitos y las prioridades de las tareas. La mejora de la colaboración ayudó a la empresa a ser más resiliente. 

Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 79 % de los trabajadores en organizaciones colaborativas consideran que están bien preparados para responder ante los desafíos. Cuando llegó la pandemia de COVID-19, el equipo de iCHEF demostró que esto era cierto al lanzar rápidamente funciones para ayudar a los restaurantes a administrar los pedidos, los pagos y las entregas sin contacto. 

Mejor seguimiento de miles de solicitudes de servicio al cliente 

iCHEF recibe 5000 solicitudes de servicio al cliente cada mes. El equipo usa la función de portafolios para obtener una visión general clara de todos los proyectos relacionados, desde la capacitación previa a la implementación hasta el seguimiento de los alquileres y las reparaciones de tabletas. 

Los líderes entienden el progreso del servicio al cliente de un vistazo y los equipos se mueven mucho más rápido.  Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 71 % de las personas en las empresas con objetivos claros dijeron que era fácil trabajar con las partes interesadas en otras funciones. Este fue el caso en iCHEF, donde la transparencia condujo a una mejor colaboración en torno a las solicitudes de los clientes. 

Gestión de estrategias de marketing omnicanal 

Hsuan Chou, especialista en marketing, es un gran fanático de Asana. Dado que gestiona una estrategia de marketing omnicanal, Hsuan tiene el desafío de realizar un seguimiento de la comunicación y los mensajes en una variedad de canales.

Hsuan y el equipo utilizan tableros de proyectos, tareas y subtareas para dar seguimiento a las campañas de marketing y las solicitudes de comunicación. La transparencia de las tareas hace que sea más fácil para Hsuan realizar un seguimiento de la finalización de las tareas y monitorear todos los canales de comunicación. 

Apertura a nuevos mercados 

El equipo de iCHEF se complace en lanzar continuamente productos y funciones que ayudan a sus clientes a mejorar sus negocios. La empresa planea seguir expandiendo y adaptando los servicios a los mercados locales. iCHEF seguirá usando Asana para gestionar sus flujos de trabajo y el equipo desea impulsar aún más eficiencias dentro de la empresa.