EarthEnable instala más de 2000 pisos sostenibles cada año con Asana

En un estudio del Banco mundial realizado en 2007, los investigadores descubrieron que al reemplazar los pisos de tierra con pisos de cemento, el número de parásitos disminuyó en un 78 % y la diarrea en un 49 %. Además, el desarrollo cognitivo de los niños mejoró significativamente. En simples palabras, los pisos de tierra están sucios, por lo que son un caldo de cultivo para muchas enfermedades y mosquitos, y también representan otros riesgos para la salud de más de mil millones de personas en todo el mundo.

Cuando Gayatri Datar visitó Ruanda por primera vez en 2013, como parte del curso de la Escuela de Negocios de Stanford sobre el diseño empresarial para una asequibilidad extrema, recordó haber visto pisos de tierra en todas partes. Luego de su visita, Gaya se propuso diseñar una alternativa sanitaria y asequible, y así fue como nació EarthEnable. Gaya y un compañero de estudio de la Universidad de Stanford diseñaron una solución para crear un piso sustentable, ecológico, saludable y económico mediante el uso de materiales locales y un sellador a base de plantas. EarthEnable se basa en el conocimiento que ya existe en las aldeas y usa la investigación y el desarrollo local para diseñar nuevos tipos de revestimientos para pisos y brindar oportunidades a las economías locales para que los albañiles y constructores construyan sus propios negocios.

En la actualidad, el equipo de EarthEnable, con sede en Ruanda y Uganda, está formado por casi 600 empleados, el 99 % de los cuales pertenecen a dichos países. Ryan Conlin es el jefe de Personal de EarthEnable y trabaja en estrecha colaboración con Gaya, la directora general de la organización, para ejecutar diversas funciones de liderazgo, gestionar las comunicaciones de toda la empresa y colaborar con socios externos.

Los desafíos de la colaboración entre los diferentes departamentos de ambos países

Cuando Ryan se unió al equipo, había varios métodos diferentes para dar seguimiento al progreso de los proyectos, incluidos emails, hojas de cálculo y documentos aislados. “La información se encontraba por todas partes y todo era muy confuso”, explica. Además, el personal de la organización se encuentra distribuido entre Ruanda y Uganda, por lo que la comunicación y la colaboración resultaban muy difíciles debido a la distancia geográfica. Los empleados, que se encontraban trabajando desde diferentes lugares, no siempre tenían acceso a la información que necesitaban para poder realizar su trabajo.

Como consecuencia, el equipo de EarthEnable debió enfrentar varios desafíos:

• Eran ineficientes, ya que las personas olvidaban dónde se almacenaban los cronogramas o los documentos, de qué eran responsables o dónde se encontraba la última actualización de estado.

• El equipo carecía de responsabilidad ya que cada empleado daba seguimiento a su trabajo de diversas maneras. Para los gerentes fue un reto hacer que sus empleados cumplieran con los plazos, finalizaran los proyectos y lograran los objetivos.

• Estaban muy desorganizados pero sentían que podían hacerlo mejor, tanto para su propia organización como para las personas a las que prestan sus servicios.

El equipo directivo se propuso entonces encontrar una solución que ayudara a la organización a gestionar mejor su trabajo. EarthEnable necesitaba encontrar una herramienta que le permitiera organizar el trabajo por departamentos, ya que los roles varían mucho dentro de la organización. También necesitaban asignar tareas a distintas personas y establecer fechas de entrega, para poder definir las responsabilidades y los vencimientos. Pero por sobre todas las cosas, la herramienta debía ser lo suficientemente intuitiva para que todos los miembros del equipo pudieran usarla, ya que para muchos de los empleados, EarthEnable era su primer trabajo de oficina.

En busca de una solución funcional e intuitiva

Gaya y el equipo directivo de EarthEnable finalmente eligieron Asana ya que contaba con todas las funciones para cumplir con sus necesidades generales para la gestión de proyectos y el seguimiento de cronogramas. Asana tenía la funcionalidad necesaria y era lo suficientemente intuitiva para que todo el equipo la implementara de inmediato. La amplia biblioteca de recursos y el servicio de asistencia disponibles para ayudar al equipo con su implementación fueron clave para cerrar el acuerdo: Asana reemplazaría a los emails, las hojas de cálculo y los documentos de Word aislados.

El equipo directivo sabía que debía participar activamente en la implementación de la solución si querían lograr una adopción exitosa por parte de todo la empresa, por lo que fueron los primeros en comprometerse a usar Asana para dar seguimiento a sus prioridades continuas y a las reuniones de equipo. Luego, informaron al resto de la organización que todo el trabajo se gestionaría en Asana y que el estado de los proyectos debía actualizarse en dicha herramienta. La implementación de Asana por parte de toda la empresa facilitó la definición de las responsabilidades.

Los empleados comenzaron a percibir rápidamente el valor que brindaba Asana, ya que podían acceder fácilmente a sus listas de tareas pendientes y había mejorado la comunicación con los gerentes . Esto generó un círculo virtuoso que alentó aún más a las personas a usar la herramienta. De hecho, muchos de los empleados comenzaron a usar Asana para gestionar sus listas de tareas personales.

El compromiso de nuestro equipo directivo de responsabilizar a toda la empresa con el uso de Asana contribuyó enormemente a la implementación exitosa de la herramienta. La rápida adopción de Asana y la determinación para solicitar constantemente a los empleados que registraran su progreso en la herramienta, permitió que todos se adaptaran a esta nueva modalidad de trabajo sin problemas. ”

Aclarar las prioridades para trabajar de manera más eficiente

Desde que implementó Asana, EarthEnable ha experimentado grandes mejoras en su funcionamiento. Tanto gerentes como empleados pueden definir y dar seguimiento a las responsabilidades individuales mediante el uso de proyectos individuales. Los comentarios permiten a las partes interesadas verificar fácilmente el estado de una tarea, independientemente de dónde se encuentren trabajando y qué rol ocupen en la empresa.

Gracias a la implementación de Asana, la empresa también ha experimentado mejoras en la eficiencia para la solicitud de subvenciones y la creación de informes. El equipo usa una tarea para cada subvención, donde pueden visualizar fácilmente cuáles son las fechas de entrega, quién es responsable de cada subvención y cuándo deben completarse los informes. Ya no dependen de un archivo desordenado para dar seguimiento a decenas de subvenciones, lo que hacia casi imposible conocer el estado de cada subvención. Ahora dan seguimiento a las subvenciones en Asana, lo que ayuda a EarthEnable a conseguir más fondos y a mantener relaciones de confianza con los principales donantes, quienes brindan asesoramiento y aportan ideas a la organización. Con los informes de Asana, el equipo puede mostrar rápida y fácilmente a quienes apoyan a la organización, el impacto que han tenido sus contribuciones, lo que permite que EarthEnable pueda perfeccionar y mejorar sus objetivos. Como resultado, la empresa ha experimentado un aumento en el cumplimiento de los plazos y ha logrado una mayor fluidez en los procesos de solicitud de subvenciones en general.

Asana no solo brinda mayor transparencia a los colaboradores externos, sino que también brinda visibilidad interna de toda la organización a los empleados de EarthEnable. Con la vista de Tablero, el equipo hace un seguimiento de las solicitudes nuevas de toda la empresa en un solo proyecto. De esta manera, todos se mantienen informados acerca del estado de una solicitud y pueden integrar fácilmente a los interesados de otros departamentos. Las solicitudes son fáciles de enviar y de seguir, ya sea una solicitud para reparar un equipo o una sugerencia para mejorar el sistema de toda la empresa. Además, con las columnas claramente etiquetadas por estado, todos pueden visualizar fácilmente en qué etapa se encuentra cada solicitud.

Con la implementación de Asana, todo funciona mejor en la organización. Incluso la gerencia ha simplificado la gestión de las prioridades: Gaya, Ryan y otros gerentes usan un proyecto llamado “Ejecutivo” para discutir acerca de los problemas más importantes y abordar el trabajo de alta prioridad.

Gracias a la gestión de los flujos de trabajo de toda la empresa en Asana, Ryan y todo el equipo han notado que los procesos son más rápidos y fluidos y que la colaboración es más sencilla para todos. Esto significa que EarthEnable puede responder más rápidamente a las necesidades de las comunidades que ayuda, algo muy beneficioso para la empresa y para todos los que necesitan un suelo de mejor calidad.

Asana nos permite visualizar nuestro progreso, mantenernos alineados con todos los involucrados, hacer un mejor seguimiento de nuestros objetivos y alcanzarlos con mayor rapidez, lo que también nos permite responder más rápidamente a las necesidades de nuestras comunidades. ”

Además, todos en EarthEnable han adoptado una mentalidad de trabajo basada en la gestión de proyectos, una gran ventaja tanto para la eficiencia de la organización como para la de los empleados. Dado que para muchos de los colaboradores, EarthEnable es su primer trabajo de oficina, Asana es un excelente lugar para comenzar a gestionar su trabajo. Con Asana, cada empleado puede organizar sus proyectos, establecer las prioridades en sus listas de tareas y concentrarse en su trabajo, y así evitar bloquearse por no saber por dónde empezar.

Cuando me uní a EarthEnable, se me indicó de inmediato que configurara una cuenta de Asana y la usara para hacer un seguimiento de mis tareas. Todas las semanas, mi gerente y yo hacemos un seguimiento de mi progreso con Asana. Asana es fácil de usar y me ayuda a mantenerme organizada. ”

Seguir innovando, desde los cimientos

El compromiso de EarthEnable siempre ha sido lograr que los pisos sean más higiénicos y económicos. En 2019, la empresa desarrolló un método para obtener materiales de los propios patios traseros de los clientes, en lugar de obtenerlos en una cantera local, lo que les permite reducir aún más los precios para poder proporcionar un mejor suelo a los ruandeses. Con la pandemia de COVID-19, esto se ha vuelto aún más importante, ya que los pisos de tierra pueden agravar las enfermedades respiratorias.

Asana nos ha convertido en mejores gerentes de proyectos ya que fomenta una mentalidad de responsabilidad en todos los empleados de la empresa. ”

Al implementar un nuevo método de producción, fue necesario actualizar los nuevos procedimientos para la construcción de los pisos. EarthEnable ha trabajado con albañiles locales para enseñarles las técnicas relacionadas con estos nuevos materiales. Usaron Asana para gestionar y dar seguimiento a todo el proceso, desde la etapa de investigación y desarrollo hasta la capacitación a albañiles y los nuevos procedimientos para la construcción. Como resultado, desde marzo de 2020 se han instalado más de 1200 pisos con este nuevo método de construcción.

Ryan, Gaya y todo el equipo de EarthEnable siguen comprometidos a encontrar formas más innovadoras de construir pisos de mayor calidad, aprovechando los recursos locales, con un negocio eficiente y con objetivos ambiciosos para poder acortar aún más la cadena de suministro y todo el proceso de instalación. Un objetivo para este año y para el futuro.